Biotechnologie
Niederlande
Fragmentierte HR-IT-Landschaft
Bei dem Unternehmen, das wir unterstützen durften, handelt es sich um einen börsennotierten und weltweit agierenden Anbieter von biotechnologischen und molekulardiagnostischen Produkten mit zentralem Sitz in den Niederlanden.
Die Kunden des Unternehmens nutzen die Testtechnologien im Bereich der molekularen Diagnostik in Krankenhäusern und medizinischen Labors, um Krankheiten oder Infektionen anhand genetischer Marker zu identifizieren und darauf aufbauend geeignete Therapien zu entwickeln.
Die Probenvorbereitungs- und Testsysteme des Unternehmens werden auch im Markt für angewandte Testverfahren, z. B. in der Forensik, eingesetzt. Sie werden beispielsweise zur Identifizierung von Tätern und Opfern genutzt. Darüber hinaus bietet das Unternehmen verschiedene COVID-19-Testlösungen an, darunter PCR-Tests und Produkte für die Sequenzierung und Analyse von Abwasserproben. Das Unternehmen bietet über 500 verschiedene Kernprodukte an, die Kits, Instrumente und Bioinformatik umfassen.
Vor etwa sechs Jahren wurde bei unserem Kunden stark in SAP HCM investiert, doch seitdem haben sich sowohl das Unternehmen als auch die HR-Abteilung mehrfach verändert, was über die Jahre zu einer fragmentierten IT-Landschaft geführt hat.
Heute nutzt das Unternehmen eine Vielzahl unterschiedlicher, nicht miteinander verbundener Systeme, was die Arbeit für Führungskräfte und andere Anwender erheblich erschwert. Informationen zu Trainings, Zielvereinbarungen oder Stellenangeboten müssen mühsam auf verschiedenen Plattformen gesucht werden, da die Systeme nicht integriert sind. Dies führt zu ineffizienten Prozessen und erhöhtem Aufwand.
Dem Leiter der globalen HR-Systeme und Reports bei unserem Kunden und seinem achtköpfigen Team war von Anfang an klar, dass sie sich bei der künftigen HR-Software an Standardprozesse halten wollten. So sollten Probleme aus der Vergangenheit, wie fehlende Updates und daraus resultierende Herausforderungen durch zu individuell angepasste Systeme, vermieden werden.
„Unser Ziel ist es, Prozesse effizient zu gestalten, ohne übermäßige Anpassungen.“
Angesichts der Anforderungen und Herausforderungen war ein langfristiger Plan für die Modernisierung der HR-Infrastruktur erforderlich. Die Komplexität des Unternehmens und die global verteilten Standorte erforderten eine systematische und schrittweise Umstellung.
Unser Kunde entschloss sich, eine HR-IT-Roadmap aufzusetzen, die dabei helfen sollte, Probleme auf dem Weg zu einer modernen HR-IT-Landschaft im Vorfeld zu identifizieren und entsprechende Lösungen zu entwickeln.
Für die Erstellung einer solchen Roadmap und die daraus resultierenden Folgeprojekte suchte unser Kunde einen geeigneten Dienstleister. Durch die interne Empfehlung eines Mitarbeiters, der die mindsquare AG bereits von verschiedenen Veranstaltungen kannte, wurde mindsquare in den Pool der ausgewählten Beratungsunternehmen aufgenommen und konnte schließlich im Auswahlprozess überzeugen.
In einem ersten Schritt führten die Experten der mindsquare AG Interviews mit allen wichtigen internen Stakeholdern, um Ideen und Wünsche für die zukünftige HR-IT-Landschaft zu sammeln.
Der interne Projektverantwortliche unseres Kunden betont, wie wichtig es sei, die Mitarbeiter frühzeitig einzubeziehen: „Sie müssen gehört und informiert werden, da sich viele Prozesse stark verändern.“ Auch die frühe Einbindung der IT-Abteilung war wichtig, um ein klares Operating Model und einen effektiven Support-Plan zu gewährleisten.
