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SuccessFactors Recruiting einführen – So gestalten Sie die Implementierung
Der Rekrutierungsprozess hat sich zu einer strategischen Funktion entwickelt, die den Erfolg und das Wachstum eines Unternehmens maßgeblich beeinflusst. Um in diesem wettbewerbsintensiven Umfeld die Nase vorn zu haben, setzen immer mehr Unternehmen auf innovative Technologien und fortschrittliche Lösungen. Eine dieser Lösungen ist SuccessFactors Recruiting, ein Modul der umfassenden SAP SuccessFactors Suite. Doch wie gelingt die reibungslose Einführung dieser Software? In diesem Blogbeitrag gebe ich Ihnen einen Einblick in ein erfolgreiches Implementierungsprojekt von SuccessFactors Recruiting.
Was ist SuccessFactors Recruiting?
SuccessFactors Recruiting ermöglicht es Unternehmen, ihre Einstellungsverfahren digital zu gestalten. So unterstützt das Modul bspw. in den Bereichen Bewerbermanagement, Stellenanzeigen, Talentpools und der Candidate Experience. Mit SuccessFactors Recruiting können Sie alle Schritte des Bewerbungsprozesses von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung übersichtlich verwalten, Stellenausschreibungen auf verschiedenen Portalen veröffentlichen und den Recruiting-Prozess durch umfangreiche Analysen im Blick behalten. Wie auch die übrigen Module von SuccessFactors basiert Recruiting auf Cloud-Technologie, wodurch sämtliche Vorgänge im Bereich Talentakquise effektiv abgewickelt und unternehmensweit vereinheitlicht werden können.
Kundenbeispiel: Recruiting-Prozesse harmonisieren
In unserem Kundenbeispiel handelt es sich um ein Unternehmen in der Automotive-Branche mit rund 1.000 Mitarbeitenden, das an mehreren Standorten agiert. Der Kunde war mit der Herausforderung konfrontiert, dass bis dato jeder Standort seine eigene Recruiting-Strategien hatte, was zum einen zu einer unbeständigen Recruiting-Qualität führte und zum anderen auch eine längere Time-to-Hire ausgelöst hat.
In Workshops und Vorgesprächen zwischen unseren HR-IT-Experten und den Kunden war die Zielsetzung „einheitliche, unternehmensweite Recruiting-Prozesse“ schnellt gesetzt. Um dies zu erreichen, entschied sich das Unternehmen für die Einführung einer digitalen Recruiting-Lösung: SuccessFactors Recruiting.
Projektbeteiligte für einen erfolgreichen Ablauf
Auch in diesem Projekt ist entscheidend, alle wichtigen Stakeholder von Beginn an mit ins Boot zu holen. Dazu zählen im Bereich Recruiting in der Regel:
- Head of HR
- Head of IT
- Key User
- Change-Management
- Process Owner
- Betriebsrat
Das Einbeziehen und Zurate ziehen dieser Personen(-gruppen) ist wichtig für zentrale Entscheidungen, damit sich alle beteiligten Parteien auf einen Plan einigen. Jede Partei bringt Wünsche und Forderungen mit, die berücksichtigt werden, soweit sie sinnvoll und umsetzbar sind.
Das Implementierungsprojekt vorbereiten
Die Vorbereitung der Implementierung lässt sich in drei Phasen aufteilen:
Interviews: Hier werden alle wichtigen Stakeholder befragt, was für sie wichtig für den Recruiting-Prozess ist und welche individuellen Voraussetzungen die Standorte (global) mitbringen.
Workshops: Ergebnisse aus der Interview-Phase werden hier entlang der Hauptprozesse (Stellenveröffentlichung, Bewerberpipeline an sich, Onboarding-Prozesse etc.) evaluiert, sodass sich die Beteiligten auf einen Prozess einigen können. Wenn Prozesse in bestimmten Standorten zufriedenstellend ablaufen, wird an diesen Stellen geschaut, woran das liegt und ob die Faktoren auch auf die anderen Standorte übertragbar sind. An dieser Stelle sind die Beteiligten alle Heads of HR, die Owner der SAP-Systeme und dedizierte Recruiter.
