Guido Klempien
 - 24. Januar 2020

Überstunden erfassen

Überstunden erfassen Je nachdem, welches Arbeitszeitmodell im Unternehmen vorliegt, kann es vorkommen, dass Überstunden anfallen. Gemäß dem Gesetz müssen all diese Überstunden erfasst und anschließend entsprechend bewertet werden. Das Arbeitsgesetz verpflichtet grundsätzlich zur Aufbewahrung und Aufzeichnung aller Überstunden, es gibt hier nur einige wenige Ausnahmen, die von dieser Pflicht ausgenommen sind. Die Zeiterfassung online zu dokumentieren, erleichtert sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Mitarbeiter die Arbeit.

Personaleinsatzplanung

Demo Personaleinsatzplanung

Werfen Sie einen Blick in die mindsquare Personaleinsatzplanung mit SAP

In welchem Rahmen ist es erlaubt, Überstunden zu verrichten?

Zwar haben die Unternehmen in der Regel das Recht, den Mitarbeitern die Arbeitszeitgestaltung zu übergeben, allerdings wird dies von der Gesetzgebung etwas eingeschränkt. Innerhalb des gesetzlichen Rahmens kann das Unternehmen die Wochenarbeitszeit frei definieren und die Arbeitszeit für die Mitarbeiter vorgeben. Alle Stunden, welche geleistet werden und nicht in dem Rahmen liegen, werden als Überstunden definiert. Ein Arbeitszeitkonto hilft dabei, dass sowohl der Mitarbeiter als auch der Arbeitgeber ständig im Blick haben, wie viele Minusstunden und wie viele Überstunden vorliegen. Die Wochenarbeitszeit ist auf sechs Monate zu beziehen. Dies bedeutet, bei sehr hoher Arbeitsbelastung können in speziellen Fällen wöchentlich auch bis zu 60 Stunden absolviert werden.

Welche Einschränkungen gibt es bei der Arbeitszeitgestaltung zum Schutz des Arbeitnehmers?

  • Es dürfen pro Woche maximal 48 Stunden an Arbeitszeit geleistet werden.
  • Die Vorgabe von maximal zehn Stunden Arbeitszeit pro Tag muss eingehalten werden.
  • Ab sechs Stunden Arbeitszeit müssen mindestens 30 Minuten Pause eingelegt werden.
  • Ab neun Stunden Arbeitszeit müssen mindestens 45 Minuten Pause eingelegt werden.
  • Am Sonntag gilt grundsätzlich ein Beschäftigungsverbot, allerdings gibt es einige Ausnahmen.

Die Wochenarbeitszeit, welche vertraglich festgelegt wird, ist von unterschiedlichen Aspekten abhängig. Zum einen gibt es branchenbezogene Tarifverträge und zum anderen gibt es unternehmensbezogene Haustarifverträge. In den Tarifverträgen gibt es sehr viele unterschiedliche Vereinbarungen.

Software-Trends im Personalwesen

Marktstudie: Software-Trends im Personalwesen [Auszug]

Welche HR-Software wird tatsächlich in Unternehmen angewendet? Mehr zu dem Thema erfahren Sie in unserem kostenlosen Auszug der Marktstudie.

Was ist der Unterschied zwischen Überstunden und Mehrarbeit?

Bei den Überstunden muss grundsätzlich zwischen Überstunden und der alternativen Mehrarbeit unterschieden werden:

  • Die Mehrarbeit wird mit einem Zuschlag vergütet.
    Eine Mehrarbeit fällt dann an, wenn der Arbeitnehmer die gesetzlich festgelegte Zeit von 48 Wochenstunden überschreitet. Diese Zeit muss immer mit Zuschlägen abgerechnet werden.
  • Überstunden hingegen werden anteilsmäßig als Freizeit oder zum vereinbarten Entgelt ausbezahlt.

Die Arbeitnehmer leisten dann zuschlagsfreie Überstunden, wenn die Arbeitszeit, welche erbracht wird, höher ist als die wöchentlich oder täglich vereinbarten Arbeitsstunden.

Die Überstunden müssen nur dann von dem Arbeitgeber bezahlt werden, wenn sie ausdrücklich angeordnet worden sind. Sollte dies nicht der Fall sein, muss der Arbeitgeber theoretisch keine Gegenleistung in Form von Freizeitausgleich oder finanziellem Entgelt leisten.

Die Aufzeichnungspflicht der Überstunden

Die Aufzeichnungspflicht der Überstunden ist nach § 16 Abs. 2 ArbZG geregelt, demnach sind alle verrichteten Stunden, die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgeht aufzuzeichnen.

Dies resultiert daraus, da es eine Sicherheit für das Unternehmen darstellt, falls es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer kommt. Es gibt Softwarelösungen, welche ein automatisches Aufzeichnen von Überstunden und der Arbeitszeit ermöglichen. Die Vorteile von Softwarelösungen sind facettenreich, sie beginnen bei der rechtssicheren und zuverlässigen Aufbewahrung und Aufzeichnung, reichen dabei bis zur vereinfachten Personalverrechnung.

