Personaleinsatzplanung
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Personaleinsatzplanung?
- Ziele und Aufgaben der Personaleinsatzplanung
- Unterschied zwischen Personaleinsatzplanung und Workforce Management
- Herausforderungen der Personaleinsatzplanung
- Datengrundlage für die Personaleinsatzplanung schaffen
- Welche Arten von Personaleinsatzplanung gibt es?
- Mithilfe einer PEP-Software effizienter planen
- Vorteile einer softwarebasierten PEP
- Setzen Sie auf digitale Personaleinsatzplanung
- FAQ
Was ist Personaleinsatzplanung?
Die Personaleinsatzplanung (auch Schicht- bzw. Dienstplanung oder kurz: PEP) beschreibt die Planung von Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden je nach Arbeitsaufkommen. Dabei planen Sie vorausschauend, wie Sie Ihre Mitarbeitenden zeitlich, in welcher Anzahl (quantitativ), mit welchen Qualifikationen (qualitativ) und örtlich am besten einsetzen können. Auch die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden (bspw. Urlaubsansprüche) sind zu berücksichtigen.
Die Personaleinsatzplanung ist ein strategisches Instrument zur Optimierung betriebswirtschaftlicher Abläufe in Ihrem Unternehmen. Sobald Sie eine ausgewogene Personalstruktur mit unterschiedlichen Verfügbarkeiten und Qualifikationen etabliert haben, können Sie auf schwankende Auftragsvolumina reagieren, Ihren Personaleinsatz auch spontan entsprechend planen und somit wettbewerbsfähig bleiben.
Jede Personaleinsatzplanung hat einen Planungshorizont, der den Zeitraum beschreibt, für den geplant werden soll. Ein typischer Planungshorizont beinhaltet folgende Stufen:
- Tages-/Ad-Hoc-Planung: Beschreibt das schnelle Reagieren auf Krankheiten, Störungen etc.
- Wochenplanung: Hierbei geht es um die detaillierte Planung, wer wann welche Tätigkeiten übernimmt.
- Monatsplanung: Beinhaltet die Planung der Tätigkeiten im Groben und die Abwesenheitsplanung.
- Jahresplanung: Hierbei dreht es sich hauptsächlich um die Urlaubsplanung.
Da jedes Unternehmen anders plant, müssen Sie nicht alle Stufen explizit planen.
Die Personaleinsatzplanung versteht sich als Bestandteil der Personalplanung. Dazu gehört unter anderem auch die Personalbedarfsplanung. Weitere Bestandteile sind die Personalbeschaffungsplanung, Personalanpassungsplanung, Personalentwicklungsplanung, sowie die Personalkostenplanung.
Ziele und Aufgaben der Personaleinsatzplanung
Steigender Kostendruck, zunehmende Flexibilisierung und weitere Faktoren wie die Mitarbeiterzufriedenheit machen die Personaleinsatzplanung immer wichtiger. Um Ihr Personal wirtschaftlich und präzise planen zu können, benötigen Sie Transparenz über die Kapazitäten. Wenn Sie über diese nicht verfügen, dann erhalten Sie Probleme im operativen Geschäft und verlieren Potenziale entlang der gesamten Wertschöpfungskette.
Herausforderung einer falschen Personalplanung ist, dass zu Hochzeiten zu wenig oder nicht genügend geschulte Mitarbeitende eingesetzt sind. So müssen Sie mit unproduktiven Arbeitszeiten und hohen Kosten rechnen.
Daher muss die Personalplanung Mitarbeitende so einplanen, dass diese
- zur richtigen Zeit,
- mit den richtigen Qualifikationen,
- zu optimierten Kosten
- am passenden Arbeitsplatz
eingesetzt werden können. Die optimale Einsatzplanung berücksichtigt den Umsatz, die Kosten und Mitarbeitenden. Aufgabe der Personalplanung ist es, Personalbedarf und -bestand so zu bündeln, dass sowohl die Wünsche Ihrer Belegschaft als auch die des Unternehmens bestmöglich berücksichtigt werden.
Eine präzise Personaleinsatzplanung stellt sicher, dass Mitarbeitende effizient eingesetzt und dabei ihre Fähigkeiten optimal genutzt werden. Zu den Kernaufgaben gehören:
- Zuweisung der Arbeitskräfte: Mitarbeitende werden passgenau Projekten, Abteilungen oder Aufgaben zugeordnet. Dabei werden Qualifikationen und Erfahrungen berücksichtigt, so dass jeder Mitarbeitende dort eingesetzt wird, wo er den größten Mehrwert leisten kann.
