Wenn der Mitarbeiter geht: Wie der optimale Offboarding-Prozess aussieht
Verlässt Sie ein Mitarbeiter oder Teammitglied, gehört viel mehr dazu, als sich einfach nur zu verabschieden. Optimal ist es, wenn ein fertiger Offboarding-Plan bereits in der Schublade liegt. Wie der optimale Offboarding-Prozess aussehen kann, habe ich Ihnen in diesem Blogbeitrag einmal in den wichtigsten Punkten zusammengefasst.
Wie sieht der optimale Offboarding-Prozess aus?
Die Veränderung schnell kommunizieren
Wenn ein Mitarbeiter weiterziehen möchte oder entlassen wird, ist die Versuchung groß, mit der Mitteilung der Änderung zu warten, bis man alle Faktoren kennt. Hierzu gehören z. B.:
- Wann ist der letzte Arbeitstag?
- Wer übernimmt in der Zwischenzeit seine Verantwortung?
- Wie schnell können wir eine Stellenanforderung für ihre Ablösung öffnen?
Aber Achtung: Je länger Sie warten, desto wahrscheinlicher wird es, dass Fehlinformationen entstehen. Mitarbeiter können damit beginnen, die Details selbst in die Hand nehmen. Um dies zu verhindern, sollten Manager sowohl ihre Abteilung als auch die Personalabteilung so schnell wie möglich über den Weggang eines Mitarbeiters informieren.
Die Vorbereitung des Papierkrams
Als Nächstes kommt das notwendige Übel: der Papierkram. Ihr Offboarding-Prozess sollte sich mit der korrekten Dokumentation der folgenden Punkte befassen:
- Rücktritts- oder Kündigungsschreiben
- Geheimhaltungs- und Wettbewerbsverbotsvereinbarung (falls zutreffend)
- Leistungsdokumente (z. B. Erläuterung der laufenden Leistungen, Übertragung des Rentenplans, Arbeitslosenversicherung usw.)
Ein Prüfpfad der Unterlagen schützt sowohl den Arbeitnehmer als auch den Arbeitgeber im Falle von Rechtsfragen. Um sicherzustellen, dass nichts verloren geht, empfehlen wir Ihnen den Einsatz eines Talentmanagementsystems wie beispielsweise SuccessFactors.
Die Initiierung des Wissenstransfers
Wenn Ihre Mitarbeiter gehen, nehmen sie ihre Fähigkeiten und ihr institutionelles Wissen mit. Wenn Sie dieses Wissen nicht festhalten, könnte es für das Unternehmen verloren gehen und die nächsten Angestellten müssen ihre neue Rolle durch Eigeninitiative selbst herausfinden.
Sobald ein Mitarbeiter kündigt, ist es an der Zeit, mit dem Wissenstransferprozess zu beginnen. Hier sind einige Fragen, die Sie ausscheidenden Mitarbeitern stellen sollten:
- Können Sie Ihre tägliche Routine in Schritt-für-Schritt-Anweisungen aufschlüsseln?
- Gab es Projekte, die Sie wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich wiederholen? Was sind das für Projekte und wie bearbeiten Sie diese?
- Gibt es Systeme, in denen Ihr Nachfolger geschult werden muss?
Durchführung des Austrittsgesprächs
Richtig durchgeführt können Austrittsgespräche ein unschätzbares Instrument sein, um Schwachstellen in Ihrem Unternehmen aufzudecken. Sie können auch austretende Mitarbeiter davon überzeugen, dass Sie sich im Falle ihrer Rückkehr mit ihren Beschwerden befassen werden.
Fragen, die in einem Austrittsgespräch gestellt werden, lauten z. B.:
- Wie war die Arbeit im Vergleich zu Ihren Erwartungen?
- Hatten Sie die notwendigen Ressourcen und Unterstützung, um Ihre Arbeit effektiv zu erledigen?
- Gibt es etwas, was man hätte tun können, um Sie vom Bleiben zu überzeugen?
- Was ist der größte Faktor, den wir im Unternehmen verbessern müssen?
