Alexander Graf

22. Mai 2025

2 Kommentare

Was sind digitale Personalakten?

Die digitale Personalakte ist eine moderne Alternative zur klassischen -Personalakte in Papierform. Es handelt sich um eine digitale Sammlung von Personaldokumenten, die in einem zentralen Dokumentmanagementsystem automatisch erfasst und verwaltet werden. Im Gegensatz zur Papierform ermöglicht die digitale Personalakte einen dezentralen Zugriff, so dass berechtigte Personen jederzeit und von jedem Ort aus darauf zugreifen können.

Ist die digitale Personalakte Pflicht?

Die Führung einer Personalakte ist für Arbeitgeber in Deutschland zwar nicht explizit gesetzlich vorgeschrieben, ergibt sich aber mittelbar aus verschiedenen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, etwa dem Steuer-, Sozialversicherungs- oder Arbeitsrecht.

Personalakten dienen der strukturierten Dokumentation des Beschäftigungsverhältnisses und sind damit zentraler Bestandteil einer rechtskonformen Personalverwaltung. Sie enthalten unter anderem Informationen zu Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträgen, Fehlzeiten oder Qualifikationen.

Ab 2027 kommen auf Unternehmen zusätzliche Anforderungen zu, was die digitale Aufbewahrung bestimmter Unterlagen betrifft.

Gesetzliche Anforderungen an die digitale Personalakte ab 2027

Ab dem 1. Januar 2027 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, bestimmte Entgeltunterlagen ausschließlich in digitaler Form zu führen. Dies betrifft unter anderem Nachweise zur Versicherungspflicht oder -freiheit, Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, Entsendungsunterlagen und Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen. Rechtsgrundlage ist die Beitragsverfahrensverordnung (BVV), insbesondere § 8 BVV.

Für Unternehmen besteht eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026, innerhalb derer sie auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der digitalen Aufbewahrungspflicht befreit werden können. Nach Ablauf dieser Frist ist die elektronische Führung der genannten Unterlagen jedoch verbindlich.

Funktionen einer digitalen Personalakte

Die Funktionen einer digitalen Personalakte können sich je nach Software-Anbieter stark unterscheiden. Deshalb sollten Sie sich bei der Erstellung der Akte immer nach den jeweiligen Bedürfnissen im Unternehmen richten. Trotzdem gibt es gewisse Funktionen, die als Standard gelten, wie die Stammdatenverwaltung, Import-Funktionen und die Verwaltung von Zugriffsrechten. Weitere häufig genutzte Funktionen sind:

• Feste Definition von Änderungsprozessen
• Vorterminierung von Änderungen
• Automatisierte Texterkennung (OCR – optical character recognition)
• Massenänderungen
• Auswertungen und Analysen

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9 Vorteile einer digitalen Personalakte

Obwohl die Pflicht zur digitalen Führung aktuell nur ausgewählte Entgeltunterlagen betrifft, sollten Unternehmen die vollständige Digitalisierung ihrer Personalakten in Betracht ziehen. Denn sie erleichtert nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern bietet eine Reihe weiterer Vorteile.

1. Schneller Dokumentenzugriff: Alle relevanten Personaldaten sind in Sekundenschnelle digital abrufbar.
2. Einheitliche Struktur: Eine klare, standardisierte Ablage sorgt für Übersichtlichkeit und Ordnung.
3. Weniger Verwaltungsaufwand: Automatisierte Prozesse sparen Zeit und entlasten die HR-Abteilung.
4. Raum- und Ressourcenschonung: Kein Papierchaos mehr – die digitale Ablage spart Platz und Druckkosten.
5. Sichere Datenhaltung: Die elektronische Aufbewahrung schützt vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff.
6. Rechtssicherheit & Datenschutz: Zugriffsrechte lassen sich individuell steuern und dokumentieren.
7. Inklusive Nutzung: Funktionen zur Barrierefreiheit wie Vergrößerung oder Vorleseoption erleichtern den Informationszugang.
8. Mehrsprachigkeit möglich: Automatische Übersetzungen helfen, Sprachbarrieren zu überwinden – besonders relevant in internationalen Teams.
9. Flexible Dokumentenfreigabe: Mitarbeitende können Dokumente ortsunabhängig digital signieren.

