Arbeitszeugnis: So erstellen und formulieren Sie rechtssicher
Ein sorgfältig und korrekt ausgestelltes Arbeitszeugnis ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wesentliches Instrument für professionelles Employer Branding. Allerdings stellt die Erstellung für viele Personaler eine Herausforderung dar. Laut der Haufe Zeugnis Studie 2023 landet inzwischen jede dritte Auseinandersetzung über ein Arbeitszeugnis vor Gericht – ein deutlicher Anstieg gegenüber 2015, als nur jedes vierte Unternehmen betroffen war. In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein Arbeitszeugnis ist, welche Arten es gibt und wie es richtig aufgebaut wird. Außerdem zeigen wir, welche Inhalte verpflichtend sind und was Sie bei der Zeugnissprache beachten müssen.
Was ist ein Arbeitszeugnis?
Ein Arbeitszeugnis ist eine rechtlich geregelte, schriftliche Bescheinigung über ein beendetes Arbeitsverhältnis, die durch den Arbeitgeber ausgestellt wird. Es enthält mindestens Angaben zur Art und Dauer der Tätigkeit (§ 109 GewO), kann aber auch eine differenzierte Beurteilung von Leistung und Verhalten umfassen (qualifiziertes Zeugnis). Der Anspruch besteht für alle Arbeitnehmer – einschließlich Aushilfen, Praktikanten oder Auszubildenden – unabhängig von der Dauer der Beschäftigung.
Das Zeugnis muss inhaltlich klar, verständlich und wohlwollend formuliert sein. Versteckte Negativbewertungen oder codierte Aussagen sind unzulässig. Arbeitnehmer haben das Recht, ein unzutreffendes oder fehlerhaftes Zeugnis korrigieren zu lassen. Wird keine einvernehmliche Lösung erzielt, kann dies arbeitsgerichtlich durchgesetzt werden. Die gesetzliche Verjährungsfrist für den Zeugnisanspruch beträgt drei Jahre (§ 195 BGB).
Diese Arten von Arbeitszeugnissen gibt es
- Einfaches Arbeitszeugnis: Es enthält lediglich Angaben zur Person, zur Dauer des Arbeitsverhältnisses und zur ausgeübten Tätigkeit. Auf eine Leistungs- oder Verhaltensbewertung wird verzichtet.
- Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Neben den Basisinformationen bewertet es zusätzlich die Leistungen und das Sozialverhalten des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin. Dies ist der Standard in vielen Branchen.
- Zwischenzeugnis: Auf Wunsch des Mitarbeiters wird ein Zwischenzeugnis während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt. Es entspricht inhaltlich einem qualifizierten Zeugnis, wird jedoch im Präsens verfasst und nennt kein Enddatum.
Aufbau und Inhalte
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu erstellen, erfordert Sorgfalt und Struktur. Um den Anforderungen gerecht zu werden, orientieren Sie sich idealerweise an einer klaren Gliederung:
- Briefkopf: Verwenden Sie das offizielle Geschäftspapier Ihres Unternehmens inklusive Firmenlogo.
- Datum: Platzieren Sie das Ausstellungsdatum gut sichtbar – idealerweise oben rechts.
- Überschrift: “Arbeitszeugnis” oder schlicht “Zeugnis” – beide Varianten sind zulässig.
- Personendaten: Nennen Sie den vollständigen Namen, Geburtsdatum und -ort der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters.
- Beschäftigungszeitraum: Geben Sie präzise an, von wann bis wann das Beschäftigungsverhältnis bestand.
- Tätigkeitsbeschreibung: Beschreiben Sie ausführlich die Aufgaben und Verantwortungsbereiche der Position.
- Leistungsbeurteilung: Bewerten Sie Arbeitsqualität, Effizienz, Fachwissen und besondere Erfolge.
- Verhaltensbeurteilung: Gehen Sie auf das Sozialverhalten gegenüber Kolleg:innen, Vorgesetzten und Kund:innen ein.
- Schlussformel: Schließen Sie mit einem wohlwollenden und typischen Satz zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses sowie einem Dank.
- Unterschrift: Unterzeichnen Sie das Zeugnis mit Namen, Funktion und erneutem Datum.
Wenn Sie ein Arbeitszeugnis erstellen, achten Sie zudem auf den Umfang: In der Praxis umfasst das Dokument in der Regel ein bis zwei Seiten. Einseitige Zeugnisse lassen oft nur wenig Raum für eine differenzierte Beurteilung. Zwei Seiten gelten daher als Standard. Eine ausgewogene Länge und realistische Bewertung sind zentral für die Glaubwürdigkeit.
