Wie Sie im öffentlichen Dienst Kurzarbeit in SAP HCM abbilden
Auch im öffentlichen Sektor gehen Beamte und Tarifmitarbeiter angesichts der Krisenzeit in Kurzarbeit. Da in der Abrechnung im öffentlichen Dienst bestimmte Regeln berücksichtigt werden müssen, stellt die Abbildung von Kurzarbeit eine kleine Herausforderung dar. Erfahren Sie, wie Sie im öffentlichen Dienst Kurzarbeit im SAP-HCM-System vollständig abbilden können – ganz ohne zusätzliche Software.
Die Corona-Krise zwingt viele Unternehmen an ihre Grenzen. Auch im öffentlichen Sektor ist das Thema Kurzarbeit immer mehr gesetzt. Solange die Krise noch andauert, steigt gleichzeitig die Last auf allen Unternehmen in Deutschland. Durch die aktuellen Beschlüsse zu COVID-19 sind alle Unternehmen in der Lage, einfache Kurzarbeit für ihr Unternehmen anzumelden, um so Arbeitsplätze während der Krise zu sichern.
Dies trifft mittlerweile auch auf den öffentlichen Sektor zu. Doch Abrechnungen von Beamten und Tarifmitarbeitern sind häufig nicht ganz einfach umzusetzen und erfordern die Berücksichtigung von bestimmten Regeln. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen auf, welche Einstellungen im SAP-HCM-System nötig sind, um Kurzarbeit in der Abrechnung vollständig abzubilden.
Schon vorab: Sie benötigen keine zusätzliche Software oder andere Komponenten. Lediglich die aktuelle Konfiguration wird angepasst. Vergewissern Sie sich mit diesem Blogbeitrag, dass Sie keinen der nötigen Schritte ausgelassen haben.
Leitfaden zur Umsetzung von Kurzarbeit
Die SAP hat am 08.04.2020 einen offiziellen Administrationsleitfaden zur Umsetzung von Kurzarbeit veröffentlicht. Dieser bezieht sich auf weitere SAP-Hinweise, welche zur Umsetzung der Kurzarbeit benötigt werden. Laut Leitfaden müssen folgende Hinweise berücksichtigt werden, wenn Sie Kurzarbeit im öffentlichen Dienst vollständig abbilden möchten:
- 2905737 KuG: COVID-19 & SV-Erstattung für Kurzarbeitergeld
- 2909569 Änderungen von SAP-Standardlohnarten für geteiltes Abrechnungsschema
- 2912169 Hilfestellung zur Abbildung des Kurzarbeitergeldes (KUG) im Schema D100 des öffentlichen Dienstes
Weitere Informationen können Sie auch im Thread des DSAG-Forums zum Thema Kurzarbeit nachlesen:
https://www.dsag.de/beitraege/corona-kurzarbeit-f
Welche Anpassungen sind im Customizing nötig, um Kurzarbeit im öffentlichen Dienst einzurichten?
Natürlich muss Kurzarbeit im SAP-HCM-System entsprechend gecustomized werden, um das System überhaupt in die Lage zu versetzen, eine Abrechnung entsprechend zu berechnen. Ebenso müssen die Stammdaten und Ihr Reporting angepasst werden. Dies werde ich Ihnen in diesem Abschnitt beschreiben.
Zur Einrichtung der Kurzarbeit müssen Sie einen bestimmten Support-Package-Stand in Ihrem System eingespielt haben. Sobald dies geschehen ist, finden Sie im Einführungsleitfaden unter: Personalabrechnung -> Abrechnung Deutschland -> Kurzarbeit/Saison-Kurzarbeit alle Einstellungen, welche zum Einrichten der Kurzarbeit gepflegt sein müssen.
Zudem müssen Sie die Lohnarten zur Kurzarbeit anlegen.
Für die Berechnung des Kurzarbeitergeldes wird das Soll-Entgelt und das Ist-Entgelt kalkuliert. Dementsprechend müssen Sie Ihre aktuell genutzten Lohnarten aufnehmen und kategorisieren. Dabei ist auch die Abbildung von Sonderregeln möglich.
Das Ist-Entgelt stellt das tatsächliche Bruttoentgelt des Arbeitnehmers dar und berücksichtigt ebenso Positionen wie Mehrarbeit.
Hier ist es wichtig, dass der Ausfallzeitraum korrekt im System abgebildet wird: dieser wird jedem Unternehmen bei der Beantragung von der zugehörigen Agentur für Arbeit bestätigt und muss eingetragen werden.
Zur Erfassung der Kurzarbeitsätze sind 3 unterschiedliche Erfassungsarten möglich:
- Erfassung über einen Kurzarbeitszeitplan
- Einrichten von Lohnarten und Pflege der Infotypen 2010 (Entgeltbelege) und 0049 (Kurzarbeit/Saison-Kurzarbeit)
- Pflege von Vertretungen im Infotyp 2003
Zum Abschluss der Konfiguration werden die Abrechnungsschemen angepasst, um die Berechnung im System vorzunehmen.
Welche Schritte müssen Sie in den Stammdaten und im Reporting vornehmen?
Sobald Sie alle Konfigurationen abgeschlossen haben, müssen die Datensätze in die Stammdaten eingepflegt werden. Hier stellt die SAP eine Einspielung über Batch-Input zur Verfügung, die Sie über die Transaktion PC00_M01_IKUG aufrufen können.
Für die Personalabteilung stellt die SAP einen Report (Transaktion: PC00_M01_CKULD) zur Verfügung. Dieser kann zur Ausgabe der Listen für den Antrag auf Kurzarbeitergeld (KuG) für Arbeitsagentur und Krankenkassen genutzt werden.
Ebenso wurde der Gehaltsnachweis angepasst, um die neuen Felder zur Kurzarbeit auszuweisen. Beachten Sie hierbei, dass das angepasste Formular das Standard SAP Script Formular der SAP ist. Das aktuelle PDF-Formular von SAP ist noch nicht angepasst.
Die Zukunft gehört denen, die bereit sind, zu handeln.
Sollte das Thema Kurzarbeit noch nicht bei Ihnen umgesetzt sein, laden Sie sich noch heute den Administrationsleitfaden herunter und überprüfen Sie Ihre aktuellen Einstellungen. Wenn Sie sich bei bestimmten Punkten nicht sicher sind, kommen Sie gerne auf uns zu und sprechen Sie mit unseren Beratern zum Thema Kurzarbeit. Wir helfen Ihnen gerne weiter!
Einführen der Kurzarbeit im öffentlichen Dienst
Zum aktuellen Zeitpunkt spielt die Kurzarbeit eine große Rollen in vielen Unternehmen. Auch der öffentliche Dienst ist von diesem Thema betroffen.
