So gelingt Zeiterfassung im Home-Office
Die Umstellung aufs Home-Office erfordert von uns allen – Arbeitgeber wie Arbeitnehmer – ein Umdenken und neue Lösungen. Das betrifft auch die Erfassung von Arbeitszeiten. Wie lässt sich Zeiterfassung im Home-Office sinnvoll lösen und warum ist das gerade jetzt so wichtig? Hier erfahren Sie es.
Inhaltsverzeichnis
Neue Herausforderungen in der Zeiterfassung im Home-Office
- Rein stationäre Zeiterfassungssysteme (lokale Terminals) greifen im Home-Office nicht mehr
- Im Home-Office verschwimmen Arbeitszeit und Freizeit immer mehr
- Stunden händisch einzureichen und zu erfassen ist im Home-Office noch chaotischer bis unmöglich
Seitdem im Zuge der Corona-Pandemie viele Menschen von zuhause aus arbeiten, greifen herkömmliche Mittel zur Zeiterfassung nicht mehr. Das Problem mit z. B. stationären Stempeluhren: Ihre Mitarbeitenden sind gerade überall, nur nicht da, wo die Stempeluhr ist – im Büro. Andere Unternehmen stützen sich auf eine Vertrauensarbeitszeit-Vereinbarung mit ihren Mitarbeitenden: Sie vertrauen darauf, dass ihre Mitarbeitenden Arbeits- und Pausenzeiten selbstständig einhalten, ohne diese Zeiten in irgendeiner Form zu erfassen. Auch diese Methode gestaltet sich im Home-Office schwierig: Anders als die Stempeluhr lässt sich Ihr Vertrauen zwar auch auf die Wohnungen Ihrer Mitarbeitenden ausweiten. Das Problem liegt vielmehr darin, dass Arbeits- und Freizeit im Home-Office mehr und mehr verschwimmen. Viele Mitarbeitende neigen dann beispielsweise dazu, Überstunden anzuhäufen. Auch die letzte Möglichkeit, Stunden händisch zu erfassen, führt im Home-Office zu unnötigem Chaos: In unübersichtlichen Excel-Tabellen unterlaufen Mitarbeitenden schnell Fehler – und dann geht das große Hin- und Herschicken los.
Neue, effektive Zeiterfassung muss her
Wir können davon ausgehen, dass uns das Arbeitsmodell Home-Office auch nach der Corona-Pandemie begleiten wird.
Eine neue, effiziente Lösung zur Zeiterfassung muss also her, die auch in den eigenen vier Wänden funktioniert. Meine Empfehlung: setzen Sie die Zeiterfassung in einer digitalen Lösung um, die es Ihnen und Ihren Mitarbeitenden erlaubt, effektiv auch von zuhause aus Zeiten zu erfassen. Die Zeiten laufen dann direkt in Ihr SAP-HCM-System ein, sodass sie in weiteren HR-Modulen weiterverarbeitet werden können. Je nachdem, wie Sie die Zeiterfassung aktuell handhaben, kommen verschiedene Lösungen für Sie infrage. Im Folgenden möchte ich Ihnen nun Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie Zeiterfassung im Home-Office möglich machen.
Zeiterfassung via Software-Lösung
Viele Unternehmen nutzen mittlerweile eine Software-Lösung zur Zeiterfassung. Mitarbeitende können selbstständig ihre Arbeits- und Pausenzeiten damit entweder in der Cloud oder lokal (On-Premises) erfassen. Sind die Daten einmal digital im ERP-System erfasst, können sie dort direkt weiterverarbeitet und beispielsweise an die Lohnbuchhaltung übermittelt werden.
Vorteile digitaler Zeiterfassung via Software
- Administrativer Aufwand, der zur Erfassung und Kontrolle der Arbeitszeiten notwendig ist, verringert sich.
- Weitere HR-Prozesse wie die Urlaubsplanung und die Erfassung von Krankheitstagen werden durch digitale Zeiterfassung optimiert.
- Zeiterfassungssoftwares lassen sich in die vorhandene Unternehmenssoftware integrieren, um Arbeitszeiten direkt weiterverarbeiten zu können. Viele ERP-Systeme wie das von SAP bieten auch eigene Module zur Zeiterfassung an.
- Erhöhte Transparenz bzgl. Arbeitszeiten führt zur Reduzierung von Überstunden und Leerlaufzeiten.
- Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt dadurch, dass Arbeitnehmer in die Einsatzplanung und Zeitenerfassung einbezogen werden.
