Kommunale Dienstleistungen
Bielefeld
SAP-Betreuung & nachhaltige Prozessoptimierung
Die Stadtwerke Bielefeld sind ein kommunales Unternehmen im Besitz der Stadt Bielefeld, das eine breite Palette von Dienstleistungen für die Region erbringt. Dazu gehört unter anderem die Versorgung mit Strom, Gas und Wasser. Über Tochterunternehmen sind die Stadtwerke Bielefeld außerdem in den Bereichen Mobilität, Telekommunikation und Abfallwirtschaft tätig.
Im Bereich der internen Verwaltung setzen die Stadtwerke Bielefeld auf ERP-Systeme der SAP, um HR-Prozesse zu steuern und zu verwalten. Diese Systeme decken Prozesse von der Personalverwaltung bis zur Gehaltsabrechnung ab. Als die Betreuung der Systeme aufgrund personeller Engpässe mit den vorhandenen Ressourcen nicht mehr gewährleistet werden konnte, entschied sich das Unternehmen für die Unterstützung durch einen externen Dienstleister.
Die Stadtwerke Bielefeld waren Ende des Jahres 2022 auf der Suche nach einem externen Dienstleister, der sie bei der Betreuung, Verwaltung und Pflege ihres SAP-basierten ERP-Systems und dem reibungslosen Ablauf ihres Tagesgeschäfts unterstützt. Daneben galt es Prozesse zu optimieren, die langfristig zu einer Effizienzsteigerung und Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter führen sollten. Um diese Herausforderungen zu meistern, entschieden sich die Stadtwerke Bielefeld für eine Zusammenarbeit mit der ebenfalls in der ostwestfälischen Stadt ansässigen mindsquare AG. Die Anforderung an die mindsquare AG war die Bereitstellung eines flexiblen und skalierbaren Service-Teams, das sowohl technische als auch prozessuale Probleme lösen kann.
Die Zusammenarbeit zwischen den Stadtwerken Bielefeld und mindsquare war in mehrere Phasen unterteilt, die aufeinander aufbauten, um die Herausforderungen systematisch angehen zu können.
Zunächst wurde eine umfassende Analyse der bestehenden Prozesse durchgeführt. Dabei verschaffte sich mindsquare einen Überblick über die bestehende Systemlandschaft, die Abläufe und die spezifischen Herausforderungen, die durch die entstandene Personallücke zu bewältigen waren. Ein kritischer Schritt in dieser Phase war die reibungslose Übergabe der Verantwortlichkeiten. mindsquare übernahm schrittweise die Betreuung des Systems und stellte den laufenden Betrieb sicher. Dieser Übergang war entscheidend, um sicherzustellen, dass es keine Unterbrechungen oder Verzögerungen in den Abläufen gab.
In der zweiten Phase wurde das skalierbare Servicemodell der mindsquare AG bei den Stadtwerken Bielefeld implementiert. Dieses Modell ermöglichte es den Stadtwerken, je nach Bedarf zusätzliche Unterstützung abzurufen. Zu den zentralen Elementen des Servicemodells gehörte die Bereitstellung eines dedizierten Ansprechpartners, der für die Kommunikation zwischen den Stadtwerken und dem mindsquare-Team verantwortlich war. Darüber hinaus übernahm mindsquare 2nd- und 3rd-Level-Support-Tätigkeiten sowie alltägliche Aufgaben, so dass sich die Mitarbeitenden der Stadtwerke Bielefeld auf strategisch wichtigere Themen konzentrieren konnten.
Nachdem der laufende Betrieb sichergestellt war, konzentrierten sich die Teams der Stadtwerke Bielefeld und der mindsquare auf die Optimierung der HR-Prozesse. In enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen der Stadtwerke wurden die bestehenden Prozesse analysiert und Verbesserungspotenziale identifiziert. Ein besonderer Fokus lag dabei auf der Automatisierung und Vereinfachung von Routineaufgaben, um die Effizienz zu steigern und die Mitarbeitenden kontinuierlich weiter zu entlasten. Dabei wurde stets darauf geachtet, dass die Compliance-Vorgaben eingehalten und Anpassungen zeitnah umgesetzt wurden.
Auch nach der initialen Optimierung unterstützte mindsquare die Stadtwerke Bielefeld weiterhin. Neben der Überwachung der Systeme und der Fehlerbehebung, sofern nötig, wurden regelmäßige Updates und Erweiterungen des Systems eingeführt und umgesetzt, um mit technologischen Entwicklungen Schritt zu halten. Darüber hinaus wurde eine kontinuierliche Dokumentation aller Maßnahmen durchgeführt, um Transparenz gegenüber den Mitarbeitenden zu schaffen und das Wissen langfristig im Unternehmen zu verankern.
Mit der Entscheidung, externe Unterstützung in Anspruch zu nehmen, haben die Stadtwerke Bielefeld den Grundstein für einen fortlaufend reibungslosen Ablauf des täglichen Betriebs, der Verwaltung und Pflege des Systems sowie für eine erfolgreiche Prozessoptimierung gelegt. Darüber hinaus konnten sie wie gewünscht ihre Effizienz steigern und den administrativen Aufwand reduzieren.
Die Zusammenarbeit zwischen den Stadtwerken Bielefeld und mindsquare ist ein gelungenes Beispiel dafür, wie flexible und skalierbare externe Unterstützung als Chance zur Optimierung bestehender Prozesse genutzt werden kann.
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