Alexander Graf
31. Oktober 2022

Personaleinsatzplanung

Vorbei sind die Zeiten von konstanter Auftragslage und starren Schichtplänen: Volatile Märkte erfordern eine strategische Personaleinsatzplanung, die langfristig und vor allem vorausschauend ausgerichtet ist und somit wertschöpfende Produktivität gewährleistet. Das schafft Transparenz über Ihre Kapazitäten und Sie haben dabei die Freiheiten und Möglichkeiten, Ihre Arbeitszeitbedarfe sicher abzudecken und auch kurzfristig sicher reagieren zu können. Wie genau das funktioniert und welche digitalen Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist Personaleinsatzplanung?

Personaleinsatzplanung (auch Schicht- bzw. Dienstplanung oder kurz: PEP) beschreibt die Planung von Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden je nach Arbeitsaufkommen. Dabei überlegen Sie vorausschauend, wie Sie Mitarbeitende zeitlich, in welcher Anzahl (quantitativ), mit welchen Qualifikationen (qualitativ) und örtlich am besten einplanen können. Ein weiterer Faktor, auf den Sie bei der Planung achten sollten, sind die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden (bspw. Urlaubsansprüche).

Die Personaleinsatzplanung können Sie als ein strategisches Instrument zur Optimierung betriebswirtschaftlicher Abläufe in Ihrem Unternehmen ansehen. Sobald Sie eine ausgewogene Personalstruktur mit unterschiedlichen Verfügbarkeiten und Qualifikationen etabliert haben, können Sie schwankenden Auftragsvolumina gerecht werden, Ihren Personaleinsatz darauf angepasst auch spontan planen und somit wettbewerbsfähig bleiben.

Personaleinsatzplanung

Demo Personaleinsatzplanung

Werfen Sie einen Blick in die mindsquare Personaleinsatzplanung mit SAP

Jede Personaleinsatzplanung hat einen Planungshorizont, der den Zeitraum beschreibt, für den geplant werden soll. Ein typischer Planungshorizont beinhaltet die Stufen

  • Tages-/Ad-Hoc-Planung
    • schnelles Reagieren auf Krankheiten, Störungen etc.,
  • Wochenplanung
    • detaillierte Planung, wer wann welche Tätigkeiten übernimmt,
  • Monatsplanung
    • Planung der Tätigkeiten im Groben, Abwesenheitsplanung,
  • Jahresplanung
    • hauptsächlich Urlaubsplanung.

Jedes Unternehmen plant anders, weshalb Sie nicht alle Stufen explizit planen müssen.

Ziele und Aufgaben der Personaleinsatzplanung

Durch einen steigenden Kostendruck, stetig wachsenden Flexibilisierungsgrad und der Motivations- und Zufriedenheitssicherung der Belegschaft wird die Personaleinsatzplanung immer wichtiger. Damit nun Unternehmen ihr Personal wirtschaftlich und präzise planen können, benötigen sie Transparenz über Kapazitäten. Wenn Sie über diese nicht verfügen, dann erhalten Sie Probleme im operativen Geschäft und verlieren Potenziale entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

Bei einer falschen Personalplanung kann es passieren, dass zu Hochzeiten zu wenig oder nicht genügend geschulte Mitarbeitende eingesetzt sind. So müssen Sie mit unproduktiven Arbeitszeiten und hohen Kosten rechnen.

Daher muss die Personalplanung Mitarbeitende so einplanen, dass diese

  • zur richtigen Zeit,
  • mit den richtigen Qualifikationen,
  • zu optimierten Kosten
  • am passenden Arbeitsplatz

eingesetzt werden können. Die optimale Einsatzplanung berücksichtigt den Umsatz, die Kosten und Mitarbeitenden. Aufgabe der Personalplanung ist es, Personalbedarf und -bestand so zu bündeln, dass sowohl die Wünsche Ihrer Belegschaft als auch die des Unternehmens bestmöglich berücksichtigt werden.

Was ist bei der Personaleinsatzplanung zu beachten?

Damit Sie langfristig in der Lage sind, agile Prozesse in der Personaleinsatzplanung zu schaffen und Arbeitszeitbedarfe optimal abdecken zu können, benötigen Sie eine solide Datengrundlage. Zum einen über die offensichtlichen Daten wie An- und Abwesenheiten sowie Qualifikationen Ihrer Mitarbeitenden. Auch geplante Aus- bzw. Eintritte können Sie hier miteinfließen lassen. Zum anderen helfen Ihnen für eine vorausschauende Planung auch Daten aus der Vergangenheit – greifen Sie auf bereits vorhandene Daten zur Bedarfsermittlung zurück, wie:

  • sich verändernde Auftragslage z. B. durch saisonale Schwankungen
  • mögliche Lieferengpässe
  • die Ableitung des Bedarfs aus geplanten Produktionszahlen und Kundenfrequenzen

Somit können Sie eine Unter- und Überdeckung und damit einhergehend Unproduktivität oder erhöhte Kosten zu verhindern. Wenn Sie Täler und Spitzen erkannt haben, können Sie die Urlaubsplanung auf Ihre Kapazitätsplanung abstimmen und vorausschauend planen.

