Die Zukunft der SAP HR-Prozesse: Das sind Ihre Optionen für Zeitwirtschaft und Payroll

Was kommt nach dem Wartungsende von SAP HCM? Unternehmen müssen neue Lösungen für ihre Zeitwirtschaft und Gehaltsabrechnung finden. Drei zukunftssichere Optionen stehen zur Wahl: SuccessFactors & H4S4 Payroll, Workday & H4S4 oder Non-SAP-Lösungen. Welcher Weg ist der richtige für Ihr Unternehmen und wie implementieren Sie die Lösungen erfolgreich? Dieser Beitrag liefert erste Antworten.

Optionen für Ihre HR-Transformation

Werfen wir einen Blick auf die drei möglichen IT-Strategien, mit denen Unternehmen sich für die Post-SAP-HCM-Ära fit machen können.

1. SuccessFactors & H4S4 Payroll:
   Die Kombination aus SuccessFactors und H4S4 bietet eine schrittweise Transformation und gewährleistet gleichzeitig maximale Sicherheit. Denn die Abrechnung mit H4S4 ist bis 2040 garantiert, während Prozesse durch cloudbasierte Funktionen durch SuccessFactors und Automatisierung optimiert werden. Diese Lösung eignet sich besonders für Unternehmen, die ihre SAP-Umgebung beibehalten, aber das Potenzial neuester Technologie dennoch für Ihre HR ausschöpfen möchten.
2. Workday & H4S4:
   Diese Option bietet die Möglichkeit, sich von der SAP-Abhängigkeit zu lösen und HR-Prozesse global zu harmonisieren. Denn Workday ist eine eigenständige Plattform, die durch ihre Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität punktet, insbesondere in der internationalen Gehaltsabrechnung. Die Herausforderung bei dieser Konstellation: ein höherer Aufwand durch Doppellizenzierung und Wartung, die anfällt, da zwei Systeme parallel betrieben werden.
   
   
3. Non-SAP-Lösungen:
   Systeme von Drittanbetern wie Personio bieten eine einfache, benutzerfreundliche Alternative zu H4S4 und SuccessFactors. Mit einem All-in-One-Ansatz können Unternehmen ihre Zeitwirtschaft und Payroll auf einer Plattform organisieren und das ohne großen Implementierungsaufwand. Die browserbasierten Anwendungen sind ideal für Unternehmen, die von den Vorteilen moderner HR-Lösungen profitieren möchten, ohne aufwändige Modernisierung interner IT-Strukturen.
   

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Warum wir SuccessFactors & H4S4 Payroll empfehlen

Die Kombination aus Time Tracking in SuccessFactors und der H4S4 Payroll bietet aus unserer Sicht für die meisten Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die andere Lösungswege so nicht gewährleisten:

• Echtzeit-Zeiterfassung: Arbeitszeiten werden in SuccessFactors präzise erfasst und automatisch an die H4S4 Payroll übermittelt, was manuelle Eingriffe und damit Fehlerfassungen minimiert.
• Automatisierte Compliance: Gesetzliche Vorgaben zur Gehaltsabrechnung in über 100 Ländern werden durch vordefinierte Regeln von H4S4 Payroll unterstützt.
• Nahtlose Integration: Die Verknüpfung mit bestehenden HR- und Finanzsystemen erfolgt über die SAP Business Technology Platform (BTP), sodass Datenflüsse harmonisiert werden und eine hohe Datenqualität gewährleistet ist.
• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den administrativen Aufwand und schaffen Zeit für strategische Aufgaben. Beispielsweise können so Urlaubs- oder Krankheitsanträge direkt in SuccessFactors bearbeitet und genehmigt und automatisch an H4S4 Payroll übermittelt werden.
• Transparenz: Mit einer zentralen Datenbasis, die typischerweise in der SuccessFactors-Cloud liegt, erhalten HR-Abteilungen und das Management Echtzeit-Einblicke für bessere Entscheidungen.

Die Kombination beider Anwendungen ist speziell für mittelständische und große Unternehmen mit mehreren Standorten geeignet, die eine Cloud-First-Strategie verfolgen. Denn mit SuccessFactors sichern sie sich bereits erste Cloud-Vorteile, während sie die Sicherheit des bewährten SAP HCM durch H4S4 beibehalten. Beispielsweise erhalten sie die Vorteile einer dynamischen Cloud, behalten jedoch die Sicherheit und Stabilität einer On-Premises-Lösung. Zudem ermöglicht es die Kombination Unternehmen, schrittweise in die Cloud zu migrieren. So kann die Migration in die Cloud so risikoarm wie möglich stattfinden.

