Employee Self Service (ESS): Definition, Vor- und Nachteile
Inhaltsverzeichnis
- Das Wichtigste auf einen Blick
- Definition: Was ist Employee Self Service (ESS)?
- Warum Employee Self Service?
- Welche Informationen sind auf ESS für Mitarbeitende verfügbar?
- Vorteile der Nutzung von ESS
- Nachteile der Nutzung von ESS
- DSGVO und Sicherheitsanforderungen
- So gelingt Ihnen die Einführung von ESS am besten
- ESS: Ein wichtiger Teil Ihres Personalinformationssystems
- FAQ
Das Wichtigste auf einen Blick
- Employee Self Service (ESS) ist eine softwarebasierte Lösung oder ein digitales Tool zur eigenständigen Verwaltung von Personaldaten.
- Mitarbeitende erhalten 24/7-Zugriff auf Informationen wie Lohnabrechnungen, Urlaubsanträge oder persönliche Daten.
- ESS spart Zeit und Kosten durch automatisierte, papierlose Prozesse.
- Voraussetzungen sind DSGVO-konforme Datensicherheit und eine gute Schulung bei der Einführung.
Definition: Was ist Employee Self Service (ESS)?
Der Employee Self Service, oft auch als Mitarbeiterportal genannt, ist eine webbasierte Anwendung, die in den meisten modernen Personalinformationssystemen (HRIS) verfügbar ist. ESS ist ein zentraler Anlaufpunkt für alle organisations-relevanten Themen und ermöglicht es Mitarbeitenden, viele verschiedene personal- und arbeitsbezogene Aufgaben wie Anträge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Terminpläne, etc. selbst zu erledigen, die ansonsten von der Personalabteilung oder dem Management durchgeführt werden müssten. ESS hilft Unternehmen daher, Arbeitszeit einzusparen und die Effizienz zu steigern.
Warum Employee Self Service?
In einem zunehmend wettbewerbsorientierten Markt um Mitarbeitertalente tragen ESS-Anwendungstechnologien dazu bei, eine positive Arbeitskultur zu schaffen und Talente zu binden. Sie geben den Arbeitnehmern unter anderem direkte Kontrolle über ihre Beschäftigungsinformationen.
Mitarbeiterportale werden zunehmend für die mobile Nutzung auf Social-Media-ähnlichen Plattformen optimiert. Oft sind sie Teil umfassender Strategien zur Mitarbeiterbindung, zu denen auch die Anerkennungsprogramme, Lernmanagementsysteme, Wellnessprogramme und soziale Aktivitäten im gesamten Unternehmen gehören können.
Welche Informationen sind auf ESS für Mitarbeitende verfügbar?
Arbeitgeber können über ESS viele verschiedene Arten von Informationen zugänglich machen. Hier sind einige Beispiele:
- Persönliche Informationen, einschließlich Kontaktinformationen. Arbeitnehmer können das Portal in der Regel nutzen, um Dinge wie ihre Postanschrift oder Telefonnummer zu aktualisieren.
- Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten, einschließlich früherer Lohnabrechnungen, Angaben zur Steuereinbehaltung, aufgelaufener Urlaubszeit usw. Einige Systeme ermöglichen es Mitarbeitenden, Änderungen zu beantragen, wie z. B. Änderungen des Steuerabzugs oder der Direkteinzahlung.
- Mit der Zeiterfassung wird das Ein- und Ausstempeln erleichtert. Mitarbeitende haben darüber hinaus einen stetigen Überblick über ihr Zeitkonto und die Möglichkeit, Urlaubsanträge zu erstellen.
- Zeiterfassungsprotokolle: Mitarbeitende, die ihre geleisteten Arbeitsstunden erfassen, können diese in der Regel hier einsehen. Einige Systeme ermöglichen es Mitarbeitenden auch, das Portal zu nutzen, um Urlaubsanträge einzureichen.
- Unternehmensrichtlinien und -verfahren sowie das vollständige Unternehmenshandbuch sind ebenfalls verfügbar.
- Details zu den Sozialleistungen, einschließlich der Möglichkeit, sich in einigen Fällen direkt über das Portal für bestimmte Arten von Sozialleistungsprogrammen anzumelden.
- Auch Mitarbeiterentwicklungspläne können einbezogen werden.
- Mitarbeiter- oder Reisekosten und -erstattungen (und deren Verfolgung) können ebenfalls zugänglich gemacht werden.
