Personalbedarfsplanung

Eines ist unbestritten: Die richtige Personalbedarfsplanung stellt ein wesentliches Element für den Unternehmenserfolg dar. Um am Markt wettbewerbsfähig zu sein, müssen die Mitarbeiter Ressourcen möglichst effizient geplant werden. Ziel einer solchen Planung ist die Gewährleistung, dass jederzeit das richtige Personal mit der passenden Qualifikation eingesetzt wird. Hierfür finden Personalverantwortliche und Entscheider in verschiedenen Vorgehensweisen und Tools zuverlässige Unterstützung.

Vorteile der gezielten Personalbedarfsplanung

Handlungsfähiges und erfolgreiches Unternehmen

Die kontinuierliche Personalbedarfsplanung stellt sicher, dass jederzeit die passenden Mitarbeiter eingesetzt sind. Das Unternehmen bleibt handlungsfähig.

Vorausschauende Kapazitätenplanung

Mögliche Personalüberhänge oder -engpässe werden frühzeitig erkannt. Gegenmaßnahmen können rechtzeitig eingeleitet werden.

Kostensenkung

Eine weitblickende Personalbedarfsplanung ermöglicht es, den zukünftigen Personaleinsatz und die Rekrutierung zu planen. Sie wendet unfreiwillige Vakanzen und überteuerte Rekrutierungsmaßnahmen ab.

Strategisches Personalmarketing

Auf Basis der sorgfältigen Personalbedarfsplanung lässt sich ableiten in welcher Mitarbeitergruppe zukünftig Verstärkung benötigt wird. Gezielte Maßnahmen zur Deckung des Personalbedarfs können rechtzeitig eingeleitet werden.

Vorhandenes Potenzial heben

Rechtzeitige Maßnahmen zur internen Arbeitskräftesicherung können dank einer soliden Personalbedarfsplanung eingeleitet werden. Geeignete Mitarbeiter erhalten so frühzeitig Weiterbildungen oder Umschulungen.

Aspekte der Personalbedarfsplanung

Um seinen Personalbedarf passend zu planen, sollte ein Unternehmen zwei Aspekte beleuchten: die quantitative und die qualitative Personalplanung auf Basis der Stellenbündel.

Stellenbündel

Um diese Aspekte ausarbeiten zu können, müssen zunächst die Stellenbündel erstellt werden. In ihnen sind die Tätigkeits- und Anforderungsprofile enthalten. Hierzu sind zwei Analyseschritte notwendig. Im Rahmen der Ist-Analyse wird festgestellt, welche Aufgaben aktuell im Rahmen eines Stellenbündels bearbeitet werden. Im zweiten Schritt wird untersucht, welche Tätigkeiten zukünftig für ein Stellenbündel bestimmt sein können.

Die quantitative Personalplanung

Hier stellt sich das Unternehmen die Frage: „Wieviel Personal werden wir zukünftig benötigen, um die veranschlagten Ziele zu erreichen?“ Die Antwort kann einen positiven oder einen negativen Wert ergeben. Ein positiver Wert prognostiziert, dass für die kommende Planungsphase Personal fehlen wird. Der negative Wert zeigt das Gegenteil an: Das Unternehmen wird zu viele Mitarbeiter beschäftigen.

Beide Werte ziehen verschiedenen Maßnahmen mit sich. Bei zu wenigen Arbeitnehmern kann ein Unternehmen auf Neu-Einstellungen setzen. Es kann jedoch auch seine Prozesse automatisieren und somit Ressourcen sparen. Ebenso sind interne Versetzungen oder die Beschäftigung von Leiharbeitern mögliche Lösungen.
Stellt sich heraus, dass ein Unternehmen in Zukunft zu viele Mitarbeiter beschäftigen wird, gibt es Alternativen zu Entlassungen. Diese sollten als Erstes geprüft werden. So kann das Unternehmen beispielsweise neue Arbeitszeitmodelle, wie Teilzeit oder Kurzarbeit, entwickeln. Auch frühzeitige Pensionierungen oder das Fördern von Sabbaticals wirkt sich entlastend auf das Unternehmen aus.

Die qualitative Personalplanung

Bei der qualitativen Personalplanung stehen die Qualifikationen der Arbeitnehmer im Mittelpunkt. Hier werden zudem die Entwicklungsmaßnahmen der Mitarbeiter festgelegt.
Unternehmen gehen bei dieser Planung in drei Schritten vor.

1. Zunächst werden die Leistungen festgelegt, die die Mitarbeiter zukünftig erbringen müssen.
2. Danach werden die Anforderungen definiert, die sich aus diesen Leistungen ergeben.
3. Im letzten Schritt lassen sich die Qualifikationen ableiten, die die Arbeitnehmer benötigen, um diese Anforderungen erfüllen zu können.

