SAP Payroll PY – Personalabrechnung für SAP HR/HCM

In Deutschland haben wir eine der komplexesten Personalabrechnungen (engl. Payroll) weltweit. Interne Besonderheiten, gesetzliche Bestimmungen und die nicht immer einfache Analyse der Daten stellen tausende Arbeitgeber vor eine große Herausforderung.

Umso wichtiger ist dabei eine zuverlässige, umfassende IT-Unterstützung, denn ein korrekter Entgeltnachweis und eine pünktliche Zahlung des Lohns bzw. des Gehalts ist für die meisten Arbeitnehmer heutzutage eine Selbstverständlichkeit. Im SAP HR System übernimmt das Modul SAP Payroll (PY) die Entgeltabrechnung.

SAP Payroll (PY)

Die SAP bietet mit ihrem ERP-System ( seit neuestem auch mit SAP S/4HANA) Software, mit der Unternehmen samt all ihrer Prozesse digital abgebildet werden können.

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Herausforderungen in der Personalabrechnung/Payroll

Anpassungen auf die eigenen Bedarfe

So vielfältig wie Ihr Unternehmen selbst, ist häufig auch die Personalabrechnung. Im Rahmen der Mitarbeiterbindung haben sich viele Unternehmen beeindruckende Konzepte für die Personalabrechnung erarbeitet. Darunter fallen neben der Abrechnung und Behördenkommunikation auch Sonderleistungen für die Mitarbeiter: Unterstützung beim Vermögensaufbau, Altersvorsorgekonzepte, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Zuschuss zum Krankengeld und vieles mehr. Darüber hinaus gibt es auch Konzepte wie Altersteilzeit oder Kurzarbeit die abgebildet werden. All diese Konzepte und Leistungen erfordern neben der Konzeption und Planung  am Ende natürlich auch die Umsetzung im System. Kennen Sie das nicht auch, den Kopf voller Ideen, aber was kostet die Realisierung, wo sind die Grenzen?

Gesetzliche Bestimmungen

Ein Jahr beginnt und neue gesetzliche Bestimmungen treten in Kraft. Alleine die Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2015 – LStÄR 2015 ist ein 32-Seitiges Dokument und bei Sozialversicherung etc. sieht es nicht besser aus. Jedes Jahr müssen bei der Jahresabrechnung, aber auch bei den monatlichen Aktivitäten, zahlreiche Erneuerungen berücksichtigt werden. Wie kann ich da am Besten den Überblick behalten, wie bekomme ich die Sicherheit nichts zu vergessen?

Schnittstellen im SAP Payroll / SAP PY

Erst durch die Schnittstellen des Personalabrechnung entsteht der volle Nutzen und die Einsparung von Zeit und Vermeidung der Fehler durch Automatisierung der Prozesse. Doch welche Möglichkeiten habe ich die Daten an das Finanzamt und die anderen Behörden und relevanten Stellen zu übertragen? Wie pflege ich die Krankenkassen und halte Sie aktuell? Welche Möglichkeiten habe ich zur Übertragung? Möchten Sie die Personalabrechnung SAP Payroll Outsourcen oder Partnerunternehmen Insourcen?

Möglichkeiten des SAP Standards rund um die Personalabrechnung

Chancen und Möglichkeiten in den SAP PY Prozessen

Die Personalabrechnung im SAP Standard berücksichtigt bereits viele Konzepte und Best Practice die von Unternehmen umgesetzt wurden. Darunter fallen natürlich prinzipiell erst einmal die Standard Anwendungsfälle:

• Bruttofindung
• Nettoberechnung
• Abrechnung mit Anbindung an FI

SAP Payroll (PY) Entgeltnachweis

Darüber hinaus können Folgeaktivitäten ausgeführt werden. So kann Beispielsweise ein Entgeltnachweis für die Mitarbeiter erstellt werden und selbstverständlich die Zahlung durchgeführt werden. Darüber hinaus können maschinell die Informationen an die Sozialversicherung , sowie die seit 2009 verbindlichen DEÜV (Datenerfassungs- und Vermittlungsverordnung)-Meldungen erstellt und übermittelt werden. Folge und Nebenaktivitäten rund um das Thema Lohnsteuer werden ebenfalls abgedeckt, darunter fällt die gesamte Kommunikation mit der Finanzverwaltung wie Lohnsteueranmeldung, Verwendung der elektronischen Lohnsteuerkarte und vieles mehr.

Personalabrechnung Easy Access

Die Durchführung dieser Folgeaktivitäten kann Punkt für Punkt im SAP Easy Access Menü durchgegangen werden, dadurch kann am Ende des Monats strukturiert die Abrechnung durchgeführt werden und die Gefahr, dass bei den zahlreichen Aktivitäten etwas vergessen wird, wird so minimiert.

Lassen Sie uns doch gemeinsam Ihre Prozesse analysieren und schauen ob Sie das volle Potential ausschöpfen. Wir haben bereits Erfahrung mit der Einführung von SAP PY und unterstützen Sie gerne, bei der Umsetzung ihrer Abrechnungsprozesse und Features für Ihre Mitarbeiter im System.

