8 Vorteile einer HR-Suite für wachsende Unternehmen
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt müssen sich wachsende Unternehmen darauf konzentrieren, ihre Betriebsabläufe zu skalieren, neue Umsatzströme zu generieren und Talente anzuziehen und zu binden. Bei der Erreichung dieser Ziele können digitale HR-Systeme helfen, die alle Aspekte des Mitarbeitermanagements abdecken. In diesem Beitrag stelle ich Ihnen die Vorteile von einer HR-Suite für wachsende Unternehmen vor.
Was ist eine HR-Suite und wie funktioniert sie?
Eine HR-Suite integriert alle notwendigen Werkzeuge zur Verwaltung von HR-Prozessen auf einer einzigen Plattform. Das Tool umfasst in der Regel Module u. a. für
- das Bewerbermanagement,
- das Onboarding,
- die Zeiterfassung,
- die Gehaltsabrechnung
- und das Leistungsmanagement
Mit einer HR-Suite können HR‘ler all diese Aufgaben von einem einzigen Dashboard aus durchführen, sodass die Notwendigkeit mehrerer Systeme entfällt und der Aufwand zur Verwaltung von HR-Prozessen reduziert wird.
Die Module der Plattform können Sie an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen und die Werkzeuge der Plattform können zur Automatisierung verschiedener HR-Prozesse verwendet werden. Darüber hinaus enthalten viele HR-Plattformen Analysetools, die es HR-Profis ermöglichen, Einblicke in ihre Belegschaft zu gewinnen sowie Trends und Muster zu identifizieren.
Wichtige Gründe für die Implementierung einer HR-Suite
Ein effizientes HR-System ist entscheidend für den Erfolg jeder Organisation. Laut einem Bericht von Market Research Future wird der HR-Softwaremarkt voraussichtlich bis 2030 einen Wert von rund 35,13 Milliarden USD erreichen, mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von über 11,1 % während des Bewertungszeitraums.
Im Folgenden zeige ich Ihnen 8 Vorteile einer HR-Suite:
1. Vereinfachte HR-Verwaltung
Einer der Hauptvorteile von HR-Suiten ist die vereinfachte Verwaltung von HR-Funktionen. Unterschiedliche Systeme für unterschiedliche Module zu haben kann zeitaufwändig sein und es entsteht ein Risiko von Datendopplung, Inkonsistenzen und Fehlern. Mit einer All-in-One-HR-Lösung verwalten Sie alle HR-Funktionen von einer einzigen Plattform aus, wodurch HR‘ler beispielweise einfach auf Mitarbeiterdaten zugreifen können, ohne dabei zwischen mehreren Systemen zu wechseln.
2. Verbessertes Recruiting und optimales Einstellen
Das Recruiting und die Einstellung neuer Talente können herausfordernde Aufgaben sein – vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels. HR-Manager müssen potenzielle Kandidaten finden, Lebensläufe sichten, Interviews führen und Hintergrundprüfungen durchführen. Traditionelle Rekrutierungsmethoden beinhalten die Verwendung mehrerer Plattformen, wie Jobbörsen, Bewerberverfolgungssysteme und Hintergrundprüfdiensten, um den Rekrutierungsprozess zu verwalten. Dies kann besonders für kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen überwältigend sein.
Mit einer HR-Software können HR‘ler den Rekrutierungsprozess von Anfang bis Ende optimieren. HR-Management-Tools bieten Werkzeuge für das Veröffentlichen von Stellenanzeigen, die Sichtung von Kandidaten, die Terminierung von Interviews und die Durchführung von Hintergrundprüfungen. HR-Mitarbeitende können den gesamten Rekrutierungsprozess von einer einzigen Plattform aus verwalten, was zu einem effizienteren und effektiveren Rekrutierungsprozess führt.
3. Verbessertes Onboarding
Die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden ist ein wesentlicher Bestandteil des HR-Managements. Eine effektive Einarbeitung stellt sicher, dass sich neue Mitarbeitende willkommen fühlen, ihre Aufgaben verstehen und zum Erfolg der Organisation beitragen können.
Traditionelle Einarbeitungsmethoden verwenden jedoch mehrere Systeme zur Verwaltung verschiedener Aspekte des Einarbeitungsprozesses, wie das Ausfüllen von Papierkram, die Durchführung von Schulungen und die Einrichtung von Mitarbeiterleistungen. Dies kann sowohl für HR-Mitarbeitende als auch für neue Talente überwältigend sein.
Ein HR-Management-Tool hilft Ihnen, den Einarbeitungsprozess zu optimieren. All-in-One-HR-Plattformen bieten Werkzeuge zur Automatisierung von Bürokratie, zur Bereitstellung von Online-Schulungen und zur Einrichtung von Mitarbeiterleistungen.
