Welche Pauschalen können Arbeitnehmer im Inland geltend machen? Welche Besonderheiten gelten im Ausland? Und wie bilden Sie die Regeln in Ihrer Reisekostensoftware ab?? In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige rund um den Verpflegungsmehraufwand, damit Ihre Abrechnungen 2026 steuerlich korrekt bleiben.
Das Wichtigste im Überblick
- Im Inland gelten 2026 weiterhin 14 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit sowie an An- und Abreisetagen und 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit.
- Die geplante Erhöhung auf 16 beziehungsweise 32 Euro wurde nicht umgesetzt.
- Für Auslandsreisen gelten seit dem 1. Januar 2026 die aktuellen Pauschbeträge des Bundesfinanzministeriums.
- Bei gestellten Mahlzeiten ist die Pauschale entsprechend zu kürzen.
Sie möchten sich über die allgemeinen Sätze und Grundlagen zu Reisekosten informieren? Dann lesen Sie unseren Beitrag „Reisekostenpauschale 2026: Die wichtigsten Zahlen auf einen Blick“.
Was bedeutet Verpflegungsmehraufwand?
Verpflegungsmehraufwand beschreibt die zusätzlichen Kosten für Essen und Trinken, die einem Mitarbeiter durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Die Idee dahinter ist einfach: Unterwegs ist Verpflegung meist teurer als zu Hause.
Damit Sie nicht jeden Bon einzeln abrechnen müssen, arbeitet der Gesetzgeber mit festen Pauschalen. Diese Pauschalen dürfen Sie steuerfrei auszahlen. Alternativ können Mitarbeiter sie in der Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen, wenn der Arbeitgeber nichts oder nur einen Teil erstattet.
Wichtig: Verpflegungsmehraufwand ist immer an eine beruflich veranlasste Reise gekoppelt und ersetzt nicht die normale Verpflegung im Alltag.
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Inlandsreisen: 2025 vs. 2026
Für Reisen innerhalb Deutschlands gelten auch 2026 unverändert die bekannten Pauschalen:
- 14 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden sowie an An- und Abreisetagen einer mehrtägigen Reise
- 28 Euro bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden
Damit gibt es im Inland 2026 keine Erhöhung gegenüber 2025. Die Verpflegungspauschalen gelten in dieser Höhe bereits seit dem 1. Januar 2020 fort.
Hinweis für die Praxis: Ursprünglich war geplant, die Pauschalen im Rahmen des Wachstumschancengesetzes anzuheben (auf 16 Euro und 32 Euro). Diese Erhöhung ist jedoch nicht umgesetzt worden. Für Ihre HR- und Reisekostenpraxis heißt das: Sie können weiterhin mit den vertrauten Sätzen arbeiten.
Wer erhält die Tagespauschale?
In der Praxis tauchen viele Begriffe auf: Tagespauschale, Tagessatz, Tagesgeld oder einfach Tagegeld. Alle meinen dasselbe: die Pauschale für Verpflegungsmehraufwand während einer beruflichen Reise.
Anspruch auf diese Pauschale haben Mitarbeiter, die
- ihre erste Tätigkeitsstätte verlassen,
- beruflich veranlasst unterwegs sind und
- mehr als 8 Stunden von Wohnung oder erster Tätigkeitsstätte abwesend sind, oder es handelt sich um einen An- oder Abreisetag bei einer mehrtägigen Reise.
Davon betroffen sind beispielsweise Mitarbeiter im Außendienst, Projektmitarbeiter oder Kollegen, die regelmäßig Kunden oder Standorte besuchen.
Der Arbeitgeber zahlt die Pauschale steuer- und sozialversicherungsfrei aus. Alternativ kann der Mitarbeiter sie im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend machen, wenn der Arbeitgeber nicht oder nicht vollständig erstattet.
Gestellte Mahlzeiten: Wann Sie die Pauschale kürzen müssen
In vielen Fällen übernimmt der Arbeitgeber oder ein Geschäftspartner bereits einen Teil der Verpflegung. Typische Beispiele sind:
- Frühstück im Hotel
- Mittagessen im Rahmen eines Workshops
- Abendessen auf Einladung eines Kunden
Damit der Mitarbeiter das Essen nicht doppelt erstattet bekommt, müssen Sie die Pauschale kürzen. Grundlage ist die 28-Euro-Pauschale für einen vollen Tag. Die Kürzungen sehen wie folgt aus:
- Frühstück: 20 % von 28 Euro = 5,60 Euro
- Mittagessen: 40 % von 28 Euro = 11,20 Euro
- Abendessen: 40 % von 28 Euro = 11,20 Euro
Die Kürzungsregeln bleiben 2026 unverändert: 20 % für Frühstück sowie jeweils 40 % für Mittag- oder Abendessen.
