- 20. November 2014

Reisemanagement als Employee Self Service 2

In diesem Artikel möchten wir Ihnen praktisch zeigen, wie Sie das Reisemanagement aktivieren und welche individuellen Anpassungsmöglichkeiten die einzelnen Anwendungen bieten. Damit baut dieser Artikel auf dem Beitrag vom 01.01.2001 auf, in dem wir berichteten, welche Vorteile die Einführung des Reisemanagements als Employee Self Service hat und welche Möglichkeiten sich Ihnen bieten, die Services für Ihr Unternehmen zu nutzen.

Aktivierung der Business Functions – Voraussetzungen für die Nutzung der Anwendungen

Grundlegende Voraussetzung für die Nutzung der Reiseservices Reiseantrag, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung ist die Aktivierung der Business Function FIN_TRAVEL_1, die mit EhP 2 zur Verfügung steht. Um diese Business Function aktivieren zu können, muss sichergestellt sein, dass das Business Package for Enterprise Self-Service 1.2 installiert ist und die Enterprise Extension „Travel Management Extension“ (EA-TRV) aktiviert ist.

Für erweiterte Funktionalitäten, können zusätzlich die Business Functions FIN_TRAVEL_2 bis FIN_TRAVEL_4 aktiviert werden, die zum Beispiel zu genehmigende Reisemittel oder die Ablage von Anlagen enthalten. Anschließend müssen in der Transaktion SICF die gewünschten Services aktiviert werden, damit diese erreichbar sind.

Möglichkeiten zur individuellen Anpassung

Das Customizing zum Reisemanagement befindet sich in der Transaktion SPRO unter der Pfad „Finanzwesen (neu) > Reisemanagement“ und ist sehr umfangreich. Eine Besonderheit gegenüber anderen ESS – Services ist, dass über den Punkt „Schemen- und Einzelfeldsteuerung für Web Dynpro“ viele der Felder dynamisch ausgesteuert werden können. Eine Vielzahl der gewünschten Änderungen für die GUI spielen sich in dieser IMG-Aktivität ab.

Folgendes Bild zeigt, wie einfach, wie einfach das Feld für die geschätzten Kosten bearbeitet werden kann. Hier kann gesteuert werden, ob das Feld angezeigt wird, welcher Vorschlagswert angezeigt wird und ob das Feld ein Pflichtfeld ist.

Über diese IMG-Aktivität ist aber nicht nur die Steuerung einzelner Felder möglich, es können sogar ganze Funktionalitäten in die Anwendungen per Klick integriert werden.

Die folgende Abbildung zeigt, wie die Erfassung von Reisemitteln für den Reiseantrag aktiviert werden kann.

An dieser Stelle fällt auf, dass die Einstellungen immer in Abhängigkeit zur Reiseregelungsvariante und dem Reiseschema definiert werden.

Neben den generellen Einstellungen, wie der „Schemen- und Einzelfeldsteuerung für Web Dynpro“, gibt es natürlich noch die Möglichkeit, die einzelnen Anwendungen speziell für ein Unternehmen anzupassen.

Reiseantrag

Für den Reiseantrag ist eine der häufigsten Änderungen dabei die Anlage „sonstiger Reisemittel“, wie Hubschrauber, Fähre oder der öffentliche Nahverkehr. Zudem ist das Hinzufügen zu genehmigender Transportmittel, wie zum Beispiel das Buchen eines Business Class Fluges, eine viel geschätzte Funktion.

So können im Workflow zum Beispiel spezielle Bearbeiter gewählt werden, wenn bestimmte Transportmittel für eine Reise beantragt sind.

Reiseplanung

Im Customizing zur Reiseplanung können die gesamten Reiserichtlinien eines Unternehmens zur Buchung abgebildet werden. Darunter fallen speziell ausgehandelte Flug-, Bahn- und Mietwagentarife, sowie das Reiseprofil. Dieses besteht aus folgenden Komponenten.

Reiseregeln bestimmen dabei bestimmen dabei Reisekategorien, sowie mögliche Anbieter auf Basis des Reisestart- und zielortes. Diese Regeln werden in SAP jeweils separat für Flüge, Hotels und Mietwagen angelegt.

Klassenregeln bestimmen für die drei zuvor genannten Reisedienstleistungen, sowie Bahnreisen, zudem, welche Klasse für eine Dienstleitung mit einer bestimmten Reisedauer genutzt werden darf.

Prioritäten legen eine Bewertung bei der Verfügbarkeitsabfrage über das Buchungssystem fest und erlauben eine entsprechende Kolorierung, sowie ein Verbot bestimmter Reisedienstleistungen durch unternehmensspezifische Reiseregeln fest.

Reisetätigkeitsarten beschreiben die Aufgaben eines Mitarbeiters während seiner Reise und sind Kriterium für die Festlegung der Reiseregeln.

Damit eine Abfrage über ein externes Buchungssystem geschehen kann, muss hier ein bestehendes Abkommen mit einem Anbieter, wie zum Beispiel AMADEUS, Galileo, HRS oder BIBE, hinterlegt werden. Dies kann in der IMG – Aktivität Stammdaten -> Technische Steuerungsparameter der Reiseplanung -> Vertriebsstellen geschehen.

Reiseabrechnung

Für die Reiseabrechnung ist speziell die Funktion des Kreditkartenclearings interessant. Hierbei ist es bei der Nutzung von Firmenkreditkarten möglich, die Umsätze in SAP zu importieren, damit diese in der Spesenabrechnung direkt einer Reise zugeordnet werden können. Hierzu liefert SAP bereits einige Vorkonfigurierte Kreditkartenanbieter mit, welche bei Bedarf um weitere ergänzt werden können.

Für die Abrechnung ist es zudem noch nötig, Reisespesenarten zu hinterlegen, die Teil einer Spesenabrechnung sein können. Eine beispielhafte Konfiguration sehen Sie in der folgenden Abbildung.

Jeder dieser Spesenarten wird für die Abrechnung eine Lohnart zugeordnet, die zur Auszahlung an den Mitarbeiter durch die Personalabrechnung genutzt wird.

Wie Sie in diesem kleinen Ausblick gesehen haben, lässt sich das Reisemanagement ganz individuell und auf die Bedürfnisse jedes Unternehmens anpassen. Jedoch ist ein grundlegendes Verständnis des Zusammenspiels aller Einstellungen im Customizing notwendig, um letztendlich die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Es ist daher unabdingbar, dass Sie sich, falls Sie das SAP Reisemanagement nutzen wollen, vorher im Klaren sind, welche Komponenten Sie nutzen wollen, und wie diese genutzt werden sollen. Dies kann mit Sicherheit sehr verwirrend sein. Wenn Sie Hilfe benötigen, zögern Sie nicht, uns anzusprechen, damit wir Ihnen mit unseren Erfahrungen zur Seite stehen können.

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Kontakinfos …

 

Mein Name ist Hendrik Niechciol und bin SAP HCM Consultant bei mindsquare. Das Programmieren habe ich mir in meiner Freizeit beigebracht, da war ein Studium der Informatik naheliegend. In meinem Job bei mindsquare habe ich meine zweite Leidenschaft als Teamleiter in Personalverantwortung entdeckt. Diese beiden Komponenten helfen mir Ihre Herausforderungen aus Personalsicht zu verstehen, programmatisch umzusetzen und als Schnittstelle zwischen IT und Personal zu fungieren.

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