SAP Fiori My Inbox 2.0

Mit Fiori My Inbox hat SAP eine App entwickelt, mit der Workflow-Aufgaben (individuelle Prozesse wie Freigabe- und Genehmigungsverfahren) sowohl auf dem Rechner als auch auf dem Smartphone jederzeit bearbeitet werden können. SAP Fiori My Inbox 2.0 ist seit 2016 als Nachfolger der ersten Version auf dem Markt. Unternehmen profitieren dabei von einer einfachen und intuitiven Benutzeroberfläche, flexiblen Integrationsmöglichkeiten und dem Zugriff durch Mobilgeräte. Dadurch wird die Produktivität deutlich gesteigert. Die App kann als Cloud- und als On-Premise-Lösung betrieben werden.

SAP Fiori My Inbox 2.0

Was ändert sich mit SAP Fiori My Inbox?

Um über verschiedene Systeme hinweg alle Workflow-Aufgaben für den Nutzer zu sammeln und zugänglich zu machen, wurde lange Zeit nur die Universal Worklist (UWL) verwendet. Sie bietet einen zentralisierten Zugriff auf für die Arbeit relevante Informationen von verschiedenen Systemen wie z.B. SAP Business Workflow. Die App Fiori My Inbox ist im Zuge der Fiori-User-Experience-Strategie entwickelt worden und löst die vorherigen UWL zunehmend ab. Der Grund hierfür liegt neben der Möglichkeit, die Anwendung auch auf Mobilgeräten auszuführen, in der vereinfachten Benutzeroberfläche. Anwender nutzen das System sicherer und schneller.

Wie funktioniert SAP Fiori My Inbox?

Die Anwendung sammelt alle Workflow-Aufgaben von verschiedenen Systemen und stellt sie dem Nutzer zu Verfügung. Hierzu werden verschiedene Connectoren (Schnittstellen für die Integration von anderen Applikationen mit SAP-Systemen) aus unterschiedlichen Bereichen eingefügt. Auch sämtliche nicht-SAP-Systeme können mit einem OData-Service in die SAP Fiori My Inbox integriert werden: Dabei handelt es sich um ein HTTP-basiertes Protokoll, das den Datenzugriff zwischen verschiedenen Softwaresystemen sicherstellt. Im Gegensatz zur UWL lassen sich mit der App Workflow-Aufgaben aus der SAP Cloud Platform bearbeiten.

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Die Funktionen von SAP Fiori My Inbox sind vielfältig. Verantwortliche im Personalmanagement sind mit dem System z. B. in der Lage, verschiedene Anträge zentral zu bearbeiten. Zudem können Führungskräfte auch Vertretungen planen. Dies lässt sich auf zwei Arten bewerkstelligen: Entweder durch die geplante Vertretung, bei der ein fester Vertretungszeitraum angegeben wird, oder durch die ungeplante Vertretung über einen unbestimmten Zeitraum mit einer Bestätigung durch den Vertreter. Um Vertretungen für spezifische Aufgabenbereiche festzulegen, können Verantwortliche Vertreterprofile anlegen, in denen die Tätigkeiten genau festgelegt werden. Hierbei wird auch bestimmt, welche Informationen die Vertretung einsehen darf und welche nicht.

Die Benutzeroberfläche von SAP Fiori My Inbox

Zu den größten Vorteilen des Systems zählen die intuitive Nutzeroberfläche und die damit einhergehende hohe Benutzerfreundlichkeit. Das System basiert auf der sogenannten Master-Detail-Sicht, die Anzeige ist deshalb in zwei Teile gegliedert. Ein Teil der Benutzeroberfläche besteht aus der Master-View. Sie befindet sich auf der linken Seite und zeigt eine Übersicht der vorhandenen Workitems (Befehle, mit denen einzelne Schritte innerhalb der Workflow-Aufgabe ausgeführt werden können). Dieser Teil der Benutzeroberfläche stellt dem Nutzer neben der Art des Worktitems weitere Informationen, wie dessen Priorität oder Beschreibung, zur Verfügung.

