Alexander Graf
15. März 2023

Personalbedarfsplanung

Damit Unternehmen wettbewerbsfähig und flexibel sein können, ist es wichtig, Mitarbeiter-Ressourcen möglichst optimiert einzuplanen. Dies können Sie mit einer Personalbedarfsplanung erzielen, mit der Sie sowohl Ihre aktuelle als auch zukünftige Planung ermitteln können. Was sich genau hinter dem Begriff verbirgt, erfahren Sie in diesem Artikel. 

Was versteht man unter Personalbedarfsplanung?

Mit einer Personalbedarfsplanung sind Sie in der Lage, Ihren künftigen Personalbedarf besser abzuschätzen. Bei der Planung spielen sowohl der aktuelle als auch zukünftige Bedarf mit ein, wodurch Sie kurz-, mittel- und langfristig planen können. Insgesamt schauen Sie, wie viel Personal mit welchen Qualifikationen benötigen. Die Personalbedarfsplanung ist von der Personaleinsatzplanung zu trennen, die auch Teil der Personalplanung ist und mit der Sie u. a. Schichtpläne erstellen.

Personaleinsatzplanung

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Um eine optimale Personalbedarfsplanung zu schaffen, müssen Sie auf sowohl die quantitative als auch qualitative Personalplanung achten.

Die quantitative Personalplanung

Hier stellt sich das Unternehmen die Frage: „Wieviel Personal werden wir zukünftig benötigen, um die veranschlagten Ziele zu erreichen?“. Die Antwort kann einen positiven oder einen negativen Wert ergeben. Bei einem positiven Wert wird Ihnen für die kommende Planungsphase Personal fehlen und bei einem negativen Wert werden Sie zu viele Mitarbeitende beschäftigen.

Maßnahmen bei zu wenigen Arbeitnehmenden können Sie auf Neu-Einstellungen oder Prozess-Automatisierungen setzen, um somit Ressourcen zu sparen. Ebenso sind interne Versetzungen (auch „Crossboarding“ genannt) oder die Beschäftigung von Leiharbeitenden mögliche Lösungen.

Bei zu vielen Beschäftigten gibt es Alternativen zu Entlassungen: Bspw. können Sie neue Arbeitszeitmodelle wie Teilzeit oder Kurzarbeit entwickeln. Auch frühzeitige Pensionierungen oder das Fördern von Sabbaticals wirkt sich entlastend auf das Unternehmen aus.

Die qualitative Personalplanung

Bei der qualitativen Personalplanung stehen die Qualifikationen der Arbeitnehmenden im Mittelpunkt, wobei hier zudem die Entwicklungsmaßnahmen der Mitarbeitenden festgelegt wird.
Bei dieser Planung gehen Sie in folgenden drei Schritten vor:

  1. Zunächst legen Sie die Leistungen fest, die die Mitarbeitenden zukünftig erbringen müssen.
  2. Danach definieren Sie die Anforderungen, die sich aus diesen Leistungen ergeben.
  3. Im letzten Schritt lassen sich die Qualifikationen ableiten, die die Arbeitnehmende benötigen, um die Anforderungen erfüllen zu können.

Für die Maßnahmen können Sie zunächst schauen, ob Mitarbeitende über Qualifikationen verfügen, die sie in Zukunft gar nicht mehr benötigen. Für diese können Sie ein entsprechendes Weiterbildungsprogramm anbieten. Oder gibt es im Unternehmen Personen, die über Knowhow verfügen, das Sie in Zukunft benötigen? Dann können diese Personen ihr Wissen mit anderen teilen. Wenn Qualifikationen an manchen Stellen gänzlich fehlen, sollte bei der Auswahl von neuem Personal besonders darauf geachtet werden, dass diese neues Wissen mitbringen.

Stellenbündel

Um die Aspekte der qualitativen und quantitativen Personalplanung ausarbeiten zu können, müssen Sie zunächst Stellenbündel erstellen, die die Tätigkeits- und Anforderungsprofile enthalten. Hierzu benötigen Sie zwei Analyseschritte:

  1. Im Rahmen der Ist-Analyse stellen Sie fest, welche Aufgaben aktuell im Rahmen eines Stellenbündels bearbeitet werden.
  2. Danach untersuchen Sie, welche Tätigkeiten zukünftig für ein Stellenbündel bestimmt sein können.