Herausforderungen der digitalen Personalakte

Der Wechsel zur digitalen Personalakte zahlt sich in der Regel aus. Die Kosten-Nutzen-Bilanz fällt zu Gunsten der Digitalisierung aus. Doch Unternehmen sollten sich bewusst machen, dass sie mit der Entscheidung bestimmte Herausforderungen in Kauf nehmen.

• Hoher Implementierungsaufwand: Die Implementierung erfordert einen erheblichen Aufwand an Zeit und Ressourcen, insbesondere für die Auswahl und Integration geeigneter Softwarelösungen.
• Technologieabhängigkeit: Der Zugriff auf digitale Personalakten ist von einer stabilen IT-Infrastruktur abhängig; technische Störungen oder Systemausfälle können den Zugriff einschränken.
• Datenschutzrisiken: Trotz Sicherheitsvorkehrungen besteht die Gefahr des unberechtigten Zugriffs auf sensible Mitarbeiterdaten, was strenge Datenschutzrichtlinien und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen erfordert.

Ziele der digitalen Personalakte

Durch die Einführung einer digitalen Personalakte können Sie bei sich im Unternehmen verschiedene Ziele erreichen:

Steigerung der Effizienz und Zeitersparnis:

Der administrative Arbeitsaufwand verringert sich enorm, da Sie Daten schnell und automatisch archivieren können und durch die Stichwort- und Volltextsuche schnell an Informationen kommen.

Senkung der Kosten:

Unternehmen müssen keine Lagerräume mehr für Papierakten anmieten, wodurch beispielsweise Mietkosten entfallen. Außerdem sinken durch die elektronische Archivierung Druck- und Papierkosten.

Verringerung des Papierarchivs:

Papierdokumente können größtenteils vernichtet werden, wenn sie DSGVO-konform archiviert sind. Außerdem können Mitarbeiter beispielsweise über interne Plattformen zeitgleich, ortsunabhängig und mobil auf Daten der digitalen Personalakte zugreifen. Dabei verfügen die Mitarbeiter über individuelle Zugangsberechtigungen, so dass zum Beispiel besonders sensible Daten nicht von allen einsehbar sind.

Steigerung der Qualität:

Durch den Zeitgewinn bei Routineaufgaben werden Kapazitäten frei, um strategische Personalfragen bearbeiten zu können.

Mehr Nachhaltigkeit:

Die Digitalisierung von Dokumenten führt zu einem geringeren Papierverbrauch. Sie tragen so zum Umweltschutz bei.

Welche Dokumente gehören in die digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist sinnvoll, denn mit ihr können Unternehmen Platz sparen, der bis dato für Aktenschränke reserviert werden musste. Doch bei der Digitalisierung ist Vorsicht geboten: Nicht jedes Dokument darf digitalisiert werden. Zudem gibt es Dokumente, deren Digitalisierung zwar zulässig ist, bei denen der Nutzen aber in keinem Verhältnis zum Aufwand steht. Anhand von Negativ- und Positivlisten können Sie eingrenzen, welche Dokumente digitalisierbar sind:

Negativlisten

Erstellen Sie eine Liste mit allen Dokumenten, die nicht digitalisiert werden dürfen. Hierzu gehören private Dokumente, Daten oder sonstige Informationen, die die Persönlichkeitsrechte eines Arbeitnehmers berühren. Beispiele sind psychologische und graphologische Gutachten über Mitarbeiter sowie Gesundheitsdaten, sofern diese nicht in direktem Zusammenhang zum Arbeitsplatz stehen.

Auch die Digitalisierung von Fortbildungsnachweisen, wichtiger Korrespondenz oder Fehlzeitenübersichten ist denkbar. Allerdings entscheiden sich viele Unternehmen gegen das Digitalisieren einiger dieser Dokumente. Ergänzen Sie die Negativliste um diese Dokumente, deren Digitalisierung Ihnen nicht sinnvoll erscheint.

Positivlisten

In dieser Liste sind alle Dokumente enthalten, die aufgrund gesetzlicher Bestimmungen in jedem Fall aufbewahrt werden müssen.