Für eine ausführlichere Darstellung eines ausgewählten Worktitems sorgt der zweite Teil der Anzeige: Die Detail-View. Für die detailreichere Darstellung stellt SAP Anwendern bereits eine große Auswahl an vorgefertigten Sichten zur Verfügung, diese können bei der Integration von Fiori My Inbox einfach aktiviert und mit eingebunden werden. Auch die Umsetzung individueller Wünsche ist generell möglich: Voreinstellungen in den Anzeigen können jederzeit geändert und eigene Ausführungen in das System integriert werden.

Mit Filtern bietet SAP Fiori My Inbox auch innerhalb der Master-View die Möglichkeit, schnell ein bestimmtes Worktitem zu suchen und auszuwählen. Sie lassen sich unter anderem anhand ihrer Priorität, ihres Fälligkeits- oder Anlegedatums, ihrer Aufgabenart oder ihres Status filtern. Filter können auch genutzt werden, um bestimmte Workitems bereits im Vorfeld nicht in der App angezeigt werden zu lassen.

Funktionen und Vorteile von SAP Fiori My Inbox

Die App verfügt über viele Funktionen, die die Arbeit von Nutzern erheblich erleichtern:

  • Master-Detail-Sicht mit verschiedenen Ansichten für unterschiedliche Zwecke
  • Volltextsuche und Filter für Workitems
  • Beifügen von Informationen und Kommentaren für den Nutzer
  • Substitution Management, mit dem eingegebene Daten ersetzt werden können
  • Massengenehmigung mehrere Anträge, die der gleichen Aufgabenart angehören
  • Anzeigen des Workflow-Verlaufs
  • Die Integration der Systeme SAP Business Workflow, SAP Business Process Management und SAP Cloud Platform Workflow
  • Support bei der Navigation
  • Erweiterbarkeit mit nicht von SAP entwickelten Systemen
  • Zugriff durch Mobilgeräte

Anwendern erschließen sich dadurch mehrere Vorteile. Zum einen erleichtert die zentrale Anwendung Ausbildung und Support, da viele Mitarbeiter nicht mehr mehrere Systeme bedienen müssen. Hierdurch steigert sich gleichzeitig die Produktivität, da die entsprechenden Aufgaben schneller bearbeitet werden können: der mobile Zugriff auf die Workflow-Aufgaben unterstützt diesen Prozess.

Fazit

SAP Fiori My Inbox löst die bisher verwendete UWL bei der Bearbeitung von Workflow-Aufgaben ab. Ein enormer Vorteil liegt im Zugriff durch mobile Endgeräte und in der neuen Benutzeroberfläche, die für Anwender leichter zu handhaben ist. Bei der Bedienung der App stehen Nutzern zwei Anzeigen zur Verfügung. Während die Master-View eine allgemeine Übersicht über sämtliche Workitems bereitstellt, zeigt die Detail-View ausführlichere Informationen über ein ausgewähltes Workitem an. SAP stellt Verantwortlichen variierende Ansichten mit der Bereitstellung von SAP Fiori My Inbox zur Verfügung. Unternehmen können die Anzeigen zudem auch individuell gestalten, indem die mitgelieferten Ansichten verändert und eigene integriert werden.

Auch von der Filterfunktion profitieren Anwender, da sie Workitems schnell und einfach mit verschiedenen Kriterien finden und auswählen können. Weitere Vorteile bietet die flexible Einrichtungsmöglichkeit, denn die Anwendung kann als Cloud- oder On-Premise-Lösung betrieben werden und integriert auch Technologien, die nicht von SAP entwickelt wurden. Verantwortliche sind dadurch mit der App in der Lage, unterschiedliche Genehmigungsverfahren, die auf mehreren Systemen beruhen, zentral zu steuern. Viel Zeit sparen sich Nutzer zudem bei der Erstellung von Massengenehmigungen von mehreren Anträgen aus dem gleichen Aufgabenbereich. Führungskräfte im Personalbereich können zudem Vertreterprofile für bestimmte Aufgaben und verschiedene Zeiträume anlegen. Hierbei werden genau die Informationen, die der Vertreter für die Erledigung seiner neuen Aufgabe braucht, freigegeben.

Aktuelle Informationen rund um Fiori My Inbox und andere SAP-Anwendungen finden Sie auf unserem Blog. Haben Sie weitere Fragen zu dem Thema? Kontaktieren Sie uns gerne persönlich, damit wir Ihr individuelles Anliegen besprechen können.


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