Erfolgsfaktor Zielbild – Leitplanken für die HR-IT-Transformation
Moderne HR-Plattformen sind weit mehr als nur Tools zur Verwaltung. Sie bilden die Grundlage für effiziente Prozesse, bessere Nutzererlebnisse und eine strategische Personalarbeit. Doch viele HR-Bereiche stehen vor der Herausforderung, veraltete Systeme abzulösen und gleichzeitig eine klare strategische Ausrichtung zu entwickeln, die Orientierung und Entscheidungssicherheit bietet. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum ein gut definiertes Zielbild, das auf die Umsetzung einer modernen HR-Plattform einzahlt, der Schlüssel zum Erfolg Ihrer HR-IT-Transformation ist und wie Sie es in vier praxisnahen Schritten entwickeln und verankern können.
Warum scheitern so viele Digitalisierungsprojekte im HR-Bereich?
Die Antwort ist ernüchternd: Es fehlt an einer klaren Vision. Viele Unternehmen stürzen sich in HR-Digitalisierungsprojekte, bei denen der Fokus auf neuen Technologien, technischen Funktionen und Systemen liegt.
Doch was bringt die beste Technologie, wenn nicht klar definiert ist, welches Ziel angestrebt wird? Ohne ein gemeinsames, einheitliches Zielbild, das beschreibt, wie die HR-Arbeit der Zukunft aussehen soll, verlaufen viele Projekte im Sand – oder werden deutlich teurer, komplexer und langwieriger als geplant.
Die Lösung: Ein klares Zielbild als Kompass der IT-Transformation
Ein klares Zielbild ist der zentrale Orientierungsrahmen für eine erfolgreiche HR-IT-Transformation, definiert die strategische Ausrichtung klar und beantwortet entscheidende Fragen: Wo wollen wir als HR-Bereich hin? Welche Rolle sollen HR und People Management in Zukunft spielen? Was bedeutet „modernes Arbeiten“ konkret für unser Unternehmen? Und vor allem: Nach welchen Prinzipien sollen wir bei schwierigen Entscheidungen handeln?
Kundenbeispiel aus dem öffentlichen Sektor – Veränderungsdruck als Ausgangspunkt
Ein konkreter Anwendungsfall eines Kunden stammt aus dem öffentlichen Sektor: Ein Unternehmen mit rund 5.000 Mitarbeitenden, organisiert als AöR, hatte SAP HCM seit Anfang der 2000er Jahre im Einsatz. Die Situation war geprägt von:
- hoher Abhängigkeit von Individualentwicklungen
- steigendem Wartungsaufwand bei gleichzeitig geringer Innovationsfähigkeit
- Druck durch das Wartungsende von SAP HCM
Betroffene Akteure berichteten von:
- Medienbrüchen und fehlenden Self-Service-Möglichkeiten bei den Mitarbeitenden
- HR- und IT-Abteilungen fokussierten sich auf Wartung statt Innovation
- Bewerbende beklagten lange Bearbeitungszeiten und Intransparenz
Vier Schritte zur erfolgreichen Zielbild-Entwicklung – „Der Weg zur modernen HR-IT-Plattform“
1. Orientierung & Ausgangspunkt
Am Anfang jeder erfolgreichen IT-Transformation steht die kritische Analyse der aktuellen Situation. Darauf aufbauend wird ein klares Zielbild entwickelt, das als Orientierungsrahmen dient. Um die Umsetzung zu steuern, empfiehlt es sich, Leitplanken als verbindliche Prinzipien festzulegen. Häufig genutzte Leitplanken sind beispielsweise:
- Standard vor Individualisierung: Anpassungen erfolgen nur bei eindeutigem fachlichem oder wirtschaftlichem Mehrwert.
- UX schlägt Hierarchie: Nutzerfreundliche und schlanke Prozesse haben Vorrang, auch wenn dafür bestehende Strukturen angepasst werden müssen.
- Cloud First: Cloudbasierte Lösungen sorgen für Skalierbarkeit und reduzieren Wartungskosten.
- Verständlichkeit vor Vollständigkeit: Prozesse werden einfach, transparent und nachvollziehbar gestaltet – auch wenn punktuell noch manuelle Schritte nötig sind.
2. Analyse & Weichenstellung
Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Analyse von Unternehmenskultur, Fähigkeiten und Alleinstellungsmerkmalen. Auf dieser Grundlage lässt sich die passende Softwarelösung (z. B. SAP SuccessFactors oder Workday) auswählen und eine Roadmap entwickeln. Dabei werden strategischer Fit, Zeitplan, Investitionen und eine KI-Strategie berücksichtigt. So wird sichergestellt, dass die Transformation nicht nur technologisch, sondern auch kulturell und organisatorisch verankert ist.
3. Umsetzung & Projektbewältigung
Die Einführung sollte auf einem klar strukturierten Projektplan basieren, der bewährte Systemstandards nutzt und eine pragmatische Umsetzung ermöglicht. Herausforderungen sind Teil jeder Transformation – entscheidend ist, diese offen zu adressieren und gemeinsam Lösungen zu finden. Ein starkes Projektteam, das flexibel reagiert und kontinuierlich dazulernt, ist hier der Schlüssel zum Erfolg.
4. Wirkung sichern & Zukunft gestalten
Der Erfolg einer IT-Transformation lässt sich nur anhand klar definierter KPIs messen. Typische Kennzahlen sind etwa der Digitalisierungsgrad von HR-Prozessen, die Akzeptanz und Nutzung von Selfservice-Angeboten, die Zufriedenheit der Belegschaft mit HR-Leistungen oder die Reduktion administrativer Aufwände. Eine kontinuierliche Datenauswertung ermöglicht fundierte Entscheidungen und schafft die Basis für eine nachhaltige Weiterentwicklung.
