Employee Self Service: So profitieren Sie von Mitarbeiterportalen
Die digitale Transformation bringt tiefgreifende Veränderungen in die Arbeitswelt und stellt Personalabteilungen vor neue Herausforderungen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erwarten heute schnelle, flexible Lösungen und mehr Eigenverantwortung bei administrativen Aufgaben. Employee Self Services (ESS) bieten hier eine zeitgemäße Antwort: Statt für jede kleine Änderung, wie eine neue Andresse, auf das HR- oder Verwaltungs-Team angewiesen zu sein, können Mitarbeitende ihre Daten im HR-System selbst aktualisieren.
Inhaltsverzeichnis
- Was bedeutet Employee Self Service?
- Warum Employee Self Service?
- Welche Informationen sind auf ESS für Mitarbeitende verfügbar?
- Vorteile der Nutzung von ESS
- Nachteile der Nutzung von ESS
- DSGVO und Sicherheitsanforderungen
- So gelingt Ihnen die Einführung von ESS am besten
- ESS: Ein wichtiger Teil Ihres Personalinformationssystems
- FAQ
Was bedeutet Employee Self Service?
Employee Self Service (kurz ESS, oft auch als Mitarbeiterportal bezeichnet) ist eine webbasierte Anwendung, die in den meisten modernen Personalinformationssystemen (HRIS) verfügbar ist. Es ist ein zentraler Anlaufpunkt für alle Organisations-relevanten Themen und ermöglicht Ihren Mitarbeitenden, sich um viele verschiedene personal- und arbeitsbezogene Aufgaben wie Anträge, Lohn und Gehaltsabrechnungen, Terminpläne, etc. selbst zu kümmern die ansonsten von der Personalabteilung oder dem Management durchgeführt werden müssten. Employee Self Service hilft daher vielen Unternehmen dabei, Arbeitszeit einzusparen und die Effizienz zu steigern.
Warum Employee Self Service?
In einem zunehmend wettbewerbsorientierten Markt für Mitarbeitertalente tragen ESS-Anwendungstechnologien dazu bei, eine positive Arbeitskultur zu schaffen und Talente zu binden, indem sie den Arbeitnehmern u. a. direkte Kontrolle über ihre Beschäftigungsinformationen geben.
Mitarbeiterportale werden zunehmend für die mobile Nutzung auf Social-Media-ähnlichen Plattformen optimiert und sind oft Teil umfassender Strategien zur Mitarbeiterbindung, die auch Anerkennungsprogramme, Lernmanagementsysteme, Wellnessprogramme und soziale Aktivitäten im gesamten Unternehmen umfassen können.
Welche Informationen sind auf ESS für Mitarbeitende verfügbar?
Es gibt viele verschiedene Arten von Informationen, die Arbeitgeber über das ESS zugänglich machen können. Hier sind einige Beispiele:
- Persönliche Informationen, einschließlich Kontaktinformationen. Arbeitnehmer können das Portal in der Regel nutzen, um Dinge wie ihre Postanschrift oder Telefonnummer zu aktualisieren.
- Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten, einschließlich früherer Lohnabrechnungen, Angaben zur Steuereinbehaltung, aufgelaufener Urlaubszeit und ähnliches. Einige Systeme ermöglichen es Mitarbeitenden, Änderungen zu beantragen, wie z. B. Änderungen des Steuerabzugs oder der Direkteinzahlung.
- Mit der Zeiterfassung wird das Ein- und Ausstempeln leicht gemacht. Mitarbeitende haben darüber hinaus einen stetigen Zeitkonto-Überblick und die Möglichkeit Urlaubsanträge zu erstellen.
- Zeiterfassungsprotokolle: Mitarbeitende, die die geleisteten Arbeitsstunden verfolgen, können sie in der Regel hier einsehen. Einige Systeme ermöglichen es Mitarbeitenden auch, das Portal zu nutzen, um Urlaubsanträge einzureichen.
- Unternehmensrichtlinien und -verfahren und/oder das vollständige Unternehmenshandbuch.
- Details zu den Sozialleistungen, einschließlich der Möglichkeit, sich in einigen Fällen direkt über das Portal für bestimmte Arten von Sozialleistungsprogrammen anzumelden.
- Es können auch Mitarbeiterentwicklungspläne einbezogen werden.
- Mitarbeiter- oder Reisekosten und -erstattungen (und deren Verfolgung) können einbezogen werden.
Vorteile der Nutzung von ESS
ESS ermöglicht den direkten Zugriff der Mitarbeitenden auf die u. a. oben genannten Informationen. Der erste Vorteil besteht darin, dass die HR-Fachleute diese Informationen nicht mehr bei jeder Mitarbeiteranfrage manuell nachschlagen müssen. Zu den weiteren Vorteilen zählen:
- Selbstkontrolle: Wenn Mitarbeitende direkten Zugang haben, bedeutet das, dass sie die Informationen eigenständig überprüfen und fehlende oder fehlerhafte Angaben korrigieren können.
- Zentraler Zugriff: Mitarbeiterportale können so angepasst werden, dass Daten aus verschiedenen Quellen abgerufen werden können. So haben die Mitarbeitenden einen „One-Stop-Shop“, wo sie Informationen zur Gehaltsabrechnung, Richtlinien, Entwicklungen, Schulungen und vieles mehr an einem Ort finden.
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Die Mitarbeitenden sind zufriedener mit ihrer Arbeit, wenn sie das Gefühl haben, mehr Kontrolle und einfachen Zugang zu diesen Informationen zu haben.
