- 19. April 2014

MSS on Behalf – ein Überblick über die neue Vertretungsfunktion

Unser Ziel ist es, Ihnen die bestmögliche Lösung zu bieten. Sowohl die vollständige individuelle Einführung des MSS on Behalf-Services, als auch Beratung zu den Best Practices im Einsatz der Vertretungsfunktion leisten wir gerne.

Fragen über Fragen

Sie haben sicherlich schon davon gehört, dass seit HR Renewal auch ein MSS on Behalf-Service ausgeliefert wurde. Sie fragen sich, was Sie damit anfangen können und welche Möglichkeiten der neue Service für Sie bietet? Welche Sicherheit gegen Missbrauch Sie haben? Wie der Service erweitert werden kann? Wo die Funktion eingebettet werden sollte? Wer davon profitiert?Wir wollen hier einen Überblick geben und zeigen, dass es die neue Vertretungsfunktion in sich hat.

Welchen Mehrwert haben Sie durch den Einsatz?

Der Service MSS on Behalf liefert die seit langer Zeit gewünschte Funktion, dass Führungskräfte Aufgaben an Assistenten oder Vertreter abgeben können.

Leicht und schnell Vertreter anlegen und einen Abwesenheitsantrag für die Führungskraft stellen? Kein Problem. Die Urlaubsübersicht aufrufen? Selbstverständlich. Reisekosten im Auftrag der Führungskraft erfassen? Natürlich. Das Team der Führungskraft verwalten und administrative Aufgaben übernehmen? Aber klar doch! Die Anwendung für Personalreferenten erweitern, um Ihnen Einblick in die Ansicht der Führungskraft zu geben? Sogar das!

Eine Vertretung anlegen – ist das immer noch so schwer zu finden?

Sie kennen sicher die Vertretungsfunktion aus dem zentralen Arbeitsvorrat (UWL). Sehr versteckt und kaum sichtbar hinter einem Miniaturkontextmenü. Das hat die SAP nun mit dem neuen Service verbessert. Sie können schnell und einfach über die neuen Web Dynpro ABAP – Services Vertretungen anlegen und/oder übernehmen. Der Link dazu (das sei hier explizit erwähnt) ist deutlich sichtbar und nimmt im Vertretungs-Service eine klare Position ein.

ESS-Aufgaben der Führungskraft ohne weitere Teamaufgaben übergeben.

Durch die Aufgabenklassifizierungen, die kundenindividuell ausgeprägt werden können, ist es möglich die Aufgaben spezifisch zu trennen. Sie möchten einem Assistenten nur die Möglichkeit geben, Abwesenheitsanträge zu erstellen oder Reisekosten zu erfassen, ohne teamspezifische Aufgaben durchführen zu können? Kein Problem. Definieren Sie die entsprechenden Aufgabengruppierungen und ordnen Sie die Services ein. Die Führungskraft entscheidet dann, was ihr Assistent darf.

Workflow-Aufgaben gehören zum Standard-Repertoire

Natürlich. Die wichtigste aller Funktionen bleibt nach wie vor erhalten. Aufgaben wie die Genehmigung von Abwesenheiten gehören zu den zentralen Bestandteilen der Vertretungsfunktion. Auch hier können Sie über die Aufgabengruppierungen dafür sorgen, dass beispielsweise die Genehmigung im Zeitmanagement vom Reisekostenmanagement getrennt werden. Weißt die Führungskraft dann einem Assistenten Zeitmanagement-Aufgaben zu, so wird dieser in seinem zentralen Arbeitsvorrat die Genehmigung von Abwesenheitsanträgen der Teammitglieder vorfinden.

Wie können Sie nun starten?

Der einfachste Start, um sich mit dem Vertretungsservice im Detail vertraut zu machen, ist die Nutzung einer ausgelieferten Business-Client-Rolle. Geben Sie zwei Usern (einer gebunden an eine Führungskraft, einer gebunden an einen Mitarbeiter) im Entwicklungs- oder Testsystem die Rolle SAP_MANAGER_MSS_NWBC_3.

Öffnen Sie dann den Netweaver Business Client (Transaktion NWBC) durch die Führungskraft und legen Sie von der Home-Page eine Vertretung an. 

Vertretungsregeln bei MSS on BehalfNutzen Sie hier einfach den Standard-Eintrag „Alles“ als Vertreterprofil. Nun kann der Mitarbeiter den Business Client mit dieser Rolle öffnen und sieht bereits unter „Vertretungen“ die aktive Vertretung durch die Führungskraft und kann dessen Aufgaben on Behalf übernehmen.

Aufgaben zuteilen mit MSS on Behalf

 

MSS on Behalf einführen und erweitern  – Wir helfen Ihnen gerne

Nachdem Sie sich einmal mit dem Service vertraut gemacht haben, werden Sie vermutlich diverse Wünsche haben, was es zu verändern gilt. Die Anwendung ist um verschiedene Punkte erweiterbar.

Hier einige Anregungen:

  • Emailversand beim Anlegen einer Vertretung
  • Angebotene Services der Führungskraft anpassen
  • Services wie oben beschrieben klassifizieren
  • Teamsicht nicht im Vertretungsservice anzeigen
  • Erweiterung für Personalreferenten
  • Zum Anlegen der Vertretung nicht die Home-Page, sondern den Vertretungsservice selbst nutzen (Wenn keine Vertretung existiert, zeigt der Service nichts an.)

Wir haben Sie neugierig gemacht? Wir konnten Ihre Frage beantworten – aber Sie haben noch weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular. Unsere SAP HR Berater helfen Ihnen gerne weiter. Den direkten telefonischen Draht zu uns bekommen Sie unter 0211 175403-12. Wir freuen uns auf Ihre Mail oder Ihren Anruf.

Ich bin SAP Consultant bei der Mindsquare GmbH.

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