In diesen 3 Schritten bauen Sie eine HR-IT-Strategie auf
Der Weg zur genauen IT-Strategie für Ihr Personalwesen kann unklar und mit vielen Stolpersteinen gepflastert sein. Wo genau können Sie da überhaupt anfangen? In diesem Beitrag zeige ich Ihnen drei Schritte, in denen Sie Ihre HR-IT-Strategie erstellen können.
Wofür benötigen wir eine HR-IT-Strategie?
In diesem Beitrag bin ich bereits darauf eingegangen, warum eine IT-Strategie für Ihre HR-Abteilung so wichtig ist. Hier nochmal die Kurzfassung: Damit Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen finden können, müssen Sie mit allen Beteiligten über die verschiedenen Anforderungen sprechen. Schließlich haben Ihre Recruiter andere Ansprüche als Ihre Controller oder auch Ihre „normale“ IT-Abteilung. Um auf Basis der Erkenntnisse die passenden Lösungen möglichst einfach in Ihrem Unternehmen zu implementieren, benötigen Sie einen genauen Plan. Darin halten Sie fest, welche Projekte wann und mit welcher Priorität in den nächsten 2,3 Jahren angegangen werden sollen – dieser Plan stellt die HR-IT-Strategie dar.
Untersuchen Sie die 3 Einflussfaktoren
Die Ansprüche Ihrer HR-Abteilung, die Ansprüche der IT-Abteilung und Ihre derzeitige Systemlandschaft – das sind die drei Faktoren, die auf die Erstellung Ihrer HR-IT-Strategie einen großen Einfluss einnehmen. Diese Einflussfaktoren untersuchen Sie in folgenden drei Schritten:
- Schritt 1 – HR-Strategie herausfinden und formulieren: Hier schauen Sie nach den Anforderungen Ihrer HR-Mitarbeitenden aus allen Bereichen.
- Schritt 2 – Aktuelle Systemlandschaft einer Fit-Gap-Analyse unterziehen: Sie prüfen in diesem Schritt, ob die Anforderungen zu Ihrer jetzigen Systemlandschaft passen.
- Schritt 3 – Stakeholder einbeziehen: Zuletzt beziehen Sie wichtige Stakeholder in Ihr Vorgehen ein, u. a. Ihre zentrale IT.
Schritt 1: HR-Strategie herausfinden und formulieren
Die HR-Strategie ist die Basis für den Aufbau Ihrer IT. Jedoch ist die HR-Strategie meist gar nicht oder nicht konkret genug formuliert. Viele Unternehmen entscheiden sich an dieser Stelle oftmals dafür, die HR-Strategie außen vor zu lassen – das darf aber auf keinen Fall die Lösung sein, weil Sie ansonsten an der Fachanforderung vorbei Ihren Roadmap-Entwurf erstellen.
Stattdessen zeige ich Ihnen eine Lösung, mit der Sie aus zwei verschiedenen Perspektiven erkennen können, wie die HR-Strategie aussehen müsste:
- Bei der ersten Perspektive schauen Sie nach konkreten Anforderungen. Von jeder Fachabteilung heraus benötigen Sie eine Anforderungsaufnahme. Diese ist zwar umfangreich und kostet viel Mühe, jedoch lohnt es sich. Schauen Sie sich hier wirklich alle Bereiche an, wie u. a.:
- das Bewerbermanagement,
- das Weiterbildungsmanagement
- Employer Branding
- die Personaleinsatzplanung und auch
- das Vergütungsmanagement.
Vergessen Sie hier bei jedem einzelnen Bereich nicht, in zwei Richtungen zu schauen: Zu den Wünschen und den Schmerzen. So wissen Sie später genau, welche Software-Lösungen überhaupt für Sie in Frage kommen.
