Anforderungen für die perfekte digitale Personalakte
Was muss eine digitale Personalakte leisten? Welche Software ist geeignet? Welche Funktionalitäten sind wichtig? Solche oder ähnliche Fragen haben Sie sich vielleicht schon einmal gestellt. Sie sind nicht immer einfach zu beantworten. Daher gebe ich Ihnen in diesem Beitrag einige Anforderungen an die Hand, die Sie bei der Auswahl einer digitalen Personalakte berücksichtigen sollten.
Mit klaren Vorstellungen zum Erfolg: Warum Anforderungen den Unterschied machen
Die Anforderungen bilden die Grundlage für die Auswahl der richtigen Software. Dabei sollten Sie individuelle Kriterien berücksichtigen und einen umfassenden Anforderungskatalog erstellen. Wenn Sie im Vorfeld genau wissen, was Ihre Personalakte können muss und welche Funktionen Ihnen wichtig sind, wissen Sie genau, wie das Endprodukt aussieht und welche Funktionen es haben wird.
Verschiedene Anforderungen im Überblick
Um Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Anforderungsgruppen zu geben, führe ich nachfolgend einige wichtige Faktoren auf, die Sie in Ihre Auswahl einer geeigneten Software einbeziehen können.
Allgemeine Anforderungen
Die allgemeinen Anforderungen betreffen den Anbieter und sind vor allem zu Beginn wichtig, um die digitale Personalakte erfolgreich in Ihr System zu integrieren:
- Die Software ist mandantenfähig
- Der Anbieter kann neben der Softwarelösung auch das Scannen der Akten übernehmen
- Der Anbieter hat Partner, die das Scannen der Akten übernehmen
- Die Akten können in einem Zeitraum von drei Wochen vollständig gescannt werden
- Der Anbieter übernimmt Arbeitsvorbereitungen (Entklammern, Entheften, Entfernen von Klarsichtfolien…)
Fachliche Anforderungen
Zu den fachlichen Anforderungen zählen bestimmte Eigenschaften, die die Software im Hinblick auf den Betrieb haben sollte:
- Die Softwarelösung bietet eine mindestens zweistufige Registerstruktur
- Eine Akte wird automatisch angelegt, sobald die SAP-HCM-Maßnahme „Einstellung“ durchgeführt ist
- Dokumente können mittels Drag&Drop in der Personalakte abgelegt werden
- Die Softwarelösung bietet eine Integration in MS Outlook, sodass E-Mails oder Dateianhänge einfach abgelegt werden können
Technische Anforderungen
Die technischen Anforderungen können sehr unterschiedlich sein. Dies hängt von der Größe des Unternehmens und dem Umfang der Nutzung ab:
- Die Softwarelösung ermöglicht einen Massenimport von Dokumenten aus einer bestehenden digitalen Personalakte
- Die Softwarelösung umfasst eine umfangreiche REST-, GraphQL-, oder OData-API
- Die Softwarelösung bietet vordefinierte Integrationsszenarien mit SAP SuccessFactors
- Die Softwarelösung umfasst definierte Schnittstellen zu SAP HCM und ermöglicht Zugriff auf dort verwaltete Stammdaten
Warum gibt es keine Einheitslösung?
Neben den genannten Kriterien gibt es noch weitere. Insgesamt gibt es einen wesentlich größeren Anforderungskatalog, der den Rahmen dieses Beitrags jedoch sprengen würde. Daher gebe ich Ihnen lediglich einen Einblick in die richtige Auswahl. Hinzu kommt, dass jeder Kunde andere Erwartungen an die Software stellt und dementsprechend die einzelnen Faktoren unterschiedlich gewichtet werden, was eine Verallgemeinerung nahezu unmöglich macht.
Die passende digitale Personalakte finden
Die Auswahl einer geeigneten digitalen Personalakte erfordert die sorgfältige Berücksichtigung verschiedener Faktoren. Die Anforderungen dienen als Grundlage für effiziente und reibungslose Prozesse. Eine klare Vorstellung der gewünschten Funktionen und die genaue Kenntnis der eigenen Anforderungen helfen Ihnen, nachträgliche Änderungen zu vermeiden. Allgemeine, fachliche und technische Anforderungen spielen dabei eine entscheidende Rolle, wobei jeder Kunde individuelle Bedürfnisse hat. Vereinbaren Sie deshalb einen Termin für eine persönliche Beratung.
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