LMS erfolgreich einführen in 4 Schritten – inkl. Erfahrungsbericht
In den meisten Unternehmen gehören regelmäßige Schulungen, Weiterbildungen oder Sicherheitsunterweisungen zum beruflichen Alltag. Um diese so effizient und zuverlässig wie möglich ablaufen zu lassen, entscheiden sich viele Unternehmen dazu, ein Learning Management System (LMS) einzuführen. Das ist allerdings leichter gesagt als getan: das große Angebot und die Einführung wirken oft erst einmal erschlagend. Aus mehreren Kundenprojekten heraus haben wir ein Best-Practice-Vorgehen etabliert, das die Auswahl sowie die Einführung eines LMS beinhaltet. In diesem Beitrag stelle ich Ihnen die 4 Phasen einer LMS-Einführung anhand eines Praxisbeispiels vor.
LMS – aber wozu?
Die erste Frage, die Sie sich stellen müssen, bevor Sie sich für ein LMS entscheiden und dieses einführen, ist: Wofür benötigen Sie ein LMS? Kommen die Anforderungen aus dem Bereich Arbeitssicherheit und Qualitätssicherung mit Fokus auf Pflichtschulungen? Oder ist es eher ein vom Personalwesen angestoßenes Projekt, das den Fokus vor allem auf (individuelle) Weiterbildung legt? Definieren Sie Ihre Ziele klar, denn sie bilden die Grundlage Ihres Projektes und die Auswahl Ihrer LMS-Lösung.
Die 4 Phasen einer LMS-Einführung
Die Einführung eines LMS-Systems – egal welches – läuft nach unserem Projekt-Best-Practice in 4 Phasen ab:
- Vorbereitung
- Implementierung
- Verankerung
- Erkenntnisse
Im Folgenden führe ich Sie anhand eines Kundenbeispiels aus der Praxis durch die einzelnen Phasen, um Ihnen einen Eindruck vom Ablauf des Projekts zu vermitteln.
Die Vorbereitungsphase
Viele Unternehmen neigen dazu, die Vorbereitungsphase zu vernachlässigen und lieber direkt ans „Eingemachte“ zu gehen. Ich empfehle Ihnen allerdings, der ersten Phase genau so viel Bedeutung beizumessen wie allen anderen, denn sie bildet das Fundament des gesamten Projekts.
In der Vorbereitungsphase geht es vor allem darum, festzustellen, welche Ziele Sie mit Ihrem Projekt verfolgen möchten, wer involviert sein und wie die Durchführung ablaufen soll.
Unser Beispielunternehmen ist in der Pharma-/Chemie-Branche angesiedelt, beschäftigt über 2000 Mitarbeitende und verzeichnet einen jährlichen Umsatz von über 200 Mio. €. Das LMS, das das Unternehmen benötigt, muss validiert sein, in der Cloud laufen und Pflichtschulungen abbilden können. Validierte Schulungssysteme sind für bestimmte Branchen erforderlich, die den Richtlinien für gute Arbeitspraxis (Kurz GxP) unterliegen und in denen die Mitarbeitenden entsprechend über spezielle Aus- und Weiterbildungen verfügen müssen.
Mit dieser Ausgangslage haben wir dem Unternehmen folgende Fragen gestellt, die auch Sie für sich beantworten sollten:
Wer soll das Projekt hauptverantwortlich durchsteuern?
- Das Qualitätsmanagement?
- Die Arbeitssicherheit?
- Die Personalabteilung?
- Die IT?
Wer ist die Primärzielgruppe und wie ist diese technisch ausgestattet?
- Haben alle in der Zielgruppe einen PC am Arbeitsplatz?
- Sind mobile Geräte verfügbar?
- Hat jeder Mitarbeitende eine eigene E-Mail-Adresse?
In unserem Beispiel waren Qualitätsmanagement und Arbeitgeber sowie das Thema Auditsicherheit treibende Kraft hinter dem Projekt. An erster Stelle sollte das LMS Pflichtschulungen bereitstellen und auf den gewerblichen Bereich angepasst sein.
Eine weitere wichtige Frage, die Sie sich in der Vorbereitungsphase stelle sollten, lautet: Wie sieht die strategische Ausrichtung Ihres Unternehmens aus?
- Benötigen Sie eine Cloud- oder eine Non-Cloud-Lösung?
Dazu möchte ich Ihnen noch den Hinweis geben, dass Non-Cloud-Lösungen immer seltener genutzt werden und auch die Wartung immer weniger unterstützt wird.
- Benötigen Sie eine Speziallösung, die besondere Anforderungen Ihrer Branche, bspw. eine Zertifizierung, erfüllt?
- Wenn Sie SAP nutzen: Wie soll die Betreuung der Lösung ab 2025, wenn Sie (spätestens) auf S/4HANA umgestiegen sind, aussehen?
Unser Beispielunternehmen verfügte über kleine Teams sowohl im Fachbereich als auch in der IT und arbeitete vor der Einführung des LMS mit Excel und einem Spezialsystem (Non-SAP). In der HR-Abteilung nutzte unser Kunde bereits SAP HCM. Eine SAP-Lösung für das Learning Management entsprach somit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens. Da der Kunde die Personalprozesse langfristig in die Cloud verlagern und die Personalabteilung entlasten möchte, bildete die Digitalisierung des Learning Managements den Startschuss für die Einführung von SuccessFactors mit Fokus auf das Modul SuccessFactors Learning. Zudem eignet sich das LMS besonders für die Abbildung von Pflichtschulungen und den Nachweis gegenüber Behörden, welche Qualifikationen pro Mitarbeiter bereits vorhanden sind (oder welche noch ausstehen).