Sie kürzen immer um diese festen Beträge, auch wenn Ihr Mitarbeiter an dem Tag nur die 14-Euro-Pauschale erhält. Sind die Kürzungen höher als die Pauschale, sinkt sie auf 0 Euro. Einen negativen Betrag gibt es nicht.
Praxisbeispiel
Ein Mitarbeiter nimmt an einem zweitägigen Workshop teil. Das Hotel bietet am zweiten Tag ein Frühstück an, der Veranstalter stellt an beiden Tagen ein Mittagessen bereit.
Tag 1: Für den Anreisetag beträgt die Verpflegungspauschale 14 Euro. Wegen des gestellten Mittagessens wird sie um 11,20 Euro gekürzt. Es verbleiben 2,80 Euro.
Tag 2: Für den Abreisetag beträgt die Verpflegungspauschale ebenfalls 14 Euro. Die Kürzungen für das Frühstück von 5,60 Euro und das Mittagessen von 11,20 Euro ergeben zusammen 16,80 Euro. Die Pauschale kann jedoch höchstens bis auf 0 Euro gekürzt werden.
Für die gesamte Reise verbleibt somit ein Verpflegungsmehraufwand von 2,80 Euro.
Verpflegungsmehraufwand im Ausland 2026
Bei Auslandsreisen gelten eigene Pauschalen. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht diese jährlich in einer Tabelle mit rund 200 Ländern und Städten.
Zum 1. Januar 2026 wurden die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten durch ein neues BMF-Schreiben angepasst. Je nach Land und teilweise sogar je Stadt, gelten andere Sätze als 2025.
Diese Auslandspauschalen sind für Arbeitnehmer auf Auslandsdienstreisen, betriebliche Auslandsreisen von Unternehmern sowie für die doppelte Haushaltsführung im Ausland anzuwenden.
Das Vorgehen für die Reisekostenpraxis bleibt 2026 unverändert:
- Sie wählen pro Tag den passenden Staat bzw. die passende Stadt aus.
- Sie achten auf An- und Abreisetage (hier greifen reduzierte Sätze).
- Sie halten bei jedem Länderwechsel Datum und Uhrzeit fest.
Sachbezugswerte und steuerliche Einordnung
Zum 1. Januar 2026 ändern sich die amtlichen Sachbezugswerte für Mahlzeiten. Diese Werte beeinflussen die Bewertung kostenlos oder verbilligt abgegebener Verpflegung.
Wichtig für Ihre Abrechnung: Die Sachbezugswerte ändern nicht die Höhe der Inlands-Reisekostenpauschalen.
Steuer: Wie Mitarbeiter und Unternehmen profitieren
Sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen können Reisekosten und Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich nutzen.
Arbeitnehmer
Für Arbeitnehmer gilt: Erstattet der Arbeitgeber die Pauschalen nicht oder nur teilweise, können Mitarbeiter die nicht erstatteten Beträge als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen.
Der Ansatz lohnt sich vor allem dann, wenn der Arbeitnehmer mit allen Werbungskosten zusammen über den Werbungskosten-Pauschbetrag hinauskommt.
Selbstständige
Für Selbstständige gelten die Verpflegungspauschalen bei einer betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit als Betriebsausgaben. Aus den Pauschalen selbst ist kein Vorsteuerabzug möglich. Vorsteuer kann jedoch aus den tatsächlich entstandenen Verpflegungskosten geltend gemacht werden, sofern hierfür ordnungsgemäße Rechnungen oder zulässige Kleinbetragsbelege vorliegen und die allgemeinen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs erfüllt sind. Halten Sie Anlass, Ziel, Abfahrt und Rückkehr jeder Reise fest.
Arbeitgeber
Arbeitgeber zahlen die Verpflegungspauschalen steuerfrei, solange sie die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge nicht überschreiten. So erhöhen Sie die Attraktivität von Dienstreisen, ohne Lohnsteuer und Sozialabgaben auszulösen.
Verpflegungsmehraufwand in der HR-Praxis: Prozesse und Software
Digitale Reisekostenabrechnung nutzen
Mit einer HR- oder Reisekostensoftware erfassen Mitarbeiter ihre Reisen direkt im System. Dort hinterlegen sie:
- Reisedaten (Zeiten, Orte, Länder)
- Art der Reise (Eintagesreise, mehrtägige Reise, Auslandsreise)
- gestellte Mahlzeiten
- zusätzliche Belege (z. B. Parkgebühren, Maut, Taxi)
Auf dieser Basis berechnet das System automatisch die korrekte Verpflegungspauschale. Die Kürzungen für Mahlzeiten fließen direkt in die Berechnung ein.
Workflow und Freigabe
Das System schickt die Abrechnung an die Führungskraft zur Freigabe. Diese prüfen die Angaben und geben sie frei. Die Führungskraft sieht Zeiten, Orte und gestellte Mahlzeiten auf einen Blick und muss seltener nachfragen.
Belege und Dokumentation
Ohne Belege geht es nicht.
Für alle Ausgaben, die nicht pauschal abgerechnet werden, müssen Quittungen und Rechnungen vorliegen. Dazu zählen beispielsweise Übernachtungskosten oder sonstige Reisekosten. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter Belege direkt im System hochladen.
Checkliste für Ihre Reisekostenabrechnung 2026
- Prüfen Sie, ob es sich um eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit handelt.
- Erfassen Sie die Abwesenheitszeiten genau (Abfahrt, Ankunft, Länderwechsel).
- Wenden Sie im Inland die Pauschalen von 14 Euro bzw. 28 Euro korrekt an.
- Nutzen Sie im Ausland die ab 1. Januar 2026 geltenden BMF-Tabellen zu Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten.
- Kürzen Sie die Pauschalen bei gestellten Mahlzeiten konsequent um 5,60 bzw. 11,20 Euro.
- Stellen Sie sicher, dass Belege für alle nicht pauschalen Kosten vorliegen.
- Prüfen Sie, ob Ihre HR- oder Reisekostensoftware die aktuellen Pauschalen und Kürzungsregeln korrekt abbildet.
- Berücksichtigen Sie bei kostenloser oder verbilligter Verpflegung die ab 1. Januar 2026 gültigen Sachbezugswerte getrennt von der Pauschalenlogik.
Fazit: Verpflegungsmehraufwand im Griff behalten
Wenn Sie die Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand im Jahr 2026 korrekt anwenden, vermeiden Sie Nachzahlungen bei der nächsten Lohnsteuer-Außenprüfung.
Mit einer geeigneten HR- oder Reisekostensoftware können Sie die Pauschalen automatisch berechnen lassen und haben bei einer Prüfung jede Kürzung belegt.
FAQ
1. Was ist Verpflegungsmehraufwand?
Verpflegungsmehraufwand sind Pauschalen für zusätzliche Verpflegungskosten bei beruflichen Reisen. Sie sind steuerfrei erstattbar oder in der Steuererklärung absetzbar.
2. Wie hoch sind die Pauschalen in Deutschland 2026?
Die Pauschalen bleiben unverändert gegenüber 2025: 14 € bei Abwesenheit über 8 Stunden oder an An-/Abreisetagen, 28 € bei 24-stündiger Abwesenheit.
3. Wann muss ich die Pauschale kürzen?
Wenn Mahlzeiten gestellt werden (z. B. Hotel-Frühstück oder Mittagessen im Seminar):
- Frühstück: -5,60 €
- Mittag-/Abendessen: je -11,20 €
4. Gibt es andere Pauschalen im Ausland?
Ja, für jedes Land (und teils Städte) gelten eigene Pauschalen laut BMF-Tabelle. Diese wurden zum 1. Januar 2026 aktualisiert.
5. Können Arbeitgeber die Pauschalen steuerfrei zahlen?
Ja, solange gesetzliche Höchstbeträge eingehalten werden. Alternativ kann der Arbeitnehmer die Pauschalen selbst in der Steuer ansetzen.
6. Was gilt nach drei Monaten am selben Einsatzort?
Nach drei Monaten ununterbrochener Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte können keine Verpflegungspauschalen mehr steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten angesetzt werden. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Dreimonatsfrist neu in Gang. Die Frist gilt nur, wenn der Mitarbeiter den Einsatzort an mindestens drei Tagen pro Woche aufsucht.