2. Bei der zweiten Perspektive schauen Sie sich die Geschäftswerttreiber an, auf die aktuell Ihr Unternehmen einzahlt. Die Geschäftswerttreiber haben eine zentrale Bedeutung bei unternehmerischen Entscheidungen und sind die Basis für Ihre Investitionen. Jede Entscheidung, die Sie hier treffen, nimmt Einfluss auf einen der Geschäftswerttreiber. Wenn Sie sich bspw. auf Ihre Mitarbeitenden konzentrieren wollen, dann müssen mögliche HR-Anwendungen den Fokus auf diese haben.
Abbildung 1: Das sind die sechs Geschäftswerttreiber, auf die sich Ihr Unternehmen konzentrieren kann.
Die ermittelten Geschäftswerttreiber und die aufgenommenen Fachanforderungen spiegeln die fachliche Basis Ihrer Roadmap wider.
Schritt 2: Aktuelle Systemanalyse einer Fit-Gap-Analyse unterziehen
Hiernach kommt die Systemanalyse, bei der Sie Ihren IST-Zustand analysieren. Hierfür schauen Sie,
- welche Soft- bzw. Hardware Sie aktuell im Einsatz haben,
- welche Zwecke mit dieser erfüllt werden und
- wer sich um die Wartung und das Tagesgeschäft kümmert.
Meist müssen Sie eine technische Systemanalyse durchführen, damit Sie genau wissen, wie Ihre Systemlandschaft aussieht. Hier müssen Sie weitere Interviews führen – dieses Mal jedoch mit der HR-IT. So können Sie Ihre Systemlandschaft besser visualisieren. An dieser Stelle empfehle ich Ihnen, einen Readiness Check durchzuführen, mit dem Sie eine Fit-Gap-Analyse abwickeln können.
Die Fachanforderungen, die Sie bisher aufgenommen haben, können Sie hierbei wie eine Art Checkliste abarbeiten. Sie schauen, was die Vorbedingungen einer Software sind und ob diese die Bedingungen entsprechend erfüllen kann.
Schritt 3: Stakeholder einbeziehen
Unter den Stakeholdern, die Sie einbeziehen sollten, fallen Ihre zentrale IT, der Betriebs- bzw. Personalrat und zentrale Führungskräfte. Beziehen Sie wirklich alle Personen mit ein, dann ist es für Sie auf jeden Fall einfacher, den Weg der HR-IT-Roadmap zu gehen. Damit Sie nun wissen, wie Sie die Projekte angehen können, müssen Sie für die Roadmap insbesondere die Kosten und den Business-Nutzen (also das „Warum?“) für jedes Projekt wissen. Achtung: Sie suchen hier noch keine Software aus!
Was kommt als Nächstes?
Wenn Sie jetzt nun Ihre Projekte skizziert und eine Idee haben, wie umfangreich diese überhaupt sind, dann empfehle ich Ihnen, drei verschiedene Roadmap-Verschläge mit Entscheidungsalternativen zu erarbeiten. Hier können Sie auf folgende Fragen eingehen: Warum wirken die Software-Lösungen in welcher Reihenfolge auf welche Businesswerttreiber und was passiert, wenn wir diese ändern? Welche Projekte können wir weglassen und welche hinzufügen? Ziehen Sie dadurch andere Vorteile? Diese Vorschläge können Sie nun Ihrem Vorstand weiterleiten, damit dieser selbst überlegen kann, welche Roadmap am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Der Plan für das erste Jahr sollte klar umrissen sein und für die nächsten zwei Jahre benötigen Sie einen Ausblick mit grober Kostenkalkulation. Schließlich sollten Sie zwar im Voraus denken – was Sie jedoch genau in zwei Jahren im Juli machen, das können Sie leider selten genau planen.
Ihr eigener Weg zur HR-IT-Roadmap
Unterschätzen Sie nicht den Weg zur HR-IT-Roadmap – vor allem nicht die ganzen Interviews, die Sie führen müssen. Gute Vorbereitung und ausgiebige Planung sind hier Schlüsselfaktoren. Wenn Sie genauere Informationen zum Weg zu einer HR-IT-Strategie haben wollen, stellen Sie mir einfach direkt Ihre Fragen Ich freue mich auf den Kontakt!
