Verpflegungsmehraufwand 2025: Die wichtigsten Regeln für Ihre Reisekostenabrechnung

Welche Pauschalen können Arbeitnehmende im Inland geltend machen? Welche Besonderheiten gelten im Ausland? Und wie integrieren Sie die Regeln sauber in Ihre Reisekostenprozesse? In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige rund um den Verpflegungsmehraufwand, damit Ihre Reisekostenabrechnungen auch 2025 steuerlich korrekt, nachvollziehbar und effizient bleiben. Sie möchten sich über die allgemeinen Sätze und Grundlagen zu Reisekosten informieren? Dann lesen Sie unseren Beitrag „Reisekostenpauschale 2025: Die wichtigsten Zahlen auf einen Blick“.

Was bedeutet Verpflegungsmehraufwand?

Verpflegungsmehraufwand beschreibt die zusätzlichen Kosten für Essen und Trinken, die einem Mitarbeiter durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Die Idee dahinter ist einfach: Unterwegs ist Verpflegung meist teurer als zu Hause.

Damit Sie nicht jeden Bon einzeln abrechnen müssen, arbeitet der Gesetzgeber mit festen Pauschalen. Diese Pauschalen dürfen Sie steuerfrei auszahlen. Alternativ können Mitarbeitende sie in der Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen, wenn der Arbeitgebende nichts oder nur einen Teil erstattet.

Wichtig: Verpflegungsmehraufwand ist immer an eine beruflich veranlasste Reise gekoppelt und ersetzt nicht die normale Verpflegung im Alltag.

Verpflegungspauschalen 2025 im Inland

Für Reisen innerhalb Deutschlands gelten auch 2025 unverändert die bekannten Pauschalen:

• 14 Euro bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden und bei An- und Abreisetagen einer mehrtägigen Reise
• 28 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden

Damit setzen sich die Sätze fort, die seit 2020 gelten. Zuvor lagen die Beträge bei 12 Euro für Teil- und An-/Abreisetage und 24 Euro für volle Tage.

Ursprünglich war geplant, die Pauschalen im Rahmen des Wachstumschancengesetzes anzuheben – auf 16 Euro und 32 Euro. Nach mehreren Anpassungen im Gesetzgebungsverfahren ist diese Erhöhung jedoch vom Tisch. Für Ihre HR-Praxis heißt das: Sie können mit den vertrauten Sätzen weiterarbeiten.

Wer erhält die Tagespauschale?

In der Praxis tauchen viele Begriffe auf: Tagespauschale, Tagessatz, Tagesgeld oder einfach Tagegeld. Alle meinen dasselbe: die Pauschale für Verpflegungsmehraufwand während einer beruflichen Reise.

Anspruch auf diese Pauschale haben Mitarbeitende, die

• ihre erste Tätigkeitsstätte verlassen,
• beruflich veranlasst unterwegs sind und
• mindestens 8 Stunden von Wohnung oder erster Tätigkeitsstätte abwesend sind – oder es handelt sich um einen An- oder Abreisetag bei einer mehrtägigen Reise.

Als HR-Verantwortliche stellen Sie sicher, dass diese Voraussetzungen im Unternehmen klar geregelt sind. Davon betroffen sind beispielsweise Mitarbeitende im Außendienst, Projektmitarbeitende oder Kollegen, die regelmäßig Kunden oder Standorte besuchen.

Die Tagespauschale wird netto ausgezahlt. Alternativ kann der Mitarbeitende sie im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend machen, wenn der Arbeitgebende nicht oder nicht vollständig erstattet.

Gestellte Mahlzeiten: Wann Sie die Pauschale kürzen müssen

In vielen Fällen übernimmt der Arbeitgebende oder ein:e Geschäftspartner:in bereits einen Teil der Verpflegung. Typische Beispiele sind:

• Frühstück im Hotel
• Mittagessen im Rahmen eines Workshops
• Abendessen auf Einladung eines Kunden

Damit es nicht zu einer doppelten Begünstigung kommt, müssen Sie die Pauschale kürzen. Grundlage ist die 28-Euro-Pauschale für einen vollen Tag. Die Kürzungen sehen wie folgt aus:

• Frühstück: 20 % von 28 Euro = 5,60 Euro
• Mittagessen: 40 % von 28 Euro = 11,20 Euro
• Abendessen: 40 % von 28 Euro = 11,20 Euro

Die Kürzung nehmen Sie unabhängig davon vor, ob Sie die 14- oder die 28-Euro-Pauschale auszahlen. Wichtig ist, dass die Pauschale durch Kürzungen nicht negativ werden kann. In der Praxis bedeutet das: Wird mehr „abgezogen“, als für den Tag zusteht, bleibt der Wert bei 0 Euro stehen.

