Chemiebranche
Mehrarbeit & manuelle Papierprozesse in der Personaleinsatzplanung
Digitale PEP-Lösung
Alzchem ist ein deutsches Spezialchemieunternehmen mit Sitz in Süddeutschland. Die Produktpalette ist breit: Von Nahrungsergänzungsmitteln wie Kreatin über landwirtschaftliche Düngemittel bis hin zu Rohstoffen für Airbags. Alzchem produziert und verarbeitet Spezialerzeugnisse, die jedem von uns im Alltag begegnen.
Bei rund 1600 Mitarbeitenden in fünf Produktionsstandorten ist eine organisierte und flexible Personaleinsatzplanung unerlässlich.
Digitalisierung ist für Alzchem ein wichtiges Thema, das auch bei der Personaleinsatzplanung (kurz PEP) nicht zu kurz kommen durfte. Bisher wurde die Personaleinsatzplanung im SAP Standard (PP61) sowie mit Exceltabellen und ausgedruckten Schichtplänen umgesetzt.
Das hatte nicht nur den Nachteil, dass es zu einer Doppelarbeit kam, da Daten in mehreren Abteilungen eingepflegt und bearbeitet werden mussten. Dieses Vorgehen ließ zudem viel Spielraum für Fehler zu: Je mehr Mitarbeitende an einer manuellen Zahlenübertragung beteiligt waren, desto größer war das Potenzial eines Zahlendrehers oder eines Tippfehlers.
Dadurch, dass es keine zentrale Datenablage gab, waren Daten oft nicht aktuell. Somit waren Involvierte häufig nicht auf dem neuesten Stand und es kam zu Missverständnissen und Fehlplanungen. Die Standard-Lösung war dabei unflexibel und ließ Verantwortlichen nur geringe Möglichkeiten, Daten zu pflegen: So war nur das bloße Eintragen der Schichten möglich, ohne Abwesenheiten oder den Einsatz von Mitarbeitenden in anderen Abteilungen zu berücksichtigen. Insbesondere hier lag für Herrn Peter Obermeier, Betriebsleiter bei der Alzchem Group AG, starker Optimierungsbedarf: “Der flexible Wechsel von Mitarbeitern zwischen den Anlagen – das abbilden zu können, ohne zusätzlichen Aufwand oder den Aufwand für unsere Personalabteilung, das manuell einzugeben – das war die größte Herausforderung.”
Zudem war die PP61 nicht ausreichend auf die Bedarfe von produzierenden Betrieben ausgelegt und wird von SAP nicht weiterentwickelt. Unter diesen Umständen konnte die Personaleinsatzplanung für die Alzchem Group AG nicht zufriedenstellend umgesetzt werden. Das sollte sich nun ändern: Eine zukunftsfähige PEP-Lösung, die Flexibilität und Aufwandseinsparung möglich macht, musste her.
Die Anforderungen, die Alzchem an eine digitale PEP-Lösung stellte, waren schnell klar:
„Wir sind im Zeitalter der Digitalisierung und mit jeder manuellen Tätigkeit, die wir reduzieren, können wir uns wieder auf unser Kerngeschäft konzentrieren. Wenn Vorgänge durch Applikationen oder Automatisierungen vereinfacht werden, dann sollte die Chance jeder ergreifen.” – So beschreibt Florian Kirchleitner, Betriebsassistent der Alzchem Group AG und Verantwortlicher für Digitalisierung in der Produktion, die Relevanz digitaler Lösungen im Unternehmensalltag.
Alzchem hat sich für mindsquare als Partner an seiner Seite entschieden.
Gemeinsam mit der IT, der Produktion und der Personalabteilung haben die Verantwortlichen drei PEP-Software-Anbieter verglichen. Die Gründe, die ausschlaggebend für die Zusammenarbeit mit mindsquare und die Entscheidung für die mindsquare PEP-Lösung waren, sind vielfältig:
Alzchem hat das Projekt in vier Phasen durchgeführt. Die erste Phase, die Pilotphase, startete im Jahr 2022. Inzwischen befindet sich Alzchem in der vierten und letzten Phase der Implementierung. Die PEP ist im Einsatz und die Rückmeldungen der Mitarbeitenden sind sehr positiv. Sie lernen in dieser Phase den Umgang mit dem Tool und nehmen es gut an.
Mittlerweile sind rund 600 Mitarbeitende von der PEP betroffen und rund 200 Mitarbeitende arbeiten aktiv mit ihr, sind also an der Schichtplanung beteiligt. Peter Obermeier ist überzeugt: Der Roll-Out in vier Phasen, in denen Standorte mit ähnlichen Voraussetzungen zusammen ausgerollt wurden, hat sich bewährt.
In der gesamten Implementierung gibt es regelmäßige Changemanagement-Termine, bei denen sich die Verantwortlichen bei Alzchem mit dem mindsquare-Projektteam austauschen, Lösungen für Herausforderungen erarbeiten und das weitere Vorgehen planen können.
Nachdem Alzchem die mindsquare PEP erfolgreich implementiert hat, ist es ihnen möglich, Arbeit aus dem Büro direkt in die Produktion selbst auszulagern, sodass die Schichtleiter der einzelnen Bereiche selbst die Schichten planen können. Dieser Schritt führte dazu, dass die Mitarbeitenden, die zuvor die Schichtplanung übernommen haben, nun wie geplant keine aktive Rolle in der PEP spielen, sondern nur noch eine begleitende Funktion besitzen.
Zudem hat Alzchem es mit der Lösung geschafft, die Auszubildenden in die Produktion miteinzubinden. In der Lösung haben die Auszubildenden eine eigene Arbeitseinheit erhalten, sodass diese aktiv geplant werden können. Durch die einfache und digitale Abbildung der Schichten und Verfügbarkeiten haben die Schichtleiter einen sofortigen Überblick darüber, wann Auszubildende im Betrieb sind und wann sie sich in der Berufsschule befinden. Der große Gewinn ist hier die deutliche Verbesserung der Ausbildungsqualität von Alzchem.
Gewinnen Sie einen Einblick in unser Tool zur Personaleinsatzplanung!
