3 Möglichkeiten für eine Payroll mit Workday
Das Wartungsende von SAP HCM (Human Capital Management) im Jahr 2027 veranlasst viele Unternehmen, ihre HR-IT-Struktur zu überdenken und nach einer zukunftssicheren Lösung für ihre Gehaltsabrechnung zu suchen. Workday könnte die Antwort auf die Frage nach einer Payroll-Lösung sein. Als umfassendes System bietet Workday nicht nur eine Alternative zu SAP HCM, sondern auch eine Integration der Payroll-Funktionen. Doch was macht eine gute Payroll-Lösung aus und wie können Sie Workday für Ihre Payroll einsetzen?
Workday selbst bietet noch keine Payroll-Lösung für den deutschen Markt an, da sie die gesetzlichen Anforderungen in Deutschland nicht erfüllt. Daher geht es im folgenden Beitrag darum, wie die Implementierung einer Payroll im Zusammenhang mit Workday möglich ist. Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, wie Sie eine Payroll mit Workday umsetzen können.
Eine eigene Schnittstelle implementieren
Die Implementierung einer maßgeschneiderten, selbstgebauten Schnittstelle ist eine Möglichkeit, SAP HCM bzw. H4S4 in Workday zu integrieren. Durch die individuelle Entwicklung ist die Integration von spezifischen Anforderungen und Prozessen nahtlos in beide Systeme möglich. Bei dieser Variante erfolgt die Gehaltsabrechnung im SAP-System, alle anderen HCM-Funktionen laufen parallel in Workday.
Die Vorteile dieser Lösung sind:
- Lose Kopplung: Die Systeme können unabhängig voneinander agieren und Änderungen oder Upgrades können ohne große Auswirkungen durchgeführt werden. Außerdem ist ein schneller Austausch eines Systems in einer heterogenen IT-Landschaft möglich.
- Lizenzkosten: Es fallen keine regelmäßigen Lizenzkosten an, da die Schnittstelle eigens entwickelt ist.
- Unabhängigkeit von Anbietern: Die selbstentwickelte Schnittstelle bietet den Unternehmen eine Unabhängigkeit von Anbietern.
- Schnittstelle für andere Systeme: Die entwickelte Schnittstelle ist als umfangreiche Zukunftsinvestition anzusehen, da die Nutzung auch für die Integration anderer Systeme möglich ist.
- Stark individualisierbar und anpassbar: Die Schnittstelle kann genau an Ihre individuellen Anforderungen und Prozesse angepasst werden.
Nachteile einer solchen Schnittstelle können Folgende sein:
- Hohe Implementierungskosten: Die Entwicklung und Implementierung einer maßgeschneiderten Schnittstelle erfordert einen hohen finanziellen Aufwand.
- Lange Implementierungsdauer: Die Entwicklung und Implementierung einer individuellen Schnittstelle ist zeitaufwändig.
- Wartungsaufwand: Damit die Schnittstelle reibungslos nutzungsfähig ist, braucht diese aufwendigen und regelmäßigen Wartungen, die menschliche und finanzielle Ressourcen binden.
- Know-how ist nötig: Um die Schnittstelle effektiv zu warten und zu verwalten, ist intern ein gewisses Maß an technischem Know-how erforderlich.
Outsourcing der Payroll
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Entgeltabrechnung an einen Managed Service wie alight auszulagern und gleichzeitig Workday als ganzheitliches HR-IT-System zu nutzen. Die Workday Global Payroll powered by alight bietet darüber hinaus die Entgeltabrechnung für internationale Unternehmen, die es ermöglicht Mitarbeitende aus verschiedensten Ländern bezahlen zu können. Diese Option bietet Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, sich auf Ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren, während die Verantwortung für die Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister ausgelagert wird.
Vorteile:
- Zeitersparnis: Durch die Auslagerung sparen Unternehmen Zeit und Ressourcen.
- Compliance abgedeckt: Der Managed Service stellt sicher, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung den gesetzlichen Vorschriften und Compliance-Anforderungen entspricht.
- Wenig internes Know-how erforderlich: Da der Managed Service die Verantwortung für die Gehaltsabrechnung übernimmt, benötigen Unternehmen nur wenig internes Knowhow.