- 24/7-Zugriff: Die Mitarbeitenden können jederzeit auf das System zugreifen, ohne darauf warten zu müssen, dass jemand zur Verfügung steht. Selbst wenn ihre Anfrage schließlich Unterstützung oder eine Genehmigung erfordert, können sie den ersten Schritt nach Belieben erledigen.
- Kostenersparnis durch Eigenverwaltung: ESS-Anwendungen sind ein Weg zum berühmten „Papierlosen Büro“: Wenn Arbeitnehmer direkten Zugang zum Ausdrucken ihrer eigenen Unterlagen erhalten, können die Kosten für den Arbeitgeber gesenkt werden. Denn so drucken nur Mitarbeiter, die wirklich Papierkopien benötigen, diese auch aus. So sparen Sie Druck- und Verteilungskosten.
Nachteile der Nutzung von ESS
Bei der Nutzung der ESS gibt es natürlich auch potenzielle Nachteile.
- Eine Integration mehrerer Plattformen, wie oben beschrieben, könnte eine technologische Herausforderung darstellen. Insbesondere, wenn die Informationen alle aus unterschiedlichen Quellen stammen.
- Bei der Einführung eines ESS müssen die Mitarbeitenden entsprechend mit der Anwendung vertraut gemacht und geschult werden. Auch wenn die einzelnen Abschnitte der ESS-Lösung leicht verständlich sind, kann eine Schulung bei so vielen verschiedenen Aspekten des Systems durchaus intensiver sein als bei anderen Arten von Software.
- Alle Systeme müssen gewartet werden. Dies gilt immer, aber mehr denn je, wenn die Mitarbeitenden zu jeder Zeit 100 % -genaue und aktualisierte Informationen erwarten. Dies kann zusätzlichen Verwaltungsaufwand bedeuten.
DSGVO und Sicherheitsanforderungen
Da Employee Self Services häufig mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeiten, ist der Schutz dieser Informationen besonders wichtig. Diese Daten fließen beispielsweise in die digitale Personalakte ein und müssen daher den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Dazu gehört die Einhaltung der Rechte der Mitarbeitenden auf Einwilligung, Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch. Darüber hinaus muss ein modernes HR-System technische und organisatorische Schutzmaßnahmen bieten, um die gespeicherten Daten vor Verlust, Diebstahl, unberechtigtem Zugriff und Manipulation zu schützen. Darüber hinaus ist bei der Auswahl eines ESS-Systems auf eine gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung der Daten zu achten, um den gesetzlichen Anforderungen in vollem Umfang gerecht zu werden.
So gelingt Ihnen die Einführung von ESS am besten
Die erfolgreiche Einführung eines Employee Self Service (ESS) setzt voraus, dass die Mitarbeitenden bereit sind, ihre Personaldaten selbstständig zu pflegen und das ESS in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Durch die zunehmende Digitalisierung sind viele Mitarbeitende bereits mit webbasierten Plattformen vertraut. Trotzdem ist es sinnvoll, den Mehrwert des ESS-Portals aufzuzeigen.
Mitarbeitende ohne eigenen PC, zum Beispiel in der Produktion, können ESS-Funktionen über Terminals nutzen. Dabei müssen Unternehmen besonders auf den Datenschutz und die DSGVO-Konformität achten.
Der betriebswirtschaftliche Nutzen von ESS liegt in der einfachen Handhabung und der Effizienzsteigerung bei personalrelevanten Themen. Eine schrittweise Einführung mit Schulungen und einem festen Ansprechpartner sichert die Benutzerfreundlichkeit und unterstützt die Mitarbeitenden dabei, ihre Daten selbst aktuell zu halten.
ESS: Ein wichtiger Teil Ihres Personalinformationssystems
Unternehmenskulturen verändern sich rasant – und mit ihnen müssen sich auch die HR-Systeme weiterentwickeln. Es hat lange gedauert, bis sich die HR-Systeme von der jahrzehntelangen manuellen Arbeitsweise gelöst haben. Mit der Einführung von Employee Self Services entwickelte sich die HR-Landschaft rasch zu einem logischeren und effizienteren Systems. Sie haben noch offene Fragen zu den Mehrwerten und Herausforderungen im Zusammenhang mit ESS-Systemen? Kontaktieren Sie uns gerne!
Websession: Employee Self Service
Sollten Sie Fragen zu uns und unserer Arbeit oder konkret zu Umstellungsprojekten haben, dann vereinbaren Sie eine kostenlose Websession mit uns.
FAQ
Was sind Employee Self Services?
Unter Employee Self-Services (ESS) versteht man ein Self Service-Portal, auf das Ihre gesamte Belegschaft zugreifen kann. Mit ESS sind Ihre Mitarbeitenden in der Lage, eigene Daten zu bearbeiten, sodass Ihrer Personalabteilung viel Arbeit genommen werden kann.
Was sind Vorteile von ESS?
ESS bringen Ihnen folgende Vorteile:
- Eigenständige Überprüfen von Mitarbeiterdaten
- Individualisierbarkeit des Mitarbeiterportals
- Schnellere Abwicklung von Genehmigungen
- Weniger Papierkram
Was sind Nachteile von ESS?
ESS kann Ihnen jedoch auch diese Nachteile bringen:
- Die Integration mehrerer Plattformen kann eine technische Herausforderung darstellen.
- Mitarbeitende müssen zunächst in ESS geschult werden.
- Systeme müssen stets gewartet werden.
