Schwerindustrie
Inkosistente Datenstruktur in der Verwaltung der Talentprofile
Best-Practice-Einführung SuccessFactors Performance & Goals
Die GMH Gruppe ist ein Komplettanbieter von Stahl als Vormaterial, erschmolzen aus Schrott, bis hin zu montagefertigen Komponenten. Sie ist eines der größten in Privatbesitz befindlichen metallverarbeitenden Unternehmen Europas. Zur Gruppe gehören mehr als 15 mittelständische Produktionsunternehmen der Stahl-, Schmiede- und Gussindustrie, die in mehr als 50 Ländern vertreten sind. Die GMH Gruppe ist Vorreiter in der nachhaltigen Stahlproduktion und wurde in den „Verband der Klimaschutzunternehmen“ aufgenommen. Basierend auf dem Recycling von Metallschrott produziert das Unternehmen grünen Stahl und leistet damit einen wichtigen Beitrag zur Kreislaufwirtschaft. Der Einsatz von Elektrolichtbogenöfen an vier Standorten reduziert die CO2-Emissionen um das Fünffache im Vergleich zu herkömmlichen Hochöfen. Dadurch verringert sich auch der CO2-Fußabdruck der von GMH belieferten Kunden. Die GMH Gruppe hat sich zum Ziel gesetzt, bis 2039 vollständig klimaneutral zu sein.
Teil der GMH Gruppe ist die GMH Systems GmbH – ein technischer Dienstleister mit über 100 Mitarbeitenden. Als technischer Partner für IT-Lösungen spielt GMH Systems seit über 20 Jahren eine zentrale Rolle in der Umsetzung digitaler Transformationsprojekte. Ihre Kernkompetenz liegt in der Entwicklung und Bereitstellung von maßgeschneiderten IT-Lösungen und -Infrastrukturen, die Geschäftsprozesse optimieren.
Zu Beginn des Jahres 2023 erkannte die GMH Systems GmbH, dass es ihr in der Personalentwicklung und im Personalmanagement an Transparenz und Effizienz fehlte. Die bisherige Methode der Verwaltung der Talentprofile führte zu einer inkonsistenten Datenstruktur: Die Kompetenzen und damit die Beurteilung der Mitarbeitenden waren nicht digital vereinheitlicht und zentralisiert, was einen zielgerichteten Überblick über die Entwicklung der Mitarbeitenden und einen Kompetenzvergleich mit den Soll-Profilen der Stellen erschwerte und den administrativen Arbeitsaufwand deutlich erhöhte.
Um das Personalmanagement zu vereinfachen und zu modernisieren, beschloss das Unternehmen, ein digitales System für die jährlichen Mitarbeitendengespräche und das Kompetenzmanagement einzuführen: SuccessFactors Performance & Goals. Mit Hilfe dieser benutzerfreundlichen Plattform und klar definierten Stellenprofilen sollte es zukünftig möglich sein, die Kompetenzen der Mitarbeitenden mit dem Soll-Profil ihrer Stelle zu vergleichen, gezielt geeignete Mitarbeitende für Stellen zu finden und die Mitarbeiterentwicklung zu optimieren.
Um das interne Team zu entlasten, entschied sich das Unternehmen dazu, einen externen Dienstleister für das Projekt zu suchen. Da die mindsquare AG durch vergangene Digitalisierungsprojekte ähnlicher Art über die nötige Expertise verfügt, entschied sich die GMH Systems GmbH dazu, sie mit der Vorbereitung, Einführung und Betreuung von SuccessFactors Performance & Goals zu beauftragen.
Bevor das Einführungsprojekt gemeinsam mit mindsquare gestartet ist, ist der Kunde das Thema Kompetenzmanagement strategisch angegangen und hat bereits wichtige Grundlagen geschaffen, um die Digitalisierung der Mitarbeitendengespräche effektiv voranzutreiben: So wurden in einem ersten Schritt die Mitarbeitendengespräche fachlich überarbeitet, inklusive der Entwicklung von Vorbereitungsbögen für Vorgesetzte und Mitarbeitende sowie einer standardisierten Vorlage für Gesprächsprotokolle. Parallel dazu wurden Workshop-Termine mit den wichtigsten Stakeholdern des Unternehmens organisiert, um gemeinsam Zielbilder für Stellenprofile zu erarbeiten, Jobfamilien zu definieren und Bewertungsmaßstäbe festzulegen.
