Wie Sie parallele Genehmigungsprozesse im SAP-Workflow nutzen
Die SAP Standard-Workflows entsprechen häufig nicht den Anforderungen eines modernen Unternehmens. Ein Genehmigungsprozess läuft im Standard beispielsweise sequenziell ab. Dabei können Parallelprozesse in Kombination mit Blockelementen oft eine deutlich wartbarere, übersichtlichere und flexiblere Lösung bringen.
Soll zum Beispiel ein Abwesenheitsantrag durch mehrere Genehmiger abgesegnet werden, werden diese im Standard sequenziell durchlaufen. Da die Bearbeiter in der Regel wichtigere Dinge zu tun haben als Anträge zu genehmigen, kann es hierbei schon einmal vorkommen, dass ein Genehmigungsworkitem mehrere Tage bei einem Bearbeiter liegen bleibt. Durch den sequenziellen Ablauf der Genehmigung summieren sich hierbei die Bearbeitungszeiten, sodass der Antragssteller sehr lange auf die Genehmigung warten muss.
Der klassische Lösungsansatz
Die im obigem Beispiel angesprochene Wartezeit, die durch eine sequenzielle Bearbeitung entsteht, würde durch eine parallele Bearbeitung deutlich verkürzt werden. Um diese Anforderung technisch umzusetzen, wäre der klassische Lösungsansatz, parallele Verarbeitungsstränge zu modellieren (siehe Abbildung 1).
Ein klassischer Ansatz zur parallelen Verarbeitung
Dieser Lösungsansatz bringt allerdings einige Nachteile mit sich:
- Fehleranfälligkeit
- schlechte Wartbarkeit
- weitere Bearbeiter führen jedes Mal zu einer Anpassung des Workflowmusters
- wenig Übersichtlichkeit, insbesondere bei vielen Genehmigungsinstanzen
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Das Blockelement im SAP Business Workflow
Um die Anforderung der Parallelverarbeitung im Genehmigungsprozess mit einem wartbaren, übersichtlichen und vor allem erweiterbaren Workflow zu lösen, bietet sich das Blockelement an (siehe Abbildung 2). Diesem kann z.B. eine Tabelle mit den Bearbeitern übergeben werden.
Jede Zeile der übergebenen Tabelle steht für einen parallelen Strang der innerhalb des Blockelements eingefügten Schritte. Sollen wie im obigem Beispiel 3 Personen einen Antrag genehmigen, wird eine Tabelle mit drei Zeilen aufgebaut.
Es werden automatisch drei parallele Genehmigungsworkitems erzeugt. Nach der Genehmigung der drei Workitems oder nach der Ablehnung eines der drei Workitems wird der Workflow fortgesetzt.
Parallele Verarbeitung mittels Blockelement
Verglichen mit der klassischen Lösung zeigt sich an den Kriterien Wartbarkeit, Übersichtlichkeit und Erweiterbarkeit, welche Vorteile durch das Blockelement entstanden sind:
- Der Aufbau des Workflows bleibt sehr schlank. Dadurch erhöht sich dessen Übersichtlichkeit.
- Bei Problemen in der Funktionalität entstehen weniger Aktivitäten, die zu Fehlern führen könnten, was das Finden der Problemursache erleichtert.
- Als stärksten Vorteil des Blockelements sehe ich aber die Erweiterbarkeit.
- Kommen weitere Genehmigungsinstanzen hinzu oder werden diese weniger, muss nur die Tabelle, die dem Workflow übergeben wird, angepasst werden. Soll den Genehmigern zusätzlich eine E-Mail als Benachrichtigung gesendet werden, muss dieser Schritt nur an einer Stelle eingefügt werden.
Aufgrund der langjährigen Erfahrung, die wir von ACTIVATEHR in ESS/MSS- und Workflowprojekten gesammelt haben, können unsere Berater auf ein umfangreiches Spektrum an Best Practices zurückgreifen, zu denen auch der Umgang mit Blockelementen gehört.
