Die richtige HR-Software finden – diese Vorprojekte sollten Sie beachten
Sie sind sich der Lage bewusst: Der Fachkräftemangel lässt sich kaum mehr leugnen. Dazu kommt auch noch die große Kündigungswelle. Arbeitgeberangebote können scheinbar nicht attraktiv genug sein, Stellen müssen neu besetzt und gehalten werden. Auf Personalabteilungen prasseln einige neue Aufgaben ein und nebenbei soll das Tagesgeschäft natürlich auch noch laufen. Gar nicht so einfach. Wie gehen Sie in Zukunft mit solchen Herausforderungen um? HR-Software, mit der Sie Ihre HR-Prozesse wesentlich effizienter umsetzen und administrative Aufgaben automatisieren können, kann eine Lösung dafür sein. Worauf es bei einer guten HR-Software ankommt und was Sie im Vorfeld beachten sollten, bevor Sie sich für eine neue HR-Software entscheiden und diese einführen, verrate ich Ihnen in diesem Beitrag.
Was macht eine gute HR-Software aus und welche Lösungen werden empfohlen?
Auf mindestens diese acht Kriterien sollten Sie meiner Meinung nach bei einer HR-Software achten:
1. Benutzerfreundlichkeit
Eine gute HR-Software ist einfach zu bedienen und hat eine intuitive Benutzeroberfläche. Fürs Daten eingeben und Berichte erstellen sollen keine zeitfressenden Schulungen notwendig sein.
2. Skalierbarkeit
Die Software muss mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich an Veränderungen anpassen können. Sie haben schließlich Anforderungen.
3. Automatisierung und Zeit sparen
Sich wiederholende, vor allem administrative Aufgaben sollten in der heutigen Zeit automatisiert sein, z. B. Personalakten erstellen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder das Onboarding (die Administration) neuer Mitarbeiter. Lassen Sie das die Software machen und nutzen Sie die gewonnene Zeit für strategischere Aufgaben.
4. Teamarbeit
Durch die Zusammenarbeit mit Kollegen können HR-Prozesse oft effizienter abgewickelt werden. Z. B. in der Mitarbeiterverwaltung: Eine HR-Software kann die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, wie Kontaktdaten, Gehaltsinformationen und Arbeitszeiten vereinfachen. Dies kann es den Teamleitern ermöglichen, schnell auf Informationen zuzugreifen, die sie benötigen, um ihr Team zu managen. Wenn etwa die Möglichkeit besteht, schnell und einfach Feedback untereinander auszutauschen, kann ein Klima der Offenheit und des Vertrauens entstehen. Außerdem ermöglicht ein transparenter Personalprozess den Mitarbeitern einen besseren Zugang zu ihren Personalakten. HR-Softwares können Schulungsprogramme verwalten, Leistungsziele festlegen und den Erfolg von Mitarbeitern messen. Teamwork makes the dream work.
5. Integration
Die HR-Software integriert sich bestenfalls nahtlos mit anderen Systemen im Unternehmen, wie z. B. ERP-Systemen oder Zeiterfassungssystemen (sofern die HR-Software diese Lösungen nicht mitliefert).
6. Reporting
Eine Berichterstattungsfunktion ist hilfreich, um Einblicke in das Personalmanagement zu geben und Entscheidungsfindungen zu erleichtern.
7. Sicherheit und Compliance
Safety first! HR-Software kann dabei helfen, die Compliance mit gesetzlichen Vorschriften und Arbeitsgesetzen sicherzustellen. Sie können sicherstellen, dass Mitarbeiterdaten sicher und gesetzeskonform verwaltet werden und bei der Einhaltung von Arbeitsgesetzen wie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) helfen.
8. Unterstützung durch den Anbieter
Angenommen Sie haben Schwierigkeiten im Handling mit der Software. Halten Sie sich nicht lange mit Problemen oder Fragen auf. Mit kompetenter technischer Unterstützung durch den Anbieter oder einen anderen Dienstleister der Software sollen diese schnell und effektiv gelöst werden.
Diese Kriterien treffen auf einige Software-Lösungen, die aktuell auf dem Markt sind, zu. Zu den Favoriten in meinen Kundengesprächen zählen neben den größeren HR-Suiten wie Workday oder SuccessFactors von SAP auch spezialisierte HR-Plattformen wie Personio oder Haufe Talent. Weitere Informationen können Sie in unserem Know-how zu HR-Software im Vergleich nachlesen.