Nehmen Sie alle Kritikpunkte ernst. Wenn Sie feststellen, dass Probleme immer wieder auftauchen, können Sie die Probleme lösen, die wertvolle Mitarbeiter zum Verlassen des Unternehmens veranlassen.
Die Abgabe von Firmeneigentum
Die Zurückgabe von Firmeneigentum ist ein wichtiger Punkt während des Offboarding-Prozesses.
Wichtig ist hierbei, dass alle vom Unternehmen ausgegebenen Geräte wie z. B. Telefone oder Notebooks sowie alle Uniformen, Schlüssel, Ausweise, Taschen oder Sicherheitskarten übergeben werden. Dementsprechend sollten auch alle Firmenkreditkarten und Spesenkonten auf dem Namen des Mitarbeiters aufgelöst werden.
Spaß haben!
Bisher wurde viel über die förmlichen und organisatorischen Teile des Offboardings von Ihren Mitarbeitern gesprochen. Es ist aber auch wichtig, Zeit für bittersüßen Spaß zu schaffen. Besonders langjährig beschäftigte Mitarbeiter haben es verdient, eine feierliche Verabschiedung zu erhalten.
Das ist keine Ausrede zum Feiern. Ein glücklicher letzter Eindruck des Mitarbeiters bleibt noch lange nach seinem letzten Arbeitstag erhalten. So können Sie beispielsweise ein feierliches Abschiedsessen veranstalten und sich um ein persönliches Abschiedsgeschenk bemühen, das Sie mit einer Karte überreichen, auf der alle Kollegen unterschrieben haben.
Die Tür für eine Rückkehr offen lassen
Bevor Ihr Mitarbeiter geht, sollten Sie einige Schritte unternehmen, um die Tür für seine Rückkehr offen zu lassen. Das Tabu rund um den sogenannten „Bumerang-Mitarbeiter“ ist meines Erachtens nach längst gebrochen.
Eine Möglichkeit dazu ist der Aufbau eines Netzwerks ehemaliger Mitarbeiter. Dies kann über Plattformen wie LinkedIn oder Xing erfolgen. Nutzen Sie dann das Netzwerk, um Unternehmensnachrichten auszutauschen, Feedback über Ihre Organisation zu erhalten und nach Empfehlungen für offene Stellen zu fragen.
Besteht keine Möglichkeit für ein Netzwerk, sollte sichergestellt werden, dass die Kontaktinformationen des Mitarbeiters auf dem neuesten Stand sind. Auch sollten seine Daten im Rekrutierungssystem festgehalten werden.
Die losen Enden verknüpfen
Wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, ist das Letzte, was zu tun ist, die noch offenen Fragen zu klären. Dazu müssen die IT, die Personalabteilung und der Manager des Mitarbeiters die folgenden Schritte durchführen:
✔ IT: Entfernen Sie das Benutzerkonto des Mitarbeiters aus allen relevanten Systemen und ändern Sie das Passwort für alle gemeinsam genutzten Konten. Leiten Sie Telefonanrufe und E-Mails an den Vorgesetzten des Mitarbeiters oder an den für die Übernahme der Verantwortung vorgesehenen Mitarbeiter weiter.
✔ HR: Aktualisieren Sie das Organigramm des Unternehmens, informieren Sie den Versicherungsanbieter des Unternehmens und ändern Sie den Status des Mitarbeiters in Ihrem Personalinformationssystem. Stellen Sie sicher, dass der Schreibtischbereich des Mitarbeiters gesäubert wird und bei Eintritt eines neuen Mitarbeiters keine Reste seines Vorgängers herumliegen.
✔ Manager: Entfernen Sie den Mitarbeiter von bevorstehenden Sitzungen und informieren Sie die betroffenen Mitarbeiter über alle Einzelheiten des Übergangs.
Individuell angepasste Aufgabenlisten in einem Talentmanagementsystem oder einer Projektmanagementsoftware können alle Ihre Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand halten und automatische Erinnerungen senden, wenn irgendwelche Aufgaben nicht erledigt werden.
Haben Sie noch offene Fragen zu Ihrem Offboarding-Prozess? Brauchen Sie Unterstützung bei der Optimierung Ihres Prozesses in Ihrem SAP-System? Kontaktieren Sie mich gerne!
