Der Weg zur H4S4-Migration für Unternehmen des öffentlichen Sektors
Das Wartungsende des SAP HCM rückt immer näher und zwingt Unternehmen zu einem Wechsel. Für öffentliche Einrichtungen und Dienstleister kommen zu den "klassischen" Aufgaben einer Migration weitere branchenspezifische Herausforderungen hinzu. Welche Herausforderungen das sind und wie die bewährte Vorgehensweise unserer Experten bei einer H4S4-Einführung aussieht, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Herausforderungen bei der H4S4-Migration im öffentlichen Sektor
Da es sich bei Unternehmen in öffentlicher Hand um Unternehmen handelt, die häufig durch Steuergelder oder staatliche Subventionen finanziert werden und dem Gemeinwohl dienen, gibt es im Vergleich zu Privatunternehmen einige Besonderheiten und Einschränkungen, auf die bei einer H4S4- oder auch Software-Migration im allgemeinen geachtet werden müssen:
- Regulatorische Anforderungen und Compliance: Besonders in öffentlichen Einrichtungen sind strenge gesetzliche Vorgaben einzuhalten. So muss neben der DSGVO auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) berücksichtigt werden.
- Altsysteme und Datenmigration: Die Datenmigration aus den alten in die neuen Systeme kann komplex und zeitaufwendig sein. Dies kann an vielen Komponenten liegen: Neben sehr großen Datenmengen, die übertragen werden müssen, kann auch die Datenqualität schlecht sein, was zu Problemen führen kann.
- Kaum Alternativen zu SAP: Wenn öffentliche Unternehmen eine SAP-Landschaft im Einsatz haben, ist es fast unmöglich, auf andere Software oder Software-Landschaften umzusteigen. Viele dieser Lösungen können die umfangreichen Prozesse nicht abdecken.
- Ausschreibungspflicht: Öffentliche Einrichtungen sind bei der Implementierung einer neuen Software verpflichtet, Ausschreibungen durchzuführen, wenn der geschätzte Auftragswert den jeweils geltenden Schwellenwert überschreitet, um Transparenz, Wettbewerb und faire Vergabe sicherzustellen. In Deutschland ist eine Ausschreibung ab einem Auftragswert von 140.000 Euro verpflichtend, ab 220.000 Euro muss europaweit ausgeschrieben werden.
- Budgetbegrenzung: Öffentliche Einrichtungen haben meist nur ein beschränktes Budget. Neue Software kann schnell sehr teuer werden und den Rahmen des vorhandenen Budgets sprengen. Hinzu kommt die Rechenschaftspflicht, die dafür sorgt, dass die Kosten, Entscheidungen und Handlungen transparent und nachvollziehbar dokumentiert werden. Dies dient dazu, die Verwendung öffentlicher Gelder verantwortungsvoll und im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen und das Vertrauen der Öffentlichkeit in die Verwaltung zu stärken.
- Payroll & Zeitwirtschaft: Öffentliche Einrichtungen haben oft besondere Anforderungen an Tarifverträge und Zeitmanagement-Regelungen, die im neuen System genau abgebildet werden müssen. So können Anpassungen oder Erweiterungen notwendig sein, um komplexe tarifliche und gesetzliche Anforderungen korrekt umzusetzen.
Das Vorgehen einer erfolgreichen H4S4-Migration
Um eine H4S4-Migration erfolgreich durchzuführen, hat sich die folgende dreiphasige Vorgehensweise bewährt:
Planungsphase
In der ersten Phase, der Planungsphase, führen wir einen Readiness Check durch und analysieren gemeinsam mit Ihnen die derzeitige Ist-Situation. Durch ausführliche Interviews mit allen wesentlichen Stakeholdern verschaffen wir uns ein vollständiges Bild Ihrer fachlichen Anforderungen, Ihrer aktuellen Systemlandschaft sowie den Vorgaben Ihrer zentralen IT. Darauf basierend entwickeln wir Empfehlungen für den gewünschten Soll-Zustand: Ein gut durchdachter Fahrplan, der eine sinnvolle Reihenfolge Ihrer IT-Teilprojekte im Personalwesen definiert, abgestimmt auf Ihre Anforderungen, Systemvoraussetzungen und Unternehmensstrategie.
Am Ende dieses Prozesses haben Sie eine klare und verständliche Übersicht über die nächsten Schritte zur Digitalisierung Ihres Personalmanagements. Der Nutzen und die Priorisierung der Maßnahmen sind für alle Fachabteilungen und die Führungsebene transparent, was das Verständnis für die geplanten Aktivitäten stärkt. Zudem erleichtert dieser Überblick die schnelle Genehmigung Ihrer Teilprojekte.
Vorprojektphase
In der Vorprojektphase finden die aus der Planungsphase resultierenden Vorprojekte statt. Durch die Vorprojekte soll sichergestellt werden, dass alle Voraussetzungen für die Updatephase erfüllt sind und einer erfolgreichen H4S4-Migration nichts im Weg steht.
Zu den Vorprojekten gehören bspw.:
- Aufbau eines Sandbox-Systems
- EhP 7/8 Upgrade
- Unicode-Update und Unicode-Anpassung einzelner Programme
- Anpassung kundenindividueller Programmcodes auf die HANA DB
- Einrichtung der Archivierung & Löschung gemäß EU-DSGVO
- uvm.
Updatephase
Die Updatephase ist der letzte Schritt auf dem Weg zur H4S4-Migration. Nachdem in der Vorprojektphase die Weichen gestellt wurden, kann mit dem Upgrade auf H4S4 begonnen werden. Es startet mit einer gründlichen Vorbereitung, bei der Systemkopien erstellt und die relevanten Personaldaten regelmäßig geklont werden. Nach intensiven Tests der Anwendungen, Schnittstellen und Abrechnungsprozesse sowie einer detaillierten Überprüfung der Berechtigungen folgt der zentrale Schritt: der gestaffelte H4S4-GoLive. Gleichzeitig sorgen wir dafür, dass die Entgeltabrechnung ohne Unterbrechungen abläuft.
Herausforderungen der Migration sind überwindbar
Die Herausforderungen bei einer H4S4-Migration im öffentlichen Sektor sind zwar komplex, jedoch durch gute Planung und die passende Unterstützung lösbar. Mit einem klar strukturierten Ansatz lassen sich selbst umfangreiche Anforderungen wie Datenmigration, Compliance, Anpassungen an Tarifverträge und die Sicherstellung eines unterbrechungsfreien Betriebs bewältigen. Ein erfahrener Partner sorgt dafür, dass jedes Detail – von der Datenkonsistenz über die rechtliche Konformität bis hin zur Integration bestehender Systeme – professionell umgesetzt wird. So wird die Migration nicht nur reibungslos, sondern auch zukunftssicher gestaltet, wodurch langfristig ein moderner und effizienter IT-Betrieb im Personalwesen möglich wird.
Wollen Sie H4S4 in Ihrem Unternehmen implementieren und suchen dafür einen geeigneten Partner? Kontaktieren Sie uns! Unsere Experten beraten Sie gerne.
