Verpflegungsmehraufwand 2026: Die wichtigsten Regeln für Ihre Reisekostenabrechnung
Welche Pauschalen können Arbeitnehmer im Inland geltend machen? Welche Besonderheiten gelten im Ausland? Und wie integrieren Sie die Regeln sauber in Ihre Reisekostenprozesse? In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige rund um den Verpflegungsmehraufwand, damit Ihre Reisekostenabrechnungen auch 2026 steuerlich korrekt, nachvollziehbar und effizient bleiben. Sie möchten sich über die allgemeinen Sätze und Grundlagen zu Reisekosten informieren? Dann lesen Sie unseren Beitrag „Reisekostenpauschale 2025: Die wichtigsten Zahlen auf einen Blick“.
Was bedeutet Verpflegungsmehraufwand?
Verpflegungsmehraufwand beschreibt die zusätzlichen Kosten für Essen und Trinken, die einem Mitarbeiter durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Die Idee dahinter ist einfach: Unterwegs ist Verpflegung meist teurer als zu Hause.
Damit Sie nicht jeden Bon einzeln abrechnen müssen, arbeitet der Gesetzgeber mit festen Pauschalen. Diese Pauschalen dürfen Sie steuerfrei auszahlen. Alternativ können Mitarbeiter sie in der Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen, wenn der Arbeitgeber nichts oder nur einen Teil erstattet.
Wichtig: Verpflegungsmehraufwand ist immer an eine beruflich veranlasste Reise gekoppelt und ersetzt nicht die normale Verpflegung im Alltag.
Inlandsreisen: 2025 vs. 2026
Für Reisen innerhalb Deutschlands gelten auch 2026 unverändert die bekannten Pauschalen:
- 14 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden sowie an An- und Abreisetagen einer mehrtägigen Reise
- 28 Euro bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden
Damit gibt es im Inland 2026 keine Erhöhung gegenüber 2025 – die Verpflegungspauschalen gelten in dieser Höhe bereits seit 2021 fort.
Hinweis für die Praxis: Ursprünglich war geplant, die Pauschalen im Rahmen des Wachstumschancengesetzes anzuheben (auf 16 Euro und 32 Euro). Diese Erhöhung ist jedoch nicht umgesetzt worden. Für Ihre HR- und Reisekostenpraxis heißt das: Sie können weiterhin mit den vertrauten Sätzen arbeiten.
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Wer erhält die Tagespauschale?
In der Praxis tauchen viele Begriffe auf: Tagespauschale, Tagessatz, Tagesgeld oder einfach Tagegeld. Alle meinen dasselbe: die Pauschale für Verpflegungsmehraufwand während einer beruflichen Reise.
Anspruch auf diese Pauschale haben Mitarbeiter, die
- ihre erste Tätigkeitsstätte verlassen,
- beruflich veranlasst unterwegs sind und
- mindestens 8 Stunden von Wohnung oder erster Tätigkeitsstätte abwesend sind – oder es handelt sich um einen An- oder Abreisetag bei einer mehrtägigen Reise.
Als HR-Verantwortliche stellen Sie sicher, dass diese Voraussetzungen im Unternehmen klar geregelt sind. Davon betroffen sind beispielsweise Mitarbeiter im Außendienst, Projektmitarbeiter oder Kollegen, die regelmäßig Kunden oder Standorte besuchen.
Die Tagespauschale wird netto ausgezahlt. Alternativ kann der Mitarbeiter sie im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend machen, wenn der Arbeitgeber nicht oder nicht vollständig erstattet.
Gestellte Mahlzeiten: Wann Sie die Pauschale kürzen müssen
In vielen Fällen übernimmt der Arbeitgeber oder ein Geschäftspartner bereits einen Teil der Verpflegung. Typische Beispiele sind:
- Frühstück im Hotel
- Mittagessen im Rahmen eines Workshops
- Abendessen auf Einladung eines Kunden
Damit es nicht zu einer doppelten Begünstigung kommt, müssen Sie die Pauschale kürzen. Grundlage ist die 28-Euro-Pauschale für einen vollen Tag. Die Kürzungen sehen wie folgt aus:
- Frühstück: 20 % von 28 Euro = 5,60 Euro
- Mittagessen: 40 % von 28 Euro = 11,20 Euro
- Abendessen: 40 % von 28 Euro = 11,20 Euro
Die Kürzungsregeln bleiben 2026 unverändert: 20 % für Frühstück sowie jeweils 40 % für Mittag- oder Abendessen.
