Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) im SAP
Inhaltsverzeichnis
Was ist die eAU?
Die eAU ist ein neues elektronisches Meldeverfahren, das Unternehmen seit dem 01.01.2023 verwenden müssen. Mit dieser geht der deutsche Gesundheitssektor einen Schritt in Richtung Digitalisierung, da Krankmeldungen digital übermittelt werden. Mit der eAU müssen Mitarbeitende den altbekannten „gelben Schein“ nicht mehr beim Arbeitgebenden und der Krankenkasse per Post bzw. händisch einreichen – die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird nun digital von der Praxis / dem Krankenhaus / der Kurklinik an den Arbeitgebenden und die Krankenkasse übermittelt.
Der Bundestag hat bereits am 18. September 2019 die Einführung der eAU beschlossen. Seit dem 01. Januar 2022 sind alle ärztlichen Praxen, die technisch gesehen dazu in der Lage sind, dazu verpflichtet, die eAU auszustellen. Seit dem 01.04.2022 haben alle SAP-Kunden die Möglichkeit, den eAU-Prozess bei sich einzuführen und schon jetzt zu nutzen.
Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass nicht alle Praxen und Einrichtungen an dem eAU-Verfahren teilnehmen. U. a. sind Privat-, Auslands-, Physio- und psychotherapeutische Praxen nicht dazu verpflichtet, die eAU einzuführen.
Wie läuft der Prozess mit der eAU ab?
Die eAU vereinfacht allgemein den Prozess der Krankmeldung:
- Wenn der Arbeitnehmende krank ist, meldet er sich wie gewohnt telefonisch beim Arbeitgebenden ab.
- In der Arztpraxis wird dann die Arbeitsunfähigkeit diagnostiziert und die eAU ausgestellt. Diese wird dann vom Fachpersonal elektronisch an die zugehörige Krankenkasse geschickt.
- Der Arbeitgebende wendet sich an die Krankenkasse, die diesem die Bescheinigung ebenfalls elektronisch übermittelt.
Bei der elektronischen Übermittlung erhalten Unternehmen folgende Informationen:
- Name des erkrankten Mitarbeitenden
- Datum der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
Des Weiteren steht in der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, ob ein Unfall oder sogar Arbeitsunfall Ursache der Arbeitsunfähigkeit ist bzw. die Folge eines Unfalls sein kann.
Vorteile der eAU
Die Einführung der eAU bringt Vorteile für alle Parteien, die bei einer Krankmeldung beteiligt sind (also Mitarbeitende, Arbeitgebende, Krankenkassen, und ärztliche / medizinische Praxen und Einrichtungen).
- Schnellere Übermittlung: Da auf den postalischen Weg verzichtet und die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch übermittelt wird, wird Zeit gespart.
- Sicherheit: Zudem sind Mitarbeitende keine vermittelnde Instanz mehr, da die Praxis die Informationen an Krankenkasse und Arbeitgebenden weiterleitet. Somit erhalten alle Teilnehmenden eine größere Sicherheit, dass die Bescheinigungen richtig und überhaupt ankommen.
- Geringere Kosten: Im Vergleich zur postalischen Übermittlung werden Kosten eingespart.
- Schneller Abruf des Krankheitsstands: Arbeitgebende sind in der Lage, den Krankheitsstand direkt abzurufen, wodurch sich die Arbeitsplanung bei krankheitsbedingten Ausfällen vereinfachen lässt.
- Lückenlose Dokumentation: Krankenkassen haben den Vorteil, dass sie die Krankheitszeiten lückenlos dokumentieren und so das Krankengeld immer richtig und rechtzeitig auszahlen können.
Was bedeutet die eAU für Ihr Unternehmen?
Für Sie bedeutet die eAU, dass Sie die Krankschreibungen Ihrer Mitarbeitenden nicht mehr von diesen erhalten, sondern die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von den Krankenkassen übermittelt werden. Da die Daten digital versendet werden, liegen diese innerhalb kürzester Zeit in Ihrem System vor. Doch dafür müssen Sie Ihr System zunächst auf die eAU vorbereiten, damit der Prozess reibungslos ablaufen kann.
Neben den technischen Aspekten kommen auch rechtliche Punkte hinzu, die Sie beachten müssen:
- Entgeltschnittstelle: Damit Sie die Daten von den Krankenkassen abrufen können, benötigen Sie eine Schnittstelle zu Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm.
- Sachverhalte, die Sie nicht mit der eAU erfassen können: Trotz der verpflichtenden Einführung der eAU wird es zukünftig Sachverhalte geben, die Sie noch in Papierform handhaben müssen. Dazu gehören die bereits zuvor erwähnten Praxen, die nicht zu einer eAU-Einführung verpflichtet sind. Auch Fälle, wie Beschäftigte, die ein Beschäftigungsverbot laut § 16 Abs. 1 Mutterschutzgesetz haben oder die Kinderkrankgeld bzw. Kinderverletztengeld erhalten, können nicht über die eAU erfasst werden.