Zwar können Sie bereits einige Anforderungen in SuccessFactors abbilden, jedoch empfehlen wir Ihnen zum jetzigen Zeitpunkt, die Payroll nicht über SuccessFactors abzubilden, da die Lösung momentan einige Funktionen nicht unterstützt. So sind andere Modelle für die Payroll besser geeignet.

SAP arbeitet an der Next Gen Payroll, die 2027 verfügbar sein soll, damit Sie auch nach 2040 die Payroll sicherstellen zu können.

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Praxisbeispiel: Intralogistik-Unternehmen optimiert seine HR mit SuccessFactors und H4S4 Payroll

Ein international tätiges Unternehmen aus der Intralogistik-Branche mit über 5.000 Mitarbeitern entschied sich für die Einführung von SuccessFactors Time Tracking und H4S4 Payroll. Die Ergebnisse sprechen für sich:

• Zeitersparnis: Automatisierte Zeiterfassungsprozesse reduzierten den manuellen Aufwand für Angestellte erheblich. Wo vorher viel Zeit für administrative Aufgaben investiert werden musste, können Unternehmen die Arbeitskraft da einsetzen, wo sie wirklich benötigt wird.
• Zentralisierte Prozesse: Durch die einheitliche Verwaltung der Zeitwirtschaft in einem Tool, über mehrere Standorte hinweg, wurde die Effizienz erhöht, konnten detailliertere Analysen erfolgen – die Basis für weitere Kostensenkungen.
• Langfristige Sicherheit: Die Migration in die Cloud sicherte die reibungslose Abrechnung bis 2040 und verschafft Spielraum, um die weitere Digitalstrategie in Ruhe zu erarbeiten.

Wie gelingt eine erfolgreiche Implementierung?

Folgen Sie bei der Einführung von SuccessFactors Time Tracking und H4S4 Payroll gelingt einer klaren Roadmap und planen Sie ausreichend Zeit für die einzelnen Schritte ein. Wir gliedern unsere Kundenprojekte in folgende 5 Phasen:

1. Analyse der bestehenden Prozesse
   Überprüfen Sie Ihre aktuellen Zeitwirtschafts- und Abrechnungsprozesse, um zukünftige Anforderungen und Optimierungspotenziale zu identifizieren.
2. Datenbereinigung
   Arbeitszeitpläne und Zeitkonten sollten vor der Migration bereinigt werden, um fehlerfreie Daten zu gewährleisten und veraltete und redundante Daten zu löschen.
3. Systemintegration
   Stellen Sie sicher, dass alle Schnittstellen mit den bestehenden Systemen kompatibel sind und sie fehlerfrei funktionieren.
4. Testphase und Pilotprojekte
   Führen Sie die Systeme zunächst in einem kleinen Bereich des Unternehmens ein, um technische Fehler und weitere Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren.
5. Go-Live und Support
   Planen Sie eine Hypercare-Phase ein, um die Stabilität der Systeme nach der Einführung sicherzustellen.

Die richtige Entscheidung für Ihre HR-Zukunft

Ob SuccessFactors & H4S4 Payroll, Workday und H4S4 oder eine Non-SAP-Lösung – der optimale Weg für Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung hängt von Ihren Anforderungen, der Größe Ihres Unternehmens und Ihrer strategischen Ausrichtung ab.

In vielen Fällen überzeugt die Kombination aus SuccessFactors und H4S4, da sie Effizienz mit Transparenz und Compliance vereint.

Ist dieser Weg auch für Ihr Unternehmen der beste? Finden Sie es in einer kostenfreien Erstberatung mit unseren Experten heraus. Verwandeln Sie das Ende von SAP HCM in einen Transformationsschub, der Ihrem Unternehmen nachhaltige Wettbewerbsvorteile bringt!

Alexander Graf

Als Bereichsleiter „IT für HR“ unterstütze ich Sie gerne in der Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse. Dabei habe ich mich auf die strategische Anwendungs- und Prozessberatung im Personalmanagement mit Fokus auf HR/HCM und Cloud-Lösungen wie SuccessFactors spezialisiert.

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