Alexander Graf

23. März 2023

2 Kommentare

Was sind digitale Personalakten?

Die digitale Personalakte ist eine moderne Alternative zur klassischen Papier-Personalakte. Es handelt sich um eine digitale Sammlung von Personaldokumenten, die automatisch in ein zentrales Dokumentmanagementsystem eingepflegt und zentral verwaltet werden. Im Gegensatz zur Papierform ermöglicht die digitale Akte einen dezentralen Zugriff, sodass berechtigte Personen jederzeit und von jedem Ort aus darauf zugreifen können.

Funktionen einer digitalen Personalakte

Die Funktionen einer digitalen Personalakte können sich je nach Software-Anbieter stark unterscheiden. Deshalb sollten Sie sich bei der Erstellung der Akte immer nach den jeweiligen Bedürfnissen im Unternehmen richten. Trotzdem gibt es gewisse Funktionen, die als Standards gelten, wie die Stammdatenverwaltung, Import-Funktionen und die Verwaltung von Zugriffsrechten. Weitere häufig genutzte Funktionen sind:

• Feste Definition von Änderungsprozessen
• Vorterminierung von Änderungen
• Automatisierte Texterkennung (OCR – optical character recognition)
• Massenänderungen
• Auswertungen und Analysen

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Hier erhalten Sie einen Überblick über typische Projektaufgaben zur Einführung einer digitalen Personalakte und wichtige Entscheidungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen.

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Ziele der digitalen Personalakte

Durch die Einführung einer digitalen Personalakte können Sie bei sich im Unternehmen verschiedene Ziele erreichen:

• Steigerung der Effizienz und Zeitersparnis
  Der administrative Arbeitsaufwand verringert sich enorm, da Sie Daten schnell und automatisch archivieren können und durch die Stichwort- und Volltextsuche schnell an Informationen kommen.
• Senkung der Kosten
  Unternehmen müssen keine Lagerräume mehr für Papierakten anmieten, wodurch beispielsweise Mietkosten wegfallen. Außerdem gehen wegen der elektronischen Archivierung Druck- und Papierkosten zurück.
• Verringerung des Papierarchivs
  Papierdokumente können größtenteils vernichtet werden, wenn sie DSGVO-konform archiviert sind. Außerdem können Mitarbeiter beispielsweise über interne Plattformen zeitgleich, standortunabhängig und mobil auf Daten der digitalen Personalakte zugreifen. Dabei verfügen die Mitarbeiter über individuelle Zugangsberechtigungen, sodass zum Beispiel besonders sensible Daten nicht von allen einsehbar sind.
• Steigerung der Qualität
  Durch den Zeitgewinn bei Routineaufgaben werden Kapazitäten frei, um strategische Personalfragen bearbeiten zu können.
• Mehr Nachhaltigkeit
  Die Digitalisierung von Dokumenten führt zu einem geringeren Papierverbrauch. Sie tragen so zum Umweltschutz bei.

Was gehört in eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist reizvoll, denn mit ihr können Unternehmen Platz sparen. Eng gepackte Aktenschränke gehören der Vergangenheit an und gescannte Dokumente nehmen auf den Festplatten des Archivsystems nur noch einen Bruchteil der Kapazitäten ein. Aber gerade bei personenbezogenen Daten ist Vorsicht geboten, denn nicht jedes Dokument darf digitalisiert werden. Außerdem ist bei manchen Dokumenten die Digitalisierung zwar erlaubt, aber deren späterer Nutzen steht nicht im Verhältnis zum Aufwand. Anhand von Negativ- und Positivlisten können Sie eingrenzen, welche Dokumente digitalisierbar sind:

Negativlisten

Darin sind alle Dokumente enthalten, die nicht digitalisiert werden dürfen. Hierunter fallen private Unterlagen, Daten oder sonstige Informationen, die die Persönlichkeitsrechte eines Arbeitnehmers berühren. Beispiele sind psychologische und graphologische Gutachten zu Mitarbeitern sowie Angaben zur Gesundheit, insofern diese nicht in direktem Zusammenhang zum Arbeitsplatz stehen. Weiterführend ist auch die Digitalisierung von Fortbildungsnachweisen, wichtigem Schriftverkehr oder Fehlzeitenübersichten denkbar. Allerdings entscheiden sich viele Unternehmen gegen das Digitalisieren einiger dieser Dokumente; in der Folge werden die explizit ausgeschlossenen Dokumenten zusammen mit den rechtlich unzulässigen Dokumenten in der Negativliste erfasst.