- Berechtigungen: Rechtlich gesehen sind Sie nicht in der Lage, täglich bei den Krankenkassen die Erkrankungsdaten Ihrer Belegschaft abzufragen. Dies können Sie nur über eine Berechtigung machen, bspw., wenn Mitarbeitende Sie über ihre Arbeitsunfähigkeit informieren. Erst dann können Sie bei den Krankenkassen die Erkrankungsdaten anfordern.
eAU in das SAP-System implementieren
SAP-Kundschaft kann die eAU im SAP HCM oder in SuccessFactors implementieren. Für die Umsetzung im SAP HCM müssen Sie auf folgende Punkte achten:
To-Dos für die Umsetzung im SAP HCM
- Die SV-Informationen der gesamten Belegschaft einpflegen.
- Eine Schnittstelle für die Krankenkassen einrichten.
- Ausschlussgründe definieren, damit in entsprechenden Fällen das System keine Abfragen stellt.
- Sie müssen Ihre Abwesenheitsarten neu definieren, damit Mitarbeitende bzw. Führungskräfte über Employee bzw. Manager Self-Services (ESS/MSS) krankheitsbedingte Ausfälle selbst einpflegen können.
- Eine Attestpflicht erstellen, damit Mitarbeitende Meldungen erhalten, wenn kein Attest eingereicht wurde.
- Zudem müssen Sie die Jobs einplanen, die die Meldungen abarbeiten sollen.
- Zuletzt müssen Sie ggf. Ihre Zeitwirtschaft anpassen, da Sie einen neuen Prozess etablieren (bspw. wenn Mitarbeitende nur einen halben Tag krank sind).
Umsetzung in SuccessFactors
In SuccessFactors sieht die Umsetzung der eAU weniger kompliziert aus: Abwesenheiten können Sie in der Abrechnungssoftware (bspw. Employee Central Payroll oder im SAP ERP) replizieren, dafür müssen Sie jedoch die Schnittstelle anpassen. Für beide benötigen Sie Support Packages: Für Payroll benötigen Sie das Synchronization Support Package EA-HR SPA6 und für ERP benötigen Sie das Support Package 33 des Integration Add-Ons für SAP ERP und SAP SuccessFactors Employee Central.
Des Weiteren gibt es in SuccessFactors einen sogenannten eAU-Ausschlussgrund: Hier können Sie unterschiedliche Gründe hinterlegen, warum Sie die eAU an dieser Stelle nicht einsetzen können (z. B. wenn der Mitarbeitende im Ausland krank geworden ist). Dieses Feature finden Sie jedoch lediglich in der Early Adoption und müssen es zunächst durch Ihren SAP-Beauftragten freischalten lassen.
Vorteile der eAU-Umsetzung im SAP
- ESS/MSS-Möglichkeiten: Dank Employee bzw. Manager Self-Services können Mitarbeitende bzw. Führungskräfte Krankheitstage eintragen. Daneben ist auch das HR-Personal dazu in der Lage.
- Automatisierte Prozesse: Die Übermittlung der elektronischen AU läuft automatisiert ab – z. B. pflegen Mitarbeitende die Bescheinigung in Ihren Abwesenheiten ein und Führungskräfte können diese dann überprüfen und genehmigen.
Fazit
Mit der eAU müssen Mitarbeitende ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nicht mehr persönlich vorzeigen. Damit soll der große Bürokratieaufwand sowohl für Unternehmen als auch im Gesundheitswesen reduziert werden. Wenn Sie bereits SAP nutzen, dann können Sie die eAU im SAP HCM oder in SuccessFactors implementieren.
Wollen Sie die eAU in Ihr Unternehmen implementieren, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Dann kontaktieren Sie uns gerne! Wir unterstützen Sie dabei, die eAU in Ihrem Unternehmen zu implementieren.
Elektronische AU-Bescheinigung (eAU) Service im SAP-System
Wir unterstützen Sie bei der eAU in Ihrem SAP-System, sodass Sie den elektronischen Krankmeldungsprozess gesetzeskonform & effizient umsetzen. In Zeiten sich schnell ändernder gesetzlicher Anforderungen sind wir Ihr zuverlässiger Partner.
Seit dem 1. Januar 2023 sind Sie als Arbeitgeber ...
FAQ
Was ist die eAU?
Die eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) löst den altbekannten „gelben Schein“ ab und digitalisiert somit den Krankmeldungsprozess. So werden Aufwand, Zeit und vor allem Papier eingespart. Die eAU ist für Unternehmen seit dem 01. Januar 2023 verpflichtend.
Wie läuft der Prozess mit der eAU ab?
Wenn Mitarbeitende krank sind, melden sie sich lediglich beim Arbeitgebenden ab und gehen dann zum Arzt. Dort erhalten sie nicht mehr den typischen „gelben Schein“, da die Praxis die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch an die Krankenkasse weiterleitet und diese die Bescheinigung nach Anfrage des Arbeitgebenden fragen nach der Abmeldung des Mitarbeitenden bei der Krankenkasse nach der Bescheinigung, die dieser elektronisch erhält.
Wie implementieren wir die eAU in unser SAP-System?
SAP-Kundschaft ist in der Lage, die eAU in Ihrem SAP HCM oder in SuccessFactors zu implementieren. Während Sie bei der SAP-HCM-Implementierung auf mehrere Punkte achten müssen, läuft der Prozess in SuccessFactors schlanker ab – schließlich liegt die Schnittstelle hier im ERP-System bzw. in Employee Central Payroll.