Die Kürzung nehmen Sie unabhängig davon vor, ob Sie die 14- oder die 28-Euro-Pauschale auszahlen. Wichtig ist, dass die Pauschale durch Kürzungen nicht negativ werden kann. In der Praxis bedeutet das: Wird mehr „abgezogen“, als für den Tag zusteht, bleibt der Wert bei 0 Euro stehen.
Praxisbeispiel
Ein Mitarbeiter nimmt an einem zweitägigen Workshop teil. Das Hotel bietet Frühstück, der Veranstalter stellt an beiden Tagen ein Mittagessen bereit.
- Tag 1: Anreise, Workshop, Übernachtung → 14 Euro Pauschale
- Tag 2: Workshop, Abreise → 14 Euro Pauschale
Gestellte Mahlzeiten:
- Frühstück (Tag 2): 5,60 Euro Kürzung
- Mittagessen (Tag 1 und 2): je 11,20 Euro Kürzung
In der Summe liegen die Kürzungsbeträge über den angesetzten 28 Euro. Der Verpflegungsmehraufwand für diese Reise fällt damit faktisch auf 0 Euro. Das ist häufig überraschend, aber steuerlich konsequent.
Verpflegungsmehraufwand im Ausland 2026
Bei Auslandsreisen gelten eigene Pauschalen. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht diese jährlich in einer umfangreichen Übersicht.
Zum 1. Januar 2026 wurden die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten durch ein neues BMF-Schreiben angepasst. Je nach Land – und teilweise sogar je Stadt – gelten andere Sätze als 2025.
Diese Auslandspauschalen sind für Arbeitnehmer auf Auslandsdienstreisen, betriebliche Auslandsreisen von Unternehmern sowie für die doppelte Haushaltsführung im Ausland anzuwenden.
Das Vorgehen für die Reisekostenpraxis bleibt 2026 unverändert:
- Sie wählen pro Tag den passenden Staat bzw. die passende Stadt aus.
- Sie achten auf An- und Abreisetage (hier greifen reduzierte Sätze).
- Sie dokumentieren Länderwechsel sauber, vor allem bei komplexeren Reiserouten.
Sachbezugswerte und steuerliche Einordnung
Zum 1. Januar 2026 ändern sich die amtlichen Sachbezugswerte für Mahlzeiten. Diese Werte beeinflussen die Bewertung kostenlos oder verbilligt abgegebener Verpflegung.
Wichtig für Ihre Abrechnung: Die Sachbezugswerte ändern nicht die Höhe der Inlands-Reisekostenpauschalen.
Steuer: Wie Mitarbeiter und Unternehmen profitieren
Sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen können Reisekosten und Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich nutzen.
Arbeitnehmer
Für Arbeitnehmer gilt: Erstattet der Arbeitgeber die Pauschalen nicht oder nur teilweise, können Mitarbeiter die nicht erstatteten Beträge als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen.
Der Ansatz lohnt sich vor allem dann, wenn der Arbeitnehmer mit allen Werbungskosten zusammen über den Werbungskosten-Pauschbetrag hinauskommt.
Selbstständige
Für Selbstständige gelten die Pauschalen als betrieblich veranlasster Aufwand. Zusätzlich können sie die enthaltene Umsatzsteuer, soweit sie anfällt, als Vorsteuer geltend machen. Voraussetzung ist eine saubere Dokumentation der Geschäftsreise.
Arbeitgeber
Arbeitgeber zahlen die Verpflegungspauschalen steuerfrei, solange sie die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge nicht überschreiten. So erhöhen Sie die Attraktivität von Dienstreisen, ohne Lohnsteuer und Sozialabgaben auszulösen.
Verpflegungsmehraufwand in der HR-Praxis: Prozesse und Software
Die Theorie ist das eine. In der täglichen Praxis kommt es jedoch darauf an, dass Ihre Prozesse und Systeme den Verpflegungsmehraufwand korrekt und effizient abbilden.
