Bewerbermanagementsystem auswählen: 5 entscheidende Kriterien
Viele Unternehmen verlieren qualifizierte Bewerber noch bevor der eigentliche Recruiting-Prozess beginnt. Der Grund: langsame, intransparente und umständliche Bewerbungsabläufe. Mit dem richtigen Applicant-Tracking-System (ATS) beschleunigen Sie die Abläufe nicht nur, sondern machen auch den bestmöglichen ersten Eindruck bei Bewerbern. Sie suchen ein neues ATS für Ihr Unternehmen? Dieser Artikel zeigt Ihnen, worauf Sie bei der Wahl achten sollten.
Warum Recruiting ohne ATS an seine Grenzen stößt
Der Wettbewerb um Nachwuchstalente wird zunehmend intensiver. Denn der demografische Wandel trifft mittlerweile auf veränderte Qualifikationsanforderungen durch die digitale Transformation. Wer zu den begehrten Fachkräften gehört, kann sich seinen Job mittlerweile aus vielen Angeboten aussuchen.
Umso wichtiger ist es für Unternehmen mit offenen Stellen, dass sie einen schnellen, strukturierten und reibungslosen Bewerbungsprozess bieten, um bei den wenigen Top-Talenten einen überzeugenden Eindruck hinterlassen.
Bewerbermanagementsysteme stellen genau das sicher. Sie bündeln Informationen zentral, automatisieren die Kommunikation, schaffen Transparenz und beschleunigen den gesamten Ablauf. Ohne ein leistungsfähiges ATS können Recruiting-Teams heute kaum noch eine wettbewerbsfähige Candidate Experience herstellen. Mit direkten Auswirkungen auf Time-to-Hire, Candidate Experience und Arbeitgeberattraktivität Ihres Unternehmens.
Darauf kommt es bei der Auswahl eines ATS wirklich an
Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Bewerbermanagementsystemen. Worauf sollten Sie achten, damit Ihr neues ATS optimal zu Effizienz, Rechtssicherheit und einem positiven Bewerbungserlebnis beiträgt? Hier sind 5 Must-Have-Eigenschaften, die jedes zukunftsfähige ATS aus unserer Sicht mitbringen sollte:
1) Datenschutz
Datenschutz ist im Bewerbermanagement kein optionales Qualitätsmerkmal, sondern zwingende Voraussetzung. Bewerberdaten zählen zu den sensibelsten personenbezogenen Informationen und unterliegen strengen gesetzlichen Vorgaben, insbesondere der DSGVO.
Ein geeignetes Bewerbermanagementsystem stellt die rechtskonforme Verarbeitung der Daten sicher. Unternehmen, die beim ATS am Datenschutz sparen, riskieren nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern auch einen nachhaltigen Vertrauensverlust bei Bewerbern.
2) Integration und Anpassungsfähigkeit
Ein Bewerbermanagementsystem entfaltet seinen vollen Nutzen nur bei nahtloser Integration in die bestehende Systemlandschaft. Schnittstellen zu HR-Systemen, E-Mail-Tools oder Jobbörsen vermeiden Medienbrüche und manuelle Doppelarbeit.
Ein modernes ATS sollte daher über standardisierte Integrationen oder offene APIs verfügen. Andernfalls entstehen Insellösungen, die Effizienz, Datenqualität und Skalierbarkeit beeinträchtigen.
3) Benutzerfreundlichkeit für Recruiter und Bewerber
Die Benutzerfreundlichkeit eines Bewerbermanagementsystems ist entscheidend für dessen Akzeptanz und Erfolg bei internen und externen Nutzern.
Ein modernes ATS erfüllt die Anforderungen beider Nutzergruppen: Es bietet Recruitern und Fachbereichen intuitive Oberflächen und klare Workflows, sodass diese effizient arbeiten können. Und es stellt sicher, dass Kandidaten einfach durch mobil optimierte Bewerbungsprozesse geleitet werden, was das Risiko von Abbrüchen minimiert.