4. Automatisierte Gehaltsabrechnung
Die Gehaltsabrechnung ist eine kritische HR-Funktion, die Genauigkeit und Aufmerksamkeit erfordert. Viele Unternehmen verwenden mehrere Systeme zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung. Darunter zählen bspw. das Berechnen der Arbeitsstunden der Mitarbeitenden (= ein eigenes Zeiterfassungssystem), die Steuer- und Abgabeverwaltung in einem eigenen System oder die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung. Dies kann zeitaufwändig sein und es besteht die Gefahr von Fehlern und Inkonsistenzen.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung in HR-Suiten umfasst zahlreiche Funktionen, die den Prozess automatisieren und vereinfachen. Dazu gehören die automatische Berechnung von Brutto- und Nettogehältern, die Verwaltung von Steuern und Abgaben, Direktzahlungen und Mitarbeiter-Self-Service-Portale. Weitere Funktionen sind detaillierte Berichte und Analysen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, das Vergütungsmanagement und die Integration der Zeiterfassung zur genauen Erfassung der Arbeitszeiten.
Darüber hinaus werden Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement sowie die Integration mit anderen Unternehmenssystemen angeboten. Diese umfassenden Funktionen gewährleisten korrekte, pünktliche und gesetzeskonforme Gehaltsabrechnungen, reduzieren manuelle Fehler, sparen Zeit und erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit.
5. Verbesserte Compliance
Compliance ist ein entscheidender Aspekt des HR-Managements. Die Nichteinhaltung von Gesetzen und Vorschriften im Zusammenhang mit HR kann zu schwerwiegenden Konsequenzen führen. Bspw. fallen darunter rechtliche Strafen und Rufschädigung für die Organisation.
All-in-One-HR-Plattformen können Unternehmen helfen, compliant zu bleiben, indem sie Werkzeuge zur Verwaltung von compliance-bezogenen Aufgaben wie Datenschutz, Anti-Diskriminierungsgesetzen und Vorschriften zu Arbeitszeit und Lohn bereitstellen. Durch die Automatisierung von Aufgaben im Zusammenhang mit Compliance sowie der Bereitstellung von Erinnerungen und Warnungen können HR-Plattformen Unternehmen dabei helfen, kostspielige Verstöße gegen Compliance zu vermeiden und mit sich ändernden Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben.
6. Zeiterfassung
Wie bereits erwähnt, bieten viele HR-Suiten Zeiterfassungsmodule an, um den Aufwand zur Verwaltung dieser Aufgabe zu reduzieren. Mitarbeitende können sich elektronisch ein- und ausstempeln, ihre Stunden werden automatisch erfasst und u. a. für Gehaltsabrechnungszwecke verarbeitet. Dies spart nicht nur Zeit, sondern hilft auch sicherzustellen, dass Mitarbeitende pünktlich und korrekt bezahlt werden.
7. Leistungsmanagement/Performance Management
Die Verwaltung der Mitarbeiterleistung ist für den Erfolg jeder Organisation entscheidend. Das Leistungsmanagement oder auch Performance Management ist ein kontinuierlicher Prozess, der darauf abzielt, die Leistung der Mitarbeiter in einem Unternehmen zu verbessern und sicherzustellen, dass die individuellen und organisatorischen Ziele erreicht werden. Es umfasst mehrere Schlüsselkomponenten wie die Zielsetzung, Entwicklungspläne, Feedback und Kommunikation und das Talentmanagement.
Das Performance Management in HR-Suiten trägt wesentlich dazu bei, die Gesamtleistung und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern. Z. B. bieten HR-Suiten Tools zur Durchführung von Leistungsbeurteilungen an, bei denen die Mitarbeiter anhand vordefinierter Kriterien bewertet werden. Diese Bewertungen können periodisch (z. B. jährlich oder vierteljährlich) durchgeführt werden. Das Performance Management ist wiederum mit anderen HR-Modulen wie das Lern- oder Vergütungsmanagement verknüpft, um eine ganzheitliche Personalverwaltung garantieren zu können.
8. Verbesserte Kommunikation
Vor allem effektive Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg jeder Organisation. HR-Plattformen bieten Werkzeuge zur Verbesserung der Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Managern sowie zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams. Mit einer HR-Software können Mitarbeitende in Echtzeit kommunizieren und zusammenarbeiten sowie Informationen, Dokumente und Feedback teilen. Auf diesem Weg können HR-Plattformen nicht nur die Produktivität verbessern, sondern auch dazu beitragen, eine Kultur der Transparenz und Zusammenarbeit in der Organisation aufzubauen.
Verbessern Sie Ihre Geschäftsabläufe
Eine HR-Software bietet also eine Vielzahl von Vorteilen für wachsende Unternehmen. Durch die Optimierung von HR-Aufgaben wie die Gehaltsabrechnung, Verwaltung und Compliance ermöglichen diese Plattformen HR-Profis, wertvolle Zeit für strategische Initiativen freizusetzen, die das Wachstum des Unternehmens fördern können. Sie verbessern auch die Genauigkeit, reduzieren Fehler und gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Darüber hinaus bieten HR-Lösungen Mitarbeitenden einen einfachen Zugang zu ihren persönlichen Informationen, Benefits und anderen HR-bezogenen Ressourcen und fördern eine engagierte und zufriedene Belegschaft. Insgesamt kann die Investition in eine HR-Suite für wachsende Unternehmen, die die Effizienz und Effektivität ihres HR-Managements verbessern wollen, eine kluge Entscheidung sein.
Haben Sie Fragen zu HR-Software? Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl einer passenden Lösung für Ihr Unternehmen!
