Jan Temminghoff
 - 26. Juli 2019

Was sind die Vorteile von SAP ILM?

SAP ILM

SAP ILM (Information Lifecycle Management) bietet Unternehmen Vorteile auf verschiedenen Ebenen. In der folgenden Übersicht erfahren2926 Verantwortliche, wie sie mit der Einführung des Systems profitieren.

Lizenzgebühren sparen

Die Anwendung verlangt keine zusätzlichen Lizenzkosten, wenn sie in das bereits bestehende HR-System integriert wird. In der Zeit vor der verpflichtenden Umsetzung der DSVGO war dies noch anders. Da es sich jedoch bei der Verordnung um eine gesetzliche Vorgabe handelt, hat die DSAG (Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e.V.) bei SAP erwirken können, die zusätzlichen Lizenzgebühren abzuschaffen. Somit müssen lediglich die Einführungskosten und die Systembetreuung vom Unternehmen getragen werden.

Kontrolle über die Daten behalten

Mit SAP ILM haben Anwender die Möglichkeit, den Automatisierungsgrad der Datenlöschung flexibel zu bestimmen. Hierdurch werden die entsprechenden Daten automatisch oder teilautomatisiert aus dem System gelöscht – die meisten Führungskräfte entscheiden sich für eine teilautomatisierte Lösung, da sie mehr Kontrolle über den Umgang mit Daten behalten möchten.

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Umfangreich testen

Verschiedene Prozesse können in die Anwendung eingebaut und in einem Testmodus ausprobiert werden. Während der Testphase verknüpfen wir die Prozesse nacheinander mit den zu löschenden Daten. Danach werden die Ergebnisse bereits ausgewertet, bevor das System im Unternehmen produktiv läuft. Die Auswertung der Testphase ist in SAP ILM sehr umfangreich: Die Anwendung bietet ein Detailprotokoll, das genau anzeigt, wie sie mit welchen Datensätzen umgeht. Je nachdem wie viele Daten im Testlauf verarbeitet werden, ist das Protokoll sehr lang und kann unter Umständen auch aus über 50.000 Zeilen bestehen. Dadurch erhalten Verantwortliche den vollen Überblick über die zu löschenden Daten, womit die Sicherheit gegeben ist, dass der Vorgang genehmigt werden kann.

Andere Systeme werden komplett entlastet

Manche Unternehmen verfügen über uralte SAP-Systeme, die langsam in die Knie gezwungen werden, weil riesige Datenmengen auf ihnen lasten. In vielen Fällen handelt es sich dabei um Datenmüll, der nicht mehr gebraucht wird. Ein Beispiel hierfür sind verschiedene Anträge: Ich habe bereits die Erfahrung gemacht, dass alleine die Urlaubsanträge von 5 Mitarbeitern über 20.000 Dateneinträge erzeugt haben. Solche Daten werden nicht mehr gebraucht, kein Mensch schaut sie sich je wieder an. Mit einem gut ausgearbeiteten Löschkonzept entlasten Unternehmen ihre Server unter Umständen um mehrere Terrabyte.

SAP ILM beschleunigt den Arbeitsalltag

Der gelöschte Datenmüll macht das System nicht nur schneller, sondern auch übersichtlicher. Fachabteilungen finden nach der Einführung eines Löschkonzeptes benötigte Daten leichter. Die Datensätze müssen dann nicht mehr aufwendig umsortiert und gefiltert werden. Dies spart Zeit und beschleunigt Geschäftsprozesse.

Möchten Sie gerne mehr zum Thema DSVGO und SAP ILM erfahren? Dann schauen Sie sich gerne weiter auf unserem Blog um. Für Fragen stehe ich Ihnen auch gerne persönlich zur Verfügung.



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