HR-Dokumente digitalisieren? Die Antwort auf den Papierkrieg!

In Zeiten der allgegenwärtigen Digitalisierung kämpfen viele Unternehmen noch immer mit einem übermäßigen Papierverbrauch. Die Auswirkungen dieses „Papierkrieges“ werden oft unterschätzt. In diesem Blogbeitrag zeige ich Ihnen einige Fakten über das Ausmaß des Papierverbrauchs in Büros und warum es sinnvoll ist, HR-Dokumente und HR-Prozesse zu digitalisieren. Dabei konzentriere ich mich beispielhaft auf den Recruiting-Prozess.

Papierkrieg im Büro: Die alarmierenden Fakten zur manuellen Dokumentennutzung

Viele Unternehmen unterschätzen den Umfang der nicht digitalisierten Dokumente in ihrem Unternehmen. Hier einige Fakten, die Sie vielleicht noch nicht wussten. Büroangestellte verbrauchen durchschnittlich 10.000 Blatt Papier pro Jahr.

• Mitarbeiter verbringen bis zu 20 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen oder Dokumenten.
• 7,5 % aller Papierdokumente gehen verloren und 3 % der verbleibenden Dokumente werden falsch abgelegt.
• Unternehmen geben durchschnittlich 14,50 € pro manuell bearbeitetem Dokument aus.
• Fehlerhafte Datenbankeinträge kosten durchschnittlich 100 € an manueller Korrekturzeit.

Webinar: Dokumentenchaos adé: HR-Papierprozesse erfolgreich digitalisieren

Ineffiziente Papierprozesse stellen die Personalabteilung vor einige Herausforderungen: Komplexe Strukturen, eingeschränkter Zugriff auf Dokumente und fehlende Übersicht verursachen hohe Kosten und frustrieren Ihre HR-Mitarbeiter. Erfahren Sie im Webinar, wie Sie das Dokumentenchaos bewältigen und HR-Prozesse erfolgreich digitalisieren können. Sie lernen verschiedene Digitalisierungsansätze für dokumentenbasierte HR-Prozesse kennen und erfahren anhand eines Kundenbeispiels, wie dieser sein Dokumentenchaos bewältigen und die Effizienz steigern konnte.

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Recruiting-Prozess: Der Anfang des Papierkriegs

Diese Fakten klingen in einer sich immer weiter digitalisierenden Arbeitswelt erst einmal unrealistisch hoch. Sie sind aber immer noch Realität – und ein großer Teil dieser Zahlen hat in den Papierprozessen im Personalmanagement seinen Ursprung. Konkreter in den Prozessen entlang des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus: Von Recruiting über Onboarding und Mitarbeiterentwicklung bis zur Nachfolgeplanung. Ist Ihnen bewusst, wie viel „Papierkram“ allein beim Recruiting-Prozess anfällt, wenn Sie ihre Dokumente nicht digitalisieren? Ich möchte Ihnen das einmal illustrieren:

An erster Stelle stehen das Anforderungsprofil und die Stellenausschreibung. Diese werden in der Regel auch mehrfach erstellt, um sie an verschiedenen Stellen anzubringen. Dann kommen die Bewerbungen und Lebensläufe der potenziellen Kandidaten. Je nach Stelle sind einige Dutzend bis über 100 vollständige Bewerbungen keine Seltenheit.

Anschließend werden die Bewerber bewertet und während des Vorstellungsgesprächs werden Notizen gemacht. Auch hier werden einige Dokumente gesammelt. Gegen Ende kommen noch ein mehrseitiger Arbeitsvertrag und zahlreiche Onboarding-Dokumente hinzu, die neue Mitarbeitende in der Regel in den ersten Tagen erhalten. Außerdem fallen im gesamten Prozess noch viele Dokumente in Form von Genehmigungen inkl. Unterschriften an. In Abbildung 1 finden Sie nochmal eine Übersicht aller anfallenden Papierprozesse.

Abbildung 1: Recruiting-Prozess

Sie stellen fest, dass der gesamte Rekrutierungsprozess viel Papier und Lagerung erfordert. Und dieser ist gerade mal ein Teilprozess im gesamten Mitarbeiterlebenszyklus.

