Reisekostenpauschale 2026: Die wichtigsten Zahlen auf einen Blick
Wer beruflich viel unterwegs ist, weiß: Reisekosten können sich schnell summieren. Genau hier kommt die Reisekostenpauschale ins Spiel – eine clevere steuerliche Regelung, die den Aufwand bei der Abrechnung deutlich reduziert. Mit dem Wachstumschancengesetz des Jahres 2025 wurden die Pauschalen in wichtigen Punkten überarbeitet. Ziel der Neuerungen: Die steuerliche Behandlung beruflicher Reisen noch gerechter und zeitgemäßer zu gestalten – und die Abrechnung für alle Beteiligten weiter zu vereinfachen. Welche Pauschalen gelten im Inland? Welche Besonderheiten sind bei Auslandsreisen zu beachten? Dieser Beitrag liefert einen kompakten Überblick über die wichtigsten Regelungen für die Reisekostenabrechnung im Jahr 2026.
Reisekostenpauschale – Definition & Bedeutung
Statt jeden Beleg einzeln aufzuheben und nachzureichen, erlaubt der Gesetzgeber für bestimmte Ausgaben pauschale Beträge anzusetzen. Das gilt etwa für Verpflegung, Fahrten und Übernachtungen auf Dienstreisen. Der Vorteil: weniger Papierkram, weniger Zeitverlust – und eine transparente Lösung sowohl für Arbeitnehmer als auch für das Finanzamt.
Je nachdem, ob es sich um eine eintägige oder mehrtägige Geschäftsreise handelt, gelten unterschiedliche Pauschalen. Diese Beträge können in der Steuererklärung geltend gemacht werden – vorausgesetzt, die Reise erfolgte aus beruflichen Gründen und die Kosten wurden nicht vollständig vom Arbeitgeber übernommen.
Die Reisekostenpauschale orientiert sich an den Einkommensteuerrichtlinien und wird regelmäßig vom Bundesfinanzministerium überarbeitet. Unternehmen und Beschäftigte sollten sich über neue Regelungen rechtzeitig informieren, um steuerliche Vorteile gezielt zu nutzen. Eine übersichtliche Reisekostenabrechnung hilft dabei, alle Positionen korrekt zusammenzufassen. Vorlagen oder digitale Tools können die Arbeit erheblich erleichtern.
Verwalten Sie Ihr Bonus Management mit minimalem Arbeitsaufwand. Sie erhöhen so die Mitarbeiterbindung und erreichen schneller Ihre Unternehmensziele!
Reisekostenpauschale in Deutschland: Keine Änderung für 2026
Trotz anhaltend hoher Inflation und steigender Lebenshaltungskosten hat der Gesetzgeber die Verpflegungspauschalen für das Inland nicht erhöht. Die Sätze bleiben auch im Jahr 2026 stabil:
- 14 € bei einer Abwesenheit von mehr als 8 bis unter 24 Stunden
- 14 € für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen
- 28 € bei einer ganztägigen Abwesenheit von 24 Stunden
Zusätzlich bleibt die Übernachtungspauschale bei 20 €, sofern keine Einzelnachweise über tatsächliche Kosten vorgelegt werden. Werden jedoch höhere Übernachtungskosten von über 70 € pro Nacht nachgewiesen, werden diese anerkannt. Häufig übernimmt der Arbeitgeber die Hotelkosten, ein Rechtsanspruch auf Übernahme besteht aber nicht. Ein Anspruch ergibt sich, sofern vorhanden, aus internen Regelungen oder Vereinbarungen.
Wann muss die Pauschale gekürzt werden?
Erhält ein Arbeitnehmer während der Dienstreise unentgeltlich Mahlzeiten – etwa durch den Arbeitgeber oder im Rahmen der Hotelbuchung – muss die Verpflegungspauschale anteilig gekürzt werden. Dies gilt auch dann, wenn das bereitgestellte Essen nicht angenommen oder konsumiert wird.
Die Kürzungen sind gesetzlich wie folgt vorgesehen:
- Frühstück: 20 % der 24-Stunden-Pauschale (5,60 €)
- Mittag- und Abendessen: jeweils 40 % (11,20 €)
Wichtig: Die Pauschale darf nicht ins Minus rutschen. Maximal ist eine Kürzung auf 0 € erlaubt.
Durch diese Regelung sollen Doppelbegünstigungen vermieden werden – also der gleichzeitige Vorteil durch kostenlose Verpflegung und steuerliche Entlastung. Die gesetzlichen Vorgaben finden sich in § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG.
Fachkräftemangel ist eine ernste, branchenübergreifende Herausforderung. Anstatt sich nur auf Recruiting zu verlassen, ist strategisches Umdenken gefragt. Von Recruiting über Onboarding bis Mitarbeiterbindung: In unserem Webinar präsentiert Experte Shawn Sweeney effektive Lösungsansätze mit digitalen Tools wie SuccessFactors, Workday & Co. für optimierte HR-Prozesse und eine langfristig erfolgreiche Personalaufstellung.
Übersicht: Reisekostenpauschale 2026 für Auslandsreisen
Die Höhe der erstattungsfähigen Übernachtungskosten im Ausland ist – ebenso wie die Verpflegungspauschalen – länderspezifisch geregelt. Um Ihnen einen schnellen Überblick zu ermöglichen, finden Sie nachfolgend eine tabellarische Übersicht mit den wichtigsten Tagessätzen und Übernachtungspauschalen für Auslandsreisen im Jahr 2026.
Hier geht es zur tabellarischen Übersicht der Reisekostenpauschalen 2026.