Vorteile der Nutzung von ESS
ESS ermöglicht den Mitarbeitenden den direkten Zugriff auf die oben genannten Informationen. Zu den weiteren Vorteilen zählen:
- Selbstkontrolle: Wenn Mitarbeitende direkten Zugang haben, können sie die Informationen eigenständig überprüfen und fehlende oder fehlerhafte Angaben korrigieren. Dadurch entfällt die entsprechende administrative Tätigkeit für die Personalabteilung, die somit Kapazitäten für andere Aufgaben gewinnt.
- Zentraler Zugriff: Mitarbeiterportale können so angepasst werden, dass Daten aus verschiedenen Quellen abgerufen werden können. So haben Mitarbeitenden einen „One-Stop-Shop“, in dem sie alle Informationen z. B. zur Gehaltsabrechnung, zu Richtlinien, Entwicklungen, Schulungen und vielem mehr, an einem Ort finden.
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeitende sind zufriedener mit ihrer Arbeit, wenn sie das Gefühl haben, mehr Kontrolle und einfachen Zugang zu diesen Informationen zu haben.
- 24/7-Zugriff: Die Mitarbeitenden können jederzeit auf das System zugreifen, ohne dass sie darauf warten müssen, dass jemand verfügbar ist, um ihre Fragen zu beantworten oder Inhalte zu pflegen. Selbst wenn ihre Anfrage die Unterstützung der Personalabteilung oder eine Genehmigung erfordert, können sie den ersten Schritt jederzeit selbst erledigen.
- Kostenersparnis durch Eigenverwaltung: ESS-Anwendungen sind ein Schritt in Richtung „Papierloses Büro“: Wenn Arbeitnehmer direkten Zugang zu ihrenr eigenen Unterlagen haben, können die Kosten für den Arbeitgeber gesenkt werden. Denn dann drucken nur diejenigen Mitarbeitenden Dokumente aus, die wirklich Papierkopien davon benötigen. Dadurch werden Druck- und Verteilungskosten gespart.
Auch Mitarbeitende ohne eigenen PC – etwa in Produktion oder Logistik – profitieren vom ESS:
- Nutzung über Terminals oder mobile Geräte
- Sicherstellung der DSGVO-Konformität und Datenschutzrichtlinien
Nachteile der Nutzung von ESS
Bei der Nutzung der ESS gibt es natürlich auch potenzielle Nachteile.
- Eine Integration mehrerer Plattformen, wie oben beschrieben, könnte beispielsweise eine technologische Herausforderung darstellen. Dies gilt iInsbesondere, wenn die Informationen alle aus unterschiedlichen Quellen stammen.
- Bei der Einführung eines ESS müssen die Mitarbeitenden mit der Anwendung vertraut gemacht und geschult werden. Auch wenn die einzelnen Abschnitte der ESS-Lösung leicht verständlich sind, kann eine Schulung angesichts der vielen verschiedenen Aspekte des Systems intensiver sein als bei anderen Arten von Software.
- Alle Systeme müssen gewartet werden. Dies gilt immer, aber mehr denn je, wenn die Mitarbeitenden zu jeder Zeit 100-prozentig genaue und aktualisierte Informationen erwarten. Dies kann zusätzlichen Verwaltungsaufwand bedeuten.
DSGVO und Sicherheitsanforderungen
Da Employee Self Services häufig mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeiten, ist der Schutz dieser Informationen besonders wichtig. Diese Daten fließen beispielsweise in die digitale Personalakte ein und müssen daher den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Dazu gehört die Einhaltung der Rechte der Mitarbeitenden auf Einwilligung, Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch. Ein modernes HR-System muss darüber hinaus technische und organisatorische Schutzmaßnahmen bieten, um die gespeicherten Daten vor Verlust, Diebstahl, unberechtigtem Zugriff und Manipulation zu schützen. Bei der Auswahl eines ESS-Systems ist zudem auf eine gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung der Daten zu achten, um den gesetzlichen Anforderungen in vollem Umfang gerecht zu werden.
So gelingt Ihnen die Einführung von ESS am besten
Die erfolgreiche Einführung eines Employee Self Service (ESS) setzt voraus, dass die Mitarbeitenden bereit sind, ihre Personaldaten selbstständig zu pflegen und das ESS in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Durch die zunehmende Digitalisierung sind viele Mitarbeitende bereits mit webbasierten Plattformen vertraut. Trotzdem ist es sinnvoll, den Mehrwert des ESS-Portals aufzuzeigen.
