Darum ist die Vorbereitungsphase der LMS-Einführung so wichtig
Wie jedes Software-Implementierungs-Projekt kann auch die Einführung eines Learning Management Systems (LMS) viele Stolpersteine beinhalten. Damit Ihre LMS-Einführung reibungslos abläuft, sind Planung und Vorbereitung des Projektes das A und O. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, welche Fragen Sie sich vor der Einführung eines LMS stellen sollten, damit Sie die Einführung optimal planen und durchführen können.
Leitfragen für Ihre Vorbereitungsphase
Wenn Sie diesen Beitrag lesen, dann befassen Sie sich gerade wahrscheinlich mit dem Gedanken, Ihr Schulungsmanagement zu digitalisieren oder ein bisheriges System abzulösen und eine geeignete Lösung dafür einzuführen. Mit dieser Entscheidung gehen einige Fragen einher: Welche LMS-Lösungen gibt es überhaupt auf dem Markt und welche davon passt zu meinem Unternehmen? Welches Ziel verfolge ich überhaupt mit der Lösung? Wie umfangreich ist das Einführungsprojekt? Welche Kosten kommen auf mich zu und wer sollte an dem Projekt beteiligt sein?
Bevor Sie sich also direkt für ein Learning Management System entscheiden und in die Implementierung starten, sollten Sie sicherstellen, elementare Fragen und Anforderungen an die Lösung in der Vorbereitungsphase beantwortet und festgelegt zu haben. Die Anforderungen bestimmen letztendlich, welche Lösung zu Ihrem Unternehmen passt. Was haben Sie für Anforderungen? Haben Sie konkrete Vorstellungen über den Bedarf und die Art und Weise, wie das System in Ihrer Organisation eingebunden werden soll? Folgende Fragen helfen Ihnen dabei, den Fokus Ihrer LMS-Einführung zu finden, das Projekt gut vorzubereiten und mögliche Stolpersteine frühzeitig aus dem Weg zu räumen:
Wofür benötigen Sie ein LMS? Was ist Ihr Ziel?
Benötigen Sie das LMS hauptsächlich für das Thema „Pflichtschulungen abbilden“ und Auditsicherheit – kommen die Anforderungen bspw. aus dem Bereich Arbeitssicherheit und Qualitätssicherung? Oder ist das Learning Management eher ein aus dem Personalwesen/HR-Bereich getriebenes Thema, deren Verantwortliche grundsätzlich mehr den Fokus auf Weiterbildung, „Learning Experience“ und ggf. Gamification legen, um den Mitarbeitenden eine möglichst individuelle und abwechslungsreiche Lernerfahrung zu ermöglichen? Eine klare Definition Ihrer Ziele, die Sie mit der Einführung eines LMS erreichen wollen, bildet die Grundlage Ihres Projektes. Die Ziele tragen maßgeblich zur Auswahl der passenden LMS-Lösung für Ihre Organisation bei.
Benötigen Sie für Ihre Branche eine spezielle Learning-Management-Lösung? Stichwort Validierung
Besonders in Branchen wie Pharma, Medizin oder Chemie müssen Arbeitsabläufe und Schulungen lückenlos dokumentiert werden. Unternehmen in dieser Branche unterliegen strikten Anforderungen, die bspw. besagen, dass ein dokumentierter Nachweis darüber erbracht werden muss, sobald ein computergestütztes System in einem Herstellungsprozess eingebunden ist. Bedeutet für das LMS: jeder Ablauf muss zu jeder Zeit nachvollziehbar sein und sobald Änderungen an Schulungen durchgeführt werden, müssen diese dokumentiert sein. Ein validiertes LMS übernimmt diese Dokumentation automatisch – Änderungen oder Teilnahmebestätigungen an Schulungen müssen nicht mehr händisch auf Papier festgehalten, sondern können mittels E-Signatur direkt im System festgehalten werden. Sind Sie also in einer der Branchen tätig, kann Ihnen ein validiertes LMS viel Zeit, Papier und Reporting-Aufwand ersparen.
Wer ist am Projekt beteiligt?
Ein weiterer wichtiger Punkt für Ihre Vorbereitungsphase ist die Stakeholderanalyse: Welche Interessensgruppen sollten bei der Implementierung involviert sein? Projekt-Lead ist der bereits zu Beginn angesprochene Bereich, der die Anforderungen an ein LMS stellt (z. B. Arbeitssicherheit, Qualitätssicherung oder HR). Da es sich um ein Software-Projekt handelt, sollten Sie auch Ihre IT einbeziehen sowie weitere Fachabteilungen, die von der Einführung betroffen sind. Letztendlich sollten Sie im stetigen Austausch mit Lehrenden und Lernenden sein, die das System tagtäglich nutzen und die Umstellung stark beeinflussen können.
Welche technischen Anforderungen haben Sie?
Auch Ihre technischen Anforderungen sind sehr wichtig. U. a. müssen Sie festhalten, ob Sie sich für eine Cloud- oder On-Premises-Lösung entscheiden wollen. Schließlich werden viele On-Premises-Lösungen zukünftig nicht mehr ausgebaut oder gar unterstützt. Solch eine Lösung mit Mindesthaltbarkeitsdatum ist die SAP Learning Solution (SAP LSO), die SAP zukünftig nicht mehr ausbauen wird.
Arbeiten Sie international oder national? Und sind Sie ein produzierendes Unternehmen? Von diesen Fragen ist nun abhängig, ob Sie ein Kiosk-System benötigen oder nicht. Zudem müssen Sie sich fragen, ob Ihre Mitarbeitenden einen stationären PC-Arbeitsplatz haben oder sollen sie auch über die Möglichkeit verfügen, Schulungen von unterwegs während Dienstreisen oder im Home-Office absolvieren zu können? Wenn Sie letztere Frage mit „ja“ beantworten, dann muss die LMS-Lösung auch mobil funktionieren. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen müssen Sie zudem beachten?
Standardisierte Einführung SuccessFactors Learning
Mit SuccessFactors startet die SAP die nächste Generation des Personalwesen. Erfahren Sie alles über unsere Einführung SuccessFactors Learning.
Gut vorbereitet in Ihr LMS-Einführungsprojekt
Mit einer gründlichen Vorbereitung können Sie bereits einige Stolpersteine, die während der LMS-Einführung auftreten können, aus dem Weg räumen und elementare Fragen klären. Die in diesem Beitrag angesprochenen Punkte haben einen großen Impact auf die Gesamtlebensdauer der Lösung und deren Verankerung in Ihrem Unternehmen. Darüber hinaus gilt es natürlich grundsätzlich noch zu klären, ob Sie Unterstützung bei der Einführung benötigen, was für Lizenzen anfallen und wie Sie den Betrieb sowie Wartung und Support der Lösung sicherstellen möchten.
Melden Sie sich doch gerne für unser Webinar „Learning Management System erfolgreich einführen: Erfahrungsbericht aus der Praxis“ an! Hier geben wir Ihnen einen Einblick in eine erfolgreiche LMS-Einführung bei einem unserer Kunden. Kommen Sie auch gerne jederzeit auf mich zu, sollten Sie noch weitere Fragen haben.