Der letzte Schritt der Vorbereitungsphase ist die Zielsetzung: Welches Ziel verfolgen Sie genau, welche Veränderungen erhoffen Sie sich von der Einführung eines LMS? Ich empfehle Ihnen, bereits bei der Zielsetzung alle Interessengruppen (AS, QS, HR, Führungskräfte, Auditoren, etc.) zu involvieren, um von Anfang an die Bedürfnisse aller Beteiligten zu berücksichtigen.
Das übergeordnete Ziel in unserem Beispiel lautete: Bis 2022 sollten Pflichtschulungen im eigenen Unternehmen sicher und zuverlässig durchgeführt werden können.
Die Implementierung
Nach der Vorbereitungsphase geht es dann endlich ans „Eingemachte“, an die Implementierung.
Zu Beginn der Implementierung stehen folgende 4 To-Dos:
- Vermitteln Sie dem Projektteam die Lösung, für die Sie sich entschieden haben, sowie deren Möglichkeiten.
- Schulen Sie alle relevanten Admins/Poweruser.
- Planen Sie die Migration der Stamm-, Bewegungs- und Schulungsdaten aus Ihren bestehenden Systemen.
- Stellen Sie fest, ob und wo Sie Zusatzlösungen benötigen.
Nach der Implementierung folgt der größte Posten der zweiten Phase: die Datenmigration.
In unserem Beispiel stellte das Unternehmen ein eigenes Team zusammen, das für die Migration verantwortlich war, das seit Beginn des Projekts mit Datenmigration befasst war. Außerdem entschied sich das Unternehmen dazu, die Schulungen dezentral zu erstellen.
Rollout und Verankerung
Für den anschließenden Rollout und die Verankerung müssen Sie wieder einige Fragen für sich beantworten:
„Wer macht was?“
- Soll die Administration von Schulungen und Lerninhalten zentral oder dezentral erfolgen?
- Meistens ist es sinnvoll, wenn Qualitätsmanagement, Arbeitssicherheit und HR bzgl. des LMS eng zusammenarbeiten.
- Möchten Sie die Schulungen mithilfe des LMS selbst erstellen oder bei Externen einkaufen?
- Soll technischer Support von der eigenen IT ausgehen oder möchten Sie einen externen Anbieter beschäftigen?
- Verfügen Sie über fachübergreifende Admin-Teams, die ein einheitliches Schulungsdesign umsetzen, damit der Fokus ganz auf den Lerninhalten liegt?
- Wie lernt Ihre Organisation (verkopft, verspielt…)? (Hier ist es wichtig, dass Ihre Administratoren flexibel bleiben, um auf eventuelle kurzfristige Änderungen der Lernstrategie reagieren zu können)
In unserem Kundenbeispiel stellte sich heraus, dass die Mitarbeitenden am besten mithilfe eines Dozenten lernen können. Zudem setzen sich die Admins regelmäßig zusammen und überlegen, wie sie die Mitarbeitenden am besten erreichen.
Erkenntnisse, die Sie für Ihr Projekt nutzen können
Im Folgenden möchte ich Ihnen noch einige Erkenntnisse aus diesem und anderen Kundenbeispielen mit auf den Weg geben, die Ihnen bei der Planung und Durchführung Ihres LMS-Projekts eine Stütze sein können:
- Planen Sie bereits zu Beginn des Projekts, wie die Datenmigration ablaufen soll und wer diese durchführt.
- Finalisieren Sie notwendige Reports möglichst früh: Oft gehen Unternehmen davon aus, dass ihre LMS-Lösungen Reports automatisch erstellen. Das ist allerdings häufig nicht der Fall.
- Bilden Sie fachbereichsübergreifende Projektteams, um alle Abteilungen und Interessengruppen von Anfang an mit einzubeziehen.
- Starten Sie frühzeitig einen ersten Proof of Concept mit Ihren Mitarbeitenden, um die angedachte Lernmethodik zu testen.
- Evtl. können Sie dazu sogar kleine Befragungen mit verschiedenen Stakeholdern (AS, QM, Betriebsrat…) organisieren
- Entscheiden Sie sich im Vorfeld, ob Sie ein LMS (Learning Managament System) oder eine LXP (Learning Experience Platform) benötigen.
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Für welches System entscheiden Sie sich?
Die Einführung eines LMS besteht also nach unserem Best-Practice-Vorgehen aus 4 Phasen: Der Vorbereitung, der Implementierung, dem Rollout und der Verankerung sowie den Erkenntnissen. Ich hoffe, dass Ihnen meine Erläuterungen sowie das Kundenbeispiel dabei helfen, Ihr Projekt voranzutreiben. Wenn Sie sich bei einer (oder allen 4 Phasen) der LMS-Einführung Unterstützung wünschen, kontaktieren Sie mich gerne. Zudem möchte ich Sie zu meinem Webinar „Learning-Management-Systeme im Vergleich“ einladen, in dem Sie einen Einblick in verschiedene Tools für Ihr E-Learning erhalten.