Welche Arten von Personaleinsatzplanung gibt es?

Es gibt drei verschiedene Arten von Personaleinsatzplanung:

  • Die quantitative,
  • die qualitative Einsatzplanung
  • sowie die zeitliche Komponente.

Um Ihr Personal optimal einzuplanen, empfehle ich Ihnen, alle drei Arten zu berücksichtigen.

Quantitative Einsatzplanung

Bei der quantitativen Einsatzplanung überprüfen Sie, ob Sie den zu erwartenden Personalbedarf je nach Arbeitsaufkommen mit dem zur Verfügung stehenden Personal abdecken können. Dies schauen Sie sich für einen bestimmten Zeitrahmen an, z. B. für den nächsten Monat. Wenn Sie Ihren Bedarf frühzeitig ermitteln und die Personaleinsatzplanung über einen langfristigen Zeitraum planen, dann können Sie schnell auf Schwankungen reagieren und den Dienstplan frühzeitig anpassen.

Qualitative Einsatzplanung

Bei der qualitativen Einsatzplanung nehmen Sie die Qualifikationen Ihrer Mitarbeitenden in den Fokus: Wie sieht das Qualifikationsprofil Ihrer Belegschaft aus? Bei Schichtarbeiten in der Produktion sollten Sie z. B. darauf achten, dass ständig mindestens ein/e Vorarbeiter*in anwesend ist und dass alle anwesenden Mitarbeitenden notwendige Qualifikationen für die jeweiligen Maschinen aufweisen.

Neben der aktuellen Qualifikation benötigen Sie auch einen Blick auf die zukünftigen Anforderungsprofile Ihrer Belegschaft. Brauchen Mitarbeitende bspw. Weiterbildungen, damit deren Qualifikationen Ihrem Anforderungsprofil gerecht werden? Hier bilden Sie also Entwicklungen in der Personalstruktur ab, damit Sie frühzeitig reagieren können.

Zeitliche Komponente

Die zeitliche Komponente (auch Saisonalität) beschreibt Zeiten, in denen ein Unternehmen eine größere bzw. kleinere Nachfrage hat und somit mehr bzw. weniger Personal einplanen muss. Bspw. ist das Weihnachtsgeschäft in vielen Unternehmen eine große zeitliche Komponente, die bei der Personaleinsatzplanung beachtet werden muss.

webinar sap zeiterfassung
SAP- und Zeiterfassungsexperte Marvin Mosler geht auf die aktuellen Herausforderungen ein und zeigt Ihnen welche Möglichkeiten Sie im SAP Standard zur Erfassung der Arbeitszeiten haben.

Herausforderungen der Personaleinsatzplanung

Mit der Personaleinsatzplanung gehen unterschiedliche Herausforderungen einher – die zwei größten stellen den demografischen Wandel und Drittanbieter-Tools dar.

Demografischer Wandel

Durch den demografischen Wandel und dem damit verbundenen Fachkräftemangel müssen Unternehmen noch flexibler und schneller auf Mitarbeitermangel und Auslastungsschwankungen reagieren können. Somit müssen Sie über eine Personaleinsatzplanung verfügen, die Stellenanforderungsprofile und Mitarbeiterqualifikationen optimal aufeinander abstimmt.

Das bedeutet: Verantwortliche benötigen eine ganzheitliche Übersicht über die gesamte Belegschaft, deren Qualifikationen und die zu besetzenden Stellen mit Anforderungsprofilen in den unterschiedlichen Schichten. Zudem sollten Mitarbeitende selbst über die Möglichkeit verfügen, die Personaleinsatzplanung im SAP-System einsehen zu können.

Drittanbieter-Tools

Bei Drittanbieter-Tools kommt das Problem auf, dass diese als Add-On in das bereits bestehende System eingebunden werden müssen. Sie können also nicht einfach so auf HR-Daten zugreifen, die z. B. im SAP-System liegen. So müssen Sie für die Drittanbieter-Software eine zusätzliche Infrastruktur einrichten und Schnittstellen zum SAP erstellen.

Mithilfe einer PEP-Software effizienter planen

Neben Drittanbieter-Tools planen viele Unternehmen Arbeitszeiten mithilfe von Excel-Tabellen ein – was bis zu einer bestimmten Unternehmensgröße von der reinen Planung bestimmt auch noch funktioniert. Sobald die Mitarbeiteranzahl jedoch steigt, wird eine Excel-basierte PEP unübersichtlich und ineffizient. Vorgesetzte planen hier die Arbeitszeiten, die dann erstmal überprüft werden müssen. Bei Änderungswünschen muss der Plan wieder zurück an die Vorgesetzten geschickt werden, wodurch lange Planungsrunden entstehen können. Zudem werden Daten aus Ihren Excel-Tabellen nicht automatisch mit Ihrem SAP-System (als beispielhaftes ERP-System) synchronisiert, was Ihrer Personalabteilung zusätzlichen manuellen Aufwand beschert.

