Vorbereitung auf das SAP HCM Wartungsende: Was SAP-Kunden jetzt entscheiden müssen
Das Wartungsende für SAP HCM (On-Premises) rückt näher: SAP plant das Ende der Mainstream-Maintenance bis Ende 2027. Danach ist zwar optional eine Extended Maintenance bis 2030 möglich, aber für SAP-HCM-Anwender ist dennoch klar: Sie brauchen jetzt einen belastbaren Upgrade- und Transformationsplan.
Warum das Thema häufig zu spät angegangen wird
Viele Organisationen verwechseln Zeit mit Sicherheit und denken: „Wir haben ja noch bis 2027/2030.“ Dabei brauchen HR-IT-Transformationen Vorlauf, fachlich, technisch und organisatorisch.
- Fachlich: Es müssen Zielprozesse und das zukünftige Betriebsmodell definiert werden, damit Prozesse weiterhin funktionieren und Verantwortlichkeiten klar sind.
- Technisch: Die IT-Landschaft muss vorbereitet werden, inklusive Integration von Schnittstellen, Bereinigung und Migration von Daten, Prüfung und eventuelle Anpassung von Custom Code.
- Organisatorisch: Es braucht ein strukturiertes Change-Management und klare Governance-Strukturen, um die Akzeptanz zu fördern und Mitarbeitern Handlungssicherheit zu geben.
Wer zu spät startet, gerät schnell in ein Projekt, das von Termindruck statt von Qualität gesteuert wird. Unternehmen sollten die Vorbereitungen nicht länger aufschieben.
Die wichtigsten Fristen zur Vorbereitung auf das SAP-HCM-Wartungsende
- Bis 31.12.2027: Mainstream-Maintenance SAP Business Suite 7, darunter SAP ERP HCM
- 01.01.2028 bis 31.12.2030: Optional Extended Maintenance (mit Aufpreis)
- Bis 31.12.2040: Innovation Commitment für SAP S/4HANA
Diese Daten sind Planungsanker: Sie bestimmen, wie viel Zeit Sie realistisch für Auswahl, Blueprint, Implementierung, Tests, Payroll-Zyklen, Cutover und Stabilisierung haben.
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Was sind Handlungsoptionen für SAP-HCM-Anwender?
Eine allgemeingültig richtige Transformationsroute gibt es nicht. In der Praxis zeigen sich jedoch typische Handlungsoptionen, die je nach Ausgangslage sinnvoll sein können.
- SAP HCM im S/4HANA-Umfeld über Kompatibilitätspakete (Übergangslösung)
Wenn Sie S/4HANA bereits einsetzen oder eine Migration planen, können klassische ECC-Funktionalitäten in S/4HANA teilweise über sogenannte Kompatibilitätspakete weitergenutzt werden. Dabei handelt es sich ausdrücklich um befristete Nutzungsrechte, die von SAP als Übergang vorgesehen sind. Betroffene Funktionen müssen mittelfristig ersetzt oder auf alternative Lösungen umgestellt werden.
Einordnung: Das Modell verschafft Zeit, stellt aber kein tragfähiges Zielbild dar. - Weiterbetrieb von SAP ERP HCM mit verbleibender Wartung
Der Weiterbetrieb der bestehenden SAP-HCM-Landschaft ist eine häufig gewählte Option, um Planungsspielraum zu gewinnen und ein belastbares Zielbild zu entwickeln. Die zur Verfügung stehende Wartungszeit sollte dabei nicht als Verlängerung des Status quo verstanden werden, sondern als aktive Vorbereitungsphase für die nächste HR-IT-Generation.
Einordnung: Ein sinnvoller Schritt bei komplexer Zeitwirtschaft und Entgeltabrechnung – vorausgesetzt, die gewonnene Zeit wird konsequent genutzt. - SAP HCM for SAP S/4HANA („H4S4“)
Mit SAP HCM for SAP S/4HANA adressiert SAP Kunden, die weiterhin auf eine tief integrierte On-Premises-Lösung angewiesen sind, gleichzeitig aber eine zukunftsfähigere, S/4HANA-nahe Plattform benötigen. In der Praxis wird dieser Ansatz häufig als „H4S4“ bezeichnet.
Einordnung: Typischer Übergangs- oder Hybrid-Baustein, wenn ein vollständiger Wechsel zu SuccessFactors nicht kurzfristig möglich ist. - SAP SuccessFactors (Cloud)
Die Cloud-Strategie von SAP im HR-Umfeld und die Ausrichtung auf SuccessFactors ist klar kommuniziert. Unternehmen können die Plattform modular einführen, etwa mit Talent- oder Recruiting-Modulen starten, und schrittweise zu einem führenden HR-System ausbauen.
Einordnung: Besonders geeignet, wenn strategische HR-Prozesse schnell modernisiert werden sollen und Organisation, Betrieb und Integration konsequent cloudtauglich aufgestellt werden können. - Alternative HR-Suiten
Abhängig von der Ausgangssituation kann auch ein Wechsel auf eine alternative HR-Suite sinnvoll sein, insbesondere im Rahmen einer grundlegenden Neuausrichtung der HR-IT-Strategie.
Einordnung: Unternehmen gewinnen Gestaltungsfreiheit, müssen aber mit erhöhter Komplexität bei Integration, Datenmigration und im HR-Operating-Model rechnen.
Erhalten Sie wertvolle Einblicke in die besonderen Herausforderungen und maßgeschneiderten Lösungen für öffentliche Unternehmen mit hohen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen. Anhand eines Praxisbeispiels zeigen wir, wie ein Unternehmen des öffentlichen Sektors die Migration von SAP HCM erfolgreich umgesetzt hat – rechtzeitig vor dem Wartungsende, um Personalabrechnung und Zeitwirtschaft reibungslos sicherzustellen und gleichzeitig die Weichen für eine strategische Cloud-Zukunft zu stellen.
