Reisekostenpauschale 2025: Die wichtigsten Zahlen auf einen Blick
Wer beruflich viel unterwegs ist, weiß: Reisekosten können sich schnell summieren. Genau hier kommt die Reisekostenpauschale ins Spiel – eine clevere steuerliche Regelung, die den Aufwand bei der Abrechnung deutlich reduziert. Mit dem Wachstumschancengesetz 2025 wurden die Pauschalen in wichtigen Punkten überarbeitet. Ziel der Neuerungen: Die steuerliche Behandlung beruflicher Reisen noch gerechter und zeitgemäßer zu gestalten – und die Abrechnung für alle Beteiligten weiter zu vereinfachen. Welche Pauschalen gelten im Inland? Welche Besonderheiten sind bei Auslandsreisen zu beachten? Dieser Beitrag liefert einen kompakten Überblick über die wichtigsten Zahlen und Regelungen für die Reisekostenabrechnung im Jahr 2025.
Reisekostenpauschale – Definition & Bedeutung
Statt jeden Beleg einzeln aufzuheben und nachzureichen, erlaubt der Gesetzgeber für bestimmte Ausgaben pauschale Beträge anzusetzen. Das gilt etwa für Verpflegung, Fahrten und Übernachtungen auf Dienstreisen. Der Vorteil: weniger Papierkram, weniger Zeitverlust – und eine transparente Lösung sowohl für Arbeitnehmer als auch für das Finanzamt.
Je nachdem, ob es sich um eine eintägige oder mehrtägige Geschäftsreise handelt, gelten unterschiedliche Pauschalen. Diese Beträge können in der Steuererklärung geltend gemacht werden – vorausgesetzt, die Reise erfolgte aus beruflichen Gründen und die Kosten wurden nicht vollständig vom Arbeitgeber übernommen.
Die Reisekostenpauschale orientiert sich an den Einkommensteuerrichtlinien und wird regelmäßig vom Bundesfinanzministerium überarbeitet. Unternehmen und Beschäftigte sollten sich über neue Regelungen rechtzeitig informieren, um steuerliche Vorteile gezielt zu nutzen. Eine übersichtliche Reisekostenabrechnung hilft dabei, alle Positionen korrekt zusammenzufassen. Vorlagen oder digitale Tools können die Arbeit erheblich erleichtern.
Reisekostenpauschale in Deutschland: Keine Änderung für 2025
Trotz anhaltend hoher Inflation und steigender Lebenshaltungskosten hat der Gesetzgeber die Verpflegungspauschalen für das Inland nicht erhöht. Die Sätze bleiben auch im Jahr 2025 stabil:
- 14 € bei einer Abwesenheit von mehr als 8 bis unter 24 Stunden
- 14 € für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen
- 28 € bei einer ganztägigen Abwesenheit von 24 Stunden
Zusätzlich bleibt die Übernachtungspauschale bei 20 €, sofern keine Einzelnachweise über tatsächliche Kosten vorgelegt werden. Werden jedoch höhere Übernachtungskosten von über 70 € pro Nacht nachgewiesen, werden diese anerkannt. Häufig übernimmt der Arbeitgeber die Hotelkosten, ein Rechtsanspruch auf Übernahme besteht aber nicht. Ein Anspruch ergibt sich, sofern vorhanden, aus internen Regelungen oder Vereinbarungen.
Wann muss die Pauschale gekürzt werden?
Erhält ein Arbeitnehmer während der Dienstreise unentgeltlich Mahlzeiten – etwa durch den Arbeitgeber oder im Rahmen der Hotelbuchung – muss die Verpflegungspauschale anteilig gekürzt werden. Dies gilt auch dann, wenn das bereitgestellte Essen nicht angenommen oder konsumiert wird.
Die Kürzungen sind gesetzlich wie folgt vorgesehen:
- Frühstück: 20 % der 24-Stunden-Pauschale (5,60 €)
- Mittag- und Abendessen: jeweils 40 % (11,20 €)
Wichtig: Die Pauschale darf nicht ins Minus rutschen – maximal ist eine Kürzung auf 0 € erlaubt.
Durch diese Regelung sollen Doppelbegünstigungen vermieden werden – also der gleichzeitige Vorteil durch kostenlose Verpflegung und steuerliche Entlastung. Die gesetzlichen Vorgaben finden sich in § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG.
Übersicht: Reisekostenpauschale 2025 für Auslandsreisen
Die Höhe der erstattungsfähigen Übernachtungskosten im Ausland ist – ebenso wie die Verpflegungspauschalen – länderspezifisch geregelt. Um Ihnen einen schnellen Überblick zu ermöglichen, finden Sie nachfolgend eine tabellarische Übersicht mit den wichtigsten Tagessätzen und Übernachtungspauschalen für Auslandsreisen im Jahr 2025.
Hier geht es zur tabellarischen Übersicht der Reisekostenpauschalen 2025.
Reisen über Ländergrenzen und mehreren Einsatzorten
Bei eintägigen Auslandsreisen ist entscheidend, an welchem ausländischen Ort zuletzt gearbeitet wurde – dieser Ort bestimmt dann die Verpflegungspauschale.
Bei mehrtägigen Auslandsaufenthalten mit mehreren Ländern gelten folgende Grundsätze:
- Anreisetag: Wird an diesem Tag nicht gearbeitet, richtet sich die Pauschale nach dem Ort, der bis Mitternacht (Ortszeit) erreicht wurde.
- Abreisetag: Ausschlaggebend ist der Ort, an dem die letzte berufliche Tätigkeit stattfand.
- Zwischentage: Auch hier ist jeweils der Ort maßgeblich, an dem sich der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit aufgehalten hat.
- Folgereisen ohne Unterbrechung: Schließt sich direkt an eine mehrtägige Reise eine weitere an, ist für den Tag des Übergangs die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.
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Länderwechsel während einer Dienstreise: Welche Spesen gelten?
Ein kurzer Abstecher über die Grenze wirft oft Fragen zu den gültigen Spesensätzen auf. Hier ein konkretes Beispiel: Reist eine Mitarbeiterin morgens geschäftlich von München nach Salzburg und kehrt abends zurück, greift der österreichische Tagessatz – für das Jahr 2025 beträgt dieser 33 Euro bei einem Aufenthalt von mindestens acht Stunden.
Bei mehrtägigen Dienstreisen mit Aufenthalten in mehreren Ländern zählt grundsätzlich der Aufenthaltsort vor Mitternacht für die Berechnung der Verpflegungspauschale.
Mehr Klarheit, weniger Aufwand: Ihr Update zur Reisekostenpauschale
Auch im Jahr 2025 bleibt die Reisekostenpauschale ein zentrales Hilfsmittel für Unternehmen und Arbeitnehmer, um beruflich bedingte Reisen effizient abzurechnen.
Trotz der wirtschaftlichen Entwicklung bleiben die Pauschalen auf Vorjahresniveau – umso wichtiger ist es, die bestehenden Regelungen korrekt anzuwenden. Wer die aktuellen Werte kennt und bei der Abrechnung systematisch vorgeht, profitiert von einem reibungslosen Ablauf und vermeidet unnötige Rückfragen durch das Finanzamt.