Positivlisten

Hierin sind alle Dokumente enthalten, die gesetzlich bedingt in jedem Fall aufzubewahren sind. Häufig geht die Vorstellung von einer digitalen Personalakte mit der Idee einher, keinerlei Papierdokumente für Mitarbeiter mehr aufbewahren zu müssen. Da aber gesetzliche Aufbewahrungspflichten eine physische Aufbewahrung (d. h. in Papierform) fordern, muss in jedem Fall eine Mini-Akte pro Mitarbeiter mit jenen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten geführt werden. Eine vollständig digitale und damit papierlose Personalakte ist unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen gegenwärtig nicht möglich.

Diese Aufbewahrungspflicht betrifft nur einen verhältnismäßig kleinen Bestandteil der Dokumente einer Personalakte, weshalb die Mini-Akte in der späteren Administration kaum ins Gewicht fällt. Dennoch ist es sinnvoll, diese wichtigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zusätzlich digital zur Verfügung zu stellen. Aus diesem Grund werden alle für ein Unternehmen relevanten, gesetzlich aufbewahrungspflichtigen Dokumente in die Positivliste aufgenommen.

Folgende Informationen und Dokumente gehören also in jedem Fall in eine digitale Personalakte:

• Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf)
• Stammdaten des Personals bzw. Personalbogen, ggf. Änderungsmitteilungen
• Vertragsunterlagen, also Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen wie Beförderungen oder Versetzungen
• Sozialversicherungsnachweis
• Lohnsteuerkarte
• Angaben zu Abwesenheiten: Krankheits- oder Urlaubstage
• Gehaltsinformationen
• Weiterbildungsnachweise: Fortbildungszertifikate, Qualifizierungen
• Dokumente zur Korrespondenz mit dem Mitarbeiter
• Abmahnungen oder sonstige Sanktionen
• Beurteilungen
• Kündigungsschreiben
• Bewertungsschreiben wie Zwischen- und Endzeugnisse

Vergleich von Software-Anbietern für die digitale Personalakte

Basierend auf den Anforderungen, die in den Analyseworkshops definiert wurden, können wir die diversen am Markt agierenden Anbieter von digitalen Personalakten-Lösungen vergleichen. Neben einer betriebswirtschaftlichen Kosten-/Nutzenanalyse, fachlichen Anforderungen, Nutzerfreundlichkeit und Bedienbarkeit achten wir dabei auch auf datenschutztechnische Kriterien.

Für die Einführung der digitalen Personalakte eignen sich mehrere Anbieter, die jeweils verschiedene Lösungen betreiben. Einige haben wir hier einmal aufgeführt:

SAP (Opentext)

Ursprünglich entwickelte SAP eine eigene Lösung für die digitale Personalakte. Diese wird den heutigen Erfordernissen an eine intuitive Bedienbarkeit jedoch nicht gerecht und bietet lediglich einen begrenzten Funktionsumfang. Aus diesem Grund arbeitet SAP mit der Firma Opentext zusammen, die bereits im Vorfeld eine umfangreichere Lösung für digitale Personalakten mit SAP-Integration entwickelt hat, und vertreibt nun deren System.

d.velop Personnel File

Das Personnel File von d.velop lässt sich nahtlos in SAP-Systeme integrieren. Kunden können so problemlos bekannte SAP-Tools wie PA30 von jedem Ort aus nutzen. Auch die Integration in Microsoft Outlook oder die Nutzung von Office-Vorlagen ist möglich. Auch Funktionen, Berechtigungskonzepte uvm. sind direkt im SAP einstellbar. Umfangreiche Schnittstellen sind also nicht nötig. Um eine maximale Sicherheit im Umgang mit den schützenswerten digitalen Personalakten zu gewährleisten, bietet Personnel File Berechtigungskonzepte und eine Verschlüsselung der Daten im System.