- Über Self-Services können Mitarbeitende fehlende oder falsche Zeitbuchungen selbst bearbeiten.
- Digitale Zeiterfassung ist rechtskonform und effizient.
In SAP können Sie digitale Zeiterfassung beispielsweise mit Fiori realisieren. Über die Applikationen „Meine Zeitbuchungen“ und „Zeiterfassung“ erfassen Sie Zeiten im Home-Office.
Abbildung 1: Meine Zeitbuchungen in Fiori.
Abbildung 2: Zeiterfassung mit Fiori.
Zeiterfassung per App
Noch einfacher als mit einer Software über den Computer funktioniert Zeiterfassung per App. Eine App verwandelt das Smartphone Ihrer Mitarbeitenden in eine mobile Stempeluhr. Per Klick auf das Display stempeln sie sich ganz einfach ein oder aus.
Eine bietet Ihnen die gleichen Vorteile wie Zeiterfassungssoftwares. Darüber hinaus bieten sie Ihnen und Ihren Mitarbeitenden eine unkomplizierte und vor allem zeit- und ortsunabhängige Lösung zur Erfassung von Zeiten.
In SAP können Sie beispielsweise die Fiori-Stempeluhr-App verwenden, über die Sie Ihre Kommen-, Gehen- sowie Pausenzeiten mit wenigen Klicks erfassen.
Die brandneue Pflicht zur Arbeitszeiterfassung per EuGH-Urteil und Arbeitszeitmodelle wie das Home-Office machen den Wechsel zur digitalen Zeiterfassung nachgefragter denn je. Welche Optionen Sie in Ihrem SAP-System standardmäßig oder mit Erweiterungen haben und wie Sie die digitale Zeiterfassung auch in Zukunft mit H4S4 & SuccessFactors umsetzen können, erfahren Sie hier.
Zeiterfassung mit Excel und CSV-Datei
Diese Lösung bietet sich für alle an, die momentan keine Self-Services nutzen (möchten). Sie haben die Möglichkeit, standardisierte CSV-Dateien zu nutzen, auf denen Mitarbeitende ihre Zeiten eintragen können. Bevor die Daten ins SAP-System übertragen werden, prüft sie eine Führungsperson. Beachten Sie hierbei allerdings, dass die Zeiterfassung über Excel-Dateien deutlich fehleranfälliger und aufwändiger ist, als die anderen oben genannten Systeme.
Zeiterfassung wird bald gesetzlich verpflichtend
Bisher schreibt der Gesetzgeber Unternehmen lediglich vor, Stunden zu erfassen, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehen. Das funktioniert in vielen Unternehmen allerdings nur ungenügend, sodass viele Arbeitnehmer Überstunden anhäufen und Pausenzeiten nicht einhalten. Um den Arbeitnehmer zu schützen hat der , dass Arbeitgeber in Zukunft dazu verpflichtet werden sollen, die Arbeits- sowie Pausenzeiten ihrer Mitarbeitenden lückenlos zu erfassen. Von dem Modell Vertrauensarbeitszeit müssen Sie sich also auch ohne Home-Office früher oder später verabschieden. Auch wenn das neue Gesetz bisher noch nicht in Kraft getreten ist, empfehle ich Ihnen, sich bereits jetzt um eine geeignete Lösung für die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen Gedanken zu machen.
Fazit: Wie sieht Zeiterfassung in Zukunft bei Ihnen aus?
Neue Arbeitsumstände erfordern neue digitale Lösungen: Wenn viele Menschen von zuhause aus arbeiten, muss auch die Zeiterfassung so realisiert sein, dass der einzelne Mitarbeitende sie von Zuhause aus erledigen kann. In der Praxis gibt es eine Vielzahl an verschiedenen Lösungen.
Gerne lade ich Sie auch zu meinem Webinar ich auf die aktuellen Herausforderungen in der Zeiterfassung eingehe. Anhand von Live-Demos erfahren Sie unter anderem, welche Möglichkeiten das SAP-System Ihnen zur Arbeitszeiterfassung gibt. Darüber hinaus präsentiere ich Ihnen eine Zeiterfassungs-App als Ergänzung zum SAP Standard.
Gerne stehe ich Ihnen auch für Ihre Fragen rund um die Zeiterfassung und Homeoffice persönlich zur Verfügung. Nutzen Sie dafür einfach das Kontaktformular – ich freue mich auf Ihren Kontakt!