4) Reporting
Ohne belastbare Daten bleibt Recruiting Bauchgefühl. Ein leistungsfähiges Bewerbermanagementsystem stellt aussagekräftige Reports entlang des gesamten Recruiting-Prozesses bereit – vom Jobposting bis zur Einstellung.
Kennzahlen wie Time-to-Hire, Conversion Rates oder Abbruchquoten schaffen Transparenz und ermöglichen fundierte Entscheidungen. Ein gutes ATS macht diese Daten nicht nur verfügbar, sondern auch verständlich und nutzbar – für HR, Fachbereiche und Management.
5) Technischer Service
Auch das beste Bewerbermanagementsystem ist nur so gut wie der zugehörige technische Support. Schnelle Reaktionszeiten und kompetente Ansprechpartner sind bei Störungen, Updates oder Anpassungen entscheidend für einen reibungslosen Recruiting-Betrieb.
Ein professioneller ATS-Anbieter bietet klar definierte Support-Leistungen und eine kontinuierliche Weiterentwicklung seiner Plattform. Fehlt dieser Service, können Störungen unnötig lange dauern und das Bewerbererlebnis trüben.
Mehr Komfort: Nice-to-have-Funktionen im ATS
Die Anforderungen an Bewerbermanagementsysteme sind vielfältig. Die Top-5-Auswahlkriterien dienen daher als Orientierung, um die Entscheidungsfindung zu vereinfachen.
Für eine weitere Eingrenzung empfiehlt es sich, individuelle Anforderungen und Wünsche klar zu definieren. Zusätzliche Funktionen, die über die Grundfunktionalitäten hinausgehen, sind beispielsweise:
- KI-gestützte Chatbots zur Beantwortung von Bewerberfragen in Echtzeit
- Terminbuchungstools zur automatisierten Interviewplanung
- Talent Pools für proaktive Kandidatenpflege
- Gamification-Elemente zur Steigerung der Candidate Experience
- Schulungsangebote für HR- und Fachbereichsmitarbeitende
Diese Aspekte können sinnvoll in die Bewertung und Systemauswahl einbezogen werden.
Klare Kriterien statt Bauchgefühl
Was ein gutes Bewerbermanagementsystem ausmacht, ist bis zu einem gewissen Grad individuell. Anforderungen unterscheiden sich je nach Organisation, Recruiting-Volumen und Prozessreife.
Dennoch bieten klare Kriterien in jedem Fall Orientierung: Benutzerfreundlichkeit, Integrationen, Reporting, Datenschutz und technischer Support sind entscheidend, um Recruiting effizient, skalierbar und professionell zu gestalten. Wer Lösungen anhand dieser Faktoren strukturiert bewertet, trifft nachhaltigere Entscheidungen bei der ATS-Auswahl.
Unternehmen setzen immer noch auf ein analoges Bewerbermanagement und verpassen so die Talente. Erfahren Sie, wie Sie Ihr Onboarding optimieren können.
FAQs
Warum ist ein Bewerbermanagementsystem (ATS) wichtig für den Recruiting-Prozess?
Ein ATS sorgt für strukturierte, schnelle und transparente Bewerbungsprozesse. Sie bringen sowohl für Bewerber als auch für das Recruiting-Team Klarheit und Effizienz Ohne ein gutes digitales System kann der Recruiting-Prozess ineffizient werden, was zu einer schlechteren Candidate Experience und längeren Time-to-Hire führt.
Welche Kriterien sind bei der Auswahl eines ATS besonders wichtig?
Wichtige Auswahlkriterien sind Datenschutz (insbesondere die DSGVO-Konformität), Integration und Anpassungsfähigkeit an bestehende Systeme, Benutzerfreundlichkeit für Recruiter und Bewerber, Reporting-Funktionen sowie ein zuverlässiger technischer Service.
Wie verbessert ein ATS die Candidate Experience?
Ein benutzerfreundliches ATS sorgt dafür, dass der Bewerbungsprozess klar, einfach und mobil optimiert ist. Dies reduziert Abbrüche und sorgt dafür, dass Bewerber einen positiven ersten Eindruck des Unternehmens gewinnen.