Die Durchführung der Personalbedarfsplanung

Um die Personalbedarfsplanung aufzustellen, können Sie folgende Schritte anwenden:

Altersstruktur analysieren

Analysieren Sie im ersten Schritt die Altersstruktur, damit Sie herausfinden können, wie viele Ihrer Mitarbeitenden bereits in den nächsten Jahren altersbedingt das Unternehmen verlassen müssen. Sie finden auch heraus, ob bestimmte Altersklassen gar nicht bzw. wenig vertreten sind. Für diese Analyse sollten Sie die Daten nach Status-, Beruf- und Qualifikationsstruktur sowie nach Unternehmensbereich aufbereiten.

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Planungshorizont festlegen

Im nächsten Schritt legen Sie den Planungshorizont fest, der sich in die kurz-, mittel- und langfristige Planung aufteilt. Die kurzfristigen Planung (bis zu 1 Jahr) macht besonders präzise Prognosen möglich, wodurch Sie schnelle Maßnahmen einleiten können.

Mit der mittelfristigen Planung (kommende drei Jahre) können Sie Prozessveränderungen und u. a. auch tarifliche Änderungen gut erfassen. Außerdem schafft sie die Basis zur Rekrutierung der passenden Arbeitskräfte, jedoch können einige Faktoren unsicher oder unvollständig sein.

Die langfristige Planung (über drei Jahre) dient der Orientierung und zur Planung langwieriger Maßnahmen, wie bspw. Kooperationen mit Hochschulen zur Personalgewinnung. Jedoch stellt sie für viele Faktoren nur eine Grobplanung dar und hängt stark von der Planung anderer Unternehmensbereiche ab.

Unternehmensstrategie konkretisieren

Diesen Schritt sollten Sie unter Einbezug aller relevanten Fachabteilungen angehen, damit Sie wissen, welche Abteilung wie viele Mitarbeitende benötigt. Anhand von Fragen wie „Welche Produkte / Services wollen wir in welchen Mengen wann produzieren / vertreiben?“ oder „Mit welchen Technologien wollen wir arbeiten?“ können Sie entscheiden, wie Sie die anfallenden Aufgaben erledigen sollen.

Aufgaben- und Qualifikationsgruppen bestimmen

In diesem Schritt bestimmen Sie die Aufgaben und Qualifikationsgruppen, mit denen Sie Ihre erstellte Unternehmensstrategie erzielen können. Aufkommende Fragen wären u. a.:

  • Müssen wir in bestimmten Tätigkeitsgebieten Kompetenzen aufbauen?
  • Werden wir auf bestimmtes Können und Wissen verzichten müssen?
  • Wie oft und wie stark sind zentrale Kompetenzen vorhanden?

Für die Beantwortung dieser Fragen sollten Verantwortliche in den bereits etablierten Gruppen bleiben. Für kleine Unternehmen bedeutet das, dass es ausreichend sein kann, nach Führungskräften, Fachkräften und Hilfskräften zu unterteilen. Je größer ein Unternehmen jedoch ist, desto differenzierter sollte in den Bereichen vorgegangen werden.

Brutto-Personalbedarf ermitteln

Der Brutto-Personalbedarf ist die notwendige Summe des Einsatz- und Reservebedarfs, damit Sie Ihre gesetzten Ziele erfüllen. Verantwortliche Personalplaner beantworten gemeinsam mit weiteren Führungskräften die Frage, wie viele Mitarbeitende mit welchen Qualifikationen benötigt werden, um die Unternehmens- und Absatzziele zu erreichen?

Fortgeschriebenen Personalbedarf herausfinden

Diese Kennzahl ergibt sich aus der Addition feststehender Zugänge zum gegenwärtigen Personalbestand und der Subtraktion der feststehenden sowie voraussichtlichen Abgänge. Hier ist es für Sie vorteilhaft, wenn Ihre Personalabteilung eine monatliche Übersicht zu den Zahlen und Gründen der Ab- und Zugänge erstellt.

Nettopersonalbedarf errechnen

Der Netto-Personalbedarf ist die Kennzahl für Personalüber- oder -unterdeckung während der entsprechenden Planungsperiode. Aus dieser Zahl leiten Sie ab, ob Sie Maßnahmen zur Personalrekrutierung oder -freisetzung ergreifen müssen. Hierfür subtrahieren Sie den fortgeschriebenen Personalbestand vom Brutto-Personalbedarf. Wenn die Differenz kleiner als null ist, haben Sie eine Personalunterdeckung. Bei einer Differenz größer als null liegt eine Personalüberdeckung vor.