Praxisbeispiel

Ein Mitarbeiter nimmt an einem zweitägigen Workshop teil. Das Hotel bietet Frühstück, der Veranstalter stellt an beiden Tagen ein Mittagessen bereit.

• Tag 1: Anreise, Workshop, Übernachtung → 14 Euro Pauschale
• Tag 2: Workshop, Abreise → 14 Euro Pauschale

Gestellte Mahlzeiten:

• Frühstück (Tag 2): 5,60 Euro Kürzung
• Mittagessen (Tag 1 und 2): je 11,20 Euro Kürzung

In der Summe liegen die Kürzungsbeträge über den angesetzten 28 Euro. Der Verpflegungsmehraufwand für diese Reise fällt damit faktisch auf 0 Euro. Das ist häufig überraschend, aber steuerlich konsequent.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland 2025

Bei Auslandsreisen gelten eigene Pauschalen. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht diese jährlich in einer umfangreichen Übersicht.

Die Pauschbeträge hängen von den Lebenshaltungskosten im jeweiligen Land ab. Länder mit hohen Kosten haben entsprechend höhere Sätze.

Einige Beispiele machen die Spannweite deutlich:

• Schweiz: höherer Tagessatz, weil die Lebenshaltungskosten über dem deutschen Niveau liegen
• Spanien: niedrigerer Tagessatz als in der Schweiz

Zusätzlich gilt: Für Metropolen gibt es oft einen eigenen Eintrag. So können Pauschalen für eine Hauptstadt deutlich höher sein als für den Rest des Landes.

Für Ihre Reisekostenpraxis bedeutet das:

• Sie wählen pro Tag den passenden Staat bzw. die passende Stadt aus,
• Sie achten auf An- und Abreisetage (hier greifen reduzierte Sätze) und
• Sie dokumentieren Länderwechsel sauber, vor allem bei komplexeren Reiserouten.

Diese Auslandspauschalen bilden die Basis für eine korrekte Abrechnung im internationalen Kontext.

Steuer: Wie Mitarbeitende und Unternehmen profitieren

Sowohl Mitarbeitende als auch Unternehmen können Reisekosten und Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich nutzen.

Arbeitnehmende

Für Arbeitnehmende gilt: Erstattet der Arbeitgebende die Pauschalen nicht oder nur teilweise, können Mitarbeitende die nicht erstatteten Beträge als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen.

Der Ansatz lohnt sich vor allem dann, wenn der Arbeitnehmende mit allen Werbungskosten zusammen über den Werbungskosten-Pauschbetrag hinauskommt.

Selbstständige

Für Selbstständige gelten die Pauschalen als betrieblich veranlasster Aufwand. Zusätzlich können sie die enthaltene Umsatzsteuer, soweit sie anfällt, als Vorsteuer geltend machen. Voraussetzung ist eine saubere Dokumentation der Geschäftsreise.

Arbeitgebende

Arbeitgebende zahlen die Verpflegungspauschalen steuerfrei, solange sie die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge nicht überschreiten. So erhöhen Sie die Attraktivität von Dienstreisen, ohne Lohnsteuer und Sozialabgaben auszulösen.

Verpflegungsmehraufwand in der HR-Praxis: Prozesse und Software

Die Theorie ist das eine. In der täglichen Praxis kommt es jedoch darauf an, dass Ihre Prozesse und Systeme den Verpflegungsmehraufwand korrekt und effizient abbilden.

Digitale Reisekostenabrechnung nutzen

Mit einer modernen HR- oder Reisekostensoftware erfassen Mitarbeitende ihre Reisen direkt im System. Dort hinterlegen sie:

• Reisedaten (Zeiten, Orte, Länder)
• Art der Reise (Eintagesreise, mehrtägige Reise, Auslandsreise)
• gestellte Mahlzeiten
• zusätzliche Belege (z. B. Parkgebühren, Maut, Taxi)

Auf dieser Basis berechnet das System automatisch die korrekte Verpflegungspauschale. Die Kürzungen für Mahlzeiten fließen direkt in die Berechnung ein.

Workflow und Freigabe

Im nächsten Schritt wird die Abrechnung digital an die Führungskraft oder die verantwortliche Stelle in der Personal- oder Finanzabteilung übermittelt. Diese prüfen die Angaben und geben sie frei. Das spart Zeit, reduziert Rückfragen und schafft Transparenz.

Belege und Dokumentation

Trotz Pauschalen bleibt eines unverändert: Ohne Belege geht es nicht.

