Mit SAP Joule administrative HR-Aufwände reduzieren – Ein Praxisbeispiel
Wenn Personalmitarbeiter zum dritten Mal in einem Monat die gleiche Mitarbeiterfrage beantworten und Bankänderungen noch manuell ins System pflegen – dann läuft etwas schief in der HR-Arbeit. Administrative Tätigkeiten lassen sich heute mit SAP Joule, einem generativen KI-Assistenten, wesentlich effizienter gestalten. So können sich HR-Teams auf strategische Aufgaben wie Talententwicklung, Mitarbeiterbindung oder Workforce Planning konzentrieren. Unser Praxisbeispiel zeigt Ihnen, wie ein Windenergieunternehmen mit SAP Joule die Basis für eine zukunftsorientierte Personalstrategie gelegt hat.
Was ist SAP Joule?
SAP Joule ist ein generativer KI-Assistent, der in verschiedene SAP-Lösungen integriert ist. Er unterstützt Unternehmen dabei, ihre Prozesse effizienter zu gestalten.
Anstatt sich durch komplexe Oberflächen navigieren oder Informationen in unterschiedlichen Systemen suchen zu müssen, können Mitarbeitende mit der KI in natürlicher Sprache chatten und erhalten sofort passende Antworten oder Handlungsempfehlungen. Da die KI Zugriff auf Unternehmensdaten aus verschiedenen Quellen hat, kann sie effektiver unterstützen als generische LLMs.
Mit SAP Joule lassen sich diverse Routineaufgaben automatisieren: Im Chat mit Joule können Mitarbeitende beispielsweise schnell wiederkehrende HR-Fragen klären oder herausfinden, wie sie sich richtlinienkonform verhalten. Dadurch sinken die administrativen Aufwände in der Personalabteilung und es entstehen Freiräume für strategische Aufgaben. Gleichzeitig wird die Employee Experience verbessert, was zur wichtigen Bindung von Fachkräften beiträgt.
SAP Joule: Einführung bei einem Energieversorger
Problemstellung
Ein führendes Unternehmen aus der Windenergiebranche mit rund 12.000 Mitarbeitenden und einem Umsatz von über 2,5 Milliarden Euro stand vor der Herausforderung, die hohen administrativen Aufwände im HR-Bereich zu reduzieren. Wiederkehrende Mitarbeiteranfragen verursachten einen erheblichen manuellen Aufwand, während gleichzeitig eine zentrale Anlaufstelle für HR-Informationen fehlte. Bestehende Services ließen sich nur schwer skalieren, und vorhandene Daten wurden nicht ausreichend genutzt, um Prozesse proaktiv zu automatisieren.
Um diese Ausgangslage zu meistern, entschied sich das Unternehmen für die Einführung von SAP Joule – begleitet durch die Expert:innen von mindsquare.
Einführung in nur 10 Wochen
Um diese Probleme zu lösen, führte das Unternehmen gemeinsam mit der Unterstützung von mindsquare SAP Joule ein. In der Startphase wurden die technischen und organisatorischen Grundlagen geklärt, das Projekt freigegeben und das Budget bewilligt. Parallel dazu erfolgte die Definition des Zielbildes sowie der Aufbau einer konsistenten Wissensbasis.
Anschließend startete die Implementierung, während das notwendige Wissen gefestigt wurde. Ab der vierten Woche rückten Change-Management und Testing in den Fokus, um die Anwender bestmöglich auf den Einsatz vorzubereiten.
Abbildung 1 In 8 Wochen von der Konzeption zum Go-Live PILOT
Mit Abschluss der technischen Integration konnte SAP Joule bereits in den ersten Testbetrieb gehen. In Woche sieben erfolgte der Go-live in einer ausgewählten Pilotgruppe, deren Feedback in die anschließende Optimierung einfloss. Nach dieser Phase wurde das System schrittweise auf weitere Nutzergruppen ausgeweitet. Dieser sukzessive Rollout ermöglichte es, innerhalb kürzester Zeit von der Konzeption zu einem stabilen, produktiven Einsatz zu gelangen.
Der KI-Assistent dient seither als zentraler Einstiegspunkt für die dialogbasierte Nutzung von HR-Services. Ergebnisse: Messbare Vorteile über die Grenzen der HR hinaus
Die Einführung von SAP Joule zahlte sich nicht nur für das HR-Management, sondern auch für die Mitarbeitenden spürbar aus.
Wiederkehrende Mitarbeiteranfragen, etwa zu Urlaub, Gehalt oder Prozessen, können nun durch chatbasierte Self-Services jederzeit kompetent beantwortet werden. Durch eine durchdachte Antwortlogik und die Anbindung an relevante Quellsysteme werden Rückfragen minimiert – eine erhebliche Entlastung für die Personalabteilung und eine deutlich verbesserte Employee Experience.
Ein weiterer Vorteil: Die Personalabteilung kann via Joule Daten aus diversen Quellen kontextbezogen auswerten lassen und so in kurzer Zeit belastbare Entscheidungen treffen, die früher vor allem auf Erfahrungen beruhten und potenziell Anlass für Diskussionen gaben.
Schließlich sorgt der Einsatz des KI-Assistenten dafür, dass effektivere Stellenausschreibungen veröffentlicht werden, da Joule passende Inhalte vorschlägt und die Erstellung standardisiert.
SAP Joule schafft nachhaltigen Mehrwert
Das Praxisbeispiel zeigt eindrucksvoll, wie SAP Joule die Personalabteilung nachhaltig entlasten kann und Mehrwerte für das gesamte Unternehmen schafft.
Durch den Einsatz von KI wird Wissen zentral verfügbar gemacht, werden wiederkehrende Anfragen automatisiert und datenbasierte Entscheidungen ermöglicht. Gleichzeitig entstehen durch KI-gestützte Vorlagen effizientere HR-Prozesse.
Auf diese Weise gewinnen Mitarbeitende der Personalabteilung wertvolle Kapazitäten für die wichtigen strategischen Themen – von Talententwicklung bis Mitarbeiterbindung. SAP Joule erweist sich damit nicht nur als Werkzeug zur einfachen Effizienzsteigerung, sondern als entscheidender Hebel für eine zukunftsorientierte Personalarbeit.
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FAQ
1. Was ist SAP Joule und wie unterstützt es die HR-Abteilung?
SAP Joule ist ein generativer KI-Assistent, der in SAP-Lösungen integriert ist. Er ermöglicht es Mitarbeitenden, über natürliche Sprache mit Systemen zu interagieren, wiederkehrende HR-Anfragen schnell zu beantworten und administrative Aufgaben zu automatisieren. So werden Personalabteilungen entlastet und können sich stärker auf strategische Themen fokussieren.
2. Welche konkreten Vorteile bringt SAP Joule für Unternehmen?
Unternehmen profitieren von reduzierten manuellen Aufwänden, schnelleren und standardisierten Antworten auf Mitarbeiteranfragen sowie einer verbesserten Employee Experience. Darüber hinaus unterstützt SAP Joule datenbasierte Entscheidungen und optimiert z. B. Stellenausschreibungen mithilfe intelligenter Vorlagen.
3. Wie verlief die Einführung von SAP Joule in der Praxis?
Ein Windenergieunternehmen mit 12.000 Mitarbeitenden führte SAP Joule in nur 10 Wochen ein. Nach technischer Integration und Pilotphase konnte der KI-Assistent schrittweise ausgerollt werden. Bereits früh zeigten sich messbare Verbesserungen in der Effizienz der HR-Prozesse und in der Qualität der Mitarbeiterinteraktion.
