Gesundheitswesen
Fehlendes Support-Konzept
Support der Fiori-Anwendung
B·A·D unterstützt Unternehmen dabei, ihren Betrieb gesund und sicher zu halten. Über 45 Jahre Erfahrung im Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie der betrieblichen Gesundheitsvorsorge machen das Unternehmen zum bevorzugten Partner.
B·A·D betreut branchenübergreifend mit 3.500 Expertinnen und Experten in Deutschland (davon über 800 ArbeitsmedizinerInnen) mehr als 203.000 Betriebe in den unterschiedlichsten Bereichen der Prävention. B·A·D gehört zu den größten Anbietern im Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie der betrieblichen Gesundheitsvorsorge. Das Unternehmen hat sein Portfolio als Systemdienstleister kontinuierlich im Sinne eines ganzheitlichen Ansatzes für die Gesundheit und Sicherheit der Beschäftigten in Unternehmen aufgestellt.
Die B·A·D Gesundheitsvorsorge und Sicherheitstechnik GmbH hat erfolgreich mit dem Team von ActivateHR SAP Fiori Self-Services (ESS/MSS) eingeführt. Dabei wurden u. a. Self-Service-Apps für die Beantragung von An- und Abwesenheiten und zur Arbeitszeiterfassung und -korrektur implementiert. Außerdem hat das Team gemeinsam eine Bescheinigungszentrale eingeführt, über die Entgeltnachweise sowie steuer- und sozialversicherungsrelevante Bescheinigungen von den Mitarbeitenden abgerufen werden können.
Sukzessiv wurden weitere Standard-Fiori-Apps sowie Eigenentwicklungen umgesetzt. Mit diesen Lösungen sorgt die B·A·D GmbH für Digitalisierung, die Ablösung von HR-Papierprozessen sowie schnellere Durchlaufzeiten, bspw. bei Genehmigungen. Außerdem wurden einzelne Inselsysteme abgeschafft und Daten und Prozesse durch SAP Fiori im zentralen und führenden SAP-HR-System konsolidiert.
Nach dem erfolgreichen Go-live der Anwendungen und anschließender Hypercare-Phase setzt B·A·D weiterhin auf ActivateHR als erfahrenen und zuverlässigen Dienstleister für den Support der ESS/MSS-Lösungen.
Der erste Impuls für den anschließenden Support für SAP Fiori entstand bereits während der gemeinsamen ESS/MSS-Projektphase mit ActivateHR:
„Uns war schon während der Projektphase bewusst, dass wir nach dem erfolgreichen Projektende im Supportfall nicht auf unsere bisherigen Projektleiter zurückgreifen können, sondern den Übergang mit einem fundierten Support-Konzept und festen Support-Ansprechpartnern benötigen.”
Erklärtes Ziel der B·A·D GmbH war es, dass der reibungslose Betrieb der SAP Fiori Self Services sichergestellt ist. Genauer bedeutet dies:
Eine verlässliche Unterstützung bei Störungen und Change-Requests
Zentrale Anlaufstelle per Ticketsystem bei Fragen und Problemen
Bedarfsweise Unterstützung bei Fehlerdiagnosen und -behebung
Tickethistorie führen und Support-Fälle dokumentieren
Dass das Team von ActivateHR auch für den nachgelagerten, bedarfsweisen Support der Fiori-Anwendungen nach der erfolgreichen Implementierung infrage kam, war naheliegend. Beide Seiten haben sich während des ESS/MSS-Projektes gut kennengelernt und sehr positive Erfahrungen in der Zusammenarbeit miteinander gemacht.
Während der ersten unverbindlichen Anfrage seitens der B·A·D GmbH wurden in einem Vorgespräch die Erwartungshaltung an einen kompetenten, schnellen und einheitlichen Support sowie weitere offene Fragen geklärt:
Das Service-Team von ActivateHR konnte überzeugen und B·A·D hat die weitere Zusammenarbeit bestätigt. Stefan Manz, Abteilungsleiter Personalmanagement bei der B·A·D GmbH, erklärt die Entscheidung für das Fortsetzen der Zusammenarbeit folgendermaßen:
Außerdem überzeugte die HR-IT von B·A·D das fachliche Knowhow des ActivateHR-Teams im Bereich SAP HCM und weiteren fachübergreifenden Themen.
In einem anschließenden Meeting haben sich die Service-Ansprechpartner von ActivateHR mit den zuständigen Ansprechpersonen aus HR-IT und der Abteilungsleitung Personalmanagement zur weiteren Vorgehensweise und den gegenseitigen Erwartungshaltungen im Supportfall ausgetauscht. Außerdem wurden wöchentliche Jour fixes vereinbart und letztlich ein Zugang und eine Einführung zum mindsquare-Ticket-System umgesetzt.
Das skalierbare Service-Team von ActivateHR unterstützt die HR-IT von B·A·D im Supportfall bedarfsweise. Dabei schätzt das Team der B·A·D HR-IT vor allem den Single-Point-of-Contact: „Wir haben einen festen Ansprechpartner, der für uns als Single-Point-of Contact unsere Anfragen annimmt und je nach Thema an nachgelagerte FachexpertInnen bei mindsquare weiterleitet und die Zusammenarbeit koordiniert.“
Zusätzlich nutzt das Team das Ticketsystem oder platziert Themen direkt im wöchentlichen Jour fixe: „Natürlich gibt es auch Ad-hoc-Anfragen, bei denen wir kurzfristig auf die Unterstützung oder Expertise des Service-Teams zurückgreifen. Auch in solchen Fällen sind unsere Ansprechpersonen bei ActivateHR unkompliziert und verlässlich erreichbar und unterstützen mit ihrem Fach-Knowhow.“ fasst Sebastian Hormes aus der HR-IT zusammen.
Zusammengefasst basiert der Support auf dem implementierten Ticket-System sowie auf einem wöchentlichen, 30-minütigen Termin, bei dem Themen direkt angesprochen werden. Das eigene Ticket-System schafft Transparenz und die B·A·D GmbH wird monatlich proaktiv über ihr Budget und den Bearbeitungsstand offener Tickets informiert.