Gesetzlichen Anforderungen gerecht werden

Jährlich passt die SAP ihr Modul Payroll zur Personalabrechnung an gesetzliche Bestimmungen an und räumt durch Hinweise Fehler auf. Darüber hinaus gibt es einmal pro Jahr ein großes Update zum Jahreswechsel, bei dem alle gesetzlichen Änderungen umgesetzt werden. Die Hinweise enthalten zudem weitere Arbeitsschritte die notwendig sind um die neuen Änderungen umsetzen zu können. Auf diesem Wege kann sichergestellt werden, dass alle gesetzlichen Änderungen immer auf dem aktuellen Stand sind.

Digitale Übertragung Ihrer Daten an die wichtigen Stellen

Die Schnittstellen zu den unterschiedlichen relevanten Institutionen sind vielfältig und die Pflege funktioniert nicht immer problemfrei. Was ist die Ursache? Häufig sind beispielsweise Listen von Krankenkassen extrem lang, eine händische Pflege macht keinen Sinn, Dateien für den Import und beispielsweise den aktuellen Bemessungssätzen erleichtern die Arbeit und verhindern Fehler. Zudem bieten die Empfänger der digitalen Dokumente die Möglichkeit an Testdokumente zu senden und eine entsprechende Antwort und Prüfung der gesendeten Dokumente durchzuführen, das hilft ungemein bei der Analyse. Gerne spreche ich mit Ihnen über Ihre Schnittstellen und überlege mit Ihnen gemeinsam eine Lösung.

SAP Payroll (PY)

Die SAP bietet mit ihrem ERP-System ( seit neuestem auch mit SAP S/4HANA) Software, mit der Unternehmen samt all ihrer Prozesse digital abgebildet werden können.

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Payroll Control Center

Das Payroll Control Center Add On ist Teil des HR Renewal Pack 2.0. In ungefähr 80% der Unternehmen werden Abrechnungen von spezialisierten Mitarbeiter:innen durchgeführt,  das führt zu einer Intransparenz im Wissensaustausch. Eine Lösung des Problems bietet Payroll Control Centers, die Vereinfachung und Sicherung des Lohnabrechnungs-Prozesses.

Während dem Prozess der Lohnabrechnung werden eine Menge Bestätigungen von verschiedensten Personen benötigt. Sie stellen sicher, dass formelle Faktoren, wie beispielsweise Steuern, richtig abgerechnet werden. Dies nimmt natürlich sehr viel Zeit in Anspruch, da diese Aufgaben teilweise noch manuell erledigt werden muss. Im Payroll Control Center können über „Bestätigungsregeln“, die individuell auf das Unternehmen angepasst sind, kann man selbst festlegen, wie und was das Payroll Center für Kriterien als potenzielle Fehlerquellen sieht.

On Premise Payroll vs SuccessFactors Employee Central Payroll

Fazit

Die Personalabrechnung SAP Payroll der SAP bietet sowohl für kleinere und mittelständische Unternehmen als auch für große Unternehmen zahlreiche Vorteile. Wie häufig im SAP bietet insbesondere die Integration mit weiteren SAP Komponenten und die bruchfreie Übertragung der Daten den größten Benefit. Zudem bietet die digitale Übertragung zu Krankenkassen, Finanzämtern und anderen relevanten Stellen eine große Arbeitserleichterung. In kleineren Unternehmen wird in der Regel eher mit der manuellen Ausführung der Abrechnung und Folgeaktivitäten gearbeitet, in größeren Unternehmen findet eine Automatisierung über die Einplanung als Job und die anschließende Auswertung der Protokolle statt. Insgesamt bietet SAP PY eine gute Möglichkeit der Personalabrechnung und profitiert von den bereits gepflegten und erfassten HR Daten im SAP.

Sie möchten näheres zu den Möglichkeiten der Personalabrechnung wissen?

In diesem Beitrag wird das Thema Personalabrechnung nur ganz allgemein beleuchtet, mir ist bewusst, dass ihr Unternehmen und ihre Probleme komplex sind! In einem kostenlosen Gespräch spreche ich gerne mit Ihnen über Ihre Anforderungen an die Personalabrechnung. Unsere SAP HCM Entwickler können Ihnen in unserem Testsystem die Chancen und Möglichkeiten präsentieren und den Fokus auf die Bereiche setzen, die Sie interessieren.

FAQ

Was ist Payroll?

Die Gehaltsabrechnung ist der Prozess, mit dem Arbeitgeber einen Mitarbeiter für die geleistete Arbeit bezahlen. … Ein effektiver und effizienter Lohnabrechnungsprozess stellt sicher, dass die Mitarbeiter genau und konsistent bezahlt werden und gibt der Personalabteilung die Möglichkeit, sich auf andere Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren.

Welche Herausforderungen gibt es in der Personalabrechnung?

In der Personalabrechnung steht die HR-Abteilung vor einigen Herausforderungen. Zum einen müssen Sie darauf achten das Vorhaben auf die eigenen Bedarfe anzupassen. Außerdem müssen gesetzliche Bestimmungen, wie beispielsweise die Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien – LstÄR 2015, beachtet werden.

Warum sollte man Payroll im Unternehmen einsetzen?

Es gibt verschiedene Gründe Payroll im Unternehmen einzusetzen:

• Neue Cloud-typische Funktionen wie Self-Services können mit SuccessFactors Employee Central genutzt werden
• Die gesamte Compliance, Wartung und Pflege liegen beim Cloud-Anbieter
• Die bestehenden SAP-HR-Lizenzen werden von SAP übertragen.