Alexander Graf
20. Juli 2022

Warum Sie Ihre Personalabteilung digitalisieren sollten

Personalabteilung digitalisieren

Obwohl die Digitalisierung kein neues Thema für Unternehmen darstellt, ist vor allem die Personalabteilung in vielen Unternehmen noch recht manuell. Diese hat jedoch ein großes Digitalisierungs- und Automatisierungspotenzial. In diesem Beitrag gehe ich darauf ein, warum eine digitalisierte HR-Abteilung für Ihr Unternehmen so wichtig ist.

Die Personalabteilung: Das Herzstück eines Unternehmens

Bei der Personalabteilung dreht sich alles um die wohl wichtigste Ressource eines Unternehmens: Die Belegschaft. HR-Mitarbeitende kümmern sich dabei u. a. um Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Recruiting und Onboarding. Dabei kann viel Papierkram entstehen, den sie stets sorgfältig ablegen, sortieren und archivieren müssen. Viele Unternehmen setzen hier noch auf die traditionelle Personalakte aus Papier, die eine recht mühselige Arbeit bedeutet. Mit der immer weiter voranschreitenden Digitalisierung birgt die Personalabteilung jedoch ein großes Automatisierungspotenzial.

Beispiel: Die digitale Personalakte

Die digitale Personalakte bietet Ihnen viele Vorteile im Bereich der Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung und funktioniert dabei im Grunde wie eine klassische Personalakte, nur ohne Papier. Sie sparen jede Menge an Stauraum ein und müssen nicht mehr mühselig durch einen Berg an Papier durchgehen. Außerdem haben Sie geringere Kosten, da Sie kein Papier oder Druckerfarbe mehr besorgen müssen.

Zudem sparen Sie Zeit ein, da alle wichtigen Dokumente aller Mitarbeitenden an einem Ort zusammengefasst sind. Berechtige Personen können zeit- und ortsunabhängig auf die benötigten Dokumente zugreifen. Daten sind somit schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich schneller bearbeiten, wodurch die Arbeit flexibler wird.

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Digitalisierung im HR-Bereich

Bei Digitalisierungsangelegenheiten befindet sich die HR-Abteilung noch im Hintergrund. Laut einer Umfrage der Roland Berger Unternehmensberatung sind Vorstellung und Realität der HR-Digitalisierung in vielen Unternehmen noch weit voneinander entfernt:

  • In kleineren Firmen liegen Vorstellung und Realität 18 % voneinander entfernt,
  • während die Kluft bei mittleren Unternehmen bei 27 %
  • und bei größeren Unternehmen sogar bei 37 % liegt.

Manuelle HR-Prozesse sind fehleranfälliger

Um dem Wettbewerb standhalten zu können, müssen Unternehmen nämlich schnell auf Marktveränderungen reagieren können. Dies allein ist schon herausfordernd – mit mühsamen manuellen Papierprozessen jedoch noch aufwendiger. Bei papiernen Prozessen kommt zudem das Problem hinzu, dass sie recht fehleranfällig sind. Hier profitieren Sie zwar von einer Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Routinearbeiten, jedoch muss der Weg dahin sorgfältig geplant werden.

Dafür müssen Sie zunächst jene HR-Prozesse definieren, die Sie durch Automatisierungen optimieren können. Danach können Sie nach einer passenden Software suchen. Diese müssen Sie sorgfältig auswählen, damit sie optimal zu Ihren individuellen Ansprüchen passt. Wenn Sie keine passende Software aussuchen, können Sie Ihr volles Potenzial nicht ausnutzen und haben im schlimmsten Fall Geld für eine nutzlose Anwendung ausgegeben.

Außerdem kommt es hierbei in erster Linie auf ein gutes Change Management an: Führungskräfte müssen die digitale Umgestaltung unterstützen, Mitarbeitende motivieren und sie somit für neue Prozesse begeistern. Denn nur, wenn die gesamte Belegschaft an einem Strang ziehen, können Sie die Vorteile einer digitalen Personalabteilung vollständig ausnutzen.

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Zeigen Sie Mitarbeitenden, warum Digitalisierung wichtig ist

Die allgemeine Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden ist sehr wichtig, weswegen Sie Ihnen zeigen sollten, warum die digitale Transformation so wichtig ist und welche Vorteile die gesamte Belegschaft aus ihr ziehen kann. Die drei wichtigsten Argumente für eine Digitalisierung sind:

  • Zeit einsparen: Durch automatisierte Routineaufgaben sparen Sie viel Zeit ein, die Sie wiederum für wichtigere Arbeiten einsetzen können.
  • Weniger mühselige Arbeit: Durch Automatisierungen können Mitarbeitende Aufgaben viel schneller erledigen. Und durch elektronische Dokumente müssen sie nicht mehr aufwendig Papierberge durchsuchen.
  • Kosten einsparen: Dadurch, dass Sie weniger Papier nutzen, haben Sie auch kaum Papier- oder auch Druckerausgaben.

Ist Ihr Unternehmen bereit für die digitale Transformation?

Vor der digitalen Transformation sollten Sie sich vergewissern, dass Ihr Unternehmen den neuen Anforderungen gewachsen ist. Doch auch Ihre Mitarbeitenden sollten mit der Digitalisierung einverstanden sein, weswegen Sie ihnen die Vorteile erläutern und bei neuen Anwendungen stets genug Hilfestellung geben sollten. Und auch eine klare Kommunikationsstrategie ist hier wichtig, denn je besser zuständige Mitarbeitende informiert sind, desto wahrscheinlicher ist eine erfolgreiche Umsetzung. Am Ende müssen alle gleichermaßen mitwirken, um die Abteilung fit für eine digitale Zukunft zu machen.

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen? Dann kontaktieren Sie mich doch gerne. Ich freue mich auf den Austausch!

Alexander Graf

Alexander Graf

Mein Name ist Alexander Graf und ich berate Sie gerne in Personalprozessen im SAP HCM und SuccessFactors Umfeld sowie in der Digitalisierungsstrategie und strategischen Themen im HR. Ich freue mich über jede interessante Frage Ihrerseits. Kontaktieren Sie mich gerne!

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