In der zweiten Phase der Roadmap-Erstellung fand ein Workshop vor Ort statt, in dem die aufbereiteten Ergebnisse der Interviews besprochen wurden. Danach folgte die Erstellung und Visualisierung der Roadmap sowie eine Aufwandsschätzung durch die mindsquare AG.
Nach der Erstellung der Roadmap stellte sich heraus, dass das Unternehmen, das bereits in der Vergangenheit schwerpunktmäßig mit SAP gearbeitet hat und aktuell sein ERP-System auf SAP S/4HANA umstellt, auch bei der Auswahl einer neuen HR-Plattform in Richtung SAP SuccessFactors tendieren könnte. Im Zuge des anstehenden Auswahlprozesses für eine neue HR-Software entschieden sich die Verantwortlichen jedoch, auch andere Anbieter zu prüfen, um eine fundierte Investitionsentscheidung treffen zu können.
Die mindsquare AG durfte auch bei der Auswahl einer HR-Software unterstützen. Gemeinsam wurden die wichtigsten Anforderungen an eine neue Software herausgearbeitet, die die Grundlage für die Auswahlberatung bildeten: Die neue Software sollte eine integrierte Plattform sein, die alle HR-Prozesse – von Recruiting über Onboarding bis hin zu Development und Offboarding – abdeckt und nicht nur die aktuellen Prozesse unterstützt, sondern auch zukünftigen Anforderungen gerecht wird. Darüber hinaus sollte sie die im Rahmen der Erstellung der HR-IT-Roadmap definierten Ziele unterstützen, wie z. B. den Einsatz von Standardprozessen mit geringem Individualisierungsgrad.
Obwohl der Fokus bei der Auswahl zunächst auf bereits bestehenden Partnern wie Cornerstone und SAP lag, wurde trotz anfänglicher Bedenken hinsichtlich Kosten und Funktionalität auch Workday in Betracht gezogen. Anhand von Use Cases/Show Cases, in denen die verschiedenen Anbieter mit unterschiedlichen Szenarien konfrontiert wurden, sollten die Software-Lösungen eingehend geprüft werden. Schließlich blieben Workday und SuccessFactors in der engeren Auswahl.
Beide Anbieter waren für unseren Kunden aus unterschiedlichen Gründen attraktiv: Workday punktete mit einer ansprechenden und einfachen Benutzeroberfläche, während SuccessFactors besser in die bestehende Infrastruktur passte.
Am Ende entschied sich die Mehrheit der Verantwortlichen für die HR-Lösung von Workday. Die Benutzeroberfläche überzeugte die Mitarbeitenden und die Software unterstützt das Unternehmen in seinem Ziel, Standardprozesse mit wenig individuellen Anpassungen zu nutzen.
In der dritten Phase des Projekts rund um die Zukunft der HR-IT des Unternehmens durften unsere Experten das Team bei der Auswahl eines geeigneten Implementierungspartners für die Cloud-Software Workday begleiten und unterstützen.
Bei der Auswahl standen vier Aspekte im Vordergrund: das Team, der Beratungsansatz, die Kosten und das Projektdesign. Besonders wichtig war die Expertise und Erfahrung des Teams. Dabei wollte das Unternehmen sicherstellen, dass der Partner bereits mehrere erfolgreiche Implementierungen durchgeführt hatte.
Auch Themen wie Projektplanung, Compliance, Governance und Kosten spielten eine entscheidende Rolle. Weitere Punkte wie Support und Wartung wurden ebenfalls berücksichtigt.
Für die Projektbeteiligten war es wichtig, dass das Gesamtbild stimmt: „Letztendlich kauft man Expertise ein”.
Unser Kunde begann die Suche nach einem Implementierungspartner nicht auf der grünen Wiese: Sie haben Workday gebeten, ihnen Partner zu nennen, die sie bei der Implementierung unterstützen können.
