Digitale Personalakten: Chancen und Risiken Part 1 – Aus IT-Sicht
Die Einführung einer digitalen Personalakte wird für viele Unternehmen ab einer gewissen Größe zur absoluten Notwendigkeit. Aber auch kleinere Unternehmensgrößen profitieren in großem Maße von den gebotenen Funktionalitäten und Kosteneinsparungen. Im Folgenden stellen wir Chancen und Herausforderungen dar, die die Einführung einer digitalen Personalakte bietet.
Was sind digitale Personalakten?
Die digitale Personalakte ist eine moderne Alternative zur klassischen Papier-Personalakte. Sie umfasst digitale Personaldokumente, die automatisch in einem zentralen Dokumentmanagementsystem verwaltet werden. Im Gegensatz zur Papierform erlaubt sie dezentralen Zugriff von berechtigten Personen von jedem Ort aus.
Vorteile passender Lösungen aus Sicht der IT
Viele Anbieter werben mit verschiedenen Funktionen und Technologien, sodass Unternehmen bei der Auswahl leicht den Überblick verlieren können. Wir haben die Informationen der großen Anbieter für Sie gesammelt und nach den folgenden Aspekten strukturiert, damit Sie sich abhängig von dem in Ihrem Unternehmen identifizierten Engpass eine schnelle Übersicht verschaffen können. Hierbei beschränken wir uns dieses mal auf die speziell für IT-Abteilungen relevanten Aspekte. In einem zweiten Beitrag haben wir für Sie die Chancen und Risiken der digitalen Personalakte aus Personalsicht zusammengefasst.
Unserer Erfahrung nach kann eine digitale Personalakte viele Aspekte Ihres Unternehmens bereichern.
Datenqualität
Eine der Hauptursachen für die Akten-Digitalisierung, ist eine unzureichende Datenqualität der aktuellen Bestände. Vor allem bei historisch gewachsenen Unternehmen ist dies ein oft ignoriertes aber beständiges Problem. Mit digitalen Personalakten ist die Sicherstellung der Datenqualität aber durch die damit verbundenen Prozesse und Systeme nahezu vorgegeben.
Folgende Vorteile erhalten Sie:
- Abgerufenen Daten entsprechen dem aktuellsten Stand
- Automatisierte und planbare Validitätsprüfungen um zu Datenvollständigkeit zu prüfen
- Klare Zuständigkeiten und Anlaufstellen für Datenbeschaffung und -änderung definieren
- Klarheit über den Aktenbestand ist stets gewährleistet: Sie erkennen unzureichende Aktenpflege, fehlenden Daten. Dies ist insbesondere bei der Vollständigkeit von Pflichtdokumenten entscheidend.
- Vermeidung von Redundanz, da ein “Single Point of Truth” geschaffen wird
- Sicherstellen von Compliance und festgelegten Prozessabläufen
- Revisionssicherheit: Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar und protokolliert
- Bestehende Prozesse können auf vielfältige Art und Weise optimiert werden; des Weiteren wird die Transparenz der Prozessabläufe gewährleistet
- Workflow-gesteuertes Löschen und Verschieben von Dokumenten
- Wiedervorlagen, Erinnerungs- und Notizfunktion
- Strukturierte Ablage der Dokumente
- Automatische Prozesse und Überwachung der Prozessstatus möglich
Datenschutz (Privacy) und Datensicherheit (Security)
Datenschutz und -sicherheit sind wichtige Punkte für die interne IT. Bei der digitalen Personalakte bedeuten diese Folgendes:
- Individuelle Zugriffskontrolle, z.B. nach Nutzergruppe möglich
- Bei SAP-basierten Lösungen: Gesicherte Zugriffsrechte mittels SAP-Rollenkonzept
- Durch Cloud und Backup-Systeme sind Daten vor Verlust, Zerstörung und Entwendung geschützt
- Zeitlich befristete Zugriffe und Teilzugriffe möglich, falls nur gewisse Bestandteile eines Dokuments vor Zugriff geschützt werden müssen
Integration
Bei einer Anbindung direkt an ein bestehendes SAP System eröffnen sich weiterhin viele Möglichkeiten:
- Interaktion zwischen Workflows und Akten möglich
- Zustellung von Daten per Workflow und Mail
- Terminüberwachungen und Statuskontrolle von Akten
- Verknüpfung von Aufgaben
- Lässt sich vollständig mit dem bestehenden HCM Datenbestand integrieren und ist dadurch stets aktuell. Bei einer passenden Lösung sind hier keinerlei Datensynchronisierungen oder sogar -replikationen notwendig.
Auch andere Systeme lassen sich bei einer passenden Lösung leicht angliedern. So zum Beispiel verschiedene Datenquellen, wie MS Office, Outlook, Lotus Notes, Windows Filesystem, … aber auch komplette Personalwirtschaftssysteme, wie SAP HCM oder Oracle HCM Cloud
Websession: Digitale Personalakte
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FAQ
Ist eine digitale Personalakte Pflicht?
Ab dem 01.01.2022 müssen bestimmte Entgeltunterlagen nur noch elektronisch aufbewahrt werden, gemäß dem Gesetz zur Änderung des Sozialgesetzbuchs (7. SGB IV-ÄndG).
Was gehört in eine digitale Personalakte?
In einer digitalen Personalakte sind alle Dokumente enthalten, die gesetzlich bedingt in jedem Fall aufzubewahren sind.
Was gehört nicht in eine Digitale Personalakte?
Private Unterlagen, Daten oder Informationen, die die Persönlichkeitsrechte eines Arbeitnehmers berühren, wie psychologische und graphologische Gutachten.
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