Erfolge und messbare Wirkung beim Kunden
- >95 % der Anträge werden medienbruchfrei digital abgewickelt.
- >80 % der Führungskräfte nutzen aktiv Selfservices.
- +18 % höhere Zufriedenheit mit der HR-Arbeit (laut internem HR-Barometer).
- Deutlicher Rückgang der Rückfragen bei den HR-Ansprechpartnern.
Diese messbaren Erfolge machen den Nutzen und die Rentabilität (ROI) sichtbar und schaffen eine fundierte Basis für die weitere Steuerung der HR-Transformation.
Strategie als Erfolgsfaktor: Warum nicht der Plan, sondern die Haltung entscheidet
Die Strategie für die Einführung war kein Nebenprodukt – sie war entscheidend. Der feste Projektplan orientierte sich an Best Practices und bestehenden Systemstandards, was zu optimierten Prozessen, hoher Akzeptanz und einfacher Wartung im Betrieb führte.
Dennoch zeigten sich im Projektverlauf auch typische Stolperfallen: Unklare Zielbilder führten zu Entscheidungsschleifen und Projektverzögerungen, zu große Gremien hemmten die Entscheidungsfähigkeit, und ein unterschätzter Change-Aufwand brachte Widerstände sowie Akzeptanzprobleme mit sich.
Ein Zielbild mit Zukunft: Offene Perspektive auf Innovation und KI
Ein Zielbild darf nicht nur die heutige Systemwelt abbilden – es muss offen für das Morgen sein. Neue Technologien wie SAP Joule zeigen, wohin die Reise geht: Sprachgesteuerte Assistenten, automatisiertes Skill-Matching, smarte Dashboards und prädiktives Reporting werden in den kommenden Jahren zur Realität. Wer heute an morgen denkt, sichert seine Investitionen doppelt.
Exkurs: SAP „Joule“ als nächste Evolutionsstufe im HR
SAP Joule ist der neue KI-Assistent von SAP, der als „Copilot“ in allen relevanten Anwendungen eingebettet wird. Er versteht natürliche Sprache, liefert kontextbezogene Antworten und schlägt proaktiv Handlungsoptionen vor. Ziel ist es, Mitarbeitende in Fachabteilungen effizienter zu unterstützen, Prozesse zu vereinfachen und Entscheidungen datenbasiert zu beschleunigen.
Rolle von SAP Joule in der HR-Zukunft
- Intelligente Assistenz für Fachabteilungen
- Sprachbasierte Interaktionen in SAP
- Nahtlose Integration in SAP Fiori Apps
Konkrete Use-Cases
- Bewerbungsprozess: Joule liefert Empfehlungen zur Kandidatenauswahl auf Basis von Skill-Matching.
- HR-Reporting: Sprachabfrage von Kennzahlen
- Mitarbeiterentwicklung: Vorschläge für Weiterbildungsmaßnahmen anhand von Kompetenzprofilen
Technologischer Ausblick
- SAP entwickelt Joule weiter zur zentralen KI-Schnittstelle
- Integration mit SAP SuccessFactors, S/4HANA und weiteren Modulen geplant
- Kontinuierliches Lernen aus Nutzungsdaten (unter Berücksichtigung der DSGVO)
Mehrwerte für die Organisation
- Entlastung der HR-Abteilung
- Verbesserte Nutzerakzeptanz durch intuitive Nutzung
- Beschleunigung von Entscheidungsprozessen
Fazit: Zielbild als strategisches Rückgrat der HR-IT-Transformation
Technologie allein reicht nicht aus, um eine erfolgreiche HR-IT-Transformation zu erreichen. Entscheidend sind ein klares Zielbild, das Orientierung gibt, sowie verbindliche Leitplanken und eine konsequente Umsetzung.
Ein klares Zielbild, gestützt durch verbindliche Leitplanken, macht Ihre Transformation erfolgreich. Die vier Schritte sind: Orientierung & Ausgangspunkt, Analyse & Weichenstellung, Umsetzung & Bewältigung im Projekt und Wirkung sichern & Zukunft gestalten. Entscheidend ist nicht ein perfekter Plan, sondern die konsequente Umsetzung einer durchdachten HR-IT-Strategie mit Blick auf die Zukunft.
Komplettpaket: SAP HR-Analytics mit SAP BW/BO
Mit unserer fertigen Lösung "Komplettpaket HR-Analytics" führen Sie Ihr neues HR-Dashboard in Höchstgeschwindigkeit ein.
FAQ
1. Warum braucht es ein Zielbild für die HR-Transformation?
Ein Zielbild gibt Richtung und Klarheit. Ohne eine gemeinsame Vision scheitern viele Digitalisierungsprojekte – sie werden zu teuer, zu langsam oder verlieren an Wirkung.
2. Wie entwickelt man ein Zielbild in der Praxis?
In vier Schritten:
- Aktuelle Situation analysieren
- Strategie und Leitplanken festlegen
- Umsetzung mit einem flexiblen Projektteam starten
- Wirkung messen und laufend verbessern
3. Welche Rolle spielt Technologie wie SAP Joule?
Moderne Tools wie SAP Joule bringen Effizienz und smarte Assistenz. Aber: Ohne klares Zielbild bleibt der Nutzen begrenzt. Technik braucht Strategie, nicht nur Umsetzung.
