Kundenerfolg
WITRON sah sich vor einer entscheidenden Herausforderung gestellt: Mit einer wachsenden Belegschaft von aktuell 7.000 Mitarbeitern in verschiedenen Ländern war es für das neu aufgebaute HR-Systeme- & Prozesse-Team eine große Challenge, die Einführung und Betreuung eines globalen Systems wie SAP SuccessFactors eigenständig zu bewältigen. Gleichzeitig erfordert das Firmenwachstum die Optimierung interner Prozesse und die Senkung der administrativen Aufwände im HR-Bereich.
WITRON befand sich in einer kritischen Phase der Digitalisierung und Systemeinführung im Bereich HR. Über SAP SuccessFactors hinaus mussten zeitgleich noch weitere Tools implementiert, betreut und optimiert werden. Die Initialisierung von SAP SuccessFactors war bereits mithilfe eines anderen externen Dienstleisters in einigen Ländern durchgeführt worden, wies allerdings mehrere Schwierigkeiten und Lücken auf.
Das neu entstandene HR-Systeme-& Prozesse-Team von WITRON erkannte, dass es an personellen Kapazitäten und spezifischem System-Knowhow mangelte, um die komplexen Systeme und Prozesse komplett eigenständig zu steuern.
In dieser Phase entschied sich WITRON dazu, die Unterstützung durch die Experten der mindsquare AG in Anspruch zu nehmen. Die Entscheidung für mindsquare basierte auf einer aktiven Empfehlung durch SAP selbst, was das Vertrauen in die Expertise der Berater untermauerte.
Das zentrale Ziel der Zusammenarbeit bestand darin, das System in weiteren Ländern auszurollen, die bestehenden HR-Prozesse zu stabilisieren und eine fundierte Basis für die Zukunft zu schaffen. Die Experten der mindsquare sollten das HR-Systeme- & Prozesse-Team von WITRON nicht nur durch externe Ressourcen erweitern, sondern auch einen Wissenstransfer sicherstellen.
Die Zusammenarbeit begann mit einer intensiven Phase des „Feuerlöschens“. Es galt zunächst, die dringendsten Probleme in den HR-Systemen zu beheben und bestehende Prozesslücken zu schließen. Dabei waren die Experten der mindsquare eng in den Arbeitsalltag des HR-Systeme- & Prozesse-Teams eingebunden und konnten gemeinsam viele Themen sofort angehen.
Mit der Zeit ging die Arbeit über das reine „Feuerlöschen“ hinaus. Das mindsquare-Team arbeitete zunehmend daran, die Ursachen der Probleme zu identifizieren und langfristige Lösungen zu entwickeln. Es wurden Projekte aufgesetzt, die das Ziel hatten, nicht nur den Status quo wiederherzustellen, sondern die Prozesse nachhaltig zu verbessern und Mehrwerte zu schaffen.
Ein weiterer Bestandteil der Zusammenarbeit war der Wissensaustausch zwischen den Experten der mindsquare AG und dem HR-Systeme–& Prozesse–Team der WITRON Gruppe. Die mindsquare-Berater waren regelmäßig vor Ort und in wöchentlichen Abstimmungen eng mit dem HR-Systeme-& Prozesse-Team von WITRON verbunden.
Dank der Unterstützung durch mindsquare konnte WITRON mehrere wichtige Meilensteine erreichen. Zunächst gelang es, die Einführung von SAP SuccessFactors in allen geplanten Ländern erfolgreich abzuschließen. Darüber hinaus wurden die bestehenden Systeme stabilisiert und die Prozesse klar definiert. Verschiedene Projekte wurden erfolgreich umgesetzt. Dies alles führte bereits jetzt zu einer Entlastung der HR-Abteilung.
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