Herausforderungen ohne Digitalisierung der Papierprozesse

Neben den Fakten, die ich Ihnen eingangs aufgezeigt habe, gibt es auch einige Herausforderungen, die sich ohne Digitalisierung Ihrer HR-Dokumente und -Prozesse ergeben:

• Langsame Prozesse durch manuelle Eingabe von Daten oder das Durchsuchen von Dateien nach spezifischen Inhalten
• Fehleranfälligkeit durch Tippfehler, verloren gegangene Dokumente oder falsch abgelegte Dateien
• Fehlende Informationen durch langwierige Suchen von Inhalten in Dateien und eingeschränkten Zugriffen
• Fehlende Sicherheit durch komplexere Sicherheitskonzepte bei physischen Dokumenten
• Hohe Kosten durch Druck, Postversand und Archivierung von physischen Dokumenten
• Fehlende Nachhaltigkeit durch Papierprozesse bei Genehmigungen und Verarbeitung der physischen Dokumente
• Datensilos durch fehlende Prozessintegration der physischen Dokumente in digitale Systeme
• Mangelnde Transparenz durch Unklarheiten zum Status der Prozessschritte und aktuellen Ort der zu versendenden physischen Dokumente
• Fehlende Mitarbeiterzufriedenheit durch langsame Antwortzeiten, fehlender Digitalisierung und Intransparenz

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Digitale Transformation im Büro – Das Potenzial!

So, jetzt haben wir genug über Herausforderungen durch Papierkram im Büro gesprochen. Was genau können Sie nun durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente im HR verändern? Dazu habe ich für Sie eine Liste mit den wichtigsten Potenzialen zusammengestellt:

1. Papierverbrauch auf Null reduzieren: Durch vollständige Digitalisierung im papierlosen Büro lässt sich dieser Verbrauch auf nahezu Null reduzieren.
2. Fehler minimieren: 7,5 % aller Papierdokumente gehen verloren, und 3 % werden falsch abgelegt. Digitalisierte Dokumentenmanagementsysteme eliminieren diese Fehler nahezu vollständig.
3. Zeiteinsparungen bei der Informationsbeschaffung: Durch die Digitalisierung verlieren Ihre Mitarbeiter erheblich weniger Zeit durch die Informationsbeschaffung.
4. Steigerung der Effizienz: Unternehmen, die Automatisierung und digitale Prozesse nutzen, können die Reaktionszeiten auf Kundenanfragen um 50 % reduzieren und den Abschluss von Geschäften um 20-40 % steigern.
5. Kostensenkung: Viele Kosten können vor allem dadurch gespart werden, dass Dokumente nicht mehr manuell bearbeitet werden müssen. Außerdem gibt es weniger fehlerhafte Datenbankeinträge, wodurch ebenfalls hohe Kosten eingespart werden können.
6. Zeiteinsparungen im HR-Bereich: Die Automatisierung von datenintensiven Prozessen kann zu einer Zeiteinsparung von 20-35 % im HR-Bereich führen.

Kosten senken, Gewinne steigern: Digitalisierung als Erfolgsfaktor

Der „Papierkrieg“ in Büros hat weitreichende Auswirkungen, die oft unterschätzt werden. Besonders im Mitarbeiterlebenszyklus und hier beispielhaft im Recruiting-Prozess, bei dem Unmengen an Dokumenten anfallen, kann die Digitalisierung erhebliche Vorteile bieten. Wir haben gesehen, wie Unternehmen durch die Umstellung auf digitale Prozesse nicht nur den Papierverbrauch auf Null reduzieren können. Indem Sie Ihre Dokumente digitalisieren, können Sie auch Fehler minimieren, Zeit bei der Informationsbeschaffung sparen, Ihre Effizienz steigern und Kosten senken.

Wie ist der Digitalisierungsstand Ihrer HR-Prozesse im Unternehmen? Haben Sie noch offene Fragen? Ich freue mich auf Ihren Kommentar oder Ihre Kontaktaufnahme.