Der Weg zur H4S4-Migration für Unternehmen des öffentlichen Sektors
Das Wartungsende des SAP HCM rückt immer näher und zwingt Unternehmen zu einem Wechsel. Für öffentliche Einrichtungen und Dienstleister kommen zu den klassischen Aufgaben einer Migration branchenspezifische Herausforderungen hinzu. Worauf im öffentlichen Sektor konkret zu achten ist und wie die bewährte Vorgehensweise unserer Experten bei einer H4S4-Einführung aussieht, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Herausforderungen bei der H4S4-Migration im öffentlichen Sektor
Unternehmen der öffentlichen Hand unterliegen anderen Vorschriften als privatwirtschaftliche Unternehmen. Hieraus ergeben sich Besonderheiten für Softwarewechsel, die Verantwortliche auch bei einer H4S4-Migration beachten müssen:
Regulatorische Anforderungen und Compliance
In Unternehmen des öffentlichen Sektors herrschen strenge gesetzliche Vorgaben. So muss beispielsweise neben der DSGVO auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) berücksichtigt werden.
Altsysteme und Datenmigration
Viele öffentliche Organisationen haben über Jahre hinweg unterschiedliche Altsysteme parallel betrieben. Die Folge: Daten sind oft schlecht gepflegt oder wenig standardisiert, was den Aufwand für Bereinigung und Harmonisierung erhöht.
Kaum Alternativen zu SAP
Wenn öffentliche Unternehmen eine SAP-Landschaft im Einsatz haben, ist es extrem aufwändig, auf andere Software oder Software-Landschaften umzusteigen, weil alternative Lösungen die umfangreichen Prozesse selten abdecken können.
Wir ermitteln Ihren technischen und finanziellen Aufwand für den Wechsel zu H4S4 und erstellen eine klare Roadmap für eine reibungslose Migration.
Ausschreibungspflicht
Öffentliche Einrichtungen sind bei der Implementierung einer neuen Software verpflichtet, Ausschreibungen durchzuführen, wenn der geschätzte Auftragswert geltende Schwellenwerte überschreitet.
Budget & Rechenschaftspflichten
Unternehmen der öffentlichen Hand unterliegen festen Haushalts- und Budgetierungsprozessen, was bei der Projektplanung zu berücksichtigen ist. Hinzu kommen strenge Dokumentationspflichten, die eine verantwortungsvolle Verwendung öffentlicher Gelder im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben sicherstellen sollen.
Payroll & Zeitwirtschaft
Tarif- und Zeitmanagement-Regelungen im öffentlichen Sektor sind komplex, müssen aber im neuen System genau abgebildet werden. Häufig muss SAP-Standard angepasst und erweitert werden, um alle Anforderungen abzubilden.
Lange interne Entscheidungs- und Genehmigungsprozesse
Öffentliche Einrichtungen haben strukturell längere Entscheidungswege als Privatunternehmen. Haushaltsausschüsse, politische Abstimmungen, mehrstufige Freigabeprozesse verlängern Projektlaufzeiten erheblich und sind eine typische Ursache für Verzögerungen, die in der Privatwirtschaft so nicht vorkommen.
Personalratsbeteiligung und Change-Management
Systemveränderungen, die Arbeitsprozesse oder die Zeiterfassung betreffen, sind mitbestimmungspflichtig. Die Einbindung des Personalrats ist rechtlich vorgeschrieben, was die Projektphasen verlängert.
Das Vorgehen einer erfolgreichen H4S4-Migration
Um eine H4S4-Migration in öffentlichen Einrichtungen und Unternehmen erfolgreich durchzuführen, hat sich in unseren Projekten die folgende dreiphasige Vorgehensweise bewährt:
Planungsphase
In der ersten Phase, der Planungsphase, führen wir einen Readiness Check durch und analysieren die derzeitige Ist-Situation. Durch ausführliche Interviews mit allen wesentlichen Stakeholdern entsteht ein vollständiges Bild der fachlichen Anforderungen, aktuellen Systemlandschaft sowie der Vorgaben der zentralen IT. Darauf basierend erarbeiten wir einen durchdachten Fahrplan, um den gewünschten Soll-Zustand zu erreichen. Er bringt die IT-Teilprojekte im Personalwesen in eine sinnvolle Reihenfolge und ist abgestimmt auf Anforderungen, Systemvoraussetzungen und Unternehmensstrategie.