Für alle Ausgaben, die nicht pauschal abgerechnet werden, müssen Quittungen und Rechnungen vorliegen. Dazu zählen beispielsweise Übernachtungskosten oder sonstige Reisekosten. Idealerweise laden Mitarbeitende diese Belege direkt im System hoch.

Checkliste für Ihre Reisekostenabrechnung 2025

Zum Abschluss erhalten Sie eine kompakte Checkliste, die Sie direkt in Ihre HR-Praxis übertragen können:

• Prüfen Sie, ob es sich um eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit handelt.
• Erfassen Sie die Abwesenheitszeiten genau (Abfahrt, Ankunft, Länderwechsel).
• Wenden Sie im Inland die Pauschalen von 14 Euro bzw. 28 Euro korrekt an.
• Nutzen Sie im Ausland die aktuellen BMF-Tabellen zu Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten.
• Kürzen Sie die Pauschalen bei gestellten Mahlzeiten konsequent um 5,60 bzw. 11,20 Euro.
• Stellen Sie sicher, dass Belege für alle nicht pauschalen Kosten vorliegen.
• Prüfen Sie, ob Ihre HR- oder Reisekostensoftware die aktuellen Pauschalen und Kürzungsregeln korrekt abbildet.

Wenn Sie diese Punkte im Blick behalten, wird der Verpflegungsmehraufwand 2025 nicht zur Stolperfalle, sondern zu einem gut steuerbaren Baustein Ihrer Reisekostenstrategie.

Fazit: Verpflegungsmehraufwand im Griff behalten

Wenn Sie die Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand im Jahr 2025 korrekt anwenden, vermeiden Sie unnötige Rückfragen, Nachzahlungen und Diskussionen mit dem Finanzamt. Klare Regeln zu Abwesenheitszeiten, gestellten Mahlzeiten und Auslandsreisen schaffen zudem Sicherheit für Ihre Mitarbeitenden und die Personalabteilung.

In Verbindung mit einer geeigneten HR- oder Reisekostensoftware können Sie die Pauschalen effizient im Prozess abbilden und Ihre Reisekostenabrechnung somit transparenter, schneller und revisionssicherer gestalten.

FAQ

Was versteht man unter Verpflegungsmehraufwand?

Verpflegungsmehraufwand sind pauschale Entschädigungen für zusätzliche Verpflegungskosten, die durch beruflich bedingte Auswärtstätigkeiten entstehen. Diese können steuerfrei vom Arbeitgeber gezahlt oder in der Steuererklärung angesetzt werden.

Welche Pauschalen gelten 2025 für Dienstreisen innerhalb Deutschlands?

Im Inland gelten weiterhin:

• 14 Euro bei mindestens 8 Stunden Abwesenheit sowie an An- und Abreisetagen mehrtägiger Reisen
• 28 Euro bei einer vollen Abwesenheit von 24 Stunden

Wann gilt die 28-Euro-Pauschale?

Die Pauschale in Höhe von 28 Euro wird gewährt bei einem vollständigen Kalendertag (24 Stunden) Abwesenheit im Rahmen einer Dienstreise.
Typische Fälle sind:

• Ganztägige eintägige Dienstreisen (z. B. von 6:00 bis 6:00 am Folgetag)
• Vollständige Zwischentage bei mehrtägigen Reisen (also nicht An- oder Abreisetag)

Wer hat Anspruch auf die Verpflegungspauschale?

Anspruch haben Mitarbeitende, die:

• Ihre erste Tätigkeitsstätte verlassen,
• beruflich unterwegs sind und
• mindestens 8 Stunden abwesend sind oder an An-/Abreisetagen einer mehrtägigen Reise teilnehmen.

Wann muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden?

Wenn der Arbeitgeber oder ein Dritter Mahlzeiten zur Verfügung stellt, ist eine Kürzung vorgeschrieben:

• Frühstück: 20 % = 5,60 €
• Mittagessen: 40 % = 11,20 €
• Abendessen: 40 % = 11,20 €

Die Kürzung basiert immer auf dem vollen Tagessatz (28 €) – auch, wenn nur 14 € gezahlt würden. Die Pauschale kann durch Kürzung aber nicht negativ werden.

Welche Besonderheiten gelten bei Auslandsreisen?

Im Ausland gelten je nach Land und Stadt unterschiedliche Pauschalen, die jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht werden. Zu beachten sind:

• Höhere Sätze in Ländern mit höheren Lebenshaltungskosten (z. B. Schweiz)
• Sonderregelungen für Metropolen
• Reduzierte Pauschalen an An- und Abreisetagen
• Notwendige Dokumentation bei Länderwechseln