Digitale Reisekostenabrechnung nutzen
Mit einer modernen HR- oder Reisekostensoftware erfassen Mitarbeiter ihre Reisen direkt im System. Dort hinterlegen sie:
- Reisedaten (Zeiten, Orte, Länder)
- Art der Reise (Eintagesreise, mehrtägige Reise, Auslandsreise)
- gestellte Mahlzeiten
- zusätzliche Belege (z. B. Parkgebühren, Maut, Taxi)
Auf dieser Basis berechnet das System automatisch die korrekte Verpflegungspauschale. Die Kürzungen für Mahlzeiten fließen direkt in die Berechnung ein.
Workflow und Freigabe
Im nächsten Schritt wird die Abrechnung digital an die Führungskraft oder die verantwortliche Stelle in der Personal- oder Finanzabteilung übermittelt. Diese prüfen die Angaben und geben sie frei. Das spart Zeit, reduziert Rückfragen und schafft Transparenz.
Belege und Dokumentation
Trotz Pauschalen bleibt eines unverändert: Ohne Belege geht es nicht.
Für alle Ausgaben, die nicht pauschal abgerechnet werden, müssen Quittungen und Rechnungen vorliegen. Dazu zählen beispielsweise Übernachtungskosten oder sonstige Reisekosten. Idealerweise laden Mitarbeiter diese Belege direkt im System hoch.
Checkliste für Ihre Reisekostenabrechnung 2026
Zum Abschluss erhalten Sie eine kompakte Checkliste, die Sie direkt in Ihre HR-Praxis übertragen können:
- Prüfen Sie, ob es sich um eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit handelt.
- Erfassen Sie die Abwesenheitszeiten genau (Abfahrt, Ankunft, Länderwechsel).
- Wenden Sie im Inland die Pauschalen von 14 Euro bzw. 28 Euro korrekt an.
- Nutzen Sie im Ausland die ab 1. Januar 2026 geltenden BMF-Tabellen zu Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten.
- Kürzen Sie die Pauschalen bei gestellten Mahlzeiten konsequent um 5,60 bzw. 11,20 Euro.
- Stellen Sie sicher, dass Belege für alle nicht pauschalen Kosten vorliegen.
- Prüfen Sie, ob Ihre HR- oder Reisekostensoftware die aktuellen Pauschalen und Kürzungsregeln korrekt abbildet.
- Berücksichtigen Sie bei kostenloser oder verbilligter Verpflegung die ab 1. Januar 2026 gültigen Sachbezugswerte – getrennt von der Pauschalenlogik.
Wenn Sie diese Punkte im Blick behalten, wird der Verpflegungsmehraufwand 2026 nicht zur Stolperfalle, sondern zu einem gut steuerbaren Baustein Ihrer Reisekostenstrategie.
Fazit: Verpflegungsmehraufwand im Griff behalten
Wenn Sie die Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand im Jahr 2026 korrekt anwenden, vermeiden Sie unnötige Rückfragen, Nachzahlungen und Diskussionen mit dem Finanzamt. Klare Regeln zu Abwesenheitszeiten, gestellten Mahlzeiten und Auslandsreisen schaffen zudem Sicherheit für Ihre Mitarbeiter und die Personalabteilung.
In Verbindung mit einer geeigneten HR- oder Reisekostensoftware können Sie die Pauschalen effizient im Prozess abbilden und Ihre Reisekostenabrechnung somit transparenter, schneller und revisionssicherer gestalten.
FAQ
1. Was ist Verpflegungsmehraufwand?
Verpflegungsmehraufwand sind Pauschalen für zusätzliche Verpflegungskosten bei beruflichen Reisen – steuerfrei erstattbar oder in der Steuererklärung absetzbar.
2. Wie hoch sind die Pauschalen in Deutschland 2026?
14 € bei Abwesenheit über 8 Stunden oder an An-/Abreisetagen, 28 € bei 24 Stunden Abwesenheit – unverändert gegenüber 2025.
3. Wann muss ich die Pauschale kürzen?
Wenn Mahlzeiten gestellt werden (z. B. Hotel-Frühstück oder Mittagessen im Seminar):
- Frühstück: -5,60 €
- Mittag-/Abendessen: je -11,20 €
4. Gibt es andere Pauschalen im Ausland?
Ja, für jedes Land (und teils Städte) gelten eigene Pauschalen laut BMF-Tabelle. Diese wurden zum 1. Januar 2026 aktualisiert.
5. Können Arbeitgeber die Pauschalen steuerfrei zahlen?
Ja – solange gesetzliche Höchstbeträge eingehalten werden. Alternativ kann der Arbeitnehmer die Pauschalen selbst in der Steuer ansetzen.