Aus dieser Analyse leiten sich unterschiedliche Maßnahmen ab, in die bestimmte Überlegungen einfließen sollten. So stellt sich beispielsweise die Frage, ob Mitarbeiter über Qualifikationen verfügen, die in Zukunft gar nicht mehr benötigt werden. Für sie kann ein entsprechendes Weiterbildungsprogramm angeboten werden. Oder gibt es im Unternehmen Personen, die über ein ganz bestimmtes Know-how verfügen, das in Zukunft essentiell sein wird? Sie sollten ihr Wissen teilen. Fehlen Qualifikationen an manchen Stellen gänzlich? Dann sollte bei der Auswahl von neuem Personal besonders darauf geachtet werden, dass neues Wissen mitgebracht wird.

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Die Ermittlung des Personalbedarfs

Um den Personalbedarf eines Unternehmens zu bestimmen, werden zunächst drei Kennzahlen ermittelt.

Der Brutto-Personalbedarf

Der Brutto-Personalbedarf ist die Summe des Einsatz- und Reservebedarfs, der notwendig ist, um die gesetzten Ziele zu erfüllen. Die verantwortlichen Personalplaner beantworten gemeinsam mit weiteren Führungskräften die Frage: Wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen werden benötigt, um die Unternehmens- und Absatzziele zu erreichen? Aus diesem zukünftigen Arbeitszeitbedarf leitet sich der Brutto-Personalbedarf ab.

Der fortgeschriebene Personalbestand

Er ergibt sich aus der Addition feststehender Zugänge zum gegenwärtigen Personalbestand und der Subtraktion der feststehenden sowie voraussichtlichen Abgänge. Hier ist es für Unternehmen äußerst vorteilhaft, wenn ihre Personalabteilung eine monatliche Übersicht zu den Zahlen und Gründen der Ab- und Zugänge erstellt.

Der Netto-Personalbedarf

Der Netto-Personalbedarf ist die Kennzahl für Personalüber- oder -unterdeckung während der entsprechenden Planungsperiode. Aus dieser Zahl leitet sich ab, ob Maßnahmen zur Personalrekrutierung oder -freisetzung ergriffen werden müssen. Hierfür wird der fortgeschriebene Personalbestand vom Brutto-Personalbedarf subtrahiert. Ist der Differenzwert kleiner „0“ deutet sich eine Personalunterdeckung an. Bei einem Differenzwert größer „0“ liegt eine Personalüberdeckung vor.

Die Durchführung der Personalbedarfsplanung

Um eine möglichst konkrete Personalbedarfsplanung aufzustellen, empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen. Hierbei werden die wichtigsten Kennzahlen ermittelt, die sowohl für die langfristige Planung als auch zur Maßnahmenableitung ausschlaggebend sind.
Für diese Planung greifen Personaler auf verschiedenen Tools zurück. So bietet beispielsweise das klassische Microsoft Excel dem Anwender reichlich Funktionen, um ihre Planung zu unterstützen. Heutzutage haben sich auf dem Markt allerdings Software-Programme durchgesetzt, die noch spezifischer auf den Anwendungsbereich zugeschnitten sind. Sie verarbeiten deutlich mehr Informationen und ermitteln konkretere Prognosen.

Die folgende Schritt-für-Schritt-Herangehensweise liegt allen Tools zu Grunde.

Altersstruktur analysieren

Die Analyse der Altersstruktur an sich ist bereits sehr aussagekräftig. In kleinen Unternehmen ist sie sogar manchmal schon ausreichend, um Aufschluss zur Personalbedarfsplanung zu erhalten und Maßnahmen einzuleiten. In mittelgroßen Unternehmen ist sie die Grundlage für alle weiteren Schritte.
Für die Altersstrukturanalyse sollten die Daten nach Status-, Beruf- und Qualifikationsstruktur sowie nach Unternehmensbereich aufbereitet sein. Hierdurch sieht man bereits oft schon auf den ersten Blick, ob es in Zukunft zu Engpässen oder Überschüssen hinsichtlich des Personals kommen wird.

Planungshorizont festlegen

Der Planungshorizont teilt sich in drei Kategorien.

1. Die kurzfristige Planung schließt den Zeitraum von bis zu einem Jahr ein. Das macht besonders präzise Prognosen möglich und das Unternehmen kann zügig Maßnahmen einleiten.
2. Die mittelfristige Planung ist auf die kommenden drei Jahre angelegt. Durch sie können Prozessveränderungen und auch beispielsweise tarifliche Änderungen gut erfasst werden. Außerdem schafft sie die Basis zur Rekrutierung der passenden Arbeitskräfte. Ein Nachteil ist, dass einige der Faktoren unsicher oder unvollständig sind.
3. Die langfristige Planung beinhaltet alles, was über drei Jahre hinaus geht. Sie dient der Orientierung und zur Planung langwieriger Maßnahmen, wie beispielsweise Kooperationen mit Hochschulen zur Personalgewinnung. Jedoch stellt sie für viele Faktoren nur eine Grobplanung dar und hängt stark von der Planung anderer Unternehmensbereiche ab.

