Warum eine IT-Strategie für Ihr Personalwesen so wichtig ist
Die Digitalisierung treibt das Interesse für digitale Unternehmenslösungen an. Ein besonderer Fokus liegt dabei auf dem Personalwesen – schließlich müssen Sie das Wohlergehen Ihrer Belegschaft garantieren, da zufriedene und motivierte Mitarbeitende der Schlüssel für ein erfolgreiches Unternehmen sind. Doch welches Projekt gehen Sie am besten wann an und welche Lösungen eignen sich überhaupt für Ihr Unternehmen? Hier kann Ihnen eine HR-IT-Strategie (oder auch HR-IT-Roadmap) helfen.
Dank IT-Lösungen Mitarbeitende unterstützen
Ob Recruiting, Onboarding oder Abrechnung – im Personalmanagement dreht es sich alles um Ihre Arbeitskräfte. Hier kann viel Papierkram entstehen, den Mitarbeitende mit großem Aufwand abarbeiten, wenn Sie nicht auf digitale Lösungen setzen. Diesen Mehrwert erkennen viele Unternehmen und setzen daher vermehrt auf Anwendungen, mit denen Arbeitskräfte Energie und Zeit einsparen können.
Bspw. sparen Vorgesetzte viel Zeit und Aufwand ein, wenn sie auf eine digitale Personaleinsatzplanung (PEP) setzen: Während bei einer papierbasierten Personaleinsatzplanung Vorgesetzte u. a. stets darauf achten müssen, welche Arbeitskräfte abwesend sind, werden ihnen die Abwesenheiten bei einer digitalen PEP direkt angezeigt. Der Aufwand verringert sich dadurch und Sie sparen viel Zeit ein. Eine digitale Zeiterfassung ermöglicht es Mitarbeitenden wiederum, mit einer digitalen Stempeluhr ihre Arbeitszeiten schnell zu erfassen und Vorgesetzte können Urlaubsanträge mit nur einem Klick annehmen. Zuletzt soll als weiteres Beispiel noch ein digitales Schulungsmanagement genannt sein, mit dem Mitarbeitende u. a. von zu Hause aus an wichtigen Pflichtschulungen teilnehmen können.
Diese Faktoren wirken auf Ihre HR-Abteilung ein
Bevor Sie sich jedoch einfach wahllos an ein Digitalisierungsprojekt setzen, müssen Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen:
- Anforderungen aus dem Personalwesen: Sie müssen sich den unterschiedlichen Anforderungen Ihres Personalwesens bewusst sein. Schließlich haben u. a. Recruiter und Controller verschiedene Anforderungen an die Leistungen und den Nutzen einer Software.
- Vorgaben der zentralen IT: Gleichzeitig müssen Sie auch schauen, welche Vorgaben Ihre zentrale IT-Abteilung gibt. Da diese sich um alle Basis-Elemente Ihres Unternehmens kümmert, erhalten Sie auch hier Vorgaben, wie die IT des Personalwesen aufgebaut sein soll.
- Aktuelle Systemlandschaft: Zudem sollten Sie schauen, welche Anwendungen Sie zurzeit nutzen und ob diese zukunftsorientiert sind. U. a. meine ich damit, wie lange SAP den Support für die Anwendungen anbietet, da SAP und viele weitere Unternehmen auf die Cloud setzen und On-Premises-Lösungen langsam, aber sicher in den Hintergrund geraten.
Anforderungen aus der Personalabteilung, Vorgaben aus der zentralen IT und Ihre aktuelle Systemlandschaft sind drei wichtige Elemente, die Sie bei IT-Projekten nicht vergessen dürfen. Wenn Sie dazu noch einzelne Projekte betrachten und diese nicht ganzheitlich sehen, wissen Sie nicht, welches Projekt wann gestartet werden kann. Schließlich hängen viele Projekte voneinander ab. Sie können hier also schnell mal den Überblick verlieren.
Wie eine IT-Strategie Abhilfe schafft
Damit Sie nun einen genauen Überblick über Ihre IT-Projekte für die HR-Abteilung erhalten, kann eine IT-Strategie Abhilfe schaffen. Für die Strategie analysieren Sie zunächst Ihren IST-Zustand und definieren mithilfe von Verantwortlichen aus verschiedenen Bereichen Ihre Ziele. Mit diesen beiden Aspekten können Sie nun einen SOLL-Zustand definieren. Danach können Sie Ihren Plan formulieren, ausarbeiten und implementieren. Zum Schluss geht es um die Umsetzung Ihrer IT-Strategie.
Abbildung 1: In einer IT-Strategie halten Sie fest, welche Projekte in welchen Quartalen anstehen.
So können Sie schauen, welche Projekte wann angefangen werden sollen und diese somit priorisieren. Sie wissen zudem, warum welche Aufgaben in welcher Reihenfolge gemacht werden sollten und welche Mehrwerte dadurch erzeugt werden. Insgesamt haben Sie ein viel besseres Verständnis dafür, welche Projekte zu welchem Zeitpunkt angefangen werden sollen und was dafür benötigt wird.
Mit einer klaren IT-Strategie besser auf die Zukunft vorbereitet sein
Sich für die richtige(n) IT-Lösung(en) zu entscheiden, ist schon schwierig genug – dann noch einen gesamtheitlichen Überblick über Ihre IT-Landschaft zu haben, ist noch schwieriger. Mit einer klaren IT-Strategie für Ihre Personalabteilung können Sie gezielt passende Lösungen finden und sie einfacher in Ihr Unternehmen implementieren. Sie vermeiden zudem Fehlentscheidungen und generieren den größtmöglichen Nutzen – nicht nur für das Personalwesen, sondern auch für das gesamte Unternehmen. Wichtig ist, dass Sie alle Beteiligten miteinbeziehen, damit alle unterschiedlichen Anforderungen eingehalten werden können.
Sie möchten gerne eine solche HR-IT-Strategie definieren, wissen aber nicht, wie Sie starten können? Dann helfen wir Ihnen gerne weiter! Gemeinsam können wir eine HR-IT-Strategie für Ihr Unternehmen erstellen, damit Sie für die Zukunft gerüstet sind.
