Entgeltabrechnung optimieren: 5 typische Herausforderungen und ein Lösungsansatz
Hohe regulatorische Anforderungen, komplexe digitale Systemlandschaften – die Entgeltabrechnung stellt HR-Teams vor vielfältige Herausforderungen. Welche Risiken und Fehlerquellen sollten Unternehmen im Blick behalten? Wir geben einen Überblick und stellen eine Software vor, mit der Unternehmen ihre Payroll smart und zukunftssicher organisieren.
1. Hohe Fehlerquote und Komplexität
Die durchschnittliche Genauigkeit von Gehaltsabrechnungsprozessen weltweit betrug 2024 laut einer ADP-Studie nur 78 %. Das bedeutet, dass 22 % der Abrechnungen fehlerhaft sind. Die Korrektur dieser Fehler nimmt oft mehr als zwei Zahlungszyklen in Anspruch. In Deutschland ist die Lohnabrechnung aufgrund zahlreicher gesetzlicher Anforderungen und tariflicher Besonderheiten überdurchschnittlich komplex – die Bundesrepublik belegt im Global Payroll Complexity Index Report 2023 weltweit den zweiten Platz.
2. Steigende gesetzliche Anforderungen und häufige Änderungen
Knapp ein Viertel der Unternehmen kann mit den regelmäßigen Änderungen gesetzlicher Vorschriften nicht Schritt halten. Für 14 % der Unternehmen hatte dies laut Personio bereits rechtliche Konsequenzen. Zudem erwarten 65 % der Befragten, dass die Gehaltsabrechnung in Zukunft noch komplexer wird. Unternehmen müssen daher kontinuierlich in Compliance-Management und aktuelle Technologien investieren, um sich gegen rechtliche Risiken abzusichern.
3. Personalmangel und steigende Arbeitsanforderungen
Unternehmen stehen vor dem Dilemma, steigende Anforderungen an die Entgeltabrechnung zu erfüllen, während gleichzeitig Personalkosten gesenkt werden sollen.
Eine ADP-Studie zeigt: 57 % der Unternehmen kämpfen mit einem Fachkräftemangel in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Deshalb ziehen 69 % der Unternehmen die Auslagerung dieser Prozesse in Betracht. Dies verstärkt den Trend zur Automatisierung und Digitalisierung, um die Abhängigkeit von knappen Fachkräften zu reduzieren.
4. Heterogene Systemlandschaft
Viele Unternehmen setzen auf unterschiedliche Payroll-Systeme, insbesondere wenn sie international tätig sind. Die Integration dieser verschiedenen Lösungen ist oft umständlich, da Prozesse nicht durchgängig gestaltet sind und eine inkonsistente Datenbasis vorliegt. Dies erschwert nicht nur das Reporting, sondern stellt auch hohe Anforderungen an die Automatisierung und den Einsatz von künstlicher Intelligenz.
5. Veraltete Payroll-Systeme
Viele Unternehmen nutzen noch immer veraltete Payroll-Systeme, die nicht mehr den aktuellen technologischen Anforderungen entsprechen. Der Umstieg auf eine moderne HR-IT-Landschaft ist jedoch oft mit hohen Kosten und Unsicherheiten verbunden. Besonders in Deutschland besteht aktuell die Herausforderung, dass Unternehmen bis 2040 ihre SAP-HCM-Payroll-Lösung auf S/4HANA upgraden müssen.
Payroll-Software als strategischer Erfolgsfaktor
Die Investition in eine moderne Payroll-Lösung sollte nicht aufgeschoben werden. Verzögerte oder fehlerhafte Entgeltabrechnungen binden wertvolle Ressourcen und beeinträchtigen Ihre strategische Ausrichtung – gerade in Zeiten des Fachkräftemangels. Als HR-Abteilung müssen Sie daher die Entgeltabrechnung als strategische Aufgabe verstehen und aktiv gestalten.
Fehlerhafte Abrechnungen und intransparente Prozesse wirken sich zudem direkt auf die Employee Experience aus. 90 % der Unternehmen erhalten laut Personio mehrmals pro Jahr Beschwerden zur Gehaltsabrechnung. Verzögerungen oder falsche Abrechnungen können die Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Arbeitgeber erheblich belasten und im schlimmsten Fall die Arbeitgebermarke schädigen.
Nicht zuletzt reduziert eine moderne, integrierte Payroll-Lösung den administrativen Aufwand und steigert die Effizienz. So gewinnen Sie mehr Freiraum, um sich auf wichtige Themen wie Talentmanagement, Mitarbeiterentwicklung und Workforce Planning zu fokussieren.
Workday als zukunftssichere Lösung für Ihre Entgeltabrechnung
Die Wahl einer neuen Payroll-Lösung bedeutet in der Regel auch einen grundlegenden Wechsel Ihrer HR-IT-Plattform – oder zumindest kann ein solcher Wechsel sehr empfehlenswert sein.
Oft stellt sich die Frage, welche Lösungen optimal mit führenden HR-Cloud-Suiten zusammenarbeiten. Auch die Auswahl der passenden HR-Suite sowie die strategische Planung für die kommenden Jahre sind zentrale Aspekte.
Workday Global Payroll ist eine Cloud-basierte HR-Lösung, die eine leistungsstarke und nahtlose Integration mit verschiedenen Payroll-Systemen bietet.
- Globales Payroll-Partnernetzwerk: Mit über 100 länderspezifischen Payroll-Partnern sorgt Workday für eine harmonisierte und zentral gesteuerte HR- und Payroll-Strategie. So können Unternehmen die Payroll-Lösung wählen, die ihren Anforderungen am besten entspricht. Alle relevanten Daten und Prozesse laufen in einem System zusammen, wodurch Fehlerquellen minimiert und Abläufe beschleunigt werden.
- Nahtlose Integration: Workday Global Payroll ist keine herkömmliche Schnittstelle, sondern eine echte Integration. Datenänderungen erfolgen direkt in Workday und werden ohne Umwege ins Payroll-System geschrieben. Die Validierung findet nicht redundant statt, sondern ausschließlich im Payroll-System. Es gibt also keine doppelte Datenhaltung, sondern nur doppelte Eingabemöglichkeiten.
- Self-Services für Mitarbeitende: Mitarbeitende können ihre Gehaltsabrechnungen direkt in Workday abrufen, und auftretende Fehler werden sofort in der Workday-Oberfläche sichtbar.
Vom administrativen Aufwand zur strategischen Stärke: Workday kann Payroll
Workday ist eine zuverlässige und zukunftssichere Lösung für global agierende Unternehmen. Mit Workday steigern Sie Effizienz, Compliance und Transparenz – und gewinnen wertvolle Zeit für strategische HR-Themen.
Die Entgeltabrechnung entwickelt sich von einer administrativen Pflichtaufgabe zu einem strategischen Erfolgsfaktor. Unternehmen stehen vor komplexen Herausforderungen: steigende gesetzliche Anforderungen, Fachkräftemangel, hohe Fehlerquoten und eine heterogene Systemlandschaft erschweren effiziente Payroll-Prozesse. Gleichzeitig wächst der Druck, HR-Ressourcen sinnvoller einzusetzen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu stärken.
Mit unserer spezialisierten Workday-Beratung unterstützen wir Sie dabei, Ihre HR-Prozesse strategisch zu optimieren und maßgeschneiderte Implementierungskonzepte zu entwickeln. So rüsten Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher aus und sichern sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
Workday-Berater
Unsere Workday-Berater unterstützen Sie bei der Workday-Integration, damit Sie Personal- und Unternehmensplanung zusammenführen können.
