Kundenerfolg
Die Berliner Stadtreinigung gehört zu den größten kommunalen Entsorgungsunternehmen Deutschlands. Sie übernimmt zentrale Aufgaben der Abfallwirtschaft und Stadtsauberkeit in Berlin und sorgt damit täglich für eine saubere und lebenswerte Hauptstadt. Auch innerhalb der Organisation spielt eine leistungsfähige digitale Infrastruktur eine entscheidende Rolle. Um den zuverlässigen Betrieb ihrer HR-Prozesse langfristig abzusichern und gleichzeitig die Grundlage für eine schrittweise Transformation in die Cloud zu schaffen, entschied sich die BSR für die frühzeitige Umstellung ihrer bestehenden SAP-HCM-Landschaft auf SAP HCM for S/4HANA.
Mit dem Ende des klassischen SAP-HCM-Supports im Jahr 2027 stand die Berliner Stadtreinigung vor einer strategischen Entscheidung: Wie lässt sich eine gewachsene HR-Systemlandschaft rechtzeitig auf H4S4 umstellen, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden?
Die technische Konversion war anspruchsvoll, denn noch nicht alle angebundenen Drittanwendungen waren mit der neuen Umgebung kompatibel und auch bei einzelnen Schnittstellen bestand Klärungsbedarf. Gleichzeitig musste sichergestellt sein, dass die zentralen HR-Prozesse während der gesamten Umstellung zuverlässig weiterlaufen.
Statt bis zum Support-Ende zu warten, entschied sich die BSR bewusst für eine frühzeitige Migration. Damit wollte sie nicht nur den aktuellen Betrieb absichern, sondern auch Zeit und Handlungsspielraum für die langfristige Weiterentwicklung ihrer HR-Architektur in Richtung SAP SuccessFactors gewinnen.
Die Konversion auf H4S4 bildete dabei den technischen Kern des Vorhabens. Parallel sollten die Employee und Manager Self-Services auf SAP Fiori umgestellt und damit erste HR-Prozesse für Mitarbeitende und Führungskräfte modernisiert werden. Für die Umsetzung suchte die BSR im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung einen erfahrenen Partner und entschied sich für die mindsquare AG.
H4S4 als stabile Brücke in die HR-Cloud
Die Umstellung sollte zwei Ziele miteinander verbinden: den zuverlässigen HR-Betrieb von heute und die schrittweise Transformation in die Cloud von morgen. Dafür brauchte es einen kontrollierten Übergang, der technische Risiken frühzeitig berücksichtigt und gleichzeitig den Weg zu SAP SuccessFactors offenhält.
Die Zusammenarbeit begann mit einem umfassenden Readiness-Check. Gemeinsam legten BSR und mindsquare die benötigten Ressourcen, das Budget, die Verantwortlichkeiten und das Vorgehensmodell fest. Auf dieser Grundlage entstand ein klarer Umsetzungsrahmen, der die technischen Anforderungen ebenso berücksichtigte wie die notwendige Stabilität des laufenden HR-Betriebs.
In der anschließenden Projektphase arbeiteten rund zehn Beteiligte der BSR eng mit sechs Experten von mindsquare zusammen. Während mindsquare die technische Umsetzung verantwortete und die verschiedenen Integrationsszenarien koordinierte, wurden offene Kompatibilitäts- und Schnittstellenfragen gemeinsam mit den zuständigen Beteiligten geklärt.
Weil sich in einem Early-Adopter-Szenario nicht jede Herausforderung im Voraus abschließend bewerten lässt, bereitete das Projektteam frühzeitig alternative Lösungswege und Fallback-Szenarien vor. So blieb die BSR auch dann handlungsfähig, wenn einzelne angebundene Anwendungen noch nicht vollständig mit der neuen Systemumgebung kompatibel waren.
Regelmäßige Abstimmungen und eine durchgängige Dokumentation schufen währenddessen Transparenz über den Projektfortschritt. Kritische Themen konnten dadurch früh erkannt, gemeinsam bewertet und ohne unnötige Verzögerungen gelöst werden.
Die Umstellung auf H4S4 wurde im vorgesehenen Zeitrahmen abgeschlossen und nach einer verifizierten Testphase Anfang November kontrolliert in den Regelbetrieb überführt. Damit verfügt die BSR über eine supportfähige HR-Architektur, die den stabilen Betrieb ihrer zentralen HR-Prozesse langfristig absichert.
Parallel zur technischen Konversion wurden die Employee und Manager Self-Services auf SAP Fiori umgestellt. Rund 1.200 Mitarbeitende und etwa 250 Führungskräfte profitieren dadurch von kürzeren Wegen, transparenteren Abläufen und einem schnelleren Zugriff auf relevante HR-Informationen.
H4S4 ist nicht das Ziel, sondern die stabile Brücke.
Mit der frühzeitigen Umstellung auf H4S4 hat die BSR mehr erreicht als die rechtzeitige Ablösung einer auslaufenden Systemlandschaft. Sie hat ihren HR-Betrieb langfristig abgesichert und gleichzeitig den nötigen Freiraum für die weitere Transformation geschaffen.
Auf dieser stabilen Basis kann die BSR ihre HR-Architektur nun schrittweise und ohne unnötigen Zeitdruck in Richtung SAP SuccessFactors weiterentwickeln. H4S4 bildet damit die Brücke zwischen verlässlichen Prozessen heute und einer zukunftsfähigen HR-Landschaft in der Cloud.
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