Am Ende dieses Prozesses liegt Ihnen eine klare und verständliche Übersicht über die nächsten Schritte zur Digitalisierung Ihres Personalmanagements vor. Nutzen und Priorisierung der Maßnahmen sind für alle Fachabteilungen und die Führungsebene transparent, was das Verständnis für die geplanten Aktivitäten stärkt, und die Genehmigung der Teilprojekte erleichtert.
Vorprojektphase
In der Vorprojektphase werden die aus der Planungsphase resultierenden Vorprojekte umgesetzt. Ziel ist es, alle Voraussetzungen für die Updatephase herzustellen, damit eine erfolgreiche H4S4-Migration gelingt. Beispiele für notwendige Vorprojekte:
- Aufbau eines Sandbox-Systems
- EhP-Upgrade
- Unicode-Update und Unicode-Anpassung einzelner Programme
- Anpassung kundenindividueller Programmcodes auf die HANA DB
- Einrichtung der Archivierung & Löschung gemäß EU-DSGVO
Updatephase
Nach Abschluss der Vorprojektphase beginnt das eigentliche Upgrade auf H4S4. Die Updatephase startet mit einer gründlichen Vorbereitung, bei der Systemkopien erstellt und relevante Personaldaten regelmäßig geklont werden. Nach intensiven Tests der Anwendungen, Schnittstellen und Abrechnungsprozesse sowie einer detaillierten Überprüfung der Berechtigungen folgt der gestaffelte H4S4-GoLive. Bei unterbrechungsfreier Entgeltabrechnung.
Fazit
Die H4S4-Migration stellt öffentliche Einrichtungen vor besondere Herausforderungen, da sie strenge Compliance-Anforderungen zu erfüllen haben, häufig mit stark individualisierten Altsystemen arbeiten und mit knappen Budgets zurechtkommen müssen. Doch ein Aufschub ist keine Lösung, da das Wartungsende für SAP HCM terminiert ist.Öffentliche Unternehmen sollten stattdessen jetzt aktiv werden, um das H4S4-Upgrade rechtzeitig abzuschließen. Eine strukturierte Gliederung des Projekts in Planung, Vorprojekte und Upgrade schafft die Grundlage für eine Migration, die technisch sauber, rechtlich konform und betrieblich unterbrechungsfrei verläuft. Für öffentliche Einrichtungen bietet die H4S4-Migration trotz aller Hürden eine reale Chance:
Mit einer modernen SAP-Landschaft lassen sich Personalprozesse wesentlich effizienter gestalten. Auch gesetzliche Anforderungen können zuverlässiger erfüllt werden. Nicht zuletzt verschafft der Schritt Zukunftssicherheit: SAP hat angekündigt H4S4 bis mindestens 2040 zu unterstützen.
FAQ
Warum ist die H4S4-Migration für öffentliche Einrichtungen besonders herausfordernd?
Öffentliche Einrichtungen haben spezielle Anforderungen wie strenge regulatorische Vorgaben, komplexe Altsysteme, Ausschreibungspflichten, Budgetbegrenzungen, lange interne Entscheidungsprozesse, Personalratsbeteiligung sowie die Abbildung spezifischer Tarifverträge und Zeitmanagement-Regelungen.
Welche Phasen umfasst eine H4S4-Migration?
- Planungsphase: Analyse der Ist-Situation, Readiness-Check und Erstellung eines Fahrplans
- Vorprojektphase: Durchführung notwendiger Vorprojekte wie System-Upgrades oder Anpassungen an die HANA-Datenbank
- Updatephase: Umsetzung des H4S4-Upgrades, intensive Tests und gestaffelter Go-Live
Wie kann die Datenmigration optimiert werden?
Eine sorgfältige Vorbereitung durch Bereinigung und Archivierung von nicht mehr benötigten Daten sowie intensive Tests der neuen Systemlandschaft stellen sicher, dass zu übertragende Daten konsistent und korrekt migriert werden.
Welche Rolle spielt die Compliance in der H4S4-Migration?
Compliance ist essenziell, insbesondere die Einhaltung von DSGVO und BDSG. Diese Anforderungen müssen bei der Datenmigration, Systemkonfiguration und dem Betrieb beachtet werden.
Wie kann der laufende Betrieb während der Migration sichergestellt werden?
Ein gestaffelter GoLive, regelmäßige Datensicherungen und Systemkopien sowie umfassende Tests der Abrechnungs- und Berechtigungsprozesse gewährleisten einen unterbrechungsfreien Betrieb.