1. Auswahl der passenden Software
- Eine geeignete ESS-Lösung ist die Basis für den Erfolg. Achten Sie auf:
- Webbasiertes, intuitives Design für eine einfache Bedienung
- Mobilen Zugriff über Smartphone und Tablet
- Automatische Benachrichtigungen zu Fristen und Aufgaben
- Flexibles Berechtigungsmanagement zum Schutz sensibler Daten
- Single Sign-On (SSO) für eine nahtlose Integration in bestehende Systeme
2. Schulung und Akzeptanz der Mitarbeitenden
Technik allein reicht nicht – die Mitarbeitenden müssen von der Anwendung überzeugt werden. Erfolgreiche Einführung bedeutet:
- Gezielte Schulungen und leicht verständliche Anleitungen
- Offene Kommunikation über Nutzen, Ziele und Veränderungen
- Frühzeitige Einbindung von Führungskräften und Multiplikatoren
- Transparenz bei Datenzugriff und Datenschutz
3. Integration in bestehende HR-Prozesse
Ein ESS entfaltet seinen Mehrwert erst, wenn es reibungslos in die HR-Landschaft eingebunden ist. Dafür sind folgende Punkte unerlässlich:
- Analyse und Anpassung bestehender Prozesse vor der Einführung
- Technische Integration in HR-Software und Systeme
- Klar definierte Verantwortlichkeiten für Pflege und Support
ESS: Ein wichtiger Teil Ihres Personalinformationssystems
Unternehmenskulturen verändern sich rasant – und mit ihnen müssen sich auch die HR-Systeme weiterentwickeln. Es hat lange gedauert, bis sich die HR-Systeme von der jahrzehntelangen manuellen Arbeitsweise gelöst haben. Mit der Einführung von Employee Self Services entwickelte sich die HR-Landschaft jedoch rasch zu einem logischeren und effizienteren Systems.
Haben Sie noch offene Fragen zu den Mehrwerten und Herausforderungen im Zusammenhang mit ESS-Systemen? Kontaktieren Sie uns gerne!
Websession: Employee Self Service
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FAQ
Was sind Employee Self Services?
Unter Employee Self Services (ESS) versteht man eine softwarebasierte Lösung oder ein digitales Tool, auf das Ihr gesamtes Personal Zugriff hat. Mit ESS sind Ihre Mitarbeitenden in der Lage ihre eigenen Daten einzusehen und zu bearbeiten, was Ihre Personalabteilung entlastet.
Was sind Vorteile von ESS?
ESS bringen Ihnen folgende Vorteile:
- Selbstkontrolle: Mitarbeitende können Informationen eigenständig überprüfen und korrigieren, wodurch die Personalabteilung entlastet wird.
- Zentraler Zugriff: Mitarbeiterportale bieten einen zentralen Zugang zu Daten wie Gehaltsabrechnungen, Richtlinien und Schulungen.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeitende schätzen den einfachen Zugang zu Informationen und mehr Kontrolle über ihre Daten.
- 24/7-Zugriff: Mitarbeitende können jederzeit auf das System zugreifen, auch ohne auf Unterstützung zu warten.
- Kostenersparnis: Direktzugang zu Unterlagen fördert das papierlose Büro und reduziert Druck- und Verteilungskosten.
Was sind Nachteile von ESS?
ESS können allerdings auch folgende Nachteile haben:
- Die Integration mehrerer Plattformen kann eine technische Herausforderung darstellen.
- Mitarbeitende müssen zunächst in ESS geschult werden.
- Systeme sollten regelmäßig gewartet werden.
Wie gelingt die erfolgreiche Einführung eines Employee Self Service (ESS) Systems im Unternehmen?
Die Einführung eines ESS-Systems gelingt am besten durch:
1. Auswahl der passenden Software:
- Webbasierte, intuitive Bedienung
- Mobiler Zugriff via Smartphone und Tablet
- Automatische Benachrichtigungen zu Fristen
- Flexibles Berechtigungsmanagement
- Single Sign-On (SSO) für nahtlose Integration
2. Schulung und Akzeptanz der Mitarbeitenden:
- Gezielte Schulungen und verständliche Anleitungen
- Offene Kommunikation über Nutzen und Ziele
- Einbindung von Führungskräften und Multiplikatoren
- Transparenz bei Datenzugriff und Datenschutz
3. Integration in bestehende HR-Prozesse:
- Analyse und Anpassung bestehender Prozesse
- Technische Integration in HR-Software
- Klare Verantwortlichkeiten für Pflege und Support
Wer kann mir beim Thema Employee Self Service (ESS): Definition, Vor- und Nachteile helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema Employee Self Service (ESS): Definition, Vor- und Nachteile benötigen, stehen Ihnen die Experten von ActivateHR, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