- Schicht- und Dienstplanung: Dazu gehört die Erstellung von Schicht- und Dienstplänen unter Berücksichtigung betrieblicher Erfordernisse, arbeits- und tarifrechtlicher Vorgaben. Wichtig ist auch die Einhaltung von Ruhezeiten und Pausen nach dem Arbeitszeitgesetz, um eine gleichmäßige Auslastung der Mitarbeitenden zu gewährleisten.
- Kostenoptimierung und -analyse: Eine gut strukturierte Personaleinsatzplanung optimiert die Personalkosten durch eine effiziente Planung von Arbeitszeiten und Überstunden. Mit Hilfe moderner HR-Software können Unternehmen die Kostenkontrolle und die Analyse des Personaleinsatzes unterstützen und verbessern.
Unterschied zwischen Personaleinsatzplanung und Workforce Management
Workforce Management (WFM) und Personaleinsatzplanung werden häufig synonym verwendet. Dabei ist WFM vielmehr die ganzheitliche Betrachtung des bedarfsorientierten und flexiblen Personaleinsatzes. Personaleinsatzplanung stellt einen Teil des Workforce Managements dar und gliedert sich, neben der Personaleinsatzplanung, in sechs Teilbereiche:
- Personalbedarfsermittlung: Die Personalbedarfsermittlung ist der Prozess, durch den Unternehmen den zukünftigen Bedarf an Arbeitskräften analysieren und planen, um sicherzustellen, dass sie über ausreichend qualifiziertes Personal verfügen.
- Personalstrukturoptimierung: Hier analysieren und bewerten Sie die Zusammensetzung und Organisation Ihres Personals.
- Kapazitätsplanung: Bei der Kapazitätsermittlung bestimmen Sie die verfügbare Arbeitskapazität und Ressourcen Ihres Unternehmens, um eine effiziente Personalplanung zu ermöglichen.
- Personalsteuerung: Personalsteuerung bezeichnet die strategische Planung, Organisation und Kontrolle Ihrer Personalressourcen, um deren Effizienz und Effektivität sicherzustellen.
- Zeitwirtschaft: Zeitwirtschaft bezieht sich auf die effiziente Nutzung von Zeitressourcen zur Erreichung von bestimmten Zielen oder Aufgaben.
Herausforderungen der Personaleinsatzplanung
Mit der Personaleinsatzplanung gehen unterschiedliche Herausforderungen einher – die größten stelle ich Ihnen im Folgenden vor.
Demografischer Wandel
Aufgrund des demografischen Wandels und des damit verbundenen Fachkräftemangels müssen Unternehmen noch flexibler und schneller auf Personalengpässe und Auslastungsschwankungen reagieren können. Dazu bedarf es einer Personaleinsatzplanung, die Stellenanforderungsprofile und Mitarbeiterqualifikationen optimal aufeinander abstimmt.
Das bedeutet: Die Verantwortliche benötigen eine ganzheitliche Übersicht über die gesamte Belegschaft, deren Qualifikationen und die zu besetzenden Stellen mit Anforderungsprofilen in den unterschiedlichen Schichten. Zudem sollten Mitarbeitende selbst über die Möglichkeit verfügen, die Personaleinsatzplanung im SAP-System einsehen zu können.
Rechtliche Vorschriften
Bei der Arbeitszeitplanung müssen Sie die gesetzlichen Richtlinien sowie alle tarifvertraglichen und betrieblichen Vereinbarungen einhalten, einschließlich der Vorgaben aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Darüber hinaus müssen Sie stets sicherstellen, dass diese Vorschriften und Richtlinien umfassend eingehalten werden.
Hierunter fallen u. a. das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Gesetze über Teilzeit (TzBfG) und zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG).
Branchenspezifische Anforderungen
In verschiedenen Branchen variieren die Anforderungen an die Personaleinsatzplanung:
- Produktion: Die Flexibilität in der Schichtplanung ist hier entscheidend, um den wechselnden Bedürfnissen gerecht zu werden, die durch volatile Auftragslagen, Individualisierung, demografischen Wandel und Fachkräftemangel entstehen.
- Gesundheitswesen: Hier gelten vermehrt neue Gesetze und Tarifverträge. Flexible Dienstpläne, die sich am Behandlungsprozess orientieren, verbessern nicht nur die Behandlungsqualität, sondern auch die Work-Life-Balance der Mitarbeitenden.
- Logistik: Unternehmen müssen auf volatile Märkte und Lieferungen reagieren, während sie gleichzeitig den Service und die Bedürfnisse ihrer Belegschaft berücksichtigen.