Wie können die Überstunden mit einer Software erfasst werden?

Bei der Zeiterfassungssoftware werden Fehlzeiten und geplante Urlaubstage berücksichtigt. All diese Informationen werden dann mittels der Softwarelösung an die Personalverrechnung übermittelt. Die Software verbessert die Effizienz der Prozesse und sichert das Unternehmen rechtlich ab.

Die Softwarelösung bietet eine automatische Kontrolle von der maximal erlaubten sowie von der durchschnittlichen Arbeitszeit. Sollte diese Zeit überschritten werden, werden die verantwortlichen Stellen sowie der Mitarbeiter selbst umgehend alarmiert. Darüber hinaus erkennt die Softwarelösung die Mehrarbeit und die Überstunden automatisch und berechnet diese korrekt. Es wird eine rechtliche Sicherheit in allen Bereichen gewährt.

Wie kann der Ausgleich von Überstunden erfolgen?

Sowohl die Mehrarbeit als auch die Überstunden müssen ausgeglichen werden. In beiden Situationen besteht die Möglichkeit zur finanziellen Abgeltung. Alternativ besteht auch die Möglichkeit des Freizeitausgleichs – allerdings ist dies nur dann möglich, wenn der Mitarbeiter in jedem Einzelfall ausdrücklich zustimmt. Diese Klausel ist dann optional ein Bestandteil des Arbeitsvertrags.

Wenn der Mitarbeiter zum Freizeitausgleich gezwungen wird, ist dies eine einseitige Freistellung von der Arbeit und wäre damit rechtlich nicht zulässig. Wenn ein Mitarbeiter Mehrarbeit leistet, welche über die maximale Wochenarbeitszeit hinausgeht, dann besteht Anspruch auf die Auszahlung der Arbeitszeit sowie einen Zuschlag.

Wie können die Mehrarbeit und die Überstunden korrekt berechnet werden?

Wenn keine Softwarelösung für das Aufzeichnen von Überstunden benutzt wird, dann ist die manuelle Aufzeichnung von den Mehr- und Überstunden gesetzlich verpflichtend. Die beiden Stundenarten müssen vor der Abgeltung besonders getrennt und betrachtet werden. Dies resultiert daraus, da die Mehrarbeitsstunden aufgrund der Zuschläge teurer sind. Es ist sehr wichtig, dass die Mitarbeiter genaue Zeitangaben machen. Den Mitarbeitern sollten Formulare bereitgestellt werden, damit die Überstunden und die Stunden der Mehrarbeit getrennt werden können. Dies hilft, die Abrechnung zu vereinfachen.

Fazit

Für sehr kleine Betriebe ist es relativ einfach, die Überstunden zu erfassen und die Stunden anschließend zu verrechnen. Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen jedoch hat, desto höher wird der Aufwand für die Verrechnung. Eine professionelle Zeiterfassung mittels einer Softwarelösung ist vor allem bei Handwerksunternehmen sehr sinnvoll. Dies resultiert daraus, da die Mitarbeiter hier vor Ort bei den Kunden arbeiten. Die Softwarelösung automatisiert sehr viele Prozesse, deren Verrichtung, wenn sie manuell ausgeführt werden würde, sehr viel Zeit kosten würde.

Zeiterfassungsterminal in SAP Fiori

Mit dem Zeiterfassungsterminal in SAP Fiori können Ihre Mitarbeiter auf Knopfdruck „Kommen“ und „Gehen“ stempeln. Integrieren Sie eine Stempeluhr in Ihrem System, mit der Sie kein physisches Terminal mehr benötigen. Ihre Mitarbeiter können so bequem ihre Zeiten erfassen – auch im Home-Office.

Guido Klempien

Guido Klempien

Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer über spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu führen.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!


Das könnte Sie auch interessieren

Die Sichten sind das elementarste Feature des mindsquare Teamkalenders. Wissen Sie auch warum? Es wird Ihnen klarer, wenn Sie erst erleben, wie Sie die Sichten sinnvoll in Ihre tägliche Projektarbeit integrieren. Wie das gehen kann möchte ich an einem Beispiel […]

weiterlesen

Wenn ich mich bei unseren Kunden als Data Scientist - ein Datenwissenschaftler - vorstelle, dann klingt das ähnlich viel- und nichtssagend wie "Informatiker", "Computer Scientist" oder "EDV-Experte". Dennoch bezeichnet der Harvard Business Review diesen Job als "Sexiest Job of the […]

weiterlesen

Sie kennen die Herausforderung sicherlich. Das Projekt ist abgeschlossen, die Employee- und Manager-Self-Service sind installiert und die Dokumentation liegt auf irgendeinem Projektlaufwerk.

weiterlesen

Schreiben Sie einen Kommentar

Bitte füllen Sie alle mit * gekennzeichneten Felder aus. Ihre E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.





Angebot anfordern
Preisliste herunterladen
Expert Session
Support