HR-IT-Projekte: 6 häufige Stolpersteine & wie Sie diese erfolgreich überwinden
HR-IT-Projekte versprechen eine zukunftsfähige Personalabteilung und eine effizientere Arbeitsweise. Doch auch wenn zu Beginn große Ziele formuliert und Enthusiasmus geweckt werden, zeigen sich in der Umsetzung häufig Herausforderungen. Die Ursachen dafür sind oft tief verwurzelte Denkmuster und festgefahrene Strukturen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die sechs häufigsten Stolpersteine in HR-IT-Projekten und liefern konkrete Lösungsansätze, damit Ihr Projekt nicht ins Stocken gerät.
1) “Alter Wein in neuen Schläuchen” – Vermeiden Sie die Falle der mangelnden Veränderungsbereitschaft
Ein HR-IT-Projekt ist nicht die bloße Einführung neuer Software, sondern eine Chance, die Arbeitsweise in Ihrer HR-Abteilung grundlegend zu verbessern. Die größte Hürde in vielen Unternehmen ist der Widerstand gegen Veränderungen. Es wird versucht, bestehende, teils veraltete Prozesse mit neuen Technologien zu integrieren, anstatt diese Prozesse zu hinterfragen und auf ein höheres digitales Niveau zu heben.
Lösungsansatz:
Seien Sie bereit, bestehende Arbeitsweisen kritisch zu hinterfragen. Digitalisieren bedeutet nicht, alte Strukturen zu kopieren, sondern neue, effizientere Prozesse zu gestalten. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, den Wandel als Chance zu sehen – nicht als Bedrohung.
2) Digitalisierung ist mehr als nur IT – Fördern Sie ein ganzheitliches Verständnis
Ein häufiger Irrtum ist, dass Digitalisierung einfach nur eine Modernisierung der IT-Infrastruktur darstellt. In Wahrheit bedeutet sie eine tiefgehende fachliche Transformation: Prozesse müssen neu gedacht, automatisiert und deutlich effizienter gestaltet werden. Diese Veränderung betrifft nicht nur die Technologie, sondern auch die Arbeitsweise Ihrer HR-Abteilung.
Lösungsansatz:
Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitenden die Bedeutung der Digitalisierung als umfassenden Veränderungsprozess. Die Bereitschaft zur Veränderung ist entscheidend, um die vollen Vorteile eines HR-IT-Projekts auszuschöpfen.
3) Kurzfristig planen und wenig testen – Langfristiger Erfolg braucht Weitsicht
In der Hektik, ein Projekt schnell abzuschließen, wird oft übersehen, wie wichtig eine gründliche Testphase ist. Ein IT-System muss in allen Bereichen zuverlässig laufen – auch in den kleinen, scheinbar unwichtigen Testfällen. Ein Projekt darf nicht nach einer schnellen Einführung scheitern, weil ungetestete Probleme im Alltag zu großen Herausforderungen führen.
Lösungsansatz:
Planen Sie ausreichend Zeit für umfassende Tests ein und vermeiden Sie die Versuchung, auf schnelle Ergebnisse zu setzen. Regelmäßige Updates und kontinuierliche Verbesserungen sind wichtiger als eine kurzfristige „Erledigung“. Investieren Sie in ein durchdachtes Change-Management und eine transparente Kommunikation, um Ihre Mitarbeitenden durch den Prozess zu begleiten und Widerstände zu minimieren.
4) Fehlende Guidelines – Schaffen Sie eine gemeinsame Basis
Eindeutige und nachvollziehbare Prinzipien sind essenziell für den Erfolg eines HR-IT-Projekts. Ob “Standard First” oder “Mobile First” – klare Werte und Ziele helfen, alle Beteiligten auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen und Missverständnisse zu vermeiden. Nur so können Sie sicherstellen, dass alle Entscheidungen im Sinne des Projekterfolgs getroffen werden.
Lösungsansatz:
Definieren Sie gemeinsam mit allen Projektbeteiligten klare Richtlinien und Werte, die das Projekt leiten. Ein transparentes Verständnis dieser Prinzipien sorgt dafür, dass das Projekt zielgerichtet und effizient voranschreitet.
5) Mangel an Ressourcen und Kapazitäten – Vermeiden Sie Engpässe und Budgetüberschreitungen
Jedes IT-Projekt ist für Unternehmen mit internem Aufwand verbunden. Mitarbeitende müssen Zeit aufwenden, um Prozesse zu erklären, Feedback zu Lösungsvorschlägen zu geben oder das System zu testen. Häufig reduzieren Kunden diese internen Aufwände, um Kosten zu sparen, obwohl sie bereits im Projektbudget eingeplant wurden. Sobald Ressourcen- und Kapazitätsengpässe sichtbar werden, muss nachgesteuert werden. Wenn zusätzliche externe Spezialisten eingesetzt werden müssen, weil die internen Kapazitäten erschöpft sind, kann dies zu erheblichen Mehrkosten führen und das Projektbudget überschreiten.
Lösungsansatz:
Stellen Sie sicher, dass ausreichend interne Kapazitäten für das Projekt zur Verfügung stehen. Wenn zusätzliche Experten benötigt werden, kalkulieren Sie diese bereits zu Beginn realistisch ein. So vermeiden Sie unangenehme Überraschungen und halten das Projektbudget unter Kontrolle.
6) Unterschätzung der Migration und Schnittstellen – Holen Sie Experten ins Boot
Die erfolgreiche Integration eines neuen Systems hängt maßgeblich von der nahtlosen Verbindung zu bestehenden Systemen und der aktiven Zusammenarbeit der Fachabteilungen ab. Wird dieser Aspekt unterschätzt, können Schnittstellenprobleme und unzureichende Datenmigration das gesamte Projekt gefährden.
Lösungsansatz:
Binden Sie sowohl die Fachabteilungen als auch die IT-Abteilung frühzeitig ein. Eine enge Zusammenarbeit ermöglicht es, Herausforderungen im Voraus zu identifizieren und Lösungen rechtzeitig zu implementieren. Achten Sie besonders auf die Migration von Daten und die Integration von Schnittstellen, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten.
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HR Service 360-Grad: Lagern Sie typische Wartungs- und Anforderungsaufgaben aus. Wir übernehmen die Administration Ihrer HR-Lösungen.
Erfolgreiche HR-IT-Projekte durch effiziente Planung
HR-IT-Projekte bieten Unternehmen die Chance, ihre Personalabteilungen zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Bereitschaft zur Veränderung und einer durchdachten Herangehensweise an jedes Detail des Projekts. Wenn Sie die genannten Stolpersteine frühzeitig erkennen und gezielt angehen, können Sie den digitalen Wandel in Ihrer HR-Abteilung erfolgreich gestalten. So profitieren nicht nur Sie von einer effizienten Umsetzung, sondern auch Ihre Mitarbeitenden von einem nachhaltig verbesserten Arbeitsumfeld.
Durch eine klare Vision, kontinuierliche Anpassungen und die aktive Einbindung aller Beteiligten gelingt es, das Projekt zielgerichtet voranzutreiben und langfristig in die Organisation zu integrieren.
