Digitale Personalakte & Dokumentenmanagement: Was unterscheidet die Systeme?
Riesige Papierberge stapeln sich und wenn Sie bspw. eine bestimmte Personalakte suchen, finden Sie diese nicht wieder – kommt Ihnen bekannt vor? Nicht nur Ihnen. Immer mehr Unternehmen beschäftigen sich daher mit der Digitalisierung ihrer Dokumente und stoßen dabei auf verschiedene Optionen, allen voran die digitale Personalakte und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Doch wo genau liegen eigentlich die Unterschiede zwischen einer digitalen Personalakte und einem DMS? In diesem Beitrag werde ich Ihnen beide Systeme kurz und knapp erklären, damit Sie im Anschluss alle wesentlichen Unterschiede kennen.
Kurz erklärt: Dokumentenmanagement und dessen Vor- und Nachteile
Ein Dokumentenmanagement-System ist eine Software, mit der Sie alle Arten von elektronischen Dokumenten effizient organisieren und verwalten können. Somit werden sämtliche Dateien durch bspw. eine Volltextsuche sehr einfach auffindbar und Sie können Dokumente wie einen Arbeitsvertrag durch eine einfache Eingabemaske generieren lassen und an einem festgelegten Ablageort hinterlegen.
Zu Beginn sind bei der Einführung eines DMS hohe Implementierungskosten und eine Veränderung im Workflow zu berücksichtigen, an die sich Ihre Mitarbeiter anpassen müssen. Langfristig gesehen profitieren Sie allerdings insbesondere von der großen Ressourcenersparnis in Form von Papier, Zeit und Kosten. Durch Zugriffskontrollen, die Sie in das System implementieren können, erhöhen Sie außerdem Ihren Datenschutz und beugen Datenverlust vor.
Kurz erklärt: Digitale Personalakte und dessen Vor- und Nachteile
Eine digitale Personalakte ist ein System, das Ihnen ermöglicht, alle Informationen über Ihre Mitarbeiter an einem zentralen Ort zu speichern. Das schließt auch wichtige Dokumente wie Lebensläufe, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Leistungsbeurteilungen ein, die vorher entsprechend digitalisiert werden müssen. Somit sind die größten Unterschiede zu der normalen Personalakte die Digitalisierung und Zentralisierung der Daten.
Die Einführung einer digitalen Personalakte geht selbstverständlich erst einmal mit einem hohen Digitalisierungsaufwand und Kosten für die Einführung einher. Der Return-on-Investment tritt hier jedoch schnell ein, da Ihre Mitarbeiter durch die effiziente Dokumentenverwaltung ebenfalls Zeit, Papier und Kosten einsparen. Auch die hohe Datensicherheit ist ein Plus, da nicht jeder Zugriff auf die hochsensiblen Mitarbeiterakten hat und der Zugriff klar geregelt werden kann.
DMS und digitale Personalakten: Die perfekte Kombination für effektive Datenverwaltung
Ein Dokumentenmanagement-System und die digitale Personalakte sind im Grunde zwei sehr ähnliche Systeme, dennoch gibt es Unterschiede:
Das DMS ist da, um generell schnell und einfach Dokumente wiederzufinden bzw. zu generieren und Ihnen langwierige Suchen in verschiedensten Ordnern zu ersparen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es Rechnungen, Verträge oder bspw. der Schriftverkehr mit einem Lieferanten sind. Außerdem kann es bspw. über eine Eingabemaske Dokumente erstellen und an einem Ablageort Ihrer Wahl hinterlegen – so auch in der digitalen Personalakte oder in anderen Bereichen.
Digitale Personalakten sind der Ablageort für alle Ihre elektronischen Datensätze von Mitarbeitenden. Diese werden vor allem von der Personalabteilung genutzt, um Ordnung und Struktur in personalbezogene Informationen zu bringen, und erleichtern Ihren Mitarbeitern den Zugriff auf relevante Mitarbeiterdaten.
Dennoch können Sie mithilfe eines DMS bspw. auch personenbezogene Dokumente generieren lassen und in der digitalen Personalakte ablegen. Außerdem können Sie die digitale Personalakte deutlich besser filtern und schnell die Informationen finden, die Sie benötigen. Somit kann es gerade in Abteilungen wie dem Personalmanagement ein entscheidender Vorteil sein, beide Systeme synchron zu nutzen. Software-Anbieter bieten die Systeme häufig zusammen an, da es sehr naheliegend ist, im Zuge einer Digitalisierungsmaßnahme beides gleichzeitig in Ihrem Unternehmen zu integrieren.
Sollten Sie nun digitale Personalakten oder ein Dokumentenmanagement-System integrieren?
Das Thema Digitalisierung ist heutzutage allgegenwärtig und wird in Zukunft eine immer wichtigere Rolle spielen. In diesem Kontext sind sowohl digitale Personalakten als auch Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) äußerst interessante Instrumente, die Ihrem Unternehmen einen großen Mehrwert bieten und Sie bei der Digitalisierung einen Schritt vor die Konkurrenz bringen.
Ein DMS ist meiner Meinung nach unerlässlich für Unternehmen. Überall fallen Rechnungen an, es gibt Kundendaten und viele weitere Dokumente, die irgendwo abgespeichert und wiedergefunden werden müssen. Selbst in kleinen Betrieben kann man dabei schnell den Überblick verlieren. Es ist wahrscheinlich, dass Sie früher oder später auf ein solches System zurückgreifen müssen. Warum also nicht jetzt schon damit beginnen und den Vorsprung zur Konkurrenz nutzen?
Bei der digitalen Personalakte müssen Sie auf einen angemessenen Einsatz achten. Für kleine Familienbetriebe mit nur wenigen Mitarbeitern könnte eine Digitalisierung der Personalakten eher für Chaos als für Ordnung sorgen. Aber gerade für mittelständische bis große Unternehmen mit steigenden Mitarbeiterzahlen ist ein solches System unverzichtbar. Durch die Integration einer digitalen Personalakte zusammen mit einem DMS können Verträge und Dokumente automatisch erstellt und archiviert werden, was zu einer Entlastung der Personalabteilung führen kann. Es sollte jedoch individuell entschieden werden, ob eine solche Verbindung für Ihre eigenen Bedürfnisse sinnvoll ist.
Mein Tipp: Um zu entscheiden, ob ein DMS in Verbindung mit digitalen Personalakten für Ihr Unternehmen von Vorteil ist, messen Sie die Zeit, die Sie benötigen, um den Arbeitsvertrag eines zufällig ausgewählten Mitarbeiters zu finden.
Benötigen Sie weitere Informationen zu Dokumentenmanagement-System und digitaler Personalakte oder wollen Sie sich dazu beraten lassen? Dann kommen Sie gerne auf mich zu oder hinterlassen Sie einen Kommentar.
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