HR-Software als Zeit- und Kostenersparnis-Tool
Also nochmal kurz und knapp: HR-Software soll benutzerfreundlich, skalierbar, automatisiert, kollaborationsfähig, integrierbar, berichtsfähig, sicher und gut unterstützt sein. Nur dann kann sie Ihnen mit den Herausforderungen in Ihrer Personalabteilung wirklich helfen und Ihnen diese Benefits verschaffen: Automatisierte Prozesse sparen Zeit. Die Software verbessert die Compliance, die Entwicklung und Engagement der Mitarbeiter sowie deren Rekrutierung. Der Vorteil dabei: alle Punkte können in einer Software vereint werden. Das erleichtert den täglichen Arbeitsablauf in Ihrer Personalabteilung enorm.
Vorausgesetzt natürlich, die Software passt zu Ihnen und Ihren Bedürfnissen. Es gibt Unmengen an Angeboten für HR-Software-Lösungen. Dabei die Passende zu finden, kann auf den ersten Blick sehr überfordernd sein. Auf Sie als Verantwortliche für das Thema prasseln einige Anforderungen ein, die Sie überblicken müssen. In unseren vergangenen HR-Software-Auswahlprojekten haben wir eine Liste an essenziellen Vorüberlegungen und daraus resultierenden Vorprojekten erstellt, die ich Ihnen hier gerne einmal in der Kurzfassung vorstellen möchte:
Vorbereitung auf eine neue HR-Software: Darauf sollten Sie achten
1. Konkretisieren Sie die Zielsetzung
Ermitteln Sie bspw. in Interviews die Anforderungen Ihrer Stakeholder (Head of HR, IT-Leiter, Fachkräfte u. a.) an die zukünftige HR-Lösung und konsolidieren Sie diese in einem kohärenten Zielbild.
2. Definieren Sie das Scoping
Priorisieren Sie Ihre Anforderungen und entwickeln Sie eine praxistaugliche Anforderungsübersicht, die sowohl fachliche als auch IT-bezogene Anforderungen umfasst. Dies reduziert das Risiko von Missverständnissen oder Fehlinterpretationen und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das endgültige Ergebnis den Erwartungen entspricht. Eine praxistaugliche Anforderungsübersicht kann auch als Grundlage für die Erstellung eines detaillierten Projektplans dienen, der sicherstellt, dass das Projekt im Zeit- und Budgetrahmen bleibt.
3. Analysieren Sie den Marktumfang
Loten Sie den Markt basierend auf Ihren Anforderungen aus und erstellen Sie eine Long- und Shortlist. Organisieren Sie Demos mit Ihren favorisierten Anbietern. So können Sie sicherstellen, dass Sie die bestmögliche Lösung für Ihr Unternehmen auswählen und die Erfüllung Ihrer Anforderungen gewährleistet ist.
4. Ermitteln Sie den Business Case
Entwickeln Sie eine Nutzenargumentation für das Management. Vergessen Sie die Kosten- und ROI-Berechnung nicht und managen Sie die Programmgestaltung. Hierbei sollten Sie sich fragen, ob die geplanten Lösungen flexibel genug sind, um Veränderungen im Unternehmen oder in der Branche zu bewältigen, und ob sie in der Lage sind, zukünftige Bedürfnisse und Anforderungen zu erfüllen.
5. Planen Sie die Ausschreibung
Ist eine Ausschreibung verpflichtend, entwickeln Sie eine entsprechende Strategie. Bewerten Sie den Anbieter und führen Sie das De-Briefing des Anbieters durch etc.
Whats coming next:
Nach diesen 5 Vorprojekten kann die eigentliche Umsetzungsplanung starten: Mit der Erstellung von fachlichen und technischen Umsetzungskonzepten (Design Phase) und Aufsetzen des Projektes. Ob Fachkräftemängel, die Kündigungswelle oder das Neubesetzen bzw. Halten Ihrer Stellen – die alltäglichen Herausforderungen in Ihrer Personalabteilung können jetzt zeitgemäß, effektiv und ganz auf Sie abgestimmt angegangen werden.
Bereit für den nächsten Schritt? Wir auch. Wenn Ihnen jetzt auch die Auswahl der passenden HR-Software bevorsteht und Sie sich dabei Unterstützung wünschen, sind wir gerne für Sie da. Schauen Sie sich hier unser Angebot zum Thema HR-Software-Auswahl an: HR-Software-Auswahl: Wir finden Ihr Perfect Match.
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