Häufig geht mit der Idee einer digitalen Personalakte die Vorstellung einher, keine Papierdokumente mehr für die Mitarbeiter aufbewahren zu müssen. Da aber gesetzliche Aufbewahrungspflichten eine physische Aufbewahrung, d. h. in Papierform, fordern, muss in jedem Fall eine Mini-Akte pro Mitarbeiter mit den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten geführt werden. Eine vollständig digitale und damit papierlose Personalakte ist unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen gegenwärtig nicht möglich.

Die physische Aufbewahrungspflicht betrifft nur einen verhältnismäßig kleinen Teil der Dokumente einer Personalakte, weshalb die Mini-Akte in der späteren Verwaltung kaum ins Gewicht fällt. Es ist sinnvoll, diese wichtigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zusätzlich in digitaler Form zur Verfügung zu stellen. Aus diesem Grund werden alle für ein Unternehmen relevanten, gesetzlich aufbewahrungspflichtigen Dokumente in die Positivliste aufgenommen.

Folgende Informationen und Dokumente gehören also in jedem Fall in eine digitale Personalakte:

• Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf)
• Stammdaten des Personals bzw. Personalbogen, ggf. Änderungsmitteilungen
• Vertragsunterlagen, also Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen wie Beförderungen oder Versetzungen
• Sozialversicherungsnachweis
• Lohnsteuerkarte
• Angaben zu Abwesenheiten: Krankheits- oder Urlaubstage
• Gehaltsinformationen
• Weiterbildungsnachweise: Fortbildungszertifikate, Qualifizierungen
• Dokumente zur Korrespondenz mit dem Mitarbeiter
• Abmahnungen oder sonstige Sanktionen
• Beurteilungen
• Kündigungsschreiben
• Bewertungsschreiben wie Zwischen- und Endzeugnisse

Im Vergleich: Software-Anbietern für die digitale Personalakte

Whitepaper: Digitale Personalakten im Vergleich

In diesem Whitepaper betrachten und vergleichen wir mit Aconso, D.velop, ESCRIBA und Forcont verschiedene Anbieter der digitalen Personalakte.

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Whitepaper: Digitale Personalakten im Vergleich

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Führen Sie zunächst einen Analyseworkshop durch, in dem Sie Ihre Anforderungen an eine Software für die digitale Personalakte definieren. Mit einem klaren Anforderungskatalog können Sie die verschiedenen am Markt agierenden Anbieter objektiv vergleichen. Neben einer betriebswirtschaftlichen Kosten-Nutzen-Analyse, den fachlichen Anforderungen, der Benutzerfreundlichkeit und der Bedienbarkeit berücksichtigen Sie dabei auch datenschutzrechtliche Kriterien.

Für die Einführung der digitalen Personalakte eignen sich verschiedene Software-Lösungen. Eine Auswahl etablierter Anbieter haben wir Ihnen hier aufgeführt:

SAP (Opentext)

Ursprünglich entwickelte SAP eine eigene Lösung für die digitale Personalakte. Diese entspricht jedoch nicht den heutigen Anforderungen an eine intuitive Bedienbarkeit und bietet nur einen begrenzten Funktionsumfang. Aus diesem Grund arbeitet SAP mit der Firma Opentext zusammen, die bereits vorher eine umfassendere Lösung für die digitale Personalakte mit SAP-Integration entwickelt hatte, und vertreibt nun deren System.

d.velop Personnel File

Das d.velop Personnel File lässt sich nahtlos in SAP-Systeme integrieren. So können Kunden problemlos vertraute SAP-Tools wie PA30 einfach und standortunabhängig nutzen. Auch die Integration in Microsoft Outlook oder die Nutzung von Office-Vorlagen ist möglich. Funktionen, Berechtigungskonzepte und vieles mehr sind direkt im SAP einstellbar.

Umfangreiche Schnittstellen sind somit nicht notwendig. Um eine maximale Sicherheit im Umgang mit den schützenswerten digitalen Personalakten zu gewährleisten, bietet Personnel File Berechtigungskonzepte und eine Verschlüsselung der Daten im System.