Die mindsquare AG hat währenddessen die Roadmap stets aktuell gehalten und im Vorfeld die Vorbereitung der Stakeholder übernommen. Darüber hinaus unterstützten unsere Experten bei der Festlegung von Zeitplänen und Deadlines und erarbeiteten gemeinsam mit dem Unternehmen Kriterien, nach denen die verschiedenen Anbieter bewertet wurden. Anschließend wurden in einem gemeinsamen Evaluierungsworkshop die Implementierungspartner bewertet und eingestuft. Daraufhin wurden die vor der Implementierung notwendigen IT-Anpassungen geprüft, die Verantwortlichkeiten geklärt und ein erster Projektplan zur Umsetzung dieser Anpassungen erstellt.
Die Zusammenarbeit mit der mindsquare AG beschreibt unser Kunde als durchweg offen und konstruktiv. Es fanden regelmäßige Abstimmungen und Jours Fixes statt, die eine gute Kommunikation und Koordination ermöglichten. Durch die regelmäßigen Treffen waren alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand.
Für unseren Kunden war es wichtig, dass der Partner an ihrer Seite über die notwendige Kompetenz verfügt und Transparenz und Ehrlichkeit lebt.
„Ihre Beratung hat uns nicht immer gefallen, weil Sie uns eben nicht gesagt haben, was wir gerne hören wollten, sondern das, was wir hören MUSSTEN. Und das war gut so”, sagt der Projektverantwortliche.
Das Beraterteam von mindsquare konnte das Unternehmen mit überzeugenden Argumenten und fachlicher Kompetenz erfolgreich unterstützen. Die Zusammenarbeit wurde von allen Projektbeteiligten beider Unternehmen als sehr positiv bewertet.
Alle drei Projekte mit der mindsquare AG zur Gestaltung der HR-IT-Zukunft– die Erstellung einer HR-IT-Roadmap, die HR-Software-Auswahl und die Unterstützung bei der Suche nach einem geeigneten Implementierungspartner – konnten erfolgreich abgeschlossen werden.
Die neue HR-Software Workday soll künftig nicht nur die Personalabteilung unterstützen, sondern das Unternehmen und seine Mitarbeiter insgesamt effizienter machen. Sie wird den Zugang zu wichtigen Informationen und Prozessen sowohl für Mitarbeiter als auch für Führungskräfte deutlich erleichtern: Daten wie die Gehälter, der Status offener Stellen im Bewerbungsprozess oder das Feedback, das Teammitglieder gegeben oder erhalten haben – all dies wird an einer zentralen Stelle gebündelt. Die fragmentierte IT-Landschaft des Kunden gehört damit der Vergangenheit an.
Außerdem ermöglicht die Digitalisierung standardisierter administrativer Prozesse eine deutliche Effizienzsteigerung, so dass mehr Zeit für strategische Aufgaben wie die Förderung und Entwicklung von Mitarbeitern bleibt. Die neuen Workday-Tools ermöglichen es den Führungskräften, eine aktivere Rolle bei der Entwicklung und Betreuung ihrer Teams zu übernehmen.
Derzeit befindet sich das Team gemeinsam mit dem Implementierungspartner in der ersten intensiven Planungsphase. In dieser wird festgelegt, wann welche Workshops und Prozessbausteine durchgeführt werden und welche Workday-Funktionalitäten für die gewünschten Prozesse geeignet sind.
Im September 2025 soll Workday live gehen. Das Projekt ist mehrjährig angelegt, d. h. auch nach dem Go-live werden in weiteren Projektphasen sukzessive neue Funktionalitäten ergänzt und eingeführt.
Ziel unseres Kunden ist es, das System mit der Zeit selbst verwalten zu können und weniger auf externe Unterstützung angewiesen zu sein. Erste Schulungen haben den Mitarbeitenden bereits gezeigt, dass Workday mit etwas Übung gut zu beherrschen ist. Und was das Team besonders freut: Die Implementierung wird schneller und flexibler sein als bei den bisherigen SAP-Prozessen.
Sie stehen vor einer ähnlichen Herausforderung oder wünschen sich eine anbieterunabhängige Beratung? Kommen Sie gerne auf mich zu. In einer kostenlosen Websession sprechen wir über Ihre Fragen und Anforderungen.
Nadja Messer
Kundenservice