Drittanbieter-Tools
Bei Drittanbieter-Tools kommt es häufig zu dem Problem, dass diese als Add-on in das bereits bestehende System eingebunden werden müssen. Sie können also nicht einfach auf HR-Daten zugreifen, die z. B. im SAP-System liegen. So müssen Sie für die Drittanbieter-Software eine zusätzliche Infrastruktur einrichten und Schnittstellen zum SAP-System erstellen.
Datengrundlage für die Personaleinsatzplanung schaffen
Damit Sie langfristig in der Lage sind, agile Prozesse in der Personaleinsatzplanung zu schaffen und den Arbeitszeitbedarf optimal abzudecken, benötigen Sie eine solide Datengrundlage. Diese umfasst die offensichtlichen Daten wie An- und Abwesenheiten sowie Qualifikationen Ihrer Mitarbeitenden. Auch geplante Aus- bzw. Eintritte können Sie hier einpflegen. Darüber hinaus helfen Ihnen für eine vorausschauende Planung auch Daten aus der Vergangenheit – greifen Sie auf bereits vorhandene Daten zur Bedarfsermittlung zurück, wie:
- sich verändernde Auftragslage z. B. durch saisonale Schwankungen
- mögliche Lieferengpässe
- die Ableitung des Bedarfs aus geplanten Produktionszahlen und Kundenfrequenzen
Auf diese Weise können Sie Unter- und Überdeckungen und die damit verbundenen Unproduktivitäten oder erhöhte Kosten vermeiden. Wenn Sie Täler und Spitzen erkannt haben, können Sie die Urlaubsplanung auf Ihre Kapazitätsplanung abstimmen und vorausschauend planen.
Welche Arten von Personaleinsatzplanung gibt es?
Es gibt drei verschiedene Arten von Personaleinsatzplanung:
- Die quantitative,
- die qualitative Einsatzplanung
- sowie die zeitliche Komponente.
Um Ihr Personal optimal einzuplanen, empfehle ich Ihnen, alle drei Arten zu berücksichtigen.
Quantitative Einsatzplanung
Bei der quantitativen Einsatzplanung überprüfen Sie, ob Sie den zu erwartenden Personalbedarf je nach Arbeitsaufkommen mit dem zur Verfügung stehenden Personal abdecken können. Dies schauen Sie sich für einen bestimmten Zeitrahmen an, z. B. für den nächsten Monat. Wenn Sie Ihren Bedarf frühzeitig ermitteln und die Personaleinsatzplanung über einen langfristigen Zeitraum planen, dann können Sie schnell auf Schwankungen reagieren und den Dienstplan rechtzeitig anpassen.
Qualitative Einsatzplanung
Bei der qualitativen Einsatzplanung nehmen Sie die Qualifikationen Ihrer Mitarbeitenden in den Fokus: Wie sieht das Qualifikationsprofil Ihrer Belegschaft aus? Bei Schichtarbeiten in der Produktion sollten Sie z. B. darauf achten, dass stets mindestens ein/e Vorarbeiter*in anwesend ist und alle anwesenden Mitarbeitenden die notwendigen Qualifikationen für die jeweiligen Maschinen aufweisen können.
Neben der aktuellen Qualifikation benötigen Sie ebenfalls einen Blick auf die zukünftigen Anforderungsprofile Ihrer Belegschaft. Brauchen Mitarbeitende bspw. Weiterbildungen, damit ihre Qualifikationen Ihrem Anforderungsprofil gerecht werden? Hier bilden Sie also Entwicklungen in der Personalstruktur ab, damit eine frühzeitige Reaktion möglich ist.
Zeitliche Komponente
Die zeitliche Komponente (auch Saisonalität) beschreibt die Zeiten, in denen ein Unternehmen eine größere bzw. eine kleinere Nachfrage hat und aus diesem Grund mehr bzw. weniger Personal einplanen muss. Beispielsweise ist das Weihnachtsgeschäft in vielen Unternehmen eine große zeitliche Komponente, die bei der Personaleinsatzplanung berücksichtigt werden muss.
Mithilfe einer PEP-Software effizienter planen
Neben Drittanbieter-Tools planen viele Unternehmen Arbeitszeiten mithilfe von Excel-Tabellen ein – was bis zu einer gewissen Unternehmensgröße von der reinen Planung sicherlich noch funktionieren kann. Sobald jedoch die Mitarbeiteranzahl steigt, wird eine Excel-basierte PEP unübersichtlich und ineffizient. Vorgesetzte planen hier die Arbeitszeiten, die zunächst überprüft werden müssen. Bei Änderungswünschen muss der Plan wieder zurück an die Vorgesetzten geschickt werden, wodurch lange Planungsrunden entstehen können. Zudem werden die Daten aus Ihren Excel-Tabellen nicht automatisch mit Ihrem SAP-System (als beispielhaftes ERP-System) synchronisiert, was Ihrer Personalabteilung zusätzlichen manuellen Aufwand beschert.