Auch aus datenschutzrechtlicher Perspektive (Stichwort EU-DSGVO) sind Excel-Tabellen problematisch, da sie bspw. nicht garantieren können, dass Mitarbeiterdaten stets korrekt gelöscht werden.

Vorteile einer softwarebasierten PEP

Wenn Sie auf eine softwarebasierte Personaleinsatzplanung setzen, sparen Sie insgesamt viel Zeit, Kosten und Mühen ein. Daraus ergeben sich folgende Vorteile:

  • IST-Zeiterfassung: Die meisten Software-Lösungen bieten eine Zeiterfassung an, mit der Sie die geplanten mit den tatsächlichen Arbeitszeiten vergleichen können.
  • SOLL/IST-Abgleich: Sie reagieren schneller auf krankheitsbedingte Ausfälle oder Produktionsspitzen, da die Lösung Sie beim Planen unterstützt.
  • Automatische Planung: Keine mühevolle Erstellung von Arbeitsplänen – eine PEP-Software, die mit Ihren SAP-Daten verbunden ist, kann Aufgaben auf Basis dieser Daten optimal verteilen. Sie können Tätigkeiten automatisch zuweisen und müssen diese nur noch in wenigen Fällen korrigieren.
  • Optimalerer Personaleinsatz: Dadurch erhalten Sie eine optimierte Personaleinsatzplanung und können außerdem Urlaube besser einplanen.
  • Schnellere Reaktionszeiten: Mithilfe einer Software sind Sie in der Lage, auf sich verändernde Bedarfe schneller zu reagieren, da Sie einen frühzeitigen Überblick über Bedarfsspitzen erhalten.
  • Variable Schichtwechsel: Sie können Schichten mit nur wenigen Mausklicks wechseln und bleiben damit flexibel bei spontanen Ausfällen.

Setzen Sie auf digitale Personaleinsatzplanung

Die bedarfsoptimierte Personaleinsatzplanung ist ein wichtiges Instrument zur Produktivitätssteigerung und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Doch durch die Vielzahl an Parametern wie Gesetze, Unternehmenskriterien und Mitarbeiteransprüche, die in die Planung einfließen, entsteht großer Arbeitsaufwand für Sie – besonders, wenn Sie Arbeitszeiten in Excel-Tabellen planen. Daher empfehle ich Ihnen, auf digitale Personaleinsatzplanung zu setzen, mit der Sie durch Automatisierungen Zeit und Kosten sparen. Eine Software erleichtert es Ihnen außerdem, gesetzliche Vorgaben einzuhalten.

Haben Sie Fragen zur Personaleinsatzplanung? Dann nehmen Sie gerne Kontakt zu mir auf. Ich freue mich darauf, Ihnen weiterhelfen zu können.

Websession: Personaleinsatzplanung

Haben Sie Fragen zur Personaleinsatzplanung? Dann nehmen Sie gerne Kontakt zu mir auf. Ich freue mich darauf, Ihnen weiterhelfen zu können.

FAQ

Was ist Personaleinsatzplanung?

Personaleinsatzplanung (auch Schicht- oder Dienstplanung oder kurz: PEP) ist die vorausschauende Zuordnung von Arbeitszeiten mit Blick auf zeitliche, örtliche, quantitative und qualitative Komponenten. Die Personaleinsatzplanung gehört zum Bereich der Personalplanung.

Welche Aufgaben und Ziele hat eine Personaleinsatzplanung?

Die optimale Personaleinsatzplanung plant die passenden Mitarbeitenden, zur richtigen Zeit, mit den richtigen Qualifikationen, zu optimierten Kosten, am passenden Arbeitsplatz ein. Im Idealfall werden die Wünsche und Anforderungen des Unternehmens und der Belegschaft berücksichtigt.

Was muss ich bei der Personaleinsatzplanung beachten?

Bei der Planung müssen Sie u. a. auf Urlaubs-, Arbeits- und Pausenzeiten sowie krankheitsbedingte Ausfälle, Lieferengpässe und immer wieder veränderte Arbeitsaufträge achten. Aber auch gesetzlich vorgeschriebene Regelungen, die je nach Bereich variieren, dürfen nicht in den Hintergrund geraten.

Welche Arten von Personaleinsatzplanung gibt es?

  1. Quantitative Einsatzplanung: Können Sie den zu erwartenden Personalbedarf je nach Arbeitsaufkommen mit dem verfügbaren Personalbedarf in einem bestimmten Zeitraum abdecken?
  2. Qualitative Einsatzplanung: Passen die Qualifikationen Ihrer Mitarbeitenden zu den derzeitigen Aufgaben?
  3. Zeitliche Komponente: Haben Sie zu bestimmten Zeiten bzw. Jahreszeiten eine größere Nachfrage als sonst?

Alexander Graf

Alexander Graf

Als Bereichsleiter „IT für HR“ unterstütze ich Sie gerne in der Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse. Dabei habe ich mich auf die strategische Anwendungs- und Prozessberatung im Personalmanagement mit Fokus auf HR/HCM und Cloud-Lösungen wie SuccessFactors spezialisiert.

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