- Zentrale globale Lösung: Durch die Nutzung eines globalen Managed Service können Unternehmen eine einheitliche Payroll-Lösung für ihre weltweiten Standorte sicherstellen.
Nachteile:
- Hohe laufende Kosten: Die Auslagerung ist hohen laufenden Kosten verbunden, die möglicherweise nicht mit den Einsparungen durch die Auslagerung der Gehaltsabrechnung aufgewogen werden können.
- Abhängigkeit vom Dienstleister: Unternehmen sind von ihrem Managed Service-Provider abhängig und müssen sich auf eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit verlassen können.
- Migrationsaufwand: Die Migration von Daten und Prozessen zu einem neuen Managed Service-Provider ist zeitaufwändig und komplex und erfordert unter Umständen zusätzliche Ressourcen.
Nutzung von marktüblichen Schnittstellen
Eine weitere Option besteht darin, marktübliche Schnittstellen, wie Shapein zu nutzen, um SAP HCM bzw. H4S4 in Workday zu integrieren. Im SAP-System findet dann die Gehaltsabrechnung statt und Workday umfasst die HR-IT-Landschaft. Diese Lösung bietet eine standardisierte und bewährte Methode zur Integration beider Systeme. Allerdings ist eine solche Schnittstelle von einem Drittanbieter zu erwerben. Auch diese Möglichkeit hat Vor- und Nachteile.
Zu den Vorteilen gehören folgende Punkte:
- Nicht bei null starten: Durch die Nutzung einer Schnittstelle wie Shapein müssen Unternehmen nicht bei null anfangen, da die Schnittstelle bereits entwickelt wurde.
- Markterprobt: Shapein ist eine bewährte Lösung, die von vielen Unternehmen erfolgreich eingesetzt wird und somit eine zuverlässige Option für die Integration darstellt.
- Schnelle Implementierung: Eine marktübliche Schnittstelle ermöglicht eine schnelle und effiziente Implementierung.
- Implementierung zum Festpreis: Shapein bietet Implementierungspakete zum Festpreis an, was Unternehmen Planungssicherheit und klare Kostenstrukturen bietet.
- Wartungsvertrag: Durch den Abschluss eines Wartungsvertrags können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Schnittstellenlösung stets auf dem neuesten Stand ist und eventuelle Probleme schnell behoben werden können.
- Entgeltabrechnung wie bisher in SAP HCM: Shapein ermöglicht es Unternehmen, ihre Entgeltabrechnung wie gewohnt in SAP HCM durchzuführen, was eine nahtlose Integration und einen reibungslosen Übergang gewährleistet.
Nachteile:
- Konzeptionsaufwand: Die Implementierung erfordert eine genaue Planung und Abstimmung, um sicherzustellen, dass die Prozesse richtig integriert werden.
- Abhängigkeit vom Dienstleister: Die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister wie Shapein erfordert eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit, um alle Anforderungen umzusetzen
- Migrationsaufwand: Die Migration von Daten und Prozessen in eine neue Schnittstellenlösung ist zeitaufwändig und komplex sein und erfordert möglicherweise zusätzliche Ressourcen und Aufwände.
- Know-how wird für beide Systeme benötigt: Um die Schnittstellenlösung effektiv zu verwalten und zu warten, ist ein gewisses Maß an Know-how für beide Systeme erforderlich.
Abb. 1.: Übersicht über alle drei Workday-Payroll-Optionen
Wie finden Sie die passende Option?
Die Umstellung von SAP HCM bis 2027 zwingt Unternehmen, alternative HR-IT-Lösungen in Betracht zu ziehen. Workday ist eine vielversprechende Option, auch wenn es für den deutschen Markt noch keine native Payroll-Lösung existiert. Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, mit Workday ihre Gehaltsabrechnungen umzusetzen: eine maßgeschneiderte Schnittstelle implementieren, die Payroll outsourcen oder marktübliche Schnittstellen nutzen. Jede Option hat ihre Vor- und Nachteile, aber die Investition in eine zukunftssichere Lösung ist wichtig. Für die Auswahl ist es von Bedeutung, Ihre Bedürfnisse und Anforderungen an eine Payroll-Lösung zu kennen. Wir unterstützen Sie gerne bei dieser Herausforderung. Melden Sie sich bei uns!