Besonderheiten beim Zwischenzeugnis
Wird während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ein Zwischenzeugnis gewünscht, passen Sie die Formulierung entsprechend an:
- Schreiben Sie im Präsens, da die Person weiterhin im Unternehmen tätig ist.
- Verzichten Sie auf Angaben zum Ende des Arbeitsverhältnisses.
- Beurteilen Sie sowohl Leistung als auch Verhalten, analog zum Abschlusszeugnis.
Formale Anforderungen beachten
Das Arbeitszeugnis muss stets schriftlich auf Originalpapier vorliegen. Ein digitales Dokument (z. B. als PDF) genügt rechtlich nicht – auch nicht mit elektronischer Signatur. Achten Sie darauf, auf Hervorhebungen wie Fettdruck, Unterstreichungen oder Ausrufezeichen zu verzichten. Diese könnten unzulässige Andeutungen vermitteln.
Wenn ein persönliches Abholen nicht möglich ist, stellen Sie den Versand sicher – idealerweise in einem stabilen, ausreichend großen Umschlag mit verstärktem Rücken, um Knicke oder Beschädigungen zu vermeiden.
Worauf kommt es bei der Formulierung von Arbeitszeugnissen an?
Ein Arbeitszeugnis muss klar, eindeutig und unmissverständlich formuliert sein. Das sogenannte Gebot der Zeugnisklarheit (§ 109 Abs. 2 GewO) verpflichtet Arbeitgeber dazu, Mehrdeutigkeiten oder indirekte Aussagen zu vermeiden. Jegliche Form von Ironie, Zweideutigkeit oder codierter Sprache – etwa durch bestimmte Formulierungen oder stilistische Besonderheiten – ist unzulässig und kann rechtlich angefochten werden.
Da Arbeitszeugnisse in der Regel Teil einer Bewerbungsmappe sind, müssen sie sich am Verwendungszweck orientieren. Aus diesem Grund verlangt der Gesetzgeber eine wohlwollende Ausdrucksweise, auch wenn die erbrachte Leistung kritisch bewertet werden muss. Die Kunst liegt also darin, ein Zeugnis zu erstellen, das sowohl wahrheitsgetreu als auch rechtssicher ist.
Die Zeugnissprache und ihre Bedeutung
Im Laufe der Zeit hat sich eine standardisierte Zeugnissprache etabliert. Diese Formulierungen mögen auf den ersten Blick bürokratisch oder stereotyp wirken, bieten aber ein hohes Maß an rechtlicher Absicherung. Besonders bei der Leistungsbeurteilung bedienen sich Arbeitgeber häufig einer Zufriedenheitsskala, die an Schulnoten erinnert.
Ein Überblick über gängige Formulierungen:
Zeugnissprache und ihre Bedeutung
Welche Inhalte sollten Sie vermeiden
Beim Erstellen eines Arbeitszeugnisses gilt es, rechtliche Vorgaben strikt zu beachten. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) untersagt jegliche Diskriminierung – auch im Zeugnis. Hinweise auf ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung oder Alter haben darin keinen Platz.
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Folgende Inhalte dürfen grundsätzlich nicht aufgenommen werden:
- Schwangerschaft
- Inanspruchnahme von Elternzeit
- Erteilte Abmahnungen
- Zeiten krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit
- Tätigkeiten im Betriebsrat
- Kündigungsgründe
- Angaben zum privaten Verhalten
- Beweggründe für das Ende des Arbeitsverhältnisses
Ausnahmen gelten nur in besonderen Fällen:
- Fehlzeiten durch Krankheit oder Elternzeit, wenn diese mehr als die Hälfte der Beschäftigungsdauer ausmachen
- Eine Suchtproblematik (z. B. Alkoholabhängigkeit), sofern sie im direkten Widerspruch zu den beruflichen Anforderungen steht – etwa bei Berufskraftfahrern
- Eine ausschließlich ausgeübte Betriebsratstätigkeit mit vollständiger Freistellung
Fazit: So gelingt ein rechtssicheres und glaubwürdiges Arbeitszeugnis
Ein gutes Arbeitszeugnis ist rechtlich korrekt, inhaltlich fundiert und sprachlich neutral. Es vermittelt ein realistisches Bild der geleisteten Arbeit, wahrt die Form und berücksichtigt alle relevanten Aspekte – vom strukturierten Aufbau über eine ausgewogene Beurteilung bis hin zur formalen Ausgestaltung.
Beim Erstellen ist stets darauf zu achten, dass gesetzliche Vorgaben wie das AGG eingehalten werden und unzulässige Inhalte keinen Platz finden. Nur so wird das Zeugnis seiner Funktion gerecht – als faires und glaubwürdiges Dokument für die berufliche Zukunft Ihrer Mitarbeitenden.