Unternehmensstrategie konkretisieren

Dieser Schritt sollte im Unternehmen unter Einbezug aller relevanten Fachabteilungen gegangen werden. Gemeinsam stellen sich alle Verantwortlichen Fragen wie:

• Welche Produkte / Services wollen wir in welchen Mengen wann produzieren / vertreiben?
• Wie soll gearbeitet werden? Mit welchen Programmen?
• Mit welchen Technologien wollen wir arbeiten?
• Welche Investitionen wollen wir tätigen?
• Wir ist stellen wir unsere Arbeitsorganisation auf?
• Welche Trends sind zu erwarten?
• Welche Herausforderungen kommen speziell auf unser Unternehmen zu?
• Erst wenn im Unternehmen solche Fragen für alle beantwortet sind und man sich auf einen gemeinsamen Weg festgelegt hat, ist es möglich, den Personalbedarf konkret festzulegen.

Aufgaben- und Qualifikationsgruppen bestimmen

Auch für diesen Schritt empfiehlt es sich, dass die Personalabteilung mit den Verantwortlichen weiterer Abteilungen, wie F&E, M&A, IT und natürlich der Unternehmensführung Gespräche führt oder Workshops abhält.
Hier werden Fragen beantwortet wie:

• Müssen wir in bestimmten Tätigkeitsgebieten Kompetenzen aufbauen?
• Benötigen wir in der Zukunft andere und neue Fähigkeiten?
• Werden wir auf bestimmtes Können und Wissen verzichten müssen?
• Wie oft und wie stark sind zentrale Kompetenzen vorhanden?

Für die Beantwortung dieser Fragen sollten die Verantwortlichen in den bereits etablierten Gruppen bleiben. Für kleine Unternehmen bedeutet das, dass es ausreichend sein kann, nach Führungskräften, Fachkräften und Hilfskräften zu unterteilen. Je größer ein Unternehmen ist, desto differenzierter sollte in den Bereichen vorgegangen werden.

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Zukünftigen Personalbedarf ermitteln

Dieser wird durch die weiter oben beschriebene Kennzahlen-Ermittlung berechnet (Link zu Die Ermittlung des Personalbedarfs).
Hierfür werden Schätzverfahren, Expertenbefragungen und statistische Methoden zu Grunde gelegt. Auf Grund der Komplexität werden sie an dieser Stelle nicht weiter ausgeführt.

Maßnahmen ableiten

Aus den Ergebnissen der Personalbedarfsplanung lassen sich diverse Maßnahmen ableiten, die eine Personalüber- oder -unterdeckung rechtzeitig verhindern.
Hierzu zählen unter anderem:

• Neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen rekrutieren
• Zusätzliches Wissen bei der bestehenden Belegschaft aus- und aufbauen
• Qualifizierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen innerbetrieblich versetzen
• Externe Experten und Expertinnen einbeziehen
• Frühzeitige Nachfolgeplanung

Eine erneute Personalbedarfsplanung sollte nach einem Jahr und bei zentralen Veränderungen auch früher durchgeführt werden

Tools zur Personalbedarfsplanung

Wie eingangs bereits erwähnt eignet sich eine klassische Excel-Tabelle durchaus für einen ersten Überblick. In Excel können sowohl Brutto- und Netto-Personalbedarf als auch der fortgeschriebene Personalbestand erfasst und berechnet werden. Auch Pausen, Überstunden und Krankheit können über das Programm abgebildet werden.

Wenn es jedoch um die Erfassung weiterer Faktoren wie Kompetenzen, Weiterbildung oder Unternehmensziele geht, stößt diese Darstellungsart an ihre Grenzen. An dieser Stelle kommen spezielle Programme zum Einsatz. Das Investment in eine individuelle Software amortisiert sich nach kurzer Zeit. Durch die schnellen Reaktionszeiten im Falle von Veränderungen werden die Kosten für eventuelle Personalausfälle oder -überdeckungen möglichst gering gehalten. Darüber hinaus können Bereiche und Tätigkeiten tagesaktuell ausgewertet und miteinander verglichen werden.

Die Implementierung einer maßgeschneiderten Software lässt es ebenfalls zu, unterschiedliche Planungs-Szenarien zu simulieren. Das Unternehmen erhält somit Planungssicherheit.

Fazit

In den Zeiten des „War for Talents“ und ständiger Kostensenkungen ist eine detaillierte und strukturierte Personalbedarfsplanung unabdingbar. Sie dient Personalentscheidern und Geschäftsführungen als Frühwarnsystem und bietet somit Unternehmen rechtzeitig den notwendigen Handlungsspielraum.
Vor allem der Ausblick auf mehrere Jahre ermöglicht eine transparente Personalbedarfsplanung für die Weiterentwicklung von Mitarbeitern in Hinsicht auf Wissen und Kompetenz. Ein weiterer Vorteil der durchdachten Personalbedarfsplanung ist eine Senkung der Personalkosten, die sich relativ schnell in den Unternehmenszahlen niederschlägt. Sie ist ein positiver Effekt aus den raschen Reaktionszeiten, die aus den Forecast-Berechnungen entstehen. Um alle Vorteile der gezielten Planung nutzen zu können, empfehlt sich der Einsatz einer speziellen Software.