5 Schritte zur Vorbereitung auf das SAP-HCM-Wartungsende
In unseren Beratungsprojekten empfehlen wir eine schrittweise Vorbereitung mit klaren Meilensteinen. Jeder Schritt wird mit einem zuvor definierten Ergebnis abgeschlossen.
1.Strategie-Entscheidung vorbereiten
Ergebnis: Entscheidungsfähiges Konzept zu Zielbild und Nicht-Zielen, inklusive Optionen, Risiken, Kosten/Nutzen und Umsetzungszeitplan
Leitfragen:
- Soll HR-IT in Etappen in die Cloud oder ist ein On-Premises- / Hybrid-Zielbild notwendig?
- Welche Funktionen sind kritisch, zum Beispiel Payroll, Zeitwirtschaft, Tariflogiken, Länder, Integrationen?
- Was soll bewusst nicht Teil der ersten Welle sein?
2. Anforderungen strukturiert erfassen
Ergebnis: Priorisierte Liste mit HR-Funktionen, die abgebildet werden sollen, inklusive messbarer Zielgrößen
Empfehlung: Beschreiben Sie alle Anforderungen als Geschäftsfähigkeiten, zum Beispiel „Abrechnung rechtssicher im DACH-Raum“, „Time-to-Hire senken“, „Self-Services standardisieren“ und nicht als Systemfeatures.
3. Ist-Landschaft und Schnittstellen realistisch bewerten
Ergebnis: Transparente Landkarte Ihrer HR-IT, die einen Überblick gibt über Integrationen und Datenflüsse samt Risiken
Hinweis: Nachlässigkeiten in dieser Phase sorgen dafür, dass ein Projekt später „aus dem Nichts“ explodiert. Beugen Sie vor, indem Sie Schnittstellen, Berechtigungen, Eigenentwicklungen, Dritttools und Datenqualität im Vorfeld detailliert erfassen.
4. Technische und fachliche Umsetzbarkeit prüfen
Ergebnis: Konkrete To-do-Liste mit Aufwandstreibern (Custom Code, Add-ons, Daten, Testumfang, Cutover-Risiken)
Empfehlung: Wenn SAP HCM for SAP S/4HANA (H4S4) für Sie eine Option ist, sollten Sie folgende Punkte früh prüfen:
- HANA-Kompatibilität und notwendige Anpassungen
- Custom-Code-Bereinigung und Add-on-Strategie
- Testkonzept rund um Abrechnung/Zeitwirtschaft (Zyklen, Parallelrechnungen)
5. Roadmap, Governance und Transformationsdesign festlegen
Ergebnis: Umsetzungsfahrplan mit Release-Wellen, Verantwortlichkeiten, Budgetrahmen, Change-Plan
Stolperfallen: Eine Roadmap ohne Governance ist eine PowerPoint. Klären Sie daher wichtige Verantwortlichkeiten und Prozesse frühzeitig:
- Wer entscheidet über Scope-Änderungen?
- Wie wird Release- und Testmanagement organisiert (insb. bei Cloud-Anteilen)?
- Wie sichern Sie Payroll/Time während der Transformation ab?
Der reibungslose Wechsel beginnt jetzt
Das SAP-HCM-Wartungsende ist kein einfaches IT-Event, sondern ein strategischer HR-IT-Wendepunkt, der entsprechend vorbereitet werden muss. Die Fristen 2027 und 2030 geben den zeitlichen Rahmen vor. Ob daraus ein kontrollierter Umbau oder ein hektisches Rettungsprojekt wird, entscheiden Unternehmen aber jetzt, indem sie früh handeln oder zu lange abwarten.
Wer seine Wechsel-Optionen jetzt sauber bewertet, die Ist-Landschaft ehrlich analysiert und eine umsetzbare Roadmap etabliert, schafft Planungssicherheit und die Basis für einen reibungslosen Übergang in neue, zukunftsfähige IT-Systeme für Abrechnung, Zeitwirtschaft und HR-Services.
FAQ
Was bedeutet das SAP-HCM-Wartungsende für Unternehmen?
SAP sieht die Mainstream-Maintenance für „SAP Business Suite 7“-Kernanwendungen, inklusive SAP ERP HCM, bis 31.12.2027 vor. Optional und gegen Aufpreis ist eine Extended Maintenance bis 31.12.2030 möglich.
Welche Optionen gibt es, um sich auf das SAP-HCM-Wartungsende vorzubereiten?
Die wichtigsten Optionen sind: Nutzung verbleibender Wartungszeit mit klarer Transformationsroadmap, Umstieg auf SAP HCM for SAP S/4HANA (H4S4) als Übergangs-/Hybridbaustein, modulare Einführung von SAP SuccessFactors oder ein Wechsel auf alternative HR-Suiten.
Was ist beim S/4HANA-Kompatibilitätsmodus besonders zu beachten?
Compatibility Packs sind befristete Nutzungsrechte. SAP hat eine finale Übergangsphase kommuniziert. Betroffene Funktionen müssen bis dahin ersetzt oder umgestellt werden.
Warum ist ein Readiness-Check sinnvoll?
Ein Readiness-Check macht Aufwandstreiber und Risiken früh sichtbar (Custom Code, Add-ons, Datenqualität, Test-/Cutover-Aufwand) und verhindert, dass das Projekt in der Umsetzungsphase durch „Überraschungen“ gesteuert wird.