Durch diese strukturierte Vorarbeit hatte das GMH-Systems-Team von Beginn an ein klares Zielbild vor Augen. Dies ermöglichte es dem Team der mindsquare AG, mit seinem technischen Systemwissen daran direkt anzusetzen, bestehende Ideen zu challengen, Empfehlungen auszusprechen und Lösungen zu entwickeln – sei es im Standard oder mit notwendigen Anpassungen. Diese perfekte Symbiose aus fachlicher Vorbereitung und technischer Umsetzung bildete die Grundlage für den gemeinsamen Projekterfolg. GMH Systems bewies damit, wie entscheidend eine solide Vorbereitung für eine erfolgreiche Digitalisierung ist.
Die Konzeptionsphase begann mit einem Kick-off-Meeting, in dem GMH Systems und mindsquare vorab gemeinsam die Projektziele, Rahmenbedingungen und Meilensteine definierten.
Die Erfahrungen der mindsquare aus vergangenen Projekten haben gezeigt, dass ein entscheidendes Kriterium für den Erfolg eines solchen Projektes die Verfügbarkeit und Kapazität der internen Projektmitarbeitenden ist. Vor diesem Hintergrund benannte die GMH Systems GmbH einen für mindsquare verfügbaren Projektansprechpartner, dessen Aufgaben die interne Kommunikation geplanter Downtimes, die Unterstützung bei Tests und Abnahmen sowie die Bereitstellung von Daten, Informationen und historischem Wissen waren.
Um die Einführung von SuccessFactors Performance & Goals möglichst effizient zu gestalten, dabei die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen und das Modul später möglichst standardnah nutzen zu können, wurde gemeinsam entschieden, der Best-Practice-Strategie der mindsquare AG mit leichten Anpassungen zu folgen.
Die Implementierungsphase umfasste die Grundeinrichtung und Konfiguration des SuccessFactors Moduls Performance & Goals. Eine der Hauptaufgaben war die Anpassung der Formulare für die Mitarbeitendengespräche. Außerdem musste die Überführung und Integration der bereits vorhandenen Kompetenzdaten in das System sichergestellt werden. Hier spielte die Expertise der mindsquare AG eine entscheidende Rolle, da das Team seine umfangreichen Erfahrungen aus vergangenen Projekten einbringen konnte, um die Implementierung sowohl technisch als auch fachlich optimal zu gestalten.
In der Testphase führten GMH Systems und mindsquare gemeinsam umfangreiche End-to-End-Tests durch. Dabei wurde geprüft, ob die erstellten Formulare den festgelegten Anforderungen entsprachen, wie effizient die Übertragung der Talentprofile in die neue Lösung war und ob die Kompetenzen der Mitarbeitenden den Soll-Profilen der Stellen zugeordnet werden konnten. Diese Tests waren entscheidend, um Fehler und Schwachstellen zu identifizieren und Anpassungen vornehmen zu können. Die GMH Systems GmbH profitierte von der engen Zusammenarbeit mit mindsquare und den kurzen Feedbackschleifen, die es ermöglichten, Änderungen zeitnah und effizient umzusetzen.
Drei Monate nach dem Projektstart folgte der Go-live des Moduls. Die anschließende Hypercare-Phase war der letzte wichtige Abschnitt im Projektablauf: In dieser Phase sorgte mindsquare dafür, dass technische Probleme schnell erkannt und behoben wurden und stellte die Stabilität der Plattform sicher. Gleichzeitig stellte GMH Systems sicher, dass die Mitarbeitenden mit dem neuen System vertraut gemacht und im Umgang damit geschult wurden. Dies ermöglichte einen reibungslosen Übergang in den operativen Betrieb und legte den Grundstein für die langfristige Nutzung von SuccessFactors Performance & Goals.
Mit der Entscheidung für das SuccessFactors Modul Performance & Goals konnte GMH Systems wie gewünscht sowohl die Effizienz als auch die Transparenz in der Personalentwicklung steigern, die Produktivität innerhalb der Abteilung erhöhen und die Qualität der Personalentscheidungen verbessern. Die Prozesse sind standardisiert und dennoch anpassbar. Diese Verbesserungen sind nicht nur intern spürbar, sondern unterstützen GMH Systems auch nach außen bei der Positionierung als moderner Arbeitgeber.
Das erfolgreiche Implementierungsprojekt der GMH Systems GmbH und der mindsquare AG ist ein gelungenes Beispiel für eine effiziente Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und einem externen Dienstleister, die auf klarer Kommunikation und strukturierten Projektphasen basiert.
Mit vorkonfigurierten und bewährten Standardprozessen führen wir die vollständige SAP SuccessFactors Suite oder auch einzelne Module schnell und zuverlässig in Ihrem Unternehmen ein – und das zum Festpreis.
Kommen Sie bei Interesse gerne auf mich zu – in einer kostenlosen Websession sprechen wir über Ihre Anforderungen.
Nadja Messer
Kundenservice