Maßnahmen ableiten

Im letzten Schritt sind Sie nun in der Lage, diverse Maßnahmen abzuleiten, die eine Personalüber- oder -unterdeckung rechtzeitig verhindern. Hierzu zählen u. a.:

  • Recruiting neuer Mitarbeitenden
  • Zusätzliches Wissen bei der bestehenden Belegschaft aus- und aufbauen
  • Qualifizierte Talente innerbetrieblich versetzen
  • Externe Expertise einbeziehen
  • Frühzeitige Nachfolgeplanung

Die beschriebenen Schritte gehen Sie nun immer durch, wenn Sie eine neue Personalbedarfsplanung durchführen wollen.

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Tools zur Personalbedarfsplanung

Mit einer Excel-Tabelle können Sie einen ersten Überblick erhalten und zudem den Brutto- und Netto-Personalbedarf als auch den fortgeschriebenen Personalbestand erfassen und berechnen. Auch Pausen, Überstunden und Krankheit können Sie über das Programm abbilden.

Wenn es jedoch um die Erfassung weiterer Faktoren wie Kompetenzen, Weiterbildung oder Unternehmensziele geht, stößt diese Darstellungsart an ihre Grenzen. An dieser Stelle kommen spezielle Programme zum Einsatz, dessen Investment sich nach kurzer Zeit amortisiert. Zudem werden die Kosten für eventuelle Personalausfälle oder -überdeckungen möglichst gering gehalten, da Sie bei Veränderungen schnell reagieren können. Darüber hinaus sind Sie in der Lage, Bereiche und Tätigkeiten tagesaktuell auszuwerten und miteinander zu vergleichen.

Die Implementierung einer maßgeschneiderten Software lässt es ebenfalls zu, unterschiedliche Planungs-Szenarien zu simulieren wodurch Sie Planungssicherheit erhalten.

Fazit

In den Zeiten des „War for Talents“ und ständiger Kostensenkungen ist eine detaillierte und strukturierte Personalbedarfsplanung unabdingbar. Schließlich dient sie Unternehmen als Frühwarnsystem und bietet rechtzeitig den notwendigen Handlungsspielraum. Vor allem der Ausblick auf mehrere Jahre ermöglicht eine transparente Personalbedarfsplanung für die Weiterentwicklung von Mitarbeitenden in Hinsicht auf Wissen und Kompetenz. Ein weiterer Vorteil der durchdachten Personalbedarfsplanung ist eine Senkung der Personalkosten, die sich relativ schnell in den Unternehmenszahlen niederschlägt. Sie ist ein positiver Effekt aus den raschen Reaktionszeiten, die aus den Forecast-Berechnungen entstehen. Um alle Vorteile der gezielten Planung nutzen zu können, empfehlt sich der Einsatz einer speziellen Software.

Nadja Messer Kundenservice

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FAQ

Was ist Personalbedarfsplanung?

Die Personalbedarfsplanung ermittelt, wie viele Arbeitskräfte wann und wo insgesamt benötigt werden und welche Qualifikationen sie aufweisen müssen. Die qualitative und quantitative Ermittlung des Personalbedarfs sind dabei zu unterscheiden.

Was ist das Ziel der Personalbedarfsplanung?

Ziel ist es jederzeit das richtige Personal mit der richtigen Qualifikation bereitzustellen. Unter Berücksichtigung der finanziellen Mittel, sollen Ressourcen effizient geplant werden. Dementsprechend soll die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens gesichert werden.

Welche Vorteile bringt die Personalbedarfsplanung?

  • Sicherstellung Handlungsfähigkeit und Erfolg des Unternehmens
  • Transparenz und Vermeidung von Über- und Unterkapazitäten
  • Kostensenkung durch frühzeitige Personaleinsatzplanung und -rekrutierung
  • Strategisches Personalmarketing
  • Gezieltere Nutzung im Unternehmen bereits vorhandener Potentiale

Welche Schritte sind bei der Personalbedarfsplanung zu berücksichtigen?

  1. Altersstruktur des Unternehmens analysieren
  2. Planungshorizont festlegen
  3. Unternehmensstrategie und daraus resultierende Aufgabenfelder definieren
  4. Aufgabenpakete nach Qualifikationen gruppieren
  5. Bruttopersonalbedarf für den angedachten Planungshorizont ermitteln
  6. Personalab- und zugänge für diese Periode herausarbeiten
  7. Nettopersonalbedarf ermitteln und somit die nötigen Einstellungen und Umschulungen analysieren
  8. Resultierende Maßnahmen dementsprechend aufstellen

Alexander Graf

Alexander Graf

Als Bereichsleiter „IT für HR“ unterstütze ich Sie gerne in der Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse. Dabei habe ich mich auf die strategische Anwendungs- und Prozessberatung im Personalmanagement mit Fokus auf HR/HCM und Cloud-Lösungen wie SuccessFactors spezialisiert.

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