Abnahme: Hier findet eine Ergebnispräsentation durch das Projektteam statt, die an der Vision, also dem zuvor erörterten Zielbild, orientiert ist. Alle wichtigen Bereiche segnen den Plan ab. Die Verantwortlichen der entsprechenden Bereiche schauen, ob die Ergebnisse durchführbar und zufriedenstellend sind. Haben alle Bereiche, in diesem Fall Steering, Heads of HR und Head of IT, ihr OK gegeben, besteht der nächste Schritt in der Erstellung des Projektplans, der auf den Ergebnissen dieser Vorbereitungsphase basiert.
Projektplan und Ablauf der Implementierung
In dem Projektplan werden alle wichtigen Schritte festgehalten und übersichtlich organisiert. Es kann vorkommen, dass die Implementierung in mehreren Wellen abläuft, diese Wellen werden auch im Projektplan dargestellt und in ihre einzelnen Bestandteile und Phasen aufgetrennt. Unsere Experten setzen bei der Projektplanung auf Agilität und Bedürfnisorientierung, sodass sie schnell und flexibel auf Veränderungen jeglicher Art reagieren können.
Auszug Projektplan Einführung SuccessFactors Recruiting
Bei der Darstellung handelt es sich um einen Originalauszug aus dem genutzten Projekttool. Als übergeordneten Schritt erkennen Sie die Bezeichnung „Wave 1“. Es handelt sich dabei um die erste Welle, in der das Projekt durchgeführt wurde. In unserem Kundenbeispiel folgten nach der ersten Welle noch zwei weitere, in denen das Projekt auf immer mehr Länder ausgeweitet wird.
Workshops und Auslieferung der Best Practices
Der erste Schritt des Projektplans nennt sich „Workshops & Prep“. Gemeint ist damit die Durchführung der zuvor angesprochenen Workshops und die allgemeine Vorbereitung auf die Umsetzung der Einführung. Der nächste Schritt „SFSF Recruiting BP“ beinhaltet die Auslieferung der Best Practices und die Konfiguration. Das Ergebnis ist eine Art Doku für den Kunden.
Umsetzung Requisition to Post und Application to Hire
Der nächste Schritt besteht aus zwei einzelnen Prozessen: Zum einen aus „Req2Post“ (Requisition to Post). Hier werden die Stellenausschreibungen in den Mittelpunkt gerückt. Von der Anlage bis zum Posting werden die Prozesse optimal an die Bedürfnisse der Stakeholder angepasst. In dieser Phase kommen die Best Practices unserer Experten zum Einsatz. Unsere Experten betrachten gemeinsam mit Ihnen die Infrastruktur und nehmen wichtige Konfigurationen vor, sodass das Fundament zur Implementierung steht.
Der zweite Schritt ist „App2Hire“ (Application to Hire). Hier passen unsere Experten den Prozess von der Bewerbung bis zur Einstellung an. Zusätzlich nehmen unsere Experten auch übergreifende Themen, wie die Berechtigungen und das User-Management in den Blick.
Iterationsanpassungen
Im Schritt der „Iterationsanpassungen“ hatte der Kunden die Möglichkeit, das System für einen bestimmten Zeitraum zu testen und alles, was Fragen aufwirft oder Zweifel weckt, zu kommunizieren, sodass an den Stellen Anpassungen vorgenommen werden können. Nachdem diese Herausforderungen beseitigt sind, können Sie das System erneut testen und erneut Anpassungswünsche äußern. Hier testen die Kunden das System praxisnah auf Herz und Nieren.
Die Entscheidung für ein neues HR-System wie SuccessFactors ist gefallen und Sie stehen nun grundsätzlich vor der Frage: Wie führe ich die Software in meinem Unternehmen ein? Dann finden Sie in diesem Live-Webinar Antworten: Unser HR-Digitalisierungsexperte Shawn Sweeney teilt seine Erkenntnisse und Best Practices aus SuccessFactors-Implementierungsprojekten mit Ihnen. Sie erfahren, welche Vorgehensweise am besten zu Ihrem Unternehmen passt und wie Sie gängige Stolpersteine vermeiden – unabhängig davon, ob Sie SuccessFactors oder eine andere HR-Suite einführen.
Fazit
Durch Automatisierungen und übersichtliche Analysen, die Ihnen SuccessFactors Recruiting ermöglicht, gewinnen Sie qualitativ hochwertige Prozesse und tiefe Einblicke in alle wichtigen Daten. Das Kundenbeispiel zeigt im Überblick, wie eine Implementierung beispielhaft aussehen kann – gerne stehe ich Ihnen für weitere Fragen rund um SuccessFactors-Themen zur Verfügung.