Aconso

Das System hat eine große Reichweite und bietet Unternehmen mit großen Aktenbeständen einen enormen Vorteil: Durch einen Scan-Service können gesammelte Papierakten schnell digitalisiert werden.

Aconso ist mit eigenständigen SAP-Anwendungen verknüpft, kann in SAP SuccessFactors integriert und mithilfe von Nutzeroberflächen betrieben werden, die mit Tools aus SAPUI5 (SAP User Interface 5) erstellt wurden.: Hierdurch lässt sich das System auch mit dem Smartphone nutzen.

Personio

Personio deckt alle Prozesse rund um die Rekrutierung, die Verwaltung von Mitarbeitern, die Entlohnung sowie die Personalentwicklung ab.

Die Software bietet Workflows und ein Personaldatenmanagement mit Rollen und Rechten, Berichten und Analysen sowie Employee Self Service. Personio ist vollständig in Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch verfügbar, wobei die Nutzersprache auf Mitarbeiterebene frei wählbar ist. Die Software kann vom Laptop, Smartphone oder Tablet aus bedient werden.

HRworks

HRworks  ist seit 1998 auf dem Markt. Ursprünglich als reines Reisekosten-Tool konzipiert, deckt die Software heute nahezu alle Bereiche des Personalwesens ab.

Die webbasierte Anwendung bietet neben dem digitalen Reisekostenmanagement zahlreiche Features innerhalb der drei weiteren Hauptfunktionen Personalverwaltung, Zeiterfassung und Corporate Benefits.

Forcont

Die 1990 gegründete forcont business technology GmbH bietet die digitale Personalakte auch als Software-as-a-Service aus der Cloud an. Die Software von forcont heißt forpeople, ist ortsunabhängig nutzbar und digitalisiert alle Papierakten. Der Datenschutz wird zum Beispiel durch rückstandsfreies Löschen von Abmahnungen nach bestimmten Zeitvorgaben und nach dem Vier-Augen-Prinzip gewährleistet.

Persis

Die digitale Personalakte von Persis ersetzt die Papierakte vollständig. Gesetzlich vorgeschriebene Ausnahmen berücksichtigt das System allerdings nicht.

Durch verschlüsselte Datenübertragung und eine codierte Datenspeicherung gewährleistet das System eine hohe Datensicherheit. Es kann auch mit SAP-Gehaltssystemen kommunizieren.

E & R

E & R beschäftigt sich bereits seit 1998 mit der technischen Umsetzung von Personalverwaltungsprozessen. Die digitale Personalakte ist ein Modul der cloudbasierten Softwarelösung Personalmanager.

Für die Verwaltung steht eine zentrale Online-Plattform zur Verfügung, so dass auf die Daten ortsunabhängig zugegriffen werden kann. Auch die Mitarbeiter selbst haben durch Mitarbeiter-Accounts entsprechend Zugriff auf ihre Daten. Der Datenaustausch erfolgt dabei ausschließlich verschlüsselt.

Auf einen Blick: Funktionsvergleich verschiedener Software-Anbieter

Für die schnelle Übersicht haben wir für Sie eine Tabelle erstellt. Darin finden Sie die wichtigsten Funktionen aller oben vorgestellten Software-Anbieter von digitalen Personalakten im Vergleich:

Typische Fehler bei der Einführung

Die folgenden Fehler sind typisch für die Einführung der digitalen Personalakte und können durch eine umfangreiche Vorbereitung leicht vermieden werden.:

• Auf einen Digitalisierungsdienstleister verzichten: Für die Digitalisierung alter Aktenbestände ist es hilfreich, einen externen Dienstleister zu beauftragen. Zwar können Unternehmen den Scan-Vorgang auch selbst durchführen, allerdings ist dieser Prozess häufig komplexer als von den Verantwortlichen angenommen. So dürfen die zu scannenden Dokumente aus Datenschutzgründen zum Beispiel nicht einfach der hausinternen Poststelle überlassen werden. Mitarbeiter aus der Personalabteilung können den Scan-Vorgang zwar übernehmen, allerdings müssen sie dazu über leistungsfähige Scanner verfügen und ihr Tagesgeschäft in dieser Zeit ruhen lassen.
• Unzureichendes Berechtigungskonzept: Der richtige Umgang mit personenbezogenen Daten ist durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt. Damit Informationen nur für berechtigte Personen zugänglich sind, sollten Unternehmen ein Berechtigungskonzept einführen, das bestimmten Personengruppen den Zugriff auf ausgewählte Datensätze zu bestimmten Zeiten erlaubt. Vermeiden Sie ein Berechtigungskonzept, das nicht alle Personen und alle möglichen Aktionen berücksichtigt.
• Fokus auf den Funktionsumfang bei der Wahl der Software-Anbieter: Häufig wird bei der Wahl eines geeigneten Anbieters nur der Funktionsumfang der Software berücksichtigt. Die Verantwortliche sollten jedoch beachten, dass sich die Personalprozesse im eigenen Unternehmen in der Zukunft ändern können. Um kostspielige Anpassungen zu vermeiden, sollten Sie daher auf eine gute Erweiterbarkeit der Software achten.
• Unterschätztes Projektmanagement: Obwohl die Einführung der digitalen Personalakte nicht viel Zeit in Anspruch nimmt, kann ein solches Projekt nicht in wenigen Wochen umgesetzt werden. Eine gründliche Vorbereitung erfordert ausreichend Zeit und beinhaltet zum Beispiel eine strukturierte Analyse der Datenverwaltung und eine Konzipierung der digitalen Akte. Zudem müssen Administratoren und Anwender im Umgang mit dem neuen System geschult werden, um Fehler im hochsensiblen Datenbereich zu vermeiden.

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Digitale Personalakte und DSGVO

Seit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung ist der richtige Umgang mit personenbezogenen Daten für viele Unternehmen zu einer Herausforderung geworden. Digitale Personalakten können hier Abhilfe schaffen, denn mit ihnen lässt sich die DSGVO zuverlässig einhalten.

Mit Hilfe von SAP ILM (Information Lifecycle Management) können Unternehmen Berechtigungen einrichten. Drittanbieter Software-Lösungen bieten ebenfalls ausgiebige Berechtigungskonzepte, mit denen einzelne Aktionen nur von bestimmten Mitarbeitern in einem festgelegten Zeitraum ausgeführt werden können.

Fazit

Die digitale Personalakte verschafft Unternehmen klare Vorteile. Indem die Software papiergebundene Akten ersetzt, reduziert sie den Verwaltungsaufwand im HR-Bereich spürbar. Personaler gewinnen Zeit, um sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Gleichzeitig sparen Unternehmen durch den Wegfall von Papier und Lagerflächen Kosten.

Auch datenschutzrechtlich punkten digitale Personalakten, da sich ein flexibles Berechtigungskonzept meist einfach integrieren lässt. Unternehmen können für die Einführung eines Systems zwischen verschiedenen Anbietern wählen, sodass sich für jedes Anforderungsprofil eine geeignete Software finden lässt.

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FAQ

Ist eine digitale Personalakte Pflicht?

Ab dem 01.01.2022 müssen bestimmte Entgeltunterlagen nur noch elektronisch aufbewahrt werden, gemäß dem Gesetz zur Änderung des Sozialgesetzbuchs (7. SGB IV-ÄndG).

Was sind die Vorteile von digitalen Personalakten?

Steigerung der Effizienz und Zeitersparnis, Senkung von Kosten, Steigerung der Arbeitsqualität, mehr Nachhaltigkeit durch weniger Papieraufkommen.

Was gehört in eine digitale Personalakte?

In einer digitalen Personalakte sind alle Dokumente enthalten, die gesetzlich bedingt in jedem Fall aufzubewahren sind.

Was gehört nicht in eine Digitale Personalakte?

Private Unterlagen, Daten oder Informationen, die die Persönlichkeitsrechte eines Arbeitnehmers berühren, wie psychologische und graphologische Gutachten.

Wer kann mir beim Thema Digitale Personalakte: Pflicht, Funktionen und Vergleich der Software-Anbieter helfen?

Wenn Sie Unterstützung zum Thema Digitale Personalakte: Pflicht, Funktionen und Vergleich der Software-Anbieter benötigen, stehen Ihnen die Experten von ActivateHR, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.

Alexander Graf