Aconso

Das System hat einen großen Umfang und bietet Unternehmen mit vielen Aktenbeständen durch einen Scan-Service einen enormen Vorteil, da sich die gesammelten Papierakten mit ihm schnell digitalisieren lassen. Aconso wird mit eigenständigen SAP-Anwendungen verknüpft, kann in SAP SuccessFactors integriert und mithilfe von Nutzeroberflächen betrieben werden, die mit Tools aus SAPUI5 (SAP User Interface 5) erstellt wurden: Hierdurch lässt sich das System auch mit dem Smartphone nutzen.

Personio

Personio umfasst sämtliche Vorgänge rund um die Rekrutierung, die Verwaltung von Mitarbeitern, die Bezahlung sowie die Entwicklung. Die Software bietet Workflows und ein Personaldatenmanagement mit Rollen und Rechten, Berichten und Analysen sowie Employee Self Service. Personio ist komplett auf Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch verfügbar, die Nutzersprache ist auf Mitarbeiterebene frei wählbar. Es kann vom Laptop, Smartphone oder Tablet aus bedient werden.

HRworks

Seit 1998 ist HRworks auf dem Markt. Anfangs ein reines Reisekosten-Tool, deckt die Software heute fast alle Bereiche des Personalwesens ab. Die webbasierte Anwendung bietet neben dem digitalen Reisekostenmanagement zahlreiche Features innerhalb der drei weiteren Hauptfunktionen Personalverwaltung, Zeiterfassung und Corporate Benefits.

Forcont

Die forcont business technology GmbH wurde 1990 gegründet und bietet die digitale Personalakte auch als Software-as-a-Service aus der Cloud an. Die Software von forcont heißt forpeople, ist standortunabhängig nutzbar und digitalisiert sämtliche Papierakten. Der Datenschutz ist beispielsweise durch rückstandsfreies Löschen von Abmahnungen nach bestimmten Zeitvorgaben und nach dem Vier-Augen-Prinzip gewährleistet.

Persis

Die digitale Personalakte von Persis ersetzt komplett die Papierakte. Gesetzlich vorgeschriebene Ausnahmen berücksichtigt das System allerdings nicht. Durch verschlüsselte Datenübertragung und eine codierte Datenspeicherung gewährleistet das System Datensicherheit und es kann auch mit SAP-Gehaltssystemen kommunizieren.

E & R

E & R beschäftigt sich bereits seit 1998 mit der technischen Umsetzung von Personalverwaltungsprozessen. Die digitale Personalakte ist ein Modul der cloudbasierten Softwarelösung Personalmanager. Für die Steuerung steht eine zentrale Online-Plattform zur Verfügung, so dass auf die Daten standortunabhängig zugegriffen werden kann. Auch die Mitarbeiter selbst haben durch Mitarbeiter-Accounts entsprechend Zugriff auf ihre Daten. Der Zugriff auf den Passwortmanager ist passwortgeschützt, der Datenaustausch findet also ausschließlich verschlüsselt statt.

Auf einen Blick: Funktionsvergleich verschiedener Software-Anbieter

Für die schnelle Übersicht haben wir für Sie eine Tabelle erstellt. Darin finden Sie die wichtigsten Funktionen aller oben vorgestellten Software-Anbieter von digitalen Personalakten im Vergleich:

Whitepaper: Digitale Personalakten im Vergleich

In diesem Whitepaper betrachten und vergleichen wir mit Aconso, D.velop, ESCRIBA und Forcont verschiedene Anbieter der digitalen Personalakte.

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Typische Fehler bei der Einführung

Die folgenden Fehler sind bei der Einführung der digitalen Personalakte typisch und lassen sich durch eine umfangreiche Vorbereitung leicht vermeiden:

• Auf einen Digitalisierungsdienstleister verzichten: Für die Digitalisierung alter Aktenbestände ist es vielfach hilfreich, einen externen Dienstleister zu beauftragen. Zwar können Unternehmen den Scan-Vorgang auch selbst durchführen, allerdings ist dieser Prozess häufig komplexer, als von den Verantwortlichen vorher angenommen wurde. So dürfen die zu scannenden Dokumente aus Datenschutzgründen zum Beispiel nicht einfach der hausinternen Poststelle überlassen werden. Mitarbeiter aus dem Personalbereich können den Scan-Vorgang zwar übernehmen, allerdings müssen sie dazu über leistungsfähige Scanner verfügen und ihr Alltagsgeschäft in dieser Zeit ruhen lassen.
• Unzureichendes Berechtigungskonzept: Der richtige Umgang mit personenbezogenen Daten ist durch das BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) geregelt. Um die Informationen nur berechtigten Personen zugänglich zu machen, sollten Unternehmen ein Berechtigungskonzept einführen, das bestimmten Personengruppen zu bestimmten Zeiten den Zugriff auf ausgewählte Datensätze erlaubt. Ein Berechtigungskonzept, das nicht alle Personen und mögliche Aktionen berücksichtigt, sollte vermieden werden.
• Lediglich den Funktionsumfang bei der Wahl der Software-Anbieter berücksichtigen: Häufig wird lediglich der Funktionsumfang der Software bei der Wahl eines geeigneten Anbieters berücksichtigt. Allerdings sollten Verantwortliche beachten, dass sich Personalprozesse im eigenen Unternehmen in der Zukunft ändern können. Um teure Anpassungen zu vermeiden, sollten sie daher darauf achten, dass die Software gut erweiterbar ist.
• Unterschätztes Projektmanagement: Obwohl die bloße Einführung der digitalen Personalakte an sich nicht lange dauert, lässt sich ein solches Projekt nicht in wenigen Wochen umsetzen. Eine umfangreiche Vorbereitung braucht genügend Zeit und schließt zum Beispiel eine strukturierte Analyse der Datenverwaltung und eine Konzipierung der digitalen Akte mit ein. Zudem müssen Administratoren und Anwender im Umgang mit dem neuen System geschult werden, um Fehler im hochsensiblen Datenbereich zu vermeiden.

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Digitale Personalakte und DSGVO

Seit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung ist der richtige Umgang mit personenbezogenen Daten für viele Unternehmen zu einer Herausforderung geworden. Digitale Personalakten können Abhilfe schaffen, da sich die DSGVO mit ihnen zuverlässig einhalten lässt. Mit Hilfe von SAP ILM (Information Lifecycle Management) können Unternehmen Berechtigungen beispielsweise in der SAP-Anwendung einrichten. Andere Software-Lösungen bieten ebenfalls ausgiebige Berechtigungskonzepte, mit denen einzelne Aktionen für bestimmte Mitarbeiter in einem festgelegten Zeitraum ausgeführt werden können. Der richtige Umgang mit personenbezogenen Daten lässt sich mit der Einführung der digitalen Personalakte also leicht etablieren – Unternehmen reduzieren das Risiko von Abmahnungen dadurch deutlich.

Fazit

Unternehmen profitieren von der digitalen Personalakte in vielerlei Hinsicht. Mit der Reduktion papiergebundener Akten beschleunigen sich Verwaltungsprozesse im HR-Bereich. Personaler können sich so vermehrt auf strategische Aufgaben konzentrieren. Zudem führt die Platz- und Papierersparnis zu geringeren Kosten. Auch die DSVGO lässt sich mit digitalen Personalakten sehr gut umsetzen, da sie mit einem Berechtigungskonzept ausgestattet werden können. Unternehmen können für die Einführung des Systems zwischen verschiedenen Anbietern wählen.

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FAQ

Ist eine digitale Personalakte Pflicht?

Ab dem 01.01.2022 müssen bestimmte Entgeltunterlagen nur noch elektronisch aufbewahrt werden, gemäß dem Gesetz zur Änderung des Sozialgesetzbuchs (7. SGB IV-ÄndG).

Was sind die Vorteile von digitalen Personalakten?

Steigerung der Effizienz und Zeitersparnis, Senkung von Kosten, Steigerung der Arbeitsqualität, mehr Nachhaltigkeit durch weniger Papieraufkommen.

Was gehört in eine digitale Personalakte?

In einer digitalen Personalakte sind alle Dokumente enthalten, die gesetzlich bedingt in jedem Fall aufzubewahren sind.

Was gehört nicht in eine Digitale Personalakte?

Private Unterlagen, Daten oder Informationen, die die Persönlichkeitsrechte eines Arbeitnehmers berühren, wie psychologische und graphologische Gutachten.

Alexander Graf

Als Bereichsleiter „IT für HR“ unterstütze ich Sie gerne in der Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse. Dabei habe ich mich auf die strategische Anwendungs- und Prozessberatung im Personalmanagement mit Fokus auf HR/HCM und Cloud-Lösungen wie SuccessFactors spezialisiert.

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