Reisen über Ländergrenzen und mehreren Einsatzorten
Gerade bei Dienstreisen mit mehreren Ländern entscheidet die saubere Zuordnung über die richtige Verpflegungspauschale. Denn ein „kurzer Stopover“ kann schnell abrechnungsrelevant werden, etwa bei späten Ankünften oder knappen Anschlussflügen.
Für 2026 gelten folgende Grundsätze:
- Eintägige Auslandsreise: Maßgeblich ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland.
- Anreisetag (ohne Tätigwerden): Entscheidend ist der Ort, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird – unabhängig davon, ob die Anreise vom Inland ins Ausland oder umgekehrt erfolgt.
- Abreisetag: Maßgeblich ist der letzte Tätigkeitsort (bei Abreise vom Ausland ins Inland oder vom Inland ins Ausland).
- Zwischentage (24 Stunden Abwesenheit): In der Regel zählt der Ort, den Sie vor 24 Uhr Ortszeit erreichen.
- Folgereisen ohne Unterbrechung: Schließt sich an den Rückreisetag direkt eine weitere Auswärtstätigkeit an, gilt für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale.
Länderwechsel während einer Dienstreise: Welche Spesen gelten?
Ein kurzer Abstecher über die Grenze wirft oft Fragen zu den gültigen Spesensätzen auf. Ein Beispiel: Reist ein Mitarbeiter morgens dienstlich von München nach Salzburg und kehrt abends zurück, greift der österreichische Pauschbetrag. Für 2026 beträgt er bei einem Aufenthalt von mehr als acht Stunden 33 Euro (voller Tag: 50 Euro).
Bei mehrtägigen Reisen mit mehreren Ländern gilt nicht „immer Mitternacht“, sondern: An- und Abreisetage unterscheiden sich. Für die Anreise ohne Tätigkeit zählt der Ort vor 24 Uhr Ortszeit; für die Abreise ist der letzte Tätigkeitsort ausschlaggebend.
Gestellte Mahlzeiten: Kürzung konsequent tagesbezogen
In der Praxis besonders wichtig: Gestellte Mahlzeiten, zum Beispiel Frühstück im Hotel oder Verpflegung über einen Dritten auf Veranlassung des Arbeitgebers, kürzen die Verpflegungspauschale tagesbezogen. Die Kürzung erfolgt von der Pauschale, die für den jeweiligen Reisetag gilt – und zwar bezogen auf den Volltagessatz (24 Stunden), unabhängig davon, in welchem Land die Mahlzeit bereitgestellt wurde.
Übernachtungskosten: Pauschbetrag nur bei Arbeitgebererstattung
Für Übernachtungen gilt 2026 weiterhin: Die Übernachtungspauschbeträge dürfen Sie nur im Rahmen der Arbeitgebererstattung verwenden. Für den Werbungskostenabzug zählen grundsätzlich die tatsächlichen Übernachtungskosten – ein entscheidender Punkt für die Reisenden-Kommunikation und saubere Belegprozesse.
Mehr Klarheit, weniger Aufwand: Ihr Update zur Reisekostenpauschale
Auch im Jahr 2026 bleibt die Reisekostenpauschale ein zentrales Hilfsmittel für Unternehmen und Arbeitnehmer, um beruflich bedingte Reisen effizient abzurechnen.
Trotz der wirtschaftlichen Entwicklung bleiben die Pauschalen auf Vorjahresniveau – umso wichtiger ist es, die bestehenden Regelungen korrekt anzuwenden. Wer die aktuellen Werte kennt und bei der Abrechnung systematisch vorgeht, profitiert von einem reibungslosen Ablauf und vermeidet unnötige Rückfragen durch das Finanzamt.
FAQs
1. Welche Verpflegungspauschalen gelten 2026 bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands?
Für Inlandsreisen bleiben die Pauschalen im Jahr 2026 unverändert:
- 14 € bei Abwesenheit von mehr als 8 bis unter 24 Stunden
- 14 € für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen
- 28 € bei ganztägiger Abwesenheit (24 Stunden)
Die Übernachtungspauschale beträgt weiterhin 20 €, sofern keine Einzelnachweise vorliegen.
2. Wann muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden?
Erhält der Arbeitnehmer während der Reise kostenlose Mahlzeiten, ist die Pauschale wie folgt zu kürzen:
- Frühstück: 20 % (5,60 €)
- Mittag-/Abendessen: jeweils 40 % (11,20 €)
Die Pauschale darf jedoch nicht negativ werden. Maximal ist eine Kürzung auf 0 € erlaubt.
3. Welche Besonderheiten gelten bei Auslandsreisen?
Die Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung variieren je nach Land. Beispiele für 2026:
- Niederlande: 58 € (24h), 39 € (8h), 167 € (Übernachtung)
- Schweiz (Genf): 70 € (24h), 47 € (8h), 197 € (Übernachtung)
- USA (Atlanta): 59 € (24h), 40 € (8h), 182 € (Übernachtung)
Die vollständige Tabelle hilft bei der genauen Zuordnung je nach Reiseziel.
4. Wie wird bei Reisen mit mehreren Ländern abgerechnet?
Für die korrekte Anwendung der Pauschalen gilt:
Bei eintägigen Auslandsreisen zählt der letzte Tätigkeitsort.
Am Anreisetag ist der Ort vor 24 Uhr Ortszeit maßgeblich.
Am Abreisetag entscheidet der letzte Tätigkeitsort.
Bei mehreren Tagen gilt jeweils der Ort, der vor 24 Uhr erreicht wird.
5. Wann darf die Übernachtungspauschale angesetzt werden?
Nur wenn der Arbeitgeber die Übernachtungskosten erstattet, dürfen Pauschbeträge verwendet werden.
Für den Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer gelten hingegen die tatsächlichen Kosten. Ohne Nachweis wird nur die Pauschale anerkannt.