Vorteile einer softwarebasierten PEP
Wenn Sie auf eine softwarebasierte Personaleinsatzplanung setzen, sparen Sie insgesamt viel Zeit, Kosten und Mühen ein. Daraus ergeben sich folgende Vorteile:
- IST-Zeiterfassung: Die meisten Software-Lösungen bieten eine Zeiterfassung an, mit der Sie die geplanten mit den tatsächlichen Arbeitszeiten vergleichen können.
- SOLL/IST-Abgleich: Sie reagieren schneller auf krankheitsbedingte Ausfälle oder Produktionsspitzen, da die Lösung Sie beim Planen unterstützt.
- Automatische Planung: Keine mühevolle Erstellung von Arbeitsplänen – eine PEP-Software, die mit Ihren SAP-Daten verbunden ist, kann Aufgaben auf Basis dieser Daten optimal verteilen. Sie können Tätigkeiten automatisch zuweisen und müssen diese nur noch in wenigen Fällen korrigieren.
- Optimalerer Personaleinsatz: Dadurch erhalten Sie eine optimierte Personaleinsatzplanung und können darüber hinaus Urlaube besser einplanen.
- Schnellere Reaktionszeiten: Mithilfe einer Software können Sie schneller auf sich ändernde Bedürfnisse reagieren, da Sie frühzeitig einen Überblick über Bedarfsspitzen erhalten.
- Variable Schichtwechsel: Sie können Schichten mit nur wenigen Mausklicks wechseln und bleiben damit flexibel bei spontanen Ausfällen.
Demo Personaleinsatzplanung
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Setzen Sie auf digitale Personaleinsatzplanung
Die Personaleinsatzplanung ist ein wichtiges Instrument zur Produktivitätssteigerung und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Doch die Vielzahl an Herausforderungen wie Gesetze, betriebliche Kriterien und Mitarbeiteransprüche, die in die Planung einfließen, bedeuten für Sie einen hohen Aufwand– vor allem, wenn Sie Arbeitszeiten in Excel-Tabellen planen. Daher empfehle ich Ihnen, auf eine digitale Personaleinsatzplanung zu setzen, mit der Sie durch Automatisierungen Zeit und Kosten sparen. Eine Software erleichtert Ihnen auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Haben Sie Fragen zur Personaleinsatzplanung? Dann nehmen Sie gerne Kontakt zu mir auf. Ich freue mich darauf, Ihnen weiterhelfen zu können.
FAQ
Was ist Personaleinsatzplanung?
Personaleinsatzplanung (auch Schicht- oder Dienstplanung oder kurz: PEP) ist die vorausschauende Zuordnung von Arbeitszeiten mit Blick auf zeitliche, örtliche, quantitative und qualitative Komponenten. Die Personaleinsatzplanung gehört zum Bereich der Personalplanung.
Welche Aufgaben und Ziele hat eine Personaleinsatzplanung?
Die optimale Personaleinsatzplanung plant die passenden Mitarbeitenden, zur richtigen Zeit, mit den richtigen Qualifikationen, zu optimierten Kosten, am passenden Arbeitsplatz ein. Im Idealfall werden die Wünsche und Anforderungen des Unternehmens und der Belegschaft berücksichtigt.
Was muss ich bei der Personaleinsatzplanung beachten?
Bei der Planung müssen Sie u. a. auf Urlaubs-, Arbeits- und Pausenzeiten sowie krankheitsbedingte Ausfälle, Lieferengpässe und auf sich immer wieder ändernde Arbeitsaufträge achten. Darüber hinaus müssen Sie auch auf gesetzlich vorgeschriebene Regelungen achten, die je nach Branche variieren und nicht in den Hintergrund geraten dürfen.
Welche Arten von Personaleinsatzplanung gibt es?
- Quantitative Einsatzplanung: Können Sie den zu erwartenden Personalbedarf je nach Arbeitsaufkommen mit dem verfügbaren Personalbedarf in einem bestimmten Zeitraum abdecken?
- Qualitative Einsatzplanung: Passen die Qualifikationen Ihrer Mitarbeitenden zu den derzeitigen Aufgaben?
- Zeitliche Komponente: Haben Sie zu bestimmten Zeiten bzw. Jahreszeiten eine größere Nachfrage als sonst?
