Intralogistik und Logistikautomatisierung
Fragmentierte, länderspezifische HR-Prozesse und Lösungen
Globale Standardeinführung SAP SuccessFactors
WITRON ist ein international tätiges Traditionsunternehmen mit Hauptsitz im oberpfälzischen Parkstein, das sich seit Jahrzehnten auf die Entwicklung und Umsetzung hochautomatisierter Logistik- und Distributionszentren spezialisiert hat. Mittlerweile wird WITRON durch eine Stiftung der Mitarbeitenden geführt und es vertrauen weltweit Handels- und Industrieunternehmen auf die Lösungen von WITRON.
Mit inzwischen rund 7.500 Mitarbeiter*innen in dreizehn Ländern ist das Unternehmen in den letzten Jahren rasant gewachsen. Dieses Wachstum brachte nicht nur operative Erfolge, sondern stellte auch die internen Strukturen insbesondere im Bereich Human Resources vor neue Herausforderungen. Unterschiedliche lokale Systeme und gewachsene Prozesse führten zu Reibungsverlusten, komplizierten Workarounds und einer nur schwer handhabbaren Datenlage.
Um die HR-Organisation zukunftsfähiger auszurichten, entschied sich WITRON dazu, ein einheitliches, globales HR-System einzuführen. Die Wahl fiel auf SAP SuccessFactors, das mit seinen modularen Bausteinen den gesamten Employee Lifecycle abdeckt und sich für internationale Rollouts eignet. Für die Umsetzung holte sich WITRON mit mindsquare einen erfahrenen Partner ins Boot.
Die Internationalisierung von Unternehmen bringt besondere Herausforderungen für das Personalmanagement mit sich. Unterschiedliche gesetzliche Rahmenbedingungen, Sprachvielfalt, Kulturen und dezentrale Strukturen erfordern flexible, aber zugleich standardisierte Lösungen. WITRON, Spezialist für hochautomatisierte Logistik- und Distributionszentren, sah sich angesichts seines starken Wachstums genau diesen Herausforderungen gegenüber. Um die HR-Prozesse zu vereinheitlichen, Datenqualität und Reporting zu verbessern sowie die Zukunftsfähigkeit der HR-Systeme sicherzustellen, entschied sich das Unternehmen für die Einführung von SAP SuccessFactors. Gemeinsam mit dem Implementierungspartner mindsquare startete 2024 das Programm „Project Tiger“, das als großer Sprung in eine neue Ära des Personalmanagements verstanden werden kann.
Die Ausgangslage war alles andere als trivial. Da die HR-Abteilungen in den einzelnen Ländern unterschiedlich groß und ausgestattet sind, standen sowohl organisatorische als auch kulturelle Hürden im Raum. Hinzu kam, dass in einigen Ländern Systeme eingesetzt wurden, die nicht miteinander kompatibel waren. Daten mussten manuell zusammengetragen werden, was fehleranfällig und ineffizient war. Auch der Reporting-Vorgang war zusehends komplex, da die Kennzahlen aus mehreren Quellen konsolidiert werden mussten. Die Unternehmensführung erkannte die Dringlichkeit, eine einheitliche Lösung einzuführen, um Datenqualität, Transparenz und Prozesssicherheit zu gewährleisten. Verschärft wurde die Situation durch den Umstand, dass das eingesetzte SAP HCM nur noch bis Ende 2027 unterstützt wird.
Im Juni 2024 startete WITRON das Programm „Project Tiger“. Der Name, der in einem internen Voting entstand, symbolisiert den großen Sprung in eine moderne, integrierte HR-Systemlandschaft und hilft zugleich, Identifikation und Begeisterung in der Organisation zu erzeugen. Offiziell eingeläutet wurde das Projekt mit einem Kick-off in Parkstein, bei dem gemeinsam mit mindsquare die strategischen Ziele, Verantwortlichkeiten und Regeln der Zusammenarbeit festgelegt wurden. Von Anfang an stand dabei nicht nur die technische Einführung von SAP SuccessFactors im Fokus, sondern auch der Anspruch, die Mitarbeiter*innen zu befähigen, das System später eigenständig betreiben und weiterentwickeln zu können.
Als „Grundlage“ wurde bereits 2023 Employee Central für die Stammdatenverwaltung der Mitarbeiter eingeführt. Danach folgte ab Sommer 2024 der Rollout für die Module Recruiting und Onboarding in allen dreizehn Ländern. Ab Herbst 2024 startete der Rollout des Learning-Moduls. mindsquare übernahm eine zentrale Rolle in der Projektsteuerung, half bei der Priorisierung von Aufgaben, etablierte erprobte Methoden zur Risikoanalyse und sorgte dafür, dass der Gesamtfortschritt gesichert blieb.
„Die Zusammenarbeit mit mindsquare im Rahmen der „Best-Practice-Einführung von SAP SuccessFactors“ war von Anfang an sehr angenehm. Wir haben stets auf Augenhöhe mit den Kolleg*innen gearbeitet – ohne Unterschiede zwischen mindsquare und WITRON. Im Mittelpunkt stand immer das Projekt und eine konstruktive Diskussion im gemeinsamen Sinne.“
Team Lead HR Systems & Processes - WITRON Group
„Die Zusammenarbeit mit mindsquare im Rahmen der „Best-Practice-Einführung von SAP SuccessFactors“ war von Anfang an sehr angenehm. Wir haben stets auf Augenhöhe mit den Kolleg*innen gearbeitet – ohne Unterschiede zwischen mindsquare und WITRON. Im Mittelpunkt stand immer das Projekt und eine konstruktive Diskussion im gemeinsamen Sinne.“
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die konsequente Nutzung der SAP-Standardprozesse. Dies erleichterte die Wartbarkeit und stellt sicher, dass zukünftige Updates ohne großen Zusatzaufwand integriert werden können. Zugleich mussten notwendige länderspezifische Anpassungen berücksichtigt werden.
Die Roadmap sieht als nächsten großen Meilenstein den 1. März 2026 vor. Dann sollen in Deutschland das Time-Management-Modul sowie Employee Central Payroll live gehen. Anschließend ist ein schrittweiser Rollout in weiteren Ländern vorgesehen.
Neben den fachlichen Effekten veränderte das Projekt auch die Zusammenarbeit in der Organisation. mindsquare wurde von Anfang an als Teil des Teams wahrgenommen. Entscheidungen wurden mit gegenseitigem Respekt auf Augenhöhe getroffen, immer mit klarem Fokus auf den Projekterfolg.
Die Einführung von SAP SuccessFactors bei WITRON in Zusammenarbeit mit mindsquare verdeutlicht, wie internationale Digitalisierungsprojekte im HR-Bereich erfolgreich umgesetzt werden können. Der Erfolg basierte auf einem klar strukturierten Fahrplan mit schrittweisem Rollout, auf einem starken Partner, der technisches Know-how mit methodischer Unterstützung verband, getragen von einem Team mit großem Zusammenhalt und Engagement. Mit Project Tiger legte WITRON den Grundstein für eine einheitliche, zukunftssichere HR-Systemlandschaft, die Reporting, Datenqualität und Prozesssicherheit deutlich in den weltweiten Sitzen von WITRON verbessern wird. Zugleich leitet das Projekt einen organisatorischen Wandel ein, der HR-Abteilungen weltweit näher zusammenbringt und langfristig die Handlungsfähigkeit stärkt